Organisatiecultuur. Een handleiding

Transcriptie

1 Organisatiecultuur Een handleiding

2 Leeswijzer toolbox Doelstelling toolbox Het is de bedoeling dat deze toolbox handvaten aanreikt aan en inspiratie is voor iedereen binnen de Vlaamse overheid die binnen zijn of haar organisatie aan organisatiecultuur werkt/wil werken. De inhoud van de toolbox is gebaseerd op: Projectervaring van AgO Wetenschappelijke literatuur en modellen Feedback van mensen in de VO die met het thema bezig zijn Ago Powerpoint 2

3 Leeswijzer toolbox Hoe deze toolbox hanteren De toolbox moet bruikbaar zijn voor iedereen, elke organisatie heeft echter andere noden en een andere cultuur. Dit wil dan ook zeggen dat hetgeen in de toolbox staat, moet worden aangepast op maat van de organisatie. Inbedden in de organisatie Bepaalde termen, methodes, zullen moeten worden aangepast naar wat gebruikelijk is binnen de organisatie. Op maat maken van het project Naargelang de aard van het project, maturiteit van de organisatie, zal het nodig zijn om bijvoorbeeld bepaalde stappen weg te laten (of toe te voegen), volgordes te wijzigen, Ago Powerpoint 3

4 Inhoud I. Organisatiecultuur? Een inleiding II. Werken aan organisatiecultuur 0. Opstart 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie 3. Indicatoren 4. Actieplan 5. Opvolging III. Quick wins Ago Powerpoint 4

5 I. ORGANISATIECULTUUR? Ago Powerpoint 5

6 Definiëring organisatiecultuur Organisatiecultuur omvat het geheel van waarden en normen en de set van gedeelde meningen/opinies, die het concrete gedrag van individuen en groepen in de organisatie beïnvloeden. Organisatiecultuur bepaalt het gezicht van de organisatie Ago Powerpoint 6

7 Definiëring organisatiecultuur CULTUUR IS MEER Maar cultuur is meer dan enkel het voorzien van gedeelde opinies over het uiteindelijke doel van het te stellen gedrag Cultuur is ook het geheel van instrumenten om praktische problemen in de organisatie aan te pakken Ago Powerpoint 7

8 v IAVA: organisatiebeheersing Plaats van organisatiecultuur in de organisatie volgens IAVA Ago Powerpoint 8

9 v Tempelmodel Innovatieve Arbeidsorganisatie Ago Powerpoint 9

10 v Een gedeelde en gedragen visie op cultuur in gans de organisatie Ago Powerpoint 10

11 v De leiding is het voorbeeld van de visie op cultuur in daden Ago Powerpoint 11

12 v Opleiden & sturen om gedrag te stellen in de lijn van de cultuur Ago Powerpoint 12

13 v Maken de cultuur mogelijk &vertoont een fit met deze cultuur Ago Powerpoint 13

14 v Cultuur hangt met alles wederzijds samen Ago Powerpoint 14

15 v alle elementen samen bepalen het gedrag in de organisatie Ago Powerpoint 15

16 Aandachtspunten Dat wil dus zeggen dat Geen magie Cultuur komt niet plots te voorschijn Walk the talk Cultuur gaat pas leven door het gedrag dat in de organisatie wordt gesteld De organisatie dat is cultuur Organisatiecultuur krijgt vorm doorheen gans de organisatie Ago Powerpoint 16

17 II. WERKEN AAN ORGANISATIECULTUUR Ago Powerpoint 17

18 II. Werken aan organisatiecultuur Fase Resultaat Wie Hoe 0. Opstart Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep Projectfiche 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse 3. Indicatoren Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen 4. Actieplan Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken 5. Opvolging Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Gevalideerde visietekst Stuurgroep, projectgroep - Coverstory - Visietekst schrijven - Visietekst aftoetsen - Valideren Projectgroep, medewerkers - Documentanalyse - Bevraging - Interactief - Combinatie Projectgroep - In kaart relevante beschikbare gegevens - Nulmeting - Proces voor opvolging Stuurgroep, projectgroep - Template actieplan - Matrix om acties te bepalen Stuurgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken - Opvolgingstabel Ago Powerpoint 18

19 0. Opstart Verschillende manieren om aan cultuur te werken Positief Negatief Waar willen we naartoe? Wat zijn de problemen? Strategie Wat zijn de oorzaken? Ago Powerpoint 19

