Shopsys 5. Aanmaken van artikelen. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.3

Transcriptie

1 Shopsys 5 Aanmaken van artikelen versie 5.3 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Aanmaken van artikelen 2 Stap 1 1: Stap 2 2: Stap 3 3: Stap 4 4: Stap 5 5: Stap 6 6: Stap 7 7: Stap 8 8: Aanmaken Paragrafen Aanmaken Grootboekrekeningnummer Instellen BTW-codes Aanmaken Hoofdgroepen Artikelen Aanmaken Artikelgroepen Aanmaken Subgroepen Aanmaken Schapposities Aanmaken Artikelen

3 2 1 Aanmaken van artikelen Alvorens artikelen aan te kunnen maken binnen het pakket, dient een aantal gegevens aan het pakket bekend gemaakt te worden. In het invoervenster onder de keuze [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] wordt namelijk een aantal velden gevuld aan de hand van zogenaamde selectievensters. De gegevens waaruit binnen deze vensters kan worden geselecteerd worden uit bestanden gehaald die op hun beurt vanzelfsprekend wel eerst gevuld dienen te zijn. Mede daarom is het belangrijk dat er een zekere logische volgorde bij de invoer van gegevens wordt aangehouden. We gaan uit van een situatie waarbij gewerkt wordt vanuit een "lege startsituatie". Sommige velden of bestanden dienen slechts éénmalig bij aanvang te worden gevuld. In het stappenplan wordt dit aangegeven als Initieel. Onder de verschillende stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool: Schematisch kan de hiërarchische indeling van Artikelen binnen SHOPSYS als volgt worden weergegeven: Afbeelding 1

4 3 1.1 Stap 1: Aanmaken Paragrafen [Stambestanden] [Grootboek] [Paragrafen] [Muteren] Initieel Zo op het oog niet de meest voor de hand liggende stap in een shopvoorraadpakket. Echter, bij het aanmaken van de rekeningnummers, zoals hieronder in -Stap 2- wordt omschreven, dient gebruik gemaakt te worden van het paragrafenbestand. Een paragraaf is in feite een verdichting in de presentatie van de resultatenrekening of balans binnen FINSYS op groepsniveau. Ter illustratie: grootboek rek eningen als Kas, Bank en Giro zouden bijvoorbeeld k unnen worden gek oppeld aan een paragraaf Liquide Middelen. U bent overigens volledig vrij in het k iezen van de tenaamstelling van de paragrafen. Afbeelding 2 Het aanmaken van een paragraaf kan op twee manieren: 1. Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm (er verschijnt automatisch een paragraafnummer). Het paragraafnummer zal nu met "1" worden opgehoogd. 2. Geef bij [Nummer] een paragraafnummer in.

5 4 - Voer de gewenste naam in, in het veld [Paragraafnaam]. - Geef aan of de paragraaf op de balans of in de resultatenrekening gebruikt dient te worden, geef tenslotte aan of u de paragraaf aan de debet- of de creditzijde gepresenteerd wenst te zien; gewoonlijk wordt dit natuurlijk bepaald door het type rekening dat aan de paragraaf wordt gekoppeld en spreekt dit min of meer vanzelf. Voor sommige rekeningen is dit echter minder vanzelfsprekend, denk aan kruisposten of afschrijvingen. Vandaar deze aparte keuze. Als u vanuit SHOPSYS verder geen koppeling wenst te realiseren met uw boekhouding, dan zou u in principe kunnen volstaan met het aanmaken van een tweetal paragrafen waaraan u straks al uw grootboekrekeningen koppelt. Eén paragraaf met de naam Balans, die vanzelfsprek end wordt aangegeven als balansparagraaf en een paragraaf met de naam Resultaat. Het zal duidelijk zijn dat die als resultaatparagraaf moet worden aangemaakt. Alle paragrafen ingevoerd? Druk op [Sluiten] om het scherm te verlaten.

