Hoe de opmaak van een ondernemingsplan aanpakken Evelien Kippers en Maxime Loose Agentschap Overheidspersoneel Infosessie ondernemingsplan 12 januari 2015
2 Doelstellingen werken! Goal Setting Theory: Sommigen doen het beter dan anderen, de meest eenvoudige verklaring op gebied van motivatie ligt in het verschil van doelstellingen. (Latham & Locke, 1991) Groepsdoelstellingen -> motiverende effecten > Planning > Samenwerking > Communicatie > Effectiviteit en efficiëntie
3 Doelstellingen die werken Eenvoudig en niet in conflict met andere doelen Het is duidelijk wat te bereiken is Doelstelling die werkt De doelstelling is uitdagend, moeilijk te realiseren Voorzie de mogelijkheid tot feedback over het bereiken van het doel Creëer betrokkenheid van uitvoerders op de doelstelling
4 Aanpak ondernemingsplan Input verzamelen Plannen v/h realiseren v/d doelstellingen Doelstellingen bepalen Indicatoren en streefwaarden formuleren Verwachte inzet van middelen en mensen bepalen
5 Aanpak ondernemingsplan Input verzamelen Plannen v/h realiseren v/d doelstellingen Doelstellingen bepalen Indicatoren en streefwaarden formuleren Verwachte inzet van middelen en mensen bepalen
6 1: Input verzamelen 1. Evaluatie realisaties van het afgelopen jaar Evaluatie beheersovereenkomst en ondernemingsplan 2. Bronnen verzamelen Vlaams Regeerakkoord, beleidsnota, specifieke transversale beleidsplannen, regelgeving Oprichtingsdecreten en besluiten, kernopdrachten Organisatiestrategie (missie/visie) 3. Omgevingsanalyse maken 4. Belanghebbenden bevragen Maak een managementsamenvatting met de strategisch essentiële input om tot keuzeleidraad te dienen, en valideer.
7 1: Input verzamelen http://www.bestuurszaken.be/toolbox/strategieformulering/stappenplan
8 Aanpak ondernemingsplan Input verzamelen Doelstellingen bepalen Plannen v/h realiseren v/d doelstellingen Indicatoren en streefwaarden formuleren Verwachte inzet van middelen en mensen bepalen
2: Doelstellingen bepalen Nr Doelstellingenseminarie Timing 1 Onthaal en plenaire opstart 09.00u 09.45u 2 Verzamelde input presenteren en in kleine groepjes bespreken 09.45u 11.00u 3 Brainstorm en formuleren: Grootste uitdagingen en corresponderende doelstellingen (longlist) 4 Prioitiseren in doelstellingen: van longlist naar shortlist via stemming 11.00u 13.00u 13.45u 14.10u 5 Eerste uitwerking projecten/acties per doelstelling 14.10u 15.00u 6 Vragenronde over de tot dan toe uitgewerkte ideeën 15.00u 15.45u 7 Verder afwerken projecten/acties 15.45u 16.30u 8 Delen resultaten, next steps, evaluatie en afsluiting 16.30u 17.00u
2: Doelstellingen bepalen Missie Visie Strategische doelstelling Operationele doelstelling Strategisch Doel 1 Jaar X-Z Operationeel doel 1.1. Jaar X Operationeel doel 1.2. Jaar X-Y Strategisch Doel 2 Jaar X-Z Operationeel doel 2.1. Jaar X
12 Aanpak ondernemingsplan Input verzamelen Plannen v/h realiseren v/d doelstellingen Doelstellingen bepalen Indicatoren en streefwaarden formuleren Verwachte inzet van middelen en mensen bepalen
3: Plannen v/h realiseren van doelstellingen Missie Visie Strategische doelstelling Operationele doelstelling Project, proces of actie Strategisch Doel 1 Jaar X-Z Operationeel doel 1.1. Jaar X Operationeel doel 1.2. Jaar X-Y Project Proces Proces Strategisch Doel 2 Jaar X-Z Operationeel doel 2.1. Jaar X Proces Actie Project 13
14 3: Plannen v/h realiseren van doelstellingen Projecten (& programma s), processen en acties toewijzen aan de doelstellingen? Terugplannen:
15 3: Plannen v/h realiseren van doelstellingen Terugplannen: Wat is nodig om de doelstelling maximaal te realiseren? Welke mijlpalen? / Welke processen/projecten zijn nodig? Hoe verdelen we de inspanningen over de tijd? SD X: Realiseren van een kwaliteitsvol fietsnetwerk Operationele doelstelling Dec/2015 Project/ proces Dec/2016 Project/ proces Dec/2017 Project/ proces Dec/2018 Project/ proces OD Y: Aanleg Fietspaden Voorbereiden projecten Realiseren nodige onteigeningen Uitschrijven nodige aanbestedingen Uitvoeren/ opvolgen aanleg fietspaden
16 3: Plannen v/h realiseren van doelstellingen: sjabloon
17 3: Plannen v/h realiseren van Nr doelstellingen: sjabloon Naam Meerjarig of jaarlijks Thema Verantwoordelijke (n) (input voor) Doelstellingen uit KTP Beleid, recurrent Processen uit KTP Kernprocessen, projecten Evt. aanvullen Doelstellingen Voor beheer, welzijn, diversiteit, regeringsafspraken Processen Voor management en ondersteunende processen Andere acties (projecten, programma's) Uitwerken
18 Aanpak ondernemingsplan Input verzamelen Plannen v/h realiseren v/d doelstellingen Doelstellingen bepalen Indicatoren en streefwaarden formuleren Verwachte inzet van middelen en mensen bepalen
19 4: Indicatoren & streefwaarden Indicator: een meeteenheid die onrechtstreeks een benadering geeft van een bepaalde grootheid/fenomeen Streefwaarde: de waarde die dient bereikt te worden om een doelstelling als gerealiseerd te beschouwen Belang: Geeft feedback en richting Motiveert als voldoende uitdagend, moeilijk Risico: werkt zeer motiverend, dus denk na over gewenste en ongewenste effecten
4: Indicatoren & streefwaarden Type indicatoren Monitoringstool Vo Geven aan in welke mate het beleid gerealiseerd wordt Meten de geleverde diensten of producten in termen van volume of de kwaliteit ervan Voortgangsrapportering obv projectplanning/ realiseren geplande mijlpalen Geven een beeld van het verloop van bepaalde activiteiten 20
4: Indicatoren & streefwaarden Voorbeelden van indicatoren Indicatoren die werken met aantallen Nieuwe dossiers Aantal vragen Aantal klachten Indicatoren gericht op vooruitgang % van project gerealiseerd Indicatoren gericht op verandering aantal deelnemers klantentevredenheid 21
22 Aanpak ondernemingsplan Input verzamelen Plannen v/h realiseren v/d doelstellingen Doelstellingen bepalen Indicatoren en streefwaarden formuleren Verwachte inzet van middelen en mensen bepalen
23 5: Inzet middelen en mensen: sjabloon Input Output Personeelsinzet in VTE Begrotingsartikel en budget (beleidskredieten) Indicatoren of Kengetallen Streefwaarden en mijlpalen PEP, KTP Evt. aanvullen Uitwerken
24 Verdere stappen Doorvertalen binnen de afdelingen/teams. Een voorbeeld: Drie vragen per afdeling of team; toelichten aan elkaar: Prioriteiten binnen de doelstellingen (vb. top 3 beleids-beheers- ) Hinderpalen/risico s Samenwerking met andere afdelingen/teams Bevragen aan elkaar: Bij prioriteiten: vragen of opmerkingen Bij hinderpalen/risico s: oplossingen/beheersmaatregelen voorstellen Bij samenwerking: vragen of opmerkingen Plenair bespreken en afronden Doorvertalen tot het individuele niveau
25 Rapportering X-1: sjabloon Uitvoeringsrapportering Kwantitatieve evaluatie Kwalitatieve evaluatie
26 Inspiratie & ondersteuning Ondersteuningswebsite: www.bestuurszaken.be/ondernemingsplan (o.a. sjabloon) Toolbox strategieformulering: http://www.bestuurszaken.be/toolbox/strategieformulering Ondersteuning via AgO advies: agoadviseert@vlaanderen.be Tool doelstellingenmanagement: http://www.bestuurszaken.be/doelstellingenmanagement