20 0. Opstart Brugmodel opzetten participatief proces Ago Powerpoint 20

21 0. Opstart Brugmodel: handig model bij de opstart van een project en bij de opvolging. In kaart brengen waarover het gaat - waarover het niet gaat - en wat de doelstellingen zijn; Nadenken over de stakeholders binnen de organisatie en op welke manier ze het beste bij het project worden betrokken voor een maximaal draagvlak te kunnen creëren. Op deze basis een gefundeerd projectplan maken met twee invalshoeken: 1. De te behalen doelstellingen en de wenselijke outputs en outcomes 2. Eigenaarschap binnen de organisatie van de gewenste cultuur (verandermanagement) Ago Powerpoint 21

22 0. Opstart Projectstructuur Denk goed na over een projectstructuur met duidelijke rollen; Stuurgroep (meestal de directie) Projectleider Projectmedewerkers (meestal verenigd in de projectgroep of werkgroep) Tip: betrek een lid van de directie in de projectgroep, zo kan je het beste voeling houden met de directie en heb je een ambassadeur in de directie Ago Powerpoint 22

23 0. Opstart Cultuurverandering = veranderingsmanagement Zorg voor een Case for Change Beschrijf een motiverende/dwingende reden voor verandering Zijn er goede en nodige doelstellingen? Is er voor betrokkenen een reden om mee te doen? Nood aan een positief en aantrekkelijk verhaal Management = sponsor van het traject Management moet als één man achter de doelstelling van het traject staan. Zelfde verhaal vertellen Ago Powerpoint 23

24 0. Opstart Cultuur zit overal in de organisatie dus een cultuurverandering kan enkel slagen als: Als ze doorheen heel de organisatie gaat. Als ze door iedereen (dit wil zeggen alle lagen van de organisatie) wordt gedragen Belang van betrokkenheid in het traject Nood aan regelmatige en voldoende communicatie naar degenen die impact zullen ervaren Ago Powerpoint 24

25 II. Werken aan organisatiecultuur Fase Resultaat Wie Hoe 0. Opstart Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep Projectfiche 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse 3. Indicatoren Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen 4. Actieplan Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken 5. Opvolging Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Gevalideerde visietekst Stuurgroep, projectgroep - Coverstory - Visietekst schrijven - Visietekst aftoetsen - Valideren Projectgroep, medewerkers - Documentanalyse - Bevraging - Interactief - Combinatie Projectgroep - In kaart relevante beschikbare gegevens - Nulmeting - Proces voor opvolging Stuurgroep, projectgroep - Template actieplan - Matrix om acties te bepalen Stuurgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken - Opvolgingstabel Ago Powerpoint 25

26 1. Visie op cultuur bepalen Wat? Het management gaat na: Welke cultuur is nodig om de strategie en doelstellingen te bereiken? Maar ook: welke organisatie willen we zijn? Resultaat? Een visietekst met daarin een beperkt aantal inspirerende waarden die de organisatie en het gedrag binnen de organisatie zullen vorm geven Wie? Management beslist over bottom-up of top-down aanpak Ago Powerpoint 26

27 1. Visie op cultuur bepalen Welke organisatie willen we zijn? Welke cultuur is nodig om de doelstellingen te behalen? Door middel van goed doorleefde waarden kan een organisatie zich van de rest onderscheiden. Waarden motiveren en stimuleren een bepaald gedrag. Het is dan ook van essentieel belang dat het management de waarden goed kiest en uitdraagt naar de rest van de organisatie. The Body Shop Ago Powerpoint 27

28 1. Visie op cultuur bepalen Formuleren van waarden, visietekst schrijven: Schrijf geen ellenlange visietekst die niemand leest. Zorg ervoor dat de boodschap overkomt in alle delen van de organisatie. Wees aantrekkelijk, wervend en inspirerend! Formuleer een paar waarden en verduidelijk deze eventueel in een paar korte zinnen. Denk ook aan de cultuurkenmerken van de Vlaamse overheid (daadkracht, ondernemerschap, 360 vertrouwen, wendbaarheid en openheid), maar wees niet bang om origineel te zijn Ago Powerpoint 28