6 5 1.2 Stap 2: Aanmaken Grootboekrekeningnummer [Stambestanden] [Grootboek] [Grootboeknamen] [Muteren] Initieel Nu is het moment aangebroken om het rekeningschema in te voeren. Het pakket heeft een aantal rekeningnummers nodig om onder andere de BTW op te kunnen boeken. Het centrale rekeningschema wordt in alle versie 5-pakketten gebruikt. Gebruikers van de pakketten KASSYS, FLEXYS en FINSYS doen er verstandig aan om het rekeningschema zo volledig mogelijk in te vullen. Ook de Grootboeknamen zijn volledig vrij door u te kiezen. De lengte van het grootboeknummer is bij installatie reeds ingesteld. Als u nog geen rekeningnummers heeft ingevuld, dan kan deze lengte eventueel nu nog worden gewijzigd onder [Overige Functies] [Instellingen] [Algemene Instellingen] tabblad [Lengte]. Gewoonlijk is dit echter niet nodig. Aan de waarschuwing die u krijgt bij het openen van dit tabblad ziet u waarschijnlijk al dat dit een handeling is die niet altijd zonder gevolgen kan worden uitgevoerd. Hier geldt hetzelfde als onder -Stap 1-, als u vanuit SHOPSYS geen koppeling wenst te realiseren met de boekhouding, dan kunt u in principe volstaan met het invoeren van een drietal grootboek rek eningen ten behoeve van de k oppeling aan de BTW-tarieven, zie -Stap 3-. Deze rekeningen kunt u in dat geval allemaal pro forma k oppelen aan de onder -Stap 1- aangemaak te "standaardparagraaf". Afbeelding 3

7 6 Voor het invoeren van het rekeningschema dient u als volgt te handelen: - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. - Er verschijnt een scherm waarin u zelf een vrij nummer kunt selecteren. U ziet tijdens het invoeren de lijst met bestaande grootboekrekeningnummers verspringen. Zo kunt u aan de hand van uw eigen invoer zien of er in uw bestaande indeling nog plaats is voor een nieuw grootboeknummer. - Als u het gewenste grootboeknummer heeft ingevoerd, geeft u [Enter] of klikt u op de knop [Invoeren]. Het grootboeknummer wordt nu gereserveerd en u keert terug in het scherm waar u de overige gegevens met betrekking tot de grootboekrekening kunt invoeren. Een andere manier om grootboeknummers aan te maken is om direct het gewenste grootboek rek eningnummer in het veld [Nummer] in te toetsen zonder eerst op [Nieuw] te drukken. - Voer de gewenste rekeningnaam in. Het veld [Verbergen] wordt uitsluitend gebruik t om bestaande rek eningnummers te blokkeren en desgewenst in de presentatie uit te schakelen. Het veld [Budget] heeft binnen SHOPSYS geen directe betek enis en behoeft dus niet te worden ingevuld. - Koppel de rekening aan een van de onder -Stap 1- aangemaakte paragrafen. Het veld [Volume gebruiken] heeft binnen SHOPSYS geen directe betek enis en behoeft dus niet te worden ingevuld. Het veld [Kostenplaatsen toegestaan] en het tabblad [Kostenplaatsen] zijn binnen SHOPSYS ook niet relevant en hoeft dus niet te worden ingevuld. Zie hiervoor het FINSYS stappenplan "Stambestanden financiële administratie". - Verlaat het scherm door op de knop [Sluiten] te klikken.

