Flexys 5. Onderhoud kortingen. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.2

Transcriptie

1 Flexys 5 Onderhoud kortingen versie 5.2 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Onderhoud kortingen Voorbereiding 1 initiële FLEXYS-instellingen Stap 2 1: Stap 3 2: Stap 4 3: Stap 5 4: Stap 6 5: Aanmaken debiteurgroepen Invoeren kaartsoort Aanmaken locatiegroepen Koppelen van locaties aan locatiegroep Controleren van gebruikte prijsberekeningscode Stap 7 6a: Invoeren kortingen Stap 8 6b: Invoeren kortingen Stap 9 6c: Invoeren kortingen o.b.v. stationsdifferentiatie Stap 10 6d: Invoeren kortingen o.b.v. kaartdifferentiatie Stap 11 7: Controleren van de effectieve kortingen

3 2 1 Onderhoud kortingen Het pakket FLEXYS 5 is ontwikkeld voor de facturering en incasso van tankinggegevens. Deze gegevens kunnen ofwel met de hand in het pakket worden ingevoerd of via datacommunicatie uit de automaat worden overgehaald. Voor de procedure met betrekking tot de facturering is een apart stappenplan beschikbaar van FLEXYS "Facturering". Het is niet ongebruikelijk om tijdens de facturering een zekere korting te verlenen aan debiteuren op bepaalde producten. De hele gang van zaken met betrekking tot het verlenen van kortingen in de tankstationbranche is er in de loop der jaren allengs complexer op geworden. Het pakket FLEXYS, en zeker de senioruitvoering van dit pakket, kent een groot aantal kortingsvarianten. Dit aantal kortingsvarianten kan zelfs nog verder worden uitgebreid met behulp van de FLEXYS 5 module Kortingsdifferentiatie. Dit stappenplan richt zich dan ook op de vastlegging van alle kortingsmogelijkheden binnen het pakket en de module. Om te kunnen werken met het pakket dient eerst een aantal gegevens te worden vastgelegd in de zogenaamde stambestanden. Binnen FLEXYS zijn de belangrijkste bestanden het debiteuren-, kaarten- en kortingenbestand. Voor het onderhoud van deze eerste twee bestanden is een apart stappenplan beschikbaar. In dit stappenplan wordt ervan uitgegaan dat het debiteuren- en kaartnummerbestand reeds zijn gevuld. Zoals gezegd, het pakket FLEXYS is verkrijgbaar in een junior- en een senioruitvoering. Daar waar de binnen dit stappenplan beschreven mogelijkheden of handelingen uitsluitend van toepassing zijn op de senioruitvoering van het pakket hebben wij dit aangegeven met de aanduiding Senior. De kortingsmogelijkheden met betrekking tot de module Kortingsdifferentiatie worden gekenmerkt in dit stappenplan met de aanduiding Module. Hier en daar worden verwijzingen gemaakt naar de stappenplannen FLEXYS "Facturering", "Kaarten debiteuronderhoud" en "Aanmaken artikelgroepen en diverse codes". Achter de diverse stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten, zoals u hierboven kunt zien, worden gekenmerkt door dit symbool: Dan kunnen we nu aan de slag.

4 3 1.1 Voorbereiding initiële FLEXYS-instellingen [Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 instellingen] initieel De meeste FLEXYS pakket-instellingen zullen waarschijnlijk al zijn doorgenomen en gevuld bij het aanmaken van het debiteuren- en kaartnummerbestand. Toch moeten we eerst nog even een paar zaken controleren die met name in het kader van de kortingsverlening bijzonder relevant zijn. Na het maken van bovengenoemde menukeuze treft u een achttal tabbladen aan. Afbeelding 1 - Ga naar het tabblad [Overige instellingen]. Factureert u niet alleen op basis van pompprijzen maar ook op basis van lijst- of adviesprijzen, dan dient u eerst te controleren of u het boxje bij [Invullen lijstprijzen] heeft aangevinkt. Senior - Controleer of het boxje achter [Tonen alle kortingen] is aangevinkt. Hiermee krijgt u bij het raadplegen en muteren van de kortingen alle kortingsafspraken te zien. Dus naast de op dat moment geldende afspraken ook alle reeds verlopen (historische) kortingen. - Controleer wat er is ingevuld achter het veld [Kortingsdifferentiatie]. Module

