Extra inkoopconditie Kommissiekorting/Keukenplanningskorting.

Transcriptie

1 Extra inkoopconditie Kommissiekorting/Keukenplanningskorting. Simar automatisering, april bijgewerkt juni 2014 Het komt met regelmaat voor dat apparatenleveranciers een extra korting verlenen bij een complete apparatenkommissie (3, 4, 5 of meer apparaten uit verschillende productgroepen in één order). In dit document leggen we uit hoe u deze extra inkoopkorting kunt verwerken in de administratieve SIMAR software. Bij bepaalde merken is het belangrijk dat u deze faciliteit gebruikt, omdat u de extra korting alleen krijgt als u de juiste code op de bestelling vermeldt. De kommissiekorting bestaat uit een extra percentage korting op de basis voor de inkoopprijs (de verkoopprijs in het bestand, exclusief BTW). (NB: er is ook een aanvullende instelling waarmee u kunt aangeven dat het extra percentage over de inkoopprijs moet gaan, voor merken die het op die manier berekenen). Uw apparatenleverancier heeft u in de conditieafspraken aangegeven welk percentage kommissiekorting er onder welke voorwaarden wordt gegeven. Dit verschilt tussen de leveranciers. Er kunnen verschillende voorwaarden zijn (bij 3, 4 of bij 5 apparaten bijvoorbeeld, al dan niet uit verschillende productgroepen, en al dan niet met beperkingen welke artikelen wel en niet meetellen). Om deze reden moet u zelf beslissen voor welke extra korting u in de betreffende order in aanmerking komt. Momenteel kennen we van diverse leveranciers dergelijke kortingen. Uw apparatuurleverancier zelf informeert u welke kortingen in uw geval gehanteerd mogen worden en tegen welke voorwaarden. Download altijd de nieuwste versie van het betreffende bestand, omdat alleen in de bestanden van na 1 april 2014 de informatie is opgenomen welke artikelen wél en welke niet meetellen voor de kortingberekening. Op de volgende bladzijden leggen we uit hoe u de voor u geldende kortingen definieert in het scherm met inkoopkortingen en hoe u hier in de offerte en order gebruik van kunt maken. De hoofdlijnen: U kiest zelf óf en van welke extra inkoopconditie u gebruik wilt en mag maken, door het plaatsen van een 'extra inkoopkorting'-artikel in de offerte/order Het programma berekent dan steeds het extra inkoopvoordeel en houdt hier rekening mee in de margebewaking En we zetten dit 'extra inkoopkorting'-artikel op de bestellijst, om deze extra korting bij de leverancier aan te vragen (indien bij deze leverancier dit nodig is). Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 1 van 7

2 Uitwerking in KIMS - instellingen maken U heeft een KIMS versie (service-pack) van 7 april 2014 of recenter nodig. 1. Eerst gaat u naar Instellingen Preferenties Diverse waar u in de rubriek Modules onderstaande functie aanzet: 2. Nu gaat u naar Instellingen Kortingen in- en verkoop Beheer inkoopkorting U ziet dat daar een extra tabblad is bijgekomen Extra inkoopkorting artikelen Eerst kiest u het gewenste bestand en vervolgens definieert u één of meerdere 'inkoopkortingsartikelen' die voor u van toepassing zijn bij deze leverancier. Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 2 van 7