8 7 1.3 Stap 3: Instellen BTW-codes [Overige functies] [Instellingen] [BTW] Initieel Het zal duidelijk zijn dat een juiste BTW-instelling essentieel is binnen het pakket. Immers, aan de hand van de BTW-code wordt de BTW uit de omzet gehaald en eventueel apart geboekt. Bovendien heeft de BTW invloed op de margeberekening. Alle verkoopbedragen binnen de pakketten worden overigens inclusief BTW weergegeven, alle inkoopbedragen exclusief BTW. Afbeelding 4 De BTW-codering voert u als volgt in: - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. - Geef een door u zelf te kiezen omschrijving in, in het veld [Omschrijving]. Gebruik makkelijk herkenbare namen als "Verkoop BTW Hoog" en "Verkoop BTW Laag". Dit vereenvoudigt het zoeken in een zoekscherm later aanzienlijk. - Geef in het veld [Grootboek] het grootboekrekeningnummer in waarop de BTW geboekt dient te worden, de invoer van de velden [Inkoop/Verkoop] en [Nul/Laag/ Hoog] spreekt voor zichzelf.

9 8 - Klik op de knop [Nieuw] onder het scherm [Percentages] om de ingangsdatum en het BTW-percentage in te kunnen vullen. Voor deze constructie is gekozen om in geval van een eventuele toekomstige BTW-wijziging met meerdere tarieven naast elkaar te kunnen werken in verschillende periodes. - Verlaat het scherm door op de knop [Sluiten] te klikken.

10 9 1.4 Stap 4: Aanmaken Hoofdgroepen Artikelen [Stambestanden] [Artikelen] [Hoofdgroepen] [Muteren] Initieel Dit is een simpele handeling. Hoofdgroepen spelen overigens uitsluitend een rol binnen KASSYS. In feite gaat het hier om een soort dagstaatrubricering. Veelal kan worden volstaan met het toekennen van een hoofdgroep Brandstoffen en een hoofdgroep Shopverk open. Dit geldt ook indien u alleen met SHOPSYS werkt. Afbeelding 5

11 Stap 5: Aanmaken Artikelgroepen [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelgroepen] [Muteren] Vanuit de statistiek van zowel SHOPSYS als KASSYS kan de verkoopinformatie op artikelgroepsniveau worden weergegeven. In feite gaat het hier dus ook in eerste om een verdichtingsniveau in de presentatie van de statistische gegevens. Maar, de administratieve betekenis van de artikelgroep strekt verder. Ook de doorboeking van de omzet naar de financiële administratie en de facturering binnen FLEXYS vinden plaats op artikelgroeps-niveau. Om die reden dienen aan de artikelgroepen grootboekrekeningnummers te worden toegekend. Afbeelding 6 Bij het aanmaken van artikelgroepen gaat u als volgt te werk: - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. Het artik elgroepnummer zal nu met "1" worden opgehoogd. Een andere, waarschijnlijk prak tischer manier om artik elgroepen aan te mak en is om direct het gewenste nummer in het veld [Nummer] in te toetsen zonder eerst op [Nieuw] te drukken. - Voer de gewenste artikelgroepnaam in in het veld [Naam].

12 11 - Ken de groep toe aan een hoofdgroep; binnen het veld [Hoofdgroep] kunt u zoeken op naam in een selectievenster. In dit selectievenster zullen de namen worden getoond die u zojuist onder -Stap 4- heeft ingevoerd. - In het veld [Verkoop via] geeft u aan via welke kanalen deze artikelgroep verkocht of gefactureerd kan worden. Wanneer u niet beschikt over het pakket FAKSYS zal dit veld standaard op "Handel en tankstation" staan en hoeft u hier niets mee te doen. Anders kunt u kiezen uit "Handel en tankstation", "Tankstation" of "Handel". Wordt de artikelgroep alleen via de tankstationshop verkocht, dan kiest u hier voor "Tankstation". Wanneer het zowel via de oliehandel als via de tankstationshop wordt verkocht, kiest u hier voor "Handel en tankstation". - Ken nu aan de artikelgroep het juiste verkoop BTW-tarief toe. Binnen KASSYS, FLEXYS en FAKSYS zal aan de hand van het hier toegekende BTW-tarief de BTW uit de omzet worden gehaald en apart worden geboek t op de hieraan toegek ende grootboek rek ening. - Vul in het veld [Aantal decimalen] het aantal cijfers achter de komma in, dat in de verschillende overzichten dient te worden gepresenteerd bij het volume. - Dan kunt u nu het veld [Referentiemarge] invullen. Deze referentiemarge wordt gebruikt in diverse statistische overzichten om de gerealiseerde netto-marge te kunnen spiegelen aan een door u zelf in te geven referentiepercentage. Dit kan een soort gebudgetteerde of verwachte marge zijn. Het aantal decimalen waarmee u het referentiepercentage wilt weergeven, staat ingesteld bij de menuk euze [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] op het tabblad [Lengte]. - Het veld [Bonuscode] heeft binnen SHOPSYS geen directe betekenis en behoeft dus niet te worden ingevuld. - In de Masterversie van het pakket heeft u de mogelijkheid om een Master maximaal voorraadverlagend [Bedrag] of [Aantal] in te geven voor correctieboekingen door Satellietlocaties. Bij een correctieboeking van een Satellietlocatie mag het totaal van voorraadverhogende en voorraadverlagende correcties de artikelgroep niet meer verlagen dan de hier ingevoerde [Maximale afwijking]. Zie voor een verdere beschrijving van deze functionaliteit het stappenplan "Tellen en corrigeren van de voorraad".

