Interne communicatie in een veranderende organisatie

Transcriptie

1 Interne communicatie in een veranderende organisatie Annick Vanhove, consultant en trainer

2 DEEL 1 BLIK OP IC Interne communicatie is overal Informatiesoorten en kwaliteitsvereisten voor informatie Mediamix in functie van de doelen voor IC

3 Interne communicatie is overal Interne media Personeelsblad Intranet Nota s Communicatie via de lijn Gesprekken Vergaderingen Presentaties Informele communicatie Wandelgangen Koffieautomaat Recepties 5

4 De kracht van de 3 IC-pijlers IC-Media IC via de lijn Informele communicatie Waardering door ontvanger Feedback mogelijk 0 ++ in potentie 0 Beperken van ruis Snelheid van infoverspreiding

5 4 soorten informatie Taakinformatie Beleidsinformatie Beheersinformatie Sociale informatie 3 richtingen van informatie Verticaal Top-down Bottom-up Horizontaal Diagonaal 7

6 Kwaliteitseisen voor communicatie Informatie is maar nuttig, als ze 1. Relevant en bruikbaar is 2. Inhoudelijk correct en volledig is 3. Helder en toegankelijk is 4. Tijdig verstrekt en ontvangen is 8

7 De ontvanger selecteert informatie die past bij zijn infobehoeften >> Spanningsveld tussen info geven & info willen Zenderperspec4ef: doelstellingen van het management Need to know: wat moeten onze mensen absoluut weten? Nice to know: wat zouden we graag hebben dat onze mensen nog allemaal weten? Ontvangerperspec4ef: verwach2ngen van medewerkers Want to know: wat willen onze mensen absoluut weten? Would like to know: wat willen onze mensen nog graag weten? 9

8 IC = evenwicht zoeken tussen want tot know en need to know Bron: Reijnders, p

9 De positie in de organisatie bepaalt de informatiebehoeften 11

10 Informa2everlies bij communica2e Bron: Reijnders, p

11 Mediamix voor IC is afhankelijk van het doel dat je met IC wilt bereiken Wat willen jullie bereiken met interne communicatie? Waartoe moet interne communicatie bijdragen? 13

12 informeren ac4evisie communiceren interac4evisie Ervan Weten Begrijpen Onder- steunen in werk Zich betrokken voelen Zich verbonden voelen Doorgeven van boodschappen Vooral top- down - ac2egericht 1- rich2ngscommunica2e Interne media Samen betekenis geven Vooral dialoog interac2egericht 2- rich2ngscommunica2e Communica2e via de lijn 14

13 Informeren communiceren Ervan Weten Begrijpen Onder- steunen Zich betrokken voelen Zich verbonden voelen Persoonlijk contact Nieuwsflash, e- zines E- mail- handtekening Flyers, folders Banners, spandoeken Affiches, infopanelen Radio, TV, you tube Interne kranten Intranet Yammer, msn,.. Persoonlijk contact Folder Brochure Magazines Nieuwsbrief Website Powerpointpresenta2e Intranet Digitale leerplawormen (wiki) Persoonlijke communica2e Een- op- een Overlegvergaderingen Opleiding en vorming Evenementen, personeelsdagen Magazine Online samenwerkings- plawormen Een mix van kanalen / ac2es is nodig! 15

14 Ontwerp de mediamix i.f.v. de doelstellingen Stel een basispakket van IC-media samen dat voor 80% van IC bevredigend functioneert en dat spelers ondersteunt in hun rol en IC-verantwoordelijkheid (houdt rekening met verschillen tussen afdelingen) Baken aanvullende IC-kanalen af en bewaak het gebruik ervan Minimale mediamix = mondeling + schriftelijk + digitaal 16

15 Mondelinge media Managementteam, diensthoofdenoverleg en teamoverleg (doel = zinvolle vergaderingen): agenda + time-keeping (zo veel tijd als nodig, zo weinig als kan) vergadercultuur (o.a. inbreng bevorderen, beslissen) back-up bij afwezigheid (ketting niet onderbreken) Persoonlijke gesprekken (belang van diensthoofden) Online media Intranet (of gezamenlijk deel op server) (netetiquette!) Praktische tools: telefoonboekje, wie-is-wie-gids, organogram, reservatie vergaderzalen, 17

16 Schriftelijke media Verslagen vergaderingen: beslissingen duidelijk notuleren to-do lijstje of afsprakenlijstje afspraak: moeten afwezigen kunnen volgen obv verslag? Dienstmededelingen / instructienota s goed gestructureerd in inhoud (hoofd- en bijzaken) en vorm (géén doorlopende teksten) herkenbaar (o.a. aanduiding diverse infocategorieën) Personeelsblad, personeelsberichten, muurkrant Interne folders en affiches 18

17 Ook wat niet gezegd wordt, is belangrijk Interne media Communicatie via de lijn Informele communicatie Expliciete communicatie Impliciete communicatie Persoonlijk handelen Fysieke omgeving Beschikbare resources Structuur en sturing 19

18 DEEL 2: WELKE BIJDRAGE KUNNEN LEIDINGGEVENDEN LEVEREN AAN INTERNE COMMUNICATIE De duwende, trekkende en drijvende krachten bij een verandering rond interne communicatie.

19 Wat wordt de veranderstrategie rond interne communicatie? 5 krachten om in te zetten in een veranderstrategie Bron: Mars, A. (2012). Hoe krijg je ze mee? Assen, Van Gorcum, p

20 De duwende kracht en IC Urgentie in de verf zetten! Expliciteer het prestatieprobleem rond interne communicatie (ipv het organisatieprobleem) > gebruik de Waarom is dat een probleem? -vraag 22

21 De duwende kracht en IC Urgentie in de verf zetten! Onderbouw het probleem met feiten en (ver)ken de oorzaken van het probleem > zo creëer je inzicht in het probleem >> gebruik de kracht van respectvolle confrontatie: stel een confronterende vraag breng het probleem in beeld voeg humor toe Zet waar nodig pijnmanagement in problemen worden pas urgent als mensen de pijn ook voelen 23

22 De trekkende kracht en IC Wakker ambitie aan! Maak met de leidinggevenden de beoogde verandering op vlak van interne communicatie al bij de start zeer concreet >> denken in concreet gedrag en effecten >> durf door te vragen op elkaar, zo vermijd je valse consensus 24

23 De trekkende kracht en IC Wakker ambitie aan! Maak de betekenis van de verandering in de interne communicatie helder voor de medewerkers. Wat verandert er voor mij en wat blijft hetzelfde? Wat zijn voor mij de voor- en de nadelen van de veranderingen die plaatsvinden aan de interne communicatie? >> communiceer driedimensionaal expliciteer de visie op interne communicatie verhelder de keuzes die je maakt op basis van de visie expliciteer de positieve gevolgen en de te managen gevolgen 25

24 De drijvende krachten en IC Creëer een goede bedding voor een verandering aan de interne communicatie Planning legt de brug tussen het veranderverhaal en het veranderproces >> expliciteer welke veranderweg afgelegd zal worden rond de interne communicatie Kies de juiste interactievormen en communicatiemiddelen i.f.v. de gewenste verandering >> dit is een gedeelde verantwoordelijkheid van MT / IC / HR Ondersteun leiderschap op niveau MT en middenkader >> breng samen in kaart hoe afdelingshoofden en teamverantwoordelijken over de veranderde interne communicatie communiceren >> ook dit is een gedeelde verantwoordelijkheid van MT / IC / HR In tijden van verandering is leren omgaan met weerstand een belangrijke opdracht voor het directieteam en het middenkader. 26

25 Interactievormen i.f.v. veranderstrategie Veranderstrategieën en interactievormen Bron: Mars, A. (2012). Hoe krijg je ze mee? Assen,Van Gorcum, p