3 U moet tenminste de artikelcode en het percentage invullen. De artikelcode wordt gebruikt op de bestelling naar de leverancier om deze aan de extra kortingsafspraak te herinneren. De korte code is handig, omdat sommige leveranciers nogal complexe bestelcodes hanteren om de extra inkoopkorting te bestellen. Hier kunt u dan een gemakkelijk te onthouden code invullen. (In feite is dit een soort verwijzing: als u in de offerte de Korte code invult, wordt deze automatisch omgezet in de 'officiële' artikelcode). Het EAN veld moet u invullen als u gebruik maakt van elektronisch bestellen bij dit merk. De kolom 'Minimum aantal' mag u naar keuze invullen. Als u hier een aantal invult, dan zal het programma tijdens het werken in de order een melding geven om u te herinneren aan het feit dat u mogelijk een commissiekorting kunt toepassen. De melding komt (in het invoerscherm, voorafgaand aan het afdrukken en voorafgaand aan het bestellen) als tenminste het ingestelde aantal artikelen van het merk in de order aanwezig is. (Zie ook verderop, aanvullende informatie over meldingen). Tenslotte is het mogelijk een einddatum in te vullen tot wanneer deze actie geldt. Na deze einddatum wordt de commissiekorting niet meer toegepast/toegestaan. Uitwerking: Vraag aan uw contactpersoon bij uw leverancier welke speciale artikelcode u dient in te vullen om de betreffende inkoopkorting aan te vragen. Indien er twee kortingen zijn, bijv. afhankelijk van het aantal apparaten in de order, zult u ook twee verschillende bestel/artikelcodes krijgen. Als u elektronisch bestelt dient u ook om de bijbehorende EAN-codes te vragen. NB: voor sommige leveranciers zijn deze codes ook bij onze helpdesk bekend. Vul vervolgens de artikel/bestelcode in, de voor u gemakkelijke Korte code (we raden aan: KK3, KK4 en KK5 voor korting bij respectievelijk 3, 4 en 5 apparaten) en het percentage extra korting dat u daarbij krijgt. Het EAN veld moet u invullen als u gebruik maakt van elektronisch bestellen bij dit merk. Belangrijk: controleer ook of uw normale inkoopkortingen goed staan. De percentages die u hier invult worden extra gehanteerd op de normale percentages. (Of op de inkoopprijzen per artikel, als u gebruik maakt van een conditiebestand). De optie 'Korting-artikelcode niet afdrukken op bestelling' vinkt u aan, indien uw leverancier deze artikelcode niet op de bestelling wil hebben. De optie 'Korting berekenen over de inkoopprijs i.p.v. over de verkoopprijs' vinkt u aan, indien bij uw leverancier de extra inkoopkorting over de inkoopprijs gaat. (Als u dit niet aanvinkt berekenen we het als een extra percentage over de verkoopprijs). Voorbeeld van korting berekenen. Zonder vinkje: over verkoopprijs. Stel de verkoopprijs is 100 euro ex btw, uw inkoopconditie is 20%, dat leidt tot een inkoop van 80 euro. Extra korting van 5% (over 100 euro) is 5 euro, inkoop komt uit op 75 euro. Met vinkje: over inkoopprijs. Stel de verkoopprijs is 100 euro ex btw, uw inkoopconditie is 20%, dat leidt tot een inkoop van 80 euro. Extra korting van 5% (over 80 euro) is 4 euro, inkoop komt uit op 76 euro. Gekoppelde bestanden Dit vult u optioneel in en is alleen nodig in situaties waarbij de artikelen van één merk verdeeld zijn over meerdere bestanden (als voorbeeld: Siemens kent verschillende programma's die in onze software verdeeld zijn over de bestanden SIEM en SIES. U vult dan de korting artikelen in bij het Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 3 van 7

4 hoofdbestand SIEM en vermeldt bij de gekoppelde bestanden het bijbehorende bestand SIES. Het gevolg hiervan is dat voor het bepalen van de korting de artikelen uit beide bestanden meetellen. Gebruik in de order: Allereerst beslist u of de betreffende offerte/order in aanmerking komt voor een extra inkoopkorting. Doordat de regels hiervoor verschillen tussen verschillende fabrikanten (in sommige gevallen zijn bepaalde apparaten weer uitgesloten of moeten apparaten uit verschillende productgroepen komen), kunnen we dit vooralsnog niet automatiseren en moet u zelf deze beslissing nemen. Twee werkwijzen mogelijk: 1. Voordeel voor de consument: Als u al in het offertestadium dit extra inkoopvoordeel in de offerte zet, dan zal bij het controleren hoeveel korting u geeft, er extra ruimte voor korting ontstaan (het stoplicht gaat later op oranje/rood). U krijgt van de margebewaking de gelegenheid meer korting te geven en zo het voordeel geheel of gedeeltelijk door te geven aan de consument. 2. Voordeel voor uzelf: U kunt er ook voor kiezen pas nadat de order gesloten is en voorafgaand aan het bestellen het kortingartikel toe te voegen. In dat geval komt de extra inkoop alleen u zelf ten goede en niet de consument. Het Inkoopkortingartikel is een bijzonder artikel: Het wordt niet afgedrukt op de offerte, order, afleverbon of factuur Het zorgt voor een extra inkoopkorting ter grootte van het afgesproken percentage van de (kortinggevoelige) artikelen van het gekozen merk in de order Het heeft een verkoopprijs van 0 Euro Het wordt wel afgedrukt op de bestelbon / meegenomen in elektronische bestelling, tenzij de instelling gekozen is dat dit voor dit merk niet moet gebeuren Het is te zien in het invoerscherm, met als omschrijving 'Speciale inkoopkorting' In de keuzelijst is voor de afkorting KK5 gekozen, die wordt direct vervangen door de 'officiële' bestelcode. Als u een standaard verkoopkorting heeft ingesteld dan heeft dit geen consequenties, omdat de verkoopprijs van KK5 0 Euro is. Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 4 van 7