13 12 [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelgroepen] [Muteren] tabblad [Rekeningen] - Op het tabblad [Rekeningen] kunt u de grootboekrekeningnummers invullen. Afbeelding 7 - Selecteer bij het veld [Verkooprekening] het grootboekrekeningnummer waarop de omzet van de artikelgroep dient te worden geboekt. - Eventueel kan nu het veld [Kortingsrekening] worden ingevuld. Hier kunt u het rekeningnummer aan de artikelgroep toekennen waarop eventueel op de groep verleende kortingen moet worden geboekt. Dit is geen verplicht veld! Bij de facturering binnen het pakket FAKSYS worden de omzetgegevens op artikelniveau gegenereerd. Hier wordt de korting automatisch ten laste van de opbrengst geboekt. Het kortingsveld zal met name gebruikt worden door de gebruikers van ons factureringspakket FLEXYS 5. Veelal wordt hier overigens hetzelfde rekeningnummer ingevuld als bij het veld [Verkooprekening] zodat de korting direct ten laste van de opbrengst wordt geboekt. - Verlaat het scherm door op de knop [Sluiten] te klikken.

14 Stap 6: Aanmaken Subgroepen [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelgroepen] [Muteren] tabblad [Subgroepen] De artikelsubgroep heeft uitsluitend betekenis als verdichtingsgroep in de statistiek. Afbeelding 8 - Klik op de knop [Toevoegen] in het invoerscherm. Het subgroepnummer zal nu met "1" worden opgehoogd. Ook hier kunt u direct het gewenste nummer in het veld [Nummer] intoetsen. - Voer de gewenste subgroepnaam op basis waarvan u later vanuit de statistiek gegevens gefilterd wilt zien in. - U kunt per subgroep een referentiepercentage ingeven bij [Referentiemarge (%)]. Deze referentiemarge wordt gebruikt in diverse statistische overzichten om de gerealiseerde netto-marge te kunnen spiegelen aan een door u zelf in te geven referentiepercentage. Dit kan een soort gebudgetteerde of verwachte marge zijn. De referentiemarge per subgroep wordt verkozen boven de marge die u heeft ingesteld bij de artikelgroep. Mocht u het percentage niet bij de subgroep ingeven, dan wordt de referentiemarge van de bijbehorende artikelgroep in de overzichten gehanteerd. Het aantal decimalen waarmee u het referentiepercentage wilt weergeven, staat ingesteld bij de menuk euze [Overige functies][instellingen] [Algemene instellingen] op het tabblad [Lengte].