5 4 Staat hier een [0], dan beschikt u weliswaar over de module, maar dan maakt u hier geen gebruik van. De opmerkingen met betrekking tot deze module verderop in dit stappenplan zijn voor u dan ook niet relevant. Heeft u de module niet, dan wordt dit veld ook niet getoond. Daar het hier een module betreft, kan deze later altijd nog worden toegevoegd aan het pakket. Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij de Afdeling Verkoop. Staat hier een [1], dan beschikt u over de module Kortingsdifferentiatie die zich richt op de differentiatie van korting op locatie- en locatiegroepsniveau. Staat hier een [2], dan maakt u gebruik van de meest uitgebreide vorm van kortingsdifferentiatie waarbij de korting ook nog kan worden gedifferentieerd naar kaart (soort)niveau. De verdere algemene instellingen die binnen het pakket dienen te worden gedaan onder [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] worden eveneens uitvoerig beschreven in het stappenplan van FLEXYS "Kaart- en debiteuronderhoud". Indien u over de module Kortingsdifferentiatie beschik t, maar deze nog niet eerder heeft gebruikt, dan kan deze zonder probleem alsnog worden aangezet. Later terugzetten naar [0] wordt door ons beslist niet aanbevolen. Kortingen die zijn ingevoerd op het moment dat u de module nog wel gebruikte zijn dan namelijk niet meer zichtbaar, zodat controle nauwelijk s nog mogelijk is.

6 5 1.2 Stap 1: Aanmaken debiteurgroepen [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteurgroepen] [Muteren] Kortingen kunnen op debiteur- of op debiteurgroepsniveau worden ingevoerd. Om op groepsniveau kortingen in te kunnen voeren, zullen er dus eerst groepen moeten worden aangemaakt. Gebruik van debiteurgroepen maakt het mogelijk om in één keer een korting in te voeren voor alle debiteuren die aan de betreffende groep zijn gekoppeld. Voordeel hiervan is dat niet bij iedere individuele debiteur een aparte korting behoeft te worden ingegeven. Vooral bij een eventuele wijziging van de (groeps)korting levert dit veel gemak op. Afbeelding 2 Het invoeren van een debiteurgroep gaat als volgt: - Klik op de knop [Nieuw]; het debiteurgroepsnummer zal nu automatisch met 1 worden opgehoogd. - Voer de naam van de debiteurgroep in, in het betreffende veld. - Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan te klikken. De groepscode kan dus niet worden gebruikt als alternatief voor de selectiecode of de frequentiecode. Deze stap staat ook beschreven in het FLEXYS 5 stappenplan "Kaart- en debiteuronderhoud".

7 6 1.3 Stap 2: Invoeren kaartsoort [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartsoorten] [Muteren] Module In de meest uitgebreide modus van de module Kortingsdifferentiatie kunt u de kortingen zelfs naar (vanzelfsprekend door uzelf te factureren) kaartsoort differentiëren. De meeste gebruikers zullen in de praktijk slechts gebruik maken van één lokale kaartsoort. In dat geval behoeft dan ook slechts één kaartsoort te worden gedefinieerd in het pakket. Gewoonlijk gebeurt dit reeds tijdens de installatie. Mocht dit het geval zijn, dan kunt u deze stap gevoeglijk overslaan. [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartsoorten] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens] Afbeelding 3 - Klik op de knop [Nieuw] rechts in het scherm. Het k aartsoortnummer zal nu met "1" worden opgehoogd. Een andere, waarschijnlijk praktischer manier om kaartsoorten aan te maken is om direct het gewenste nummer in het veld [Nummer] in te toetsen zonder eerst op [Nieuw] te drukken. U geeft hier namelijk het eerste deel van de zogenaamde PAN in. De PAN is het volledige k aartnummer, inclusief bijvoorbeeld uitgevernummer/isocode, k lantnummer en/of stationsnummer. Dit eerste gedeelte van het volledige kaartnummer is voor alle kaarten van de betreffende kaartsoort gelijk en wordt hier in het veld [Nummer] bij de kaartsoorten ingevuld. - Voer de naam van de organisatie van uitgifte in; als u meerdere kaartsoorten uitgeeft en factureert doet u er verstandig aan om een naam te kiezen die correspondeert met het type kaart, bijvoorbeeld CCV-k aart of Beta-k aart. - Voer de aan de organisatie gekoppelde applicatiecode in; dit is de code die op de automaat wordt gehanteerd voor de autorisatie van de verschillende kaartsoorten.

