PLAN VAN AANPAK TAAKAFSTOTING PARKEREN Fase 1
PLAN VAN AANPAK TAAKAFSTOTING PARKEREN Fase 1 Maessen 21 december 2004 concept
Inhoudsopgave Aanleiding... 2 Fase 1... 3 Vergroten transparantie... 3 Acties... 3 Besparingen op korte termijn... 4 Acties... 4 Bedrijfsmatiger werken Verkeer en parkeerbeheer... 5 Acties... 5 Fase 2... 7 Programma van eisen parkeergarages... 7 Acties... 7 Aanbesteding... 7 Acties... 7 1
Aanleiding Op 11 mei 2004 heeft het College van Burgemeester en Wethouders het verkennend onderzoek taakafstoting exploitatie parkeervoorzieningen vastgesteld en ingestemd met een fasering waarlangs uiteindelijk tot een verantwoord besluit tot geheel of gedeeltelijke uitbesteding van de exploitatie van het parkeerbedrijf gekomen kan worden. In het rapport is aangegeven dat er, naast een reeds bestaande bezuinigingsopdracht van 200.000,--, op korte termijn een besparing van 150.000,-- op de bedrijfsvoering mogelijk is. Daarnaast ontbreken er essentiële schakels in de keten Openbare Ruimte om een goede vergelijking met private partijen te kunnen maken. Met de bouw van de twee nieuwe parkeergarages aan de west-flank van het centrum moet bovendien ervaring met gerichte uitbesteding (Trojkamodel) op worden gedaan. Aanbevolen is om bovenstaande ontwikkeling in twee fasen te laten verlopen. Dit plan van aanpak is een uitwerking van deze fasen. 2
Fase 1 (vervolg) Fase 1 Het doel van fase 1 is om te komen tot een efficiëntere bedrijfsvoering door het vergroten van de transparantie, het doorvoeren van besparingen op korte termijn en bedrijfsmatiger werken. Vergroten transparantie In de rapportage is naar voren gekomen dat het aan een aantal schakels in de keten Openbare Ruimte ontbreekt: a) Kwaliteitseisen vanuit de klant naar verkeer en parkeerbeheer en andersom; b) Jaaropdrachten vanuit het bestuur naar verkeer en parkeerbeheer en andersom; c) Contractbeheer vanuit verkeer en parkeerbeheer naar externen. Acties Om de Keten Openbare Ruimte te completeren wordt een aantal maatregelen per schakel ingepland. Het gaat dan om de volgende maatregelen: a) kwaliteitseisen vanuit de klant Klantonderzoek naar ervaringen met de Vipas; Kwaliteitsvragen opnemen in de Stadsmonitor; Klantonderzoek gericht op de bezoeker; Ontwikkelen parkeerfolder en actuele internetsite; Evaluatie gebiedparkeren en grensstraten. b) Jaaropdrachten en verantwoording Voor 2004 en 2005 jaaropdrachten formuleren waarin kwaliteitseisen zijn opgenomen voor zowel de parkeervoorzieningen en diensten als het toezicht daarop; Control-gesprekken voeren. d) Contractbeheer Inventariseren van bestaande contracten; Nieuwe onderhoudscontracten voor Vialis en TPA opstellen; Aanbesteden aanschaf van nieuwe parkeerapparatuur; Aanbesteden inhuur VMC; Aanbesteden inhuur garagebeheer. Kwaliteitseisen vanuit de klant start voltooid Klantonderzoek Vipas 3 e kwartaal 2003 2 e kwartaal 2004 Stadsmonitor 1 e kwartaal 2005 Vanaf 2005 jaarlijks Klantonderzoek 2 e kwartaal 2005 3 e kwartaal 2005 Parkeerfolder en info I-net 1 e kwartaal 2005 2 e kwartaal 2005 Evaluatie gebiedparkeren en grensstraten 4 e kwartaal 2004 1 e kwartaal 2005 Jaaropdrachten en verantwoording Jaaropdracht 1 e kwartaal 2005 Vanaf 2005 jaarlijks Controlgesprekken 4 e kwartaal 2004 Vier maal per jaar Contractbeheer Inventarisatie contracten 2 e kwartaal 2004 afgerond 3
Fase 1 (vervolg) Onderhoudscontracten Vialis en TPA 4 e kwartaal 2004 2 e kwartaal 2005 Aanbesteden nieuwe parkeerapparatuur 4 e kwartaal 2004 3 e kwartaal 2005 Aanbesteden inhuur VMC 1 e kwartaal 2004 4 e kwartaal 2004 Aanbesteden inhuur garagebeheer 1 e kwartaal 2005 4 e kwartaal 2005 Besparingen op korte termijn Om in 2005 een besparing van in totaal 350.000,-- te kunnen realiseren is in 2004 een aantal werkprocessen en contracten onder de loep genomen, te weten: e) Contracten schoonmaak en onderhoud; f) Inhuur VMC; g) Inhuur garagebeheer; h) Werkwijze geldinzameling; i) Openingstijden garages; j) Verdergaande bezuinigingen. Acties e) Al ingezette bezuinigingen Omdat in 2004 nieuwe aanbestedingen voor de schoonmaak en het onderhoud zijn gedaan zijn hier besparingen in de kosten