5 Op de bestelbon wordt de extra regel gewoon afgedrukt omdat het systeem deze regel classificeert als een artikel behorend bij het betreffende merk. Ook bij een elektronische bestelling gaat dit artikel mee. (Daarom moet u ook de speciale artikelcodes van de leverancier gebruiken, anders zou uw elektronische bestelling afgekeurd worden). Dit uiteraard tenzij u de instelling heeft aangezet dat deze leverancier de artikelcode niet op de bestelling wil hebben. Wijzigingen in de offerte/order Als u na het plaatsen van het extra inkoopkortingartikel nog wijzigingen aanbrengt aan de andere apparaten van hetzelfde merk, dan wordt de korting automatisch herberekend. Maar u moet zelf opletten of het kortingsartikel nog terecht gekozen is. Als u bijv. een apparaat vervangt door een apparaat van een ander merk, kan het zijn dat u niet meer aan de eis van 5 apparaten voldoet. In dat geval moet u zelf het kortingsartikel verwijderen of vervangen door een andere. Belangrijk: Het programma zal wel het kortingsbedrag bij elke wijziging automatisch herberekenen, maar het kan NIET controleren of het terecht is dat u het kortingsartikel hebt opgenomen. Artikelen die wel en niet kortinggevoelig zijn Bij sommige merken tellen niet alle artikelen mee voor de kortingbepaling (bijv. kleine artikelen of huishoudelijke artikelen niet). De leveranciers die dit betreft hebben deze informatie over welke artikelen niet onder de kortingregeling vallen aan ons doorgegeven en deze informatie is in de bestanden verwerkt. Hierdoor houdt de inkoopkortingberekening rekening met welke artikelen wél en niet kortinggevoelig zijn. Dit werkt uitsluitend indien u actuele apparatuurbestanden gebruikt die deze informatie bevatten. (Als deze informatie nog niet bekend is dan meent het systeem dat álle artikelen kortinggevoelig zijn en kan de kortingberekening te hoog uitvallen). Download daarom altijd een actuele versie van apparatuurbestanden waarvoor u deze regeling instelt. Raadpleeg voor merkspecifieke vragen en instellingen uw apparatuurleverancier. Van een aantal merken heeft ook onze helpdesk informatie over de juiste instellingen. De waarschuwingsmeldingen bij een minimum aantal Het zou zonde zijn als u vergeet een commissiekorting aan te vragen terwijl u daar wel recht op hebt. Andersom is het ook vervelend als u bijv. een korting voor 5 apparaten aanvraagt en mee rekent, terwijl er niet vijf (meetellende) apparaten in de order staan. Daarom is er een waarschuwingsysteem ontwikkeld dat meldingen kan geven. Doordat de regels per fabrikant verschillen en de informatie welke apparaten wel en niet meetellen niet altijd gestructureerd bekend is, zal het meldingensysteem niet 100% betrouwbaar de juiste commissiekorting kunnen voorspellen. Dat is de reden dat we deze ook niet automatisch invullen, maar u alleen helpen herinneren. Het meldingensysteem is in samenspraak met een grote klant ontwikkeld en blijkt in de praktijk, ondanks de genoemde beperking, wel degelijk van waarde. Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 5 van 7