8 7 - Eventueel vinkt u het boxje bij [Luhncode doorsturen bij exporteren] aan of uit, afhankelijk van het feit of het controlegetal wel of niet meegestuurd dient te worden naar de automaat bij het verzenden van de zogenaamde stoplijst.

9 8 [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartsoorten] [Muteren] tabblad [Stations] Op dit tabblad geeft u aan op welke van uw stations de betreffende kaartsoort wordt geaccepteerd. Dit doet u door het boxje voor het betreffende station aan- of uit te vinken. Afbeelding 4 - Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan te klikken. In geval van twijfel over de inhoud van de automaat- of uitgevergerelateerde velden doet u er verstandig aan eerst even navraag te doen bij de leverancier van de automaat of bij de mensen van onze Installatie- en ondersteuningsafdeling. Ook deze stap staat eveneens beschreven in het FLEXYS stappenplan "Kaart- en debiteuronderhoud".

10 9 1.4 Stap 3: Aanmaken locatiegroepen [Stambestanden] [Locaties] [Locatiegroepen] [Muteren] Module Hiervoor geldt eigenlijk hetzelfde als voor -Stap 2-. Als u geen gebruik maakt van de module Kortingsdifferentiatie, kunt u deze stap in dit stappenplan gevoeglijk overslaan. Binnen de module Kortingsdifferentiatie kan korting worden gedifferentieerd naar stations (groeps)niveau. Als u de korting wilt kunnen differentiëren op groepsniveau zult u dus eerst locatiegroepen moeten aanmaken. Afbeelding 5 U gaat hierbij als volgt te werk: - Klik op de knop [Nieuw]; het locatiegroepsnummer zal nu automatisch met "1" worden opgehoogd. - Voer de [Naam] van de locatiegroep in, in het betreffende veld. - Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan te klikken.

11 Stap 4: Koppelen van locaties aan locatiegroep [Stambestanden] [Locaties] [Locaties] [Muteren] Module Ook deze stap is alleen relevant als u gebruik maakt van de module Kortingsdifferentiatie. Hoe u locaties aanmaakt, staat uitgebreid beschreven in het FLEXYS stappenplan "Aanmaken artikelgroepen en diverse codes". In het kader van dit stappenplan is het uitsluitend relevant dat u de locaties door middel van het veld [Locatiegroep] koppelt aan de juiste groep. Let erop, dat in het kader van dit stappenplan alleen de locaties die zijn aangemerk t als tank stationlocatie worden gek oppeld. Afbeelding 6

12 Stap 5: Controleren van gebruikte prijsberekeningscode [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Facturering FLEXYS] Senior Binnen het pakket FLEXYS 5 senior kan de korting op verschillende grondslagen worden berekend. U kunt korting berekenen over de pompprijs zoals die is opgetekend in het tankrecord van de automaat, of over een door uzelf in te geven advies(liter)prijs. Dit wordt bij de debiteur vastgelegd door middel van de zogenaamde prijsberekeningscode. Deze stap is met name in dit stappenplan opgenomen om u hier nog eens op attent te maken omdat de praktijk heeft uitgewezen dat dit door gebruikers nog wel eens over het hoofd wordt gezien. Het zal duidelijk zijn, dat u bij de straks in te voeren korting terdege rekening dient te houden met de grondslag waarop de korting uiteindelijk wordt berekend. Immers: de korting op basis van de adviesprijs zal gewoonlijk hoger uitvallen dan de korting op de (veelal lagere) pompprijs. Afbeelding 7

13 12 Bij de debiteur kan een van de drie volgende prijscodes in het veld [Prijsberekening] zijn ingegeven: - [0] korting op basis van pompprijs. - [1] korting op basis van adviesprijs of pompprijs (zonder korting); het pakket zal na berekening van de korting de laagste van de twee prijzen in de facturering meenemen. - [2] korting altijd op basis van de in te geven advies(liter)prijs, ongeacht de hoogte van de pompprijs. Zie verder het stappenplan FLEXYS "Kaart- en debiteuronderhoud" -Stap 7-.