15 Stap 7: Aanmaken Schapposities [Stambestanden] [Artikelen] [Schapposities] [Muteren] Omdat bij -Stap 8- de mogelijkheid wordt geboden om schapposities in te vullen per artikel, vindt u hieronder de stappen die u dient te volgen om deze schapposities per locatie eerst aan te maken. Schapposities worden met name gebruikt bij het afdrukken van de tellijst. Hierdoor wordt het mogelijk om selectief te tellen. Afbeelding 9 - Voer de locatie in waarvoor u de schapposities wilt invoeren. - Klik op de knop [Nieuw] voor het aanmaken/toevoegen van een schappositie/ schapadres. - Bij [Positie] kunt u 6 posities alfanumeriek ingeven, waarbij de eerste positie in ieder geval een cijfer is. - Geef de omschrijving van het schapadres in, bijvoorbeeld Koeling. - Klik op de knop [Opslaan] om de schappositie bij de betreffende locatie op te slaan. - Klik op de knop [Sluiten] om het scherm weer te verlaten.

16 Stap 8: Aanmaken Artikelen [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] Artikelnummer en PLU-nummer zijn binnen SHOPSYS en FAKSYS dezelfde begrippen. Aan een PLU-nummer kunnen meerdere barcodes worden gekoppeld. In enkele gevallen wordt op de Fuel POS de barcode als PLU gebruikt. Consequentie van die werkwijze is wel dat het artikelenbestand al snel erg groot begint te worden en relatief veel onderhoud vraagt. Standaard gaan wij ervan uit, dat er wordt gewerkt op PLU-basis. Achter bovenstaande keuze vindt u, afhankelijk van de door u gebruikte pakketten, minimaal zeven tabbladen. De voor dit stappenplan relevante tabbladen zullen wij hier een voor een kort doornemen.

17 16 [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens] Afbeelding 10 - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. - Voer in het veld [Naam] de naam van het artikel in. U kunt hier 30 posities invoeren. Het aantal beschikbare posities op de Fuel POS is echter 20. De naam zal dus worden afgekapt bij 20 posities. Wanneer het aantal posities wordt afgekapt, worden achter het veld [Naam] de 20 posities vermeld zoals ze op de Fuel POS zullen worden weergegeven. - Koppel het artikel vervolgens aan een artikelgroep en een (eventuele) artikelsubgroep. - In het veld [Verkoop via] geeft u aan via welke kanalen het artikel verkocht of gefactureerd kan worden. Wanneer u niet beschikt over het pakket FAKSYS zal dit veld standaard op "Handel en tankstation" staan en hoeft u hier niets mee te doen. Anders kunt u kiezen uit "Handel en tankstation", "Tankstation" of "Handel". Wordt het artikel alleen via de tankstationshop verkocht, dan kiest u hier voor "Tankstation". Wanneer het zowel via de oliehandel als via de tankstationshop wordt verkocht, kiest u hier voor "Handel en tankstation".

18 17 Wanneer u beschikt over een Fuel POS kassasysteem dient u de volgende velden in te vullen: - Voer het veld [Kaartcode] in; in dit veld kan worden gezocht op naam binnen een in het pakket standaard aanwezige tabel waarin alle Fuel POS kaartcodes zijn opgenomen. Het ingevoerde kaartcodenummer wordt direct op juistheid gecontroleerd, hierdoor is het niet mogelijk om niet-bestaande codes in te voeren. De kaartcode is de code waaronder via kredietkaarten geregistreerde transacties worden opgeslagen. - Toets nu de [Rapportcode] in. Ook dit is een typisch Fuel POS veld. De rapportcode wordt door de Fuel POS gebruikt voor de diverse rapportages op de kassa zelf. In KASSYS wordt tijdens het inlezen verdicht aan de hand van de Rapportcode. Wij adviseren om de Rapportcode, de Kaartcode en de Groepscode zoveel mogelijk aan elkaar gelijk te houden. Daar waar de codes afwijken, kunnen ze eventueel via een vertaaltabel op elk aar worden afgestemd. U kunt bij het aanmaken van een nieuw artikel de rapportcode automatisch laten vullen met de gegevens van de groeps- of kaartcode. Hierbij kunt u kiezen uit het nummer en/of de omschrijving van de groeps- of k aartcode. Deze standaard vulling k unt u instellen bij [Overige functies] [Instellingen] [Shopsys instellingen] op het tabblad [Algemeen]. - Wanneer u beschikt over een Fuel POS versie EUR 13 of hoger kunt u hier voor een aantal artikelen met een specifieke kaartcode een [E-voucher] code invullen. Hiermee kunt u de verkoop van opwaardeercodes voor telefoonkaarten via een electronische uitgifte regelen. Wanneer u hiervan gebruik wilt maken raden wij u aan contact op te nemen met Shop Service Center B.V.. Zij k unnen u informeren over de voorwaarden en verdere procedure.