29 1. Visie op organisatiecultuur bepalen Coverstory als hulpmiddel om de waarden/visietekst te formuleren 2016: in de 13 handelt het centrale artikel over het 10-jarig bestaan van uw organisatie. Wat zal er op de cover staan? Welke randverhalen komen In het themanummer? (een drietal) Ga er vanuit dat het tijdschrift verschijnt in november 2016 Maak een krachtige titel Ago Powerpoint Ago Powerpoint 29 29

30 1. Visie op organisatiecultuur bepalen Toetsen van de visie: Is de visie: Ambitieus: Maakt keuzen, gaat over meer dan nu Motiverend: Geeft energie, is inspirerend Onderscheidend: Vertolkt de eigenheid Relevant: Voor alle stakeholders Echt: Authentiek & geloofwaardig Ago Powerpoint 30

31 1. Visie op organisatiecultuur bepalen Openstaande vraag: Hierbij ook de externe stakeholders betrekken? Geen sluitend antwoord: Afhankelijk van organisatie tot organisatie. Het kan zijn dat een organisatie zeer extern gericht is, waarbij de externe stakeholders een duidelijke invloed ondervinden van de organisatiecultuur. In dergelijke organisaties kan het opportuun zijn hen te betrekken. Voor andere organisaties is het misschien minder interessant (kosten/baten-gewijs) Ago Powerpoint 31

32 1. Visie op organisatiecultuur bepalen Aandachtspunten: Visie op cultuur dient in lijn te liggen met gemaakte strategische keuzes (missie, visie, doelstellingen, ) Wie bepaalt de visie? Het management of samen met de organisatie? Keuze door het management! Het schrijven van de visie is een proces. Een visie is niet geschreven op een namiddag Ago Powerpoint 32

33 1. Visie op organisatiecultuur bepalen Aandachtspunten: De visie heeft consequenties. Toekomstige daden zullen afgezet worden t.o.v. de beschreven visie, het mag niet vrijblijvend zijn. Draag zorg voor de communicatie van de visie. Bij voorkeur gebeurt de communicatie door het management samen met het engagement om deze visie te realiseren Ago Powerpoint 33

34 II. Werken aan organisatiecultuur Fase Resultaat Wie Hoe 0. Opstart Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Projectfiche 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse 3. Indicatoren Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen 4. Actieplan Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken 5. Opvolging Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Gevalideerde visietekst Stuurgroep, projectgroep - Coverstory - Visietekst schrijven - Visietekst aftoetsen - Valideren Projectgroep, medewerkers - Documentanalyse - Bevraging - Interactief - Combinatie Projectgroep - In kaart relevante beschikbare gegevens - Nulmeting - Proces voor opvolging Stuurgroep, projectgroep - Template actieplan - Matrix om acties te bepalen Stuurgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken - Opvolgingstabel Ago Powerpoint 34

35 2. Analyse organisatie Wat? Nu er bepaald is hoe de organisatiecultuur er in de toekomst moet uitzien, is het van belang om te weten waar de organisatie vandaag staat Resultaat? Een zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse waarop men zich kan baseren om een actieplan op te maken Wie? Afhankelijk van de gekozen methodiek, maar het is aan te raden zo veel mogelijk mensen binnen de organisatie hierbij te betrekken Ago Powerpoint 35

36 2. Analyse organisatie Cultuur is aanwezig in alle aspecten van de organisatie Zichtbaar maken Ago Powerpoint 36

37 2. Analyse organisatie Cultuur is aanwezig in alle aspecten van de organisatie Zichtbaar maken Ago Powerpoint 37

38 2. Analyse organisatie Verschillende mogelijkheden 1. Documentanalyse 2. Bevraging 3. Interactieve benadering 4. Combinatie van methoden Ago Powerpoint 38

39 2.1 Analyse organisatie- Documentanalyse 1. Documentanalyse Analyse van resultaten bestaande gegevens Gevoerde bevragingen: Personeelspeiling, BUE, klantentevredenheid Andere bronnen: klachten, persartikels, Balanced Scorecard, Ago Powerpoint 39

40 2.1 Analyse organisatie Geen onnodige extra bevraging Geen belasting medewerkers Geen financiële investering nodig Afhankelijkheid van responsgraad Bureauwerk (wat niet goed is voor het verandermanagement) Niet gemakkelijk Hoe resultaten interpreteren? Als door één persoon gebeurt, grote kans op eenduidige/persoonlijke interpretatie. Komen alle elementen uit de visie naar voor? Ago Powerpoint 40