14 Stap 6a: Invoeren kortingen [Stambestanden] [Kortingen] [Muteren] Junior Het scherm dat wordt opgestart na het maken van deze menukeuze is afhankelijk van de versie van het pakket dat u gebruikt en de versie van de module. Wij zullen de diverse mogelijkheden in dit stappenplan beschrijven, oplopend in kortingsmogelijkheden al naar gelang het pakket wordt uitgebreid. Afbeelding 8 - In het veld [Debiteur\groep] geeft u aan, aan wie de korting dient te worden verleend. U kunt in dit veld vanzelfsprekend zoeken op debiteurnaam. - Als u een korting wilt verlenen op groepsniveau geeft u dit aan door de naam in het veld vooraf te laten gaan door een zogenaamde backslash, dit is het teken [ \ ] op uw toetsenbord. Na het intoetsen van de backslash kunt u eventueel zoeken op groepsnaam. Vanzelfsprekend kunt u in beide gevallen ook direct het nummer ingeven als u dit weet. Ook dan geldt: het debiteurgroepsnummer wordt voorafgegaan door een backslash. Een debiteur k an zowel groepsk orting k rijgen als individuele k orting. De individuele k orting zal echter altijd met voorrang worden behandeld ten opzichte van de groep. In -Stap 6e- wordt beschreven hoe u de effectieve kortingen kunt afdrukken, waarbij op het rapport wordt vermeld welke korting is toegepast. Voorbeeld: Debiteur Jansen is gek oppeld aan de debiteurgroep "Tennisvereniging". Alle leden van de tennisvereniging k rijgen een k orting van 0,02. Debiteur Jansen k rijgt echter een individuele korting van 0,03 ondanks dat hij deel uitmaakt van de groep. Deze korting komt dus niet bovenop, maar in plaats van de groepsk orting.

15 14 Als u bijvoorbeeld voor het grootste deel van uw particuliere k lanten een vaste korting hanteert, dan kan dit een heel handige manier zijn om in één keer de meest voork omende k ortingsafsprak en vast te leggen. De uitzonderingen legt u dan bij de individuele klanten zelf vast. - Klik op [Nieuw] om een nieuwe kortingsregel in te voeren. Het veld [Datum] zal automatisch worden gevuld met de werkdatum. U kunt deze datum eventueel later nog aanpassen. - In het veld [Product] geeft u aan op welke productgroep u de betreffende debiteur of debiteurgroep korting wenst te verlenen. Product staat hier niet voor artik el of PLU-nummer, maar voor productgroep op basis van de k aartcode. De afzonderlijk e brandstoffen worden door de meeste automaten/k assa's ook aangemerk t als productgroep. U kunt korting geven op alle te factureren productgroepen, of liever gezegd op alle via de lokaalkaart af te rekenen productgroepen. Het is dus ook mogelijk om korting te verlenen op wasprogramma's en groepen als snacks of zoetwaren. - In het veld [Datum] kunt u de datum eventueel aanpassen; voor alle duidelijkheid: hier geeft u de datum in vanaf wanneer de korting dient in te gaan. Het betreft hier dus een korting die tijdens de facturering wordt berekend op de factuur en dus niet een korting die tijdens de transactie op de kassa wordt verleend. - In het veld [Korting] geeft u de korting in euro's, veelal zullen dit centen per liter zijn. - In het veld [Percentage] geeft u de korting in procenten in. Dit type korting wordt nogal eens gebruikt voor bijvoorbeeld wasprogramma's die via de lokale kaart worden gefactureerd. - Klik op [Sluiten] als u klaar bent met het invoeren van de kortingsregels. Zeker als u veel kortingsregels heeft in te voeren, is het aan te bevelen om af en toe tussentijds te klikken op [Opslaan].