19 18 Wanneer u beschikt over een Nucleus kassasysteem dient u het volgende veld in te vullen: - Voer het veld [Nucleusgroep] in; in dit veld kan worden gezocht op naam binnen een in het pakket standaard aanwezige tabel waarin alle Nucleus groepscodes zijn opgenomen. Het veld [Merknaam] heeft binnen SHOPSYS geen directe betek enis en behoeft dus niet te worden ingevuld. - Geef nu in het betreffende veld [Voorraad bijhouden] in of er van dit artikelnummer binnen de shopvoorraadadministratie van SHOPSYS voorraad dient te worden bijgehouden. Wanneer u van dit artikel geen voorraad bijhoudt, kunt u de verkopen van dit artikel via een ander, zogenaamd voorraadartikel, laten verlopen. Bijvoorbeeld: u verk oopt een slof sigaretten, maar wilt de voorraad in pak jes sigaretten bijhouden. U maak t dan twee artik elen (PLU-nummers) aan; één voor het pakje en één voor de slof sigaretten. Bij de PLU van de slof sigaretten geeft u bij [Voorraad bijhouden] Nee in. Vervolgens vult u op het tabblad [Koppelingen] bij het veld [Voorraadartikel] de PLU van het pakje sigaretten in en u geeft bij het veld [Voorraadaantal] de waarde 10 in. Bij de verkoop van een slof sigaretten worden er in dit geval automatisch 10 pakjes sigaretten van de voorraad afgeboek t.

20 19 [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Prijzen Shopsys] Achter dit tabblad worden de locatie-afhankelijke gegevens van het artikel getoond. Afbeelding 11 Binnen de Junior- en Satellietversie van het pakket SHOPSYS is altijd sprake van één locatie. Binnen de Senior- en de Masterversie kunnen meerdere locaties worden aangemaakt. Binnen de Masterversie kunnen bovendien de prijs en de leveranciersgebonden gegevens worden gedifferentieerd per locatie(groep). U kunt dan door de locaties heenbladeren met behulp van de bladerknoppen. U kunt nu: - De verkoopprijs invoeren in het veld [Verkoopprijs]. - Het aantal decimalen ingeven in het betreffende veld. Dit is het aantal decimalen dat de Fuel POS hanteert bij de weergave van het volume. Binnen het pakket SHOPSYS wordt dit veld verder niet gebruikt. - Aangeven of de ingegeven prijs op de kassa nog mag worden veranderd of niet. Door het vakje [Vaste prijs] aan te vinken geeft u aan dat de brutoprijs niet wijzigbaar is. - De velden [Kortingspercentage] en [Kortingsbedrag] kunnen gevuld worden ten behoeve van de Fuel POS en de Marketer. Het betreft hier uitsluitend het kortingspercentage voor de shopartikelen en de toetsproducten. - De velden [Fuel POS statiegeldbedrag] en [Nucleus statiegeldartikel] zijn, zoals de veldnaam al aangeeft, uitsluitend in te geven ten behoeve van de corresponderende kassa. - Het veld [Zegels] is hier uitsluitend in te geven voor de Marketer-kassa.

