DE VERKENNINGSFASE & DE FUNDAMENTEN VAN EEN JEUGDBELEIDSPLAN DE OPMAAK VAN EEN WERKPLANNING OF EERST EEN STUURGROEP

Transcriptie

1 DE VERKENNINGSFASE & DE FUNDAMENTEN VAN EEN JEUGDBELEIDSPLAN Net zoals een nieuw huis goede fundamenten vereist, heeft een goed plan nood aan een stevige basis. Sterker nog, een goed plan staat of valt met het nadenken over de uitgangspunten. Tijdens deze verkenningsfase trachtten we de krijtlijnen te tekenen waarbinnen het jeugdbeleid zal uitgetekend worden voor de komende drie jaar. Vanuit welke visie wordt vertrokken? Wat is het jeugdbeleid? Welke rol moet het jeugdbeleid in de toekomst gaan spelen? Bij de voorbereiding van het planningsproces is het uitermate belangrijk om stil te staan bij deze vragen en het jeugdbeleid in de breedte te verkennen. Het decreet omvat geen bepalingen over een verkenningsfase. Het is louter een fase die aanbevolen wordt om bij de start van de planning te krijtlijnen af te bakenen binnen dewelke het jeugdbeleid vorm zal krijgen. Om het jeugdbeleid af te bakenen dienen volgende open vragen gesteld te worden: Wat zijn de verschillende doelgroepen en wat zijn voor het de belangrijke beleidskruispunten? Wat verwachten kinderen en jongeren van de gemeente? Wat betekenen kinderen en jongeren voor de gemeente? Wat kan/wil de gemeente betekenen voor kinderen en jongeren? Welke zijn de belangrijke beleidsdomeinen die een invloed hebben op de leefwereld van kinderen en jongeren? Waar willen we en kunnen we iets in beweging krijgen, waar liggen de kansen en opportuniteiten? In de verkenningsfase bakenen we dus het lokaal jeugdbeleid af en situeren we het in zijn context. Het antwoord op bovenvernoemde vragen is de eerste aanzet voor de stuurgroep om aan een jeugdbeleidsplanning te beginnen. DE OPMAAK VAN EEN WERKPLANNING OF EERST EEN STUURGROEP De werkplanning opmaken met de stuurgroep zorgt voor extra betrokkenheid en zorgt ervoor dat het proces niet op de lange baan wordt geschoven. De opmaak van een jeugdbeleidsplan is immers een heel karwei. Een werkplanning behelst eigenlijk drie stappen: Faseren - verdeel het proces in verschillende fasen Timing - het uitzetten van de verschillende fasen op een tijdslijn Werkagenda - het vertalen van de fasen en de timing Het decreet bepaalt een beperkt aantal verplichte procedures en deadlines waarmee rekening moet gehouden worden (zie verder).

2 DE FASERING VERDELING VAN HET PROCES Stap 1 Stap 2 Voorbereiding en oriëntatie Opmaken van een werkplanning Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Opmaken van een analyse Evaluatie vorig JBP Verzamelen van relevante gegevens Organiseren van inspraak/participatie Uitwerken van de doelstellingen Vertalen van de doelstellingen in concrete acties, timing en budget Adviezen inwinnen over het ontwerpplan (Optioneel) Technisch advies van de afdeling Jeugd (Verplicht) Inhoudelijk advies van de jeugdraad Aanpassen van het ontwerpplan naar een definitief plan (Verplicht) Inhoudelijk advies van de jeugdraad Voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen Voorlegging en goedkeuring van de gemeenteraad Indienen bij de afdeling Jeugd DE OPMAAK VAN EEN TIMING VERTALEN VAN DE FASEN Het is belangrijk om de fasen te vertalen in de timing en een taakverdeling op te stellen. Ten voorlopige titel is enkel het eindpunt vastgelegd en dat is het tijdstip waarop het jeugdbeleidsplan uiterlijk dient te worden goedgekeurd door de gemeenteraad (15 oktober 2010). Wie een technisch (optioneel) advies wil van de afdeling Jeugd dient het ontwerpplan uiterlijk op 1 juni 2010 te bezorgen aan de afdeling Jeugd. Een planning en timing zal opgemaakt worden op de jeugdraad van 30 januari FUNCTIES VAN EEN STUURGROEP Doorgaans kan een stuurgroep twee functies hebben: Het coördineren van de planning: bewaken van het tijdsschema, coördineren van de verschillende stappen, samenbrengen en verwerken van de input. Zorgen voor inhoudelijke input: vaak is de stuurgroep reeds een mooie afspiegeling van de verschillende betrokken partijen. Dit kan leiden tot het aanbrengen van ideeën, voeren van discussies en het bepalen van prioriteiten.

3 HET VERZAMELEN VAN GEGEVENS Het jeugdbeleidsplan in de gemeente is geen blanco blad. Bij de opmaak van een nieuw jeugdbeleidsplan vertrekken we bijgevolg niet van nul. Enerzijds vertrekken we vanuit het huidige jeugdbeleidsplan en/of beleidsaccenten uit het verleden en anderzijds is er ook de veranderende samenleving en het effect daarvan op kinderen en jongeren. GERICHT GEGEVENS VERZAMELEN Inventariseren van stakeholders Wie zijn de rechtstreeks en onrechtstreeks belanghebbenden in dit verhaal? Welke voorzieningen of actoren zijn er binnen de gemeentegrenzen die rechtstreeks betrokken partij zijn. De inventarisatie van belangrijke spelers gebeurt via een stakeholderskaart (zie verder). Verzamelen van kwantitatieve gegevens Hiermee worden vooral cijfergegevens bedoeld die iets kunnen zeggen over aantallen, spreiding of evoluties. Enkele voorbeelden zijn: Aantal en evoluties van kinderen en jongeren per leeftijdscategorie Spreiding van jeugd op wijkniveau Aantal kinderen en jongeren in maatschappelijk kwetsbare posities Aantal jeugdwerkinitiatieven per soort en de spreiding ervan Gegevens over aantal leden en leiding (en evoluties daarvan) Thematische inventaris en gegevens