Performante interne communicatie

Transcriptie

1 Performante interne communicatie met draagvlak Eric Goubin, onderzoekshoofd Annick Vanhove, wetenschappelijk medewerker

2 Het leven zoals het is interne communicatie Wij moeten altijd eerst in de gazet lezen wat ze in onze organisatie beslist hebben. Dat ze eens een dag mijne job komen doen, dan gaat dat managementteam pas weten wat we hier allemaal meemaken. Ik zou echt niet weten waar ze in die andere diensten mee bezig zijn. We mogen wel ons gedacht zeggen, maar als het er op aan komt doen ze daar toch niks mee.

3 Moeten ze dat nu echt op mail zetten, kunnen ze dat niet gewoon persoonlijk komen vertellen. Jaja, iedereen wilt hier altijd alles weten. Om dan maar te gaan roddelen. Die diensthoofden komen niet eens s middags hun boterhammen opeten met ons in het cafetaria. Dat hebben we nu al zeker drie keer in onze interne digitale nieuwsbrief gezet. Als ze het nu nog niet weten...

4 Waaromonderzoek onderzoek uitvoeren? Probleemidentificering: actuele stand van zaken over: beschikbaarheid van taak, beleids en P&O informatie aansluiting van info aanbod op infobehoeften van de medewerkers kennis, gebruik en appreciatie van de IC kanalen kwaliteit van de informatie: correct, verstaanbaar, gedoseerd, relevant kwaliteit van de informatiedoorstroming communicatietechnische kwaliteit van de IC kanalen communicatiecultuur

5 Waaromonderzoek onderzoek uitvoeren? Probleemoplossing: info verzamelen om oplossing te vinden Hoe kan ik inspelen op specifieke infobehoeften van interne doelgroepen? Hoe kan ik medewerkers zonder PC snel informeren over actuele zaken?... Beleidsondersteuning of oriëntering: info verzamelen om beleid te maken, sturen of wijzigen: Communiceer ik de juiste boodschap? Bereik ik met mijn communicatie de juiste doelgroep? Heeft mijncommunicatie hetbeoogde effect?...

6 Kwantitatief vs kwalitatief onderzoek Kwantitatief onderzoek Cijfers, tabellen en grafieken Intensiteit (breedte) Representatief met generaliserende conclusies over de (deel)populatie(s) Landschapsfoto mogelijk Enquête, registratie Kwalitatief onderzoek In kaart brengen van probleemveld, diversiteit Diepgang Niet representatief, wel evenwichtig samengesteld Illustratief beeld Interview, groepsgesprek, observatie (al dan niet ahv projectieve technieken)

7 Vb. keuze onderzoeksmethoden d bij IC Hoe onderzoeken? Wat onderzoeken? vragenlijste en interview groepsgespr rek deskresearc ch observatie e netwerkanaly yse Betekenissen bij individuen Samenwerking in teams Samenwerking tussen teams ± Overlegstructuur ++ + ± Communicatiemiddelen Bron: Reijnders, E. (2006). Basisboek Interne communicatie. Aanpak en achtergronden. Assen, Van Gorcum, p. 206.

8 Inventarisatie Interviews, groepsgesprekken, online fora Tekstanalyse, leesbaarheidsonderzoek Netwerkanalyse van de interne informatiestromen Communicatiematrixen as is (doelgroep inhoud/inhoud media/doelgroep media) media) Cijfermatige meting Enquêtering (schriftelijk of online) gebruikersonderzoek mediumbereikonderzoek tevredenheidsonderzoek imago onderzoek onderzoek Analyse en diepgang Groepsgesprekken Online fora online discussietools Expertgroepen (communicatietechnische analyse van offline en online IC media) Interne reflectiemomenten (aanzetten voor probleemoplossing)

9 Effectiviteit IC onderzoek = Kwaliteit x Acceptatie Openheid en draagvlak zijn voorwaarden voor acceptatie

10 Kritische succesfactoren voor draagvlak Verzeker je van het engagement van de top. Directie én middenkader moeten mee zijn : overtuigd van de nood aan onderzoek naar IC in organisatie open voor (constructieve) kritiek en bekwaam om er mee om te gaan bereid om rekening te houden met resultaten + acties te ondernemen bekwaam om prioriteiten te leggen en keuzes te maken Communiceer tijdig, regelmatig en herkenbaar naar medewerkers communiceer over voortgang én resultaten. Zorg voor een structurele inbedding van dialoog in de organisatie. Wees op alle vlakken een goede werkgever!

11 Kritische succesfactoren voor de kwaliteit van het onderzoek Stel lde juiste onderzoeksvraag!!onderzoek wat er echt toe doet door op voorhand de problematiek te verhelderen. Bewaak dekwaliteit van diverse onderzoeksmethoden: slechte vragen leveren onbruikbare resultaten op. Garandeer anonimiteit en vertrouwelijkheid medewerkers werken maar mee als ze zich veilig voelen. Respecteer de planning en de opzet. Je geloofwaardigheid als onderzoeker hangt hiervan af. Rapporteer compact en to the point. Voorzie bij een uitgebreidrapporteen rapport een management summary.

12 Less is more 7 kostenbewuste acties met resultaat 1. Bezint eer je begint. Een goede voorbereiding bespaart kosten in de rest van een traject, ook bij communicatie(onderzoek). 2. Opteer voor diepgang via groepsgesprekken en interviews Kies voor groepsgesprekken: interactie levert veel nuttige info op korte tijd op. Zijn interviews nodig, train dan medewerkers om collega s te interviewen over IC. Zo bespaar je op out of the pocketkosten van externe interviewers. Installeer (ontbijt)meetings tussen directie en medewerkers als permanent platform voor dialoog (over IC en andere onderwerpen). 3. Heb je cijfers nodig, kies dan voor een online bevraging. (vb. enquêtetools = Surveymonkey, Limesurvey) 4. Detecteer quick wins bij IC kanalen door deze ter beoordeling voor te leggen aan collega IC ers ers uit andere bedrijven.

13 Less is more kostenbewuste acties met resultaat 5. Maak communicatiematrixen op. Ze leggen despanning tussen info aanbod en infobehoeften bloot en vormen daardoor een goede basis voor de sanering van de interne communicatie. 6. Maak directie en middenkader bewust van het effectverlies bij communicatie en sensibiliseer hen over hun kritische rol bij informatiedoorstroming. Weinigen zijn zich hiervan bewust. 7. Stuur aan op het stellen van prioriteiten. Bij een scherp beleid met duidelijke prioriteiten word je minder snel geconfronteerd met onvoorziene kosten.