21 20 Het ingeven van kortingen en zegels bij brandstoffen voor de Marketer-kassa geschiedt bij [Stambestanden] [Artikelen] [Brandstoffen] [Muteren] tabblad [Marketer]. De velden [Kortingspercentage], [Kortingsbedrag] en [Zegels] worden meegezonden bij de export van artikelen naar de kassa. De afhandeling ervan is automaatafhankelijk. Indien het veld [Vaste prijs] is aangevink t, k an desalniettemin het veld [Kortingspercentage] of [Kortingsbedrag] worden gevuld. Binnen de Fuel POS zal bij registratie van de verkoop de korting dan apart worden vermeld (bij prijswijziging wordt uitsluitend de nettoprijs geregistreerd). Deze k orting zal ook in de dagstaat apart tot uiting komen. - Klik op de knop [Toevoegen] om nu de leveranciersgebonden gegevens in te voeren. We gaan ervan uit, dat u het crediteurenbestand inmiddels heeft gevuld. Per crediteur kunnen nu de velden [Bestelnummer] -dit is het nummer waaronder een artikel bij uw leverancier wordt besteld- [Verpakking] en [Verpakkingseenheid] -dit is de hoeveelheid per verpakking- alsmede de Inkoopprijs per Stuk en/of Verpakking worden gevuld. Het veld [Levertijd] heeft in dit invoerscherm uitsluitend een referentiële betekenis. Na het invoeren van de inkoopprijs zal in de kolom Marge de brutomarge van dit artik el worden weergegeven. - In de Senior- en Masterversie kan worden gewerkt met meer dan twee leveranciers per artikel. Het veld [Voorkeur] kan worden aangevinkt om aan te geven welke leverancier in eerste instantie in aanmerking komt bij het aanmaken van de bestelling. Bij de voorraadwaardebepaling -die is gebaseerd op het voorraadaantal vermenigvuldigd met de ink oopprijs- zal worden uitgegaan van de ink oopprijs zoals die bek end is bij de voork eursleverancier.

22 21 [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Voorraad] Achter dit tabblad kunnen de voorraadgegevens per artikel/locatie combinatie worden ingevoerd. Afbeelding 12 Ook hier geldt dat binnen de Junior- en Satellietversie van het pakket gewerkt kan worden op basis van één voorraadlocatie. De mogelijke invoer van de velden [Minvoorraad], [Bestelaantal] en [Normvoorraad] op dit tabblad zijn afhankelijk van de bij de locatie aangegeven voorraadmethode. U heeft per locatie de keuze om te kiezen voor "Minimumvoorraad" of "Normvoorraad". Het invoerscherm ziet er in de Junior- en Satellietversie, wanneer u geen gebruik maakt van het pakket FAKSYS of VORSYS, als volgt uit: Afbeelding 13 Voor het invoeren van de voorraadgegevens gaat u als volgt te werk: - Voer bij de betreffende locatie de code van de gewenste schappositie in in het veld [Schappositie].