16 Stap 6b: Invoeren kortingen [Stambestanden] [Kortingen] [Muteren] Senior In feite gelden hier alle zaken die hiervoor onder -Stap 6a- zijn vermeld, echter met een belangrijke toevoeging: De korting die u in de seniorversie van het pakket ingeeft kan dus of worden berekend over de pompprijs of over de adviesprijs, afhankelijk van wat u bij de betreffende debiteur bij de prijsberekeningscode zie -Stap 5- heeft ingesteld. Welke prijscode er voor de betreffende debiteur wordt gehanteerd, ziet u direct onder de naam van de debiteur in het scherm. Afbeelding 9

17 Stap 6c: Invoeren kortingen o.b.v. stationsdifferentiatie [Stambestanden] [Kortingen] [Muteren] Module Indien u van de mogelijkheid gebruik maakt om de korting te differentiëren naar station of stationsgroep zie -Voorbereiding initiële FLEXYS-instellingen-, dan zal het kortingsscherm iets uitgebreider zijn. Behalve de onder -Stap 6a en Stap 6b- genoemde velden ziet u in het scherm dan ook een kolom [Station]. Dit geeft u de mogelijkheid om aan een debiteur of debiteurgroep een stations- of stationsgroep gerelateerde korting toe te kennen. Stationsgroepen worden hier op dezelfde manier gezocht en ingevoerd als bij de debiteurgroepen. U dient de naam of het nummer van de groep dan namelijk vooraf te laten gaan door een zogenaamde backslash [ \ ]. Indien u ervoor kiest om aan een debiteur of debiteurgroep een korting te verlenen die geldt voor alle stations, dan vult u in het veld [Station] een sterretje oftewel een asterisk [ * ] in. Afbeelding 10

18 Stap 6d: Invoeren kortingen o.b.v. kaartdifferentiatie [Stambestanden] [Kortingen] [Muteren] Module Maakt u van de mogelijkheid gebruik om de korting nog verder te differentiëren, namelijk naar kaartsoort zie -Voorbereiding initiële FLEXYS-instellingen-, dan zal het kortingsscherm nog weer iets verder uitgebreider worden. Behalve de onder -Stap 6c- genoemde velden ziet u in het scherm dan ook nog een kolom [Kaartsoort]. Zoals eerder gezegd, u dient hierbij natuurlijk uitsluitend te denken aan tankingen die verricht zijn met kaartsoorten die door uzelf met behulp van FLEXYS 5 worden gefactureerd. Zo zou het bijvoorbeeld zo kunnen zijn, dat u een eigen lokaalkaart uitgeeft en factureert en dat u behalve deze kaart ook nog een kaart accepteert van uw maatschappij die u -aan de hand van door de maatschappij aan u gezonden tankingbestanden- zelf kunt factureren aan uw klanten. Ook in de kolom [Kaartsoort] kunt u zoeken op naam. Veelal zal dit echter niet nodig zijn omdat u meestal niet meer dan 1 of 2 kaarten zelf kunt factureren. Eventueel kunt u in dit veld ook direct het organisatienummer intoetsen van de organisatie die de kaart uitgeeft. Wanneer u ervoor kiest om aan een debiteur of debiteurgroep een korting te verlenen die geldt voor alle kaartsoorten, dan vult u in het veld [Kaartsoort] een sterretje oftewel een asterisk [*] in. Afbeelding 11

19 Stap 7: Controleren van de effectieve kortingen [Stambestanden] [Kortingen] [Afdrukken effectieve kortingen] Met deze menukeuze kunt u van iedere debiteur de effectieve korting per product afdrukken. Hiermee wordt bedoelt de korting die de debiteur daadwerkelijk geniet. De korting kan namelijk gebaseerd zijn op de debiteurgroep of het kan gaan om een individuele korting. De oorsprong van de korting wordt ook weergegeven op het rapport. Afbeelding 12

20 19 Afbeelding 13