6 Wanneer krijgt u een melding? Als er het ingevulde minimum aantal apparaten in de offerte staan en er nog geen commissiekorting is gekozen. Andersom: als er een commissiekorting is gekozen, maar het minimum vereiste aantal apparaten staat niet (meer) in de order Als er een minimum aantal apparaten in de offerte staan en er ook een commissiekorting is gekozen, maar er mogelijk een gunstiger (groter aantal) commissiekorting van toepassing is. (Er staan 5 apparaten in de offerte, maar er is gekozen voor korting van 3). Voorbeeld van een melding: Bij elke melding vindt u linksonder steeds de optie 'Deze melding niet meer tonen'. Gebruik die binnen de offerte als u deze melding niet meer wilt zien, omdat u de kommissiekorting al gecontroleerd heeft. Overigens onderdrukt dit alleen deze melding. Als er iets zodanig wijzigt aan de offerte dat er een andere melding getoond kan worden of dat de inhoud van de melding wijzigt (andere aantallen/codes), dan zal deze melding weer wél verschijnen. De meldingen worden getoond in het invoerscherm en voorafgaand aan het afdrukken van de offerte/order. Als gekozen is voor 'Deze melding niet meer tonen' dan tonen we de melding op deze plaatsen niet meer. (Het getoonde scherm is de versie die verschijnt na het verlaten van het apparatuur-invoerscherm. De knop Doorgaan zorgt er voor dat u door gaat naar het volgende scherm, de knop Apparatuur aanpassen zorgt er voor dat u in het apparatuurscherm blijft en dus aanpassingen kunt maken). Voorafgaand aan het bestellen wordt nógmaals gecontroleerd. In dat geval wordt een eventuele melding wél altijd getoond, ook als die eerder in de order was onderdrukt. We tonen dan ook wie de melding onderdrukt heeft. Ten overvloede: als u het hele meldingensysteem niet wilt gebruiken, dan schakelt u dit uit door bij de instellingen de kolom 'Minimum aantal' leeg te laten. Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 6 van 7

7 Een Query maken om orders te controleren Vanuit de praktijk is het verzoek gerezen om een query te kunnen maken om op die manier ook achteraf nog te kunnen controleren of wel overal waar van toepassing de extra korting is toegepast. Om dit gemakkelijk mogelijk te maken zijn gemaakt. De belangrijkste Aantal artikelen van een bepaalde leverancier in de order, waarbij kortingsartikelen, tussenkopjes en projectregels niet worden meegeteld U gebruikt deze in de vorm 1516(APMR) waarbij u voor APMR het gewenste apparatuurmerk invult. Vervolgens kunt u controleren of het gezochte kortingsartikel ook in de order aanwezig is. Door te Bevat niet <gezochte artikelcode> Samen wordt dit dan: Selector: 1516(APMR) groter of gelijk aan 3 EN 650 bevat niet BESTEL12345 Een andere, gemakkelijker manier is om te controleren of het meldingensysteem een melding zou geven op de Melding betreffende 'extra inkoopkorting' artikel (of het ontbreken daarvan) in de order Deze melding kan een melding zijn over een kortingsartikel dat onterecht in de order staat, een kortingsartikel dat ontbreekt, of een mogelijk 'verkeerd' kortingsartikel. Voor uitsplitsing 1513,1514,1515 Dit is dus de dat er 'iets te melden' is. Hier kan goed op geselecteerd is niet <leeg> Door de in de uitvoer op te nemen, kunt u zien welke melding op de betreffende order gegeven Melding over het ontbreken van een 'extra inkoopkorting' artikel in de order Er zijn voldoende artikelen in de order aanwezig om een inkoopkorting artikel te kiezen (minstens het minimum aantal), maar in de order staat nog geen korting Melding over een mogelijk beter 'extra inkoopkorting' artikel in de order Er bevindt zich al een extra inkoopkorting artikel in de order, maar wellicht kan er een betere keuze gemaakt Melding over een onterecht inkoopkorting artikel in de order In de order staat een inkoopkorting artikel, maar het aantal artikelen in de order voldoet niet aan het minimum aantal dat bij dat artikel is Gebruikerscode van degene die de melding over extra inkoopkorting artikelen heeft geblokkeerd bij deze order Beschrijving verwerking Extra inkoopkorting bij apparatuurleveranciers - Simar automatisering, april 2014, Pagina 7 van 7