23 22 U kunt in dit veld zoeken op omschrijving door direct de naam in het veld in te toetsen. - Geef nu de voorraadgegevens in: of - Minimumvoorraad en bestelaantal (in geval van administratie op basis van minimumvoorraad op de betreffende locatie). Bij bestelaantal geeft u het aantal aan dat besteld dient te worden indien de voorraad onder de minimumvoorraad terechtkomt. - Gewenste normvoorraad (in geval van administratie op basis van normvoorraad op de betreffende locatie). Bij het aanmaken van de bestellingen zal altijd rekening worden gehouden met de verpak eenheid. - Wanneer een artikel na een bepaalde tijd niet meer verkocht wordt, wilt u deze artikelen niet meer verzenden naar de kassa of zien op uw actuele overzichten, bestellingen en dergelijke. Echter, het artikel kan niet zomaar worden verwijderd. Dan zou het namelijk ook uit de statistiek van voorgaande jaren verdwijnen en zou uw resultaat van die jaren niet langer verschijnen en zou uw resultaat van die jaren niet langer overeenstemmen met de historische administratieve werkelijkheid. In dit geval kunt u een artikel -eventueel per locatie- als [Incourant] bestempelen door dit vakje aan te vinken. U k unt hier ook de administratieve voorraad op het scherm laten tonen. Hiervoor dient u de optie "Huidige voorraad bij artikelgegevens" aan te zetten. Dit kunt u doen in de menuk euze [Overige Functies] [Instellingen] [Shopsys instellingen] op het tabblad [Artikelen]. - In de Master-, Senior- en Satellietversie heeft u ook de Senior / Master / Sateliet mogelijkheid tot ingave van alternatieve voorraadgegevens. Dit is bedoeld om tussen twee verschillende voorraadniveaus te kunnen wisselen (bijvoorbeeld bij seizoensartikelen). Bij het muteren van de artikelen kunt u de alternatieve voorraadgegevens invoeren. Afhankelijk van het voorraadsysteem dat bij de betreffende locatie is gekozen, voert u een [Alternatieve normvoorraad] of een [Alternatieve minimumvoorraad] en een [Alternatief bestelaantal] in. Op het moment dat u wilt wisselen tussen de verschillende voorraadniveaus selecteert u de menuk euze [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Activeren alternatieve voorraad]. Hierna verschijnt er een wizard dialoog waarmee u door de procedure wordt geleid.u k unt een selectie mak en op basis van plunummer, artikelgroep, artikelsubgroep en locatie. Bij de selectie wordt tevens gekeken of er van het artik el voorraad wordt bijgehouden en of er alternatieve voorraadgegevens zijn ingevuld. De geselecteerde artik elen worden in het scherm getoond, waarna u ak k oord k unt geven voor het wisselen tussen de verschillende voorraadgegevens. Na het ak k oord geven, worden de alternatieve voorraadgegevens geactiveerd. De tot dat moment geldende actuele voorraadgegevens worden daarbij overgezet naar de alternatieve voorraadgegevens.

24 23 [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Barcodes] Afbeelding 14 Aan een artikel (PLU) kunnen meerdere barcodes worden gekoppeld. Zodra een barcodenummer wordt ingetoetst wordt dit in het scherm als streepjescode -ter controleweergegeven. - Klik op de knop [Toevoegen] in het invoerscherm. - Voer het getal van de barcode van het artikel in, in het veld [Barcode]. - Klik op de knop [Opslaan] om de barcode op te slaan. - Om barcodes te verwijderen gaat u met de cursor op de betreffende code staan en klikt u op de knop [Verwijderen] rechtsonder in het scherm (naast de knop [Toevoegen]).

25 24 Barcodes kunnen onder een aparte keuze in de Senior- en Masterversie Senior / Master worden afgedrukt, namelijk onder [Stambestanden] [Artikelen] [Barcode] [Afdrukken]. Afbeelding 15 Na het verzenden van een nieuw artikelbestand naar de Fuel POS zullen de barcodes niet uit de Fuel POS zijn verwijderd. Verwijderen is alleen mogelijk door artik elmutaties te versturen. Prijsbarcodes zijn barcodes die beginnen met 21, 22 of 23. Prijsbarcodes kenmerken zich daarnaast doordat zij de verkoopprijs in zich dragen. Deze verkoopprijs staat in de barcode op de laatste 5 posities van de barcode, exclusief het laatste getal. Het allerlaatste getal in een barcode is namelijk een controlegetal. Een voorbeeld van een prijsbarcode is Hierbij is de laatste 8 het controlegetal en de prijs van dit artikel bedraagt 123,45. De Fuel POS behandelt deze barcodes echter op een aparte manier. Om er nu voor te zorgen dat het verzenden van artik elmutaties ook bij de prijsbarcodes goed gaat, dient u prijsbarcodes op een andere manier, namelijk zonder de verk oopprijs, op te slaan in het artikelenbestand.