gerealiseerd. Deze kostenreductie moet nog in de begroting verwerkt worden. f) Inhuur VMC De inhuur is in 2004 aanbesteed. De opdracht wordt in september 2004 gegund en levert per saldo geen financiële besparing op. De verbetering zit hem met name in de kwaliteit. Er wordt in het laatste kwartaal van 2004 een nieuwe overeenkomst voorzien van een Service Level Agreement getekend. g) Inhuur garagebeheer Halverwege 2004 is gestart met een nieuw beveiligingsbedrijf wat een zeer scherpe prijs hanteert. Hierdoor is een kostenreductie in 2005 mogelijk. Begin 2005 zal de aanbesteding gestart worden. Ook hier wordt ten opzichte van de tarieven die nu berekend worden geen extra besparing verwacht maar gaat het met name om een kwaliteitsverbetering. h) Werkwijze geldinzameling Ongeveer halverwege 2004 is gekozen voor een andere werkwijze. Concreet houdt deze wijziging in dat de geldcassettes door een beveiligingsbedrijf worden verzameld en naar een beveiligde ruimte wordt gebracht. Vervolgens worden de cassettes door een geldinzamelbedrijf vanuit deze ruimte naar de telcentrale van dit bedrijf vervoerd. Het geld wordt vervolgens door het betreffende bedrijf geteld. Omdat voorheen het geldinzamelbedrijf alle werkzaamheden deed en hiervoor een aanzienlijk hoger tarief hanteerde wordt een bezuiniging mogelijk. In oktober wordt dit werkproces formeel vastgesteld. i) Gewijzigde openingstijden garages Dit voorstel wordt in het laatste kwartaal van 2004 ter vaststelling voorgelegd. Hiermee wordt eveneens een kostenreductie gerealiseerd. 4
Fase 1 (vervolg) j) Verdergaande bezuinigingen Verdergaande bezuinigingen leiden tot een afname van het serviceniveau. Hiermee wordt bedoeld dat de openingstijden van de garages drastisch verminderd moeten worden of dat er gedurende bepaalde perioden geen garagebeheerder meer in de garage aanwezig is. Bezuinigingsmaatregel Opbrengst Aanbesteding schoonmaak 38.000 Inhuur VMC 0 Inhuur garagebeheer 50.000 Werkwijze geldinzameling 160.000 Gewijzigde openingstijden 30.000 Verdergaande bezuinigingen Pm Totaal 278.000 Bedrijfsmatiger werken Verkeer en parkeerbeheer Om het parkeerbedrijf in zijn geheel beter vergelijkbaar te maken met private partijen en andere parkeerbedrijven moet een aantal maatregelen worden genomen. Naast administratieve maatregelen moeten er tevens activiteiten worden ontwikkeld om de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen. k) Ontwikkelen standaard kwaliteitseisen voor parkeervoorzieningen; l) Benchmark gemeentelijke parkeerbedrijven; m) Beschrijving van werkprocessen en functieprofielen; n) Het aanbrengen van een scherpere scheiding tussen beheerstaken, projecten en overhead in de financiële balans van de parkeervoorzieningen; o) Uitbesteding van beheerstaken (Service Level Agreement). Acties k) Standaard kwaliteitseisen voor parkeervoorzieningen Standaard kwaliteitseisen ten behoeve van parkeervoorzieningen op straat zijn in 2004 ontwikkeld ten behoeve van de ontwikkeling en plaatsing van de nieuwe parkeerautomaten (Vipas). Een nieuw programma van eisen voor parkeerapparatuur is eveneens in 2004 opgesteld ten behoeve van de verbouwing Mariënburggarage. Momenteel wordt bovendien gewerkt aan een programma van eisen (kwaliteitseisen) voor garages in verband met de ontwikkelingen rond het PCC. De programma s moeten nog bestuurlijk worden vastgesteld. l) Benchmark gemeentelijke parkeerbedrijven Het CROW is momenteel een benchmark voor gemeentelijke parkeerbedrijven aan het ontwikkelen. Dit betekent dat steeds meer gemeentelijke parkeerbedrijven hun parkeerdata aan het CROW gaan verstrekken. Deze gegevens maken uiteindelijk een onderlinge vergelijking mogelijk. Voordeel hiervan is dat vrij snel inzicht kan worden verkregen in het eigen functioneren ten opzichte van andere gemeenten. Ook zijn snel landelijke trends zichtbaar. Bovendien kan op deze wijze inzicht verkregen worden in het effect dat bepaalde maatregelen op de parkeerexploitatie zal hebben. Immers, de ervaringen van andere gemeenten kunnen worden vergeleken. Meedoen aan deze benchmark heeft financiële consequenties in de vorm van een lidmaatschap ( 10.800,-). 5
Fase 1 (vervolg) m) Beschrijving werkprocessen en functieprofielen Deze beschrijvingen moeten geactualiseerd worden waarbij duidelijk taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. n) Het aanbrengen van een scherpere scheiding tussen projecten, beheerstaken en overhead Deze scheiding ligt al in de begroting besloten maar kan verder doorgevoerd worden. De begroting van 2005 wordt hierop aangepast. Dit is overigens een activiteit die jaarlijks terugkomt. o) Uitbesteding van beheerstaken Een groot aantal beheerstaken is inmiddels uitbesteed aan derden. Deze trend zal zich verder voortzetten. Bij het verlopen en/of vernieuwen van contracten zullen zogenaamde Service Level Agreements worden overeengekomen. Hiermee wordt het mogelijk om meer dan nu het geval is kwaliteitsafspraken te maken en na te komen. In 2004 wordt dit ontwikkeld voor de inhuur VMC. In 2005 staan de onderhoudscontracten met Vialis en TPA en de inhuur garagebeheer op het programma. Activiteit Start Voltooid Standaard kwaliteitseisen 3 e kwartaal 2004 2 e kwartaal 2005 parkeervoorzieningen Benchmark gemeentelijke parkeerbedrijven 2 e kwartaal 2005 Jaarlijks terugkerend Actualiseren werkprocessen en 1 e kwartaal 2005 3 e kwartaal 2005 functieprofielen Scheiding beheerstaken, projecten en 4 e kwartaal 2004 4 e kwartaal 2005 overhead Uitbesteden beheerstaken 1 e kwartaal 2005 2006 6
Fase 2 (vervolg) Fase 2 In fase twee wordt de bouw van de twee nieuwe garages voorbereid. De eerste stap daarin is het opstellen van een programma van eisen voor de nieuw te bouwen parkeergarages. Programma van eisen parkeergarages In dit programma dienen de bestuurlijke, financiële en juridische kaders te worden aangegeven waarbinnen uitbesteding van de nieuw te bouwen parkeergarages aan westflank van het centrum mogelijk is. De expertise die voor deze opdracht nodig is hebben we niet zelf in huis. De opdracht moet daarom uitbesteed worden. Acties p) Opdracht formuleren en verstrekken; Het belang van het programma van eisen voor het verdere verloop van de aanbesteding is cruciaal. De opdrachtformulering en de uiteindelijk keuze van de opdrachtnemer moet daarom zeer zorgvuldig gebeuren. Deze actie is in de parkeervisie opgenomen. Hiervoor dient 20.000,- te worden vrijgemaakt. Programma van eisen parkeergarages start voltooid Opdracht formuleren 1 e kwartaal 2005 1 e kwartaal 2005 Definitief programma 1 e kwartaal 2005 3 e kwartaal 2005 Aanbesteding De kaders die in het programma van eisen staan vermeld geven de ruimte waarbinnen de aanbesteding kan worden verricht. Deze kaders zijn nodig bij: q) Het voorbereiden van de aanbesteding; r) Het maken van een keuze voor de wijze van aanbesteding; s) Het verder uitwerken van de aanbesteding voor het trojkamodel. Acties q) Het voorbereiden van de aanbesteding Dit proces is noodzakelijk omdat vooraf duidelijk moet zijn op welke criteria de aanbieders beoordeeld zullen worden en welk gewicht aan de criteria wordt gehecht. Tevens moet de aanbesteding zo eenduidig zijn dat de offertes vergelijkbaar zijn. r) Het maken van een keuze voor de wijze van aanbesteding Een aanbesteding kan op verschillende wijzen geschieden. Enerzijds wordt dit bepaald door de hoogte van het aan te besteden bedrag. Voor diensten geldt een ander drempelbedrag dan voor bijvoorbeeld werken. Ook wanneer de De planning dient te worden afgestemd op de planning die het projectbureau hanteert ten aanzien van het project achter de Hezelpoort. 7
Fase 2 (vervolg) drempelbedragen niet worden overschreden kan het een keuze zijn om toch Europees aan te besteden. s) Het verder uitwerken van de aanbesteding voor het trojkamodel Hiermee wordt een verdergaande voorbereiding van de aanbesteding bedoeld. Van belang in deze stap is dat na uitbesteding voldoende regie vanuit de Gemeente Nijmegen kan worden gehouden op het parkeerproduct. Deze stap resulteert uiteindelijk in een concept-overeenkomst. Aanbesteden start voltooid Voorbereiden aanbesteding 3 e kwartaal 2005 4 e kwartaal 2005 Maken van keuze voor aanbesteding 4 e kwartaal 2005 4 e kwartaal 2005 Verdere uitwerking trojkamodel 4 e kwartaal 2005 1 e kwartaal 2006 8