41 2.2 Analyse organisatie 2. Bevraging Via een vragenlijst de huidige organisatiecultuur in kaart brengen Er bestaan heel wat verschillende vragenlijsten Zie bespreking diverse instrumenten (toolbox) Er bestaat geen beste instrument Het meest geschikte instrument is afhankelijk van de doelstellingen Het is belangrijk op voorhand goed na te denken over wat je kan doen met het resultaat Ago Powerpoint 41

42 2.2 Analyse organisatie Iedereen is betrokken, brede bevraging Duidelijk visueel resultaat Objectieve basis om gesprekken te starten Misschien de zoveelste bevraging Kosten/baten Veel geld voor consultancy (is niet altijd goed besteed), Vraagt energie Goed nadenken over zinvolheid van het resultaat: kunnen we er praktisch mee aan de slag? Ago Powerpoint 42

43 2.3 Analyse organisatie 3. Interactieve benadering Door middel van workshops, focusgroepen, interviews, Voorbeelden: zie toolbox Ago Powerpoint 43

44 2.3 Analyse van de organisatie De mensen worden betrokken op een directe manier Goed voor verandermanagement Pragmatische aanpak Ook uit werksessies los van het cultuurtraject kan input worden verzameld De analyse gaat minder in de diepte, is minder scherp De analyse is voor interpretatie vatbaar Soms moeilijk om de focus te houden Ago Powerpoint 44

45 2.4 Analyse organisatie 4. Combinatie van methoden Geeft meer zekerheid over het resultaat Verrijkt de resultaten Bijvoorbeeld: Combinatie documentanalyse en interactieve benadering: Documentanalyse als voorbereiding of toets van de interactieve sessie Ago Powerpoint 45

46 2.4 Analyse organisatie 5. Kloofanalyse Ago Powerpoint 46

47 2.5 Analyse van de organisatie Aandachtspunten Kies de methode die het beste bij het traject past Is er een grondige analyse van de organisatie echt vereist? Hoeveel tijd is er? Is het de bedoeling om heel participatief te werk te gaan of meer top down Kies de methode die het beste bij de organisatie past Ago Powerpoint 47

48 II. Werken aan organisatiecultuur Fase Resultaat Wie Hoe 0. Opstart Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Projectfiche 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse 3. Indicatoren Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen 4. Actieplan Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken 5. Opvolging Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Gevalideerde visietekst Stuurgroep, projectgroep - Coverstory - Visietekst schrijven - Visietekst aftoetsen - Valideren Projectgroep, medewerkers - Documentanalyse - Bevraging - Interactief - Combinatie Projectgroep - In kaart relevante beschikbare gegevens - Nulmeting - Proces voor opvolging Stuurgroep, projectgroep - Template actieplan - Matrix om acties te bepalen Stuurgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken - Opvolgingstabel Ago Powerpoint 48

49 3. Indicatoren Wat? Een organisatiespecifiek instrument Om de evoluties op gebied van de gewenste cultuur op te volgen Hoe? Bundelen elementen uit peilingen die reeds in de organisatie gebeuren Vb. Personeelstevredenheid, klantentevredenheid, BUE, indicatoren balanced score card, Resultaat Monitor van cultuurelementen Input voor het (bij)sturen van het actieplan Ago Powerpoint 49

50 3. Indicatoren Stappenplan Zie ook toolbox, cultuur meten cultuurbarometer 1. Selecteren relevante gegevensbronnen 2. Selecteren relevante items uit bronnen 3. Bepalen norm per item Antwoord op de vraag: Indien we de visie op cultuur realiseren, welke score dienen we dan te behalen op het bepaalde item? 4. Nulmeting Kan ook nuttig zijn in analysefase 5. Opstellen proces voor opvolging monitor Wie is verantwoordelijk? Bepalen wat er gedaan wordt met de resultaten Ago Powerpoint 50

51 Voorbeelden van indicatoren: Daadkracht Ondernemerschap 360 vertrouwen Openheid Wendbaarheid Ago Powerpoint 51

52 3. Indicatoren Indicatoren moeten tijdig beschikbaar en correct zijn Indicatoren moeten gekoppeld zijn aan beheer (opvolging) en beleid (visie) Je krijgt het gedrag dat je meet Kosten/baten van dataverzameling Kies de essentiële indicatoren: VS Ago Powerpoint 52

53 II. Werken aan organisatiecultuur Fase Resultaat Wie Hoe 0. Opstart Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Projectfiche 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse 3. Indicatoren Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen 4. Actieplan Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken 5. Opvolging Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Gevalideerde visietekst Stuurgroep, projectgroep - Coverstory - Visietekst schrijven - Visietekst aftoetsen - Valideren Projectgroep, medewerkers - Documentanalyse - Bevraging - Interactief - Combinatie Projectgroep - In kaart relevante beschikbare gegevens - Nulmeting - Proces voor opvolging Stuurgroep, projectgroep - Template actieplan - Matrix om acties te bepalen Stuurgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken - Opvolgingstabel Ago Powerpoint 53

54 4. Actieplan Wat? Nagaan welke acties een impact zouden kunnen hebben om de gewenste organisatiecultuur te kunnen bereiken en aan elke actie een verantwoordelijke koppelen Resultaat? Een overzicht van de verschillende acties, hun timing, doel, verantwoordelijke, Met daarbij oog voor opvolging, bijsturing indien nodig en communicatie Wie? De projectgroep Validatie door de stuurgroep (het voltallige management) Ago Powerpoint 54

55 4. Actieplan Doorvertaling vorige oefeningen naar concrete gedragingen/acties Op team of individueel niveau Voorbeeldrol leidinggevenden Bij de processen, structuur, systemen (zie ook tempelmodel) Ago Powerpoint 55

56 4. Actieplan Elke actie uitwerken in een dynamisch actieplan om kloof tussen huidig en gewenste cultuur te dichten Opvolgingsinstrument Cyclisch bijsturen/aanvullen/ Duidelijke timing Duidelijke omschrijving actie Eindverantwoordelijke Status actie Ago Powerpoint Evaluatie en/of bijsturing, een vervolgactie?

57 4. Actieplan Aandachtspunten: Mis geen kansen! Naast de acties geformuleerd in het actieplan, worden er nog zaken opgezet binnen organisaties. Integreer ook daar de organisatiecultuur. Maak telkens die afweging. Organisatiecultuur mag niet herleid worden naar louter een Excel tabel. Het moet een reflex zijn bij élke actie die wordt ondernomen Ago Powerpoint 57

58 4. Actieplan Aandachtspunten: Kies een beperkt aantal prioriteiten waarop gewerkt wordt Keuze kan bepaald worden door kloofanalyse of door aanvoelen management/medewerkers Herzie prioriteiten regelmatig Een actieplan is niet statisch Evalueer de genomen acties en stuur bij Bekijk regelmatig het actieplan (voorbeeld jaarlijks) en stuur bij o.b.v. evaluaties van de genomen acties en de eventuele cultuurmonitoring Ago Powerpoint 58

59 4. Actieplan Aandachtspunten: Zorg voor een verantwoordelijke voor het opvolgen van het actieplan Zorg ervaar dat acties passen binnen de grotere organisatie Vb. deel van HR-beleidsplan, Ook hier is communicatie opnieuw belangrijk, vertel aan de organisatie waarom je wat gaat doen Ago Powerpoint 59

60 II. Werken aan organisatiecultuur Fase Resultaat Wie Hoe 0. Opstart Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Projectfiche 1. Visie op cultuur bepalen 2. Analyse organisatie Zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse 3. Indicatoren Instrument om evolutie naar gewenste cultuur op te volgen 4. Actieplan Gevalideerd actieplan, met concrete acties en verantwoordelijken 5. Opvolging Systematische opvolging en bijsturing van de geformuleerde acties Gevalideerde visietekst Stuurgroep, projectgroep - Coverstory - Visietekst schrijven - Visietekst aftoetsen - Valideren Projectgroep, medewerkers - Documentanalyse - Bevraging - Interactief - Combinatie Projectgroep - In kaart relevante beschikbare gegevens - Nulmeting - Proces voor opvolging Stuurgroep, projectgroep - Template actieplan - Matrix om acties te bepalen Projectgroep organisatiecultuur, Directie, verantwoordelijken - Opvolgingstabel Ago Powerpoint 60

61 III. QUICK WINS Ago Powerpoint 61

62 4. Quick wins Cultuur verankeren in de strategische cascade Missie, visie, waarden Prestatiemanagement (PLOEG). Cultuur integreren in de beleidscyclus en bestaand instrumentarium PEP Ondernemingsplan Ago Powerpoint 62

63 Contacteer AgO: VRAGEN? Ago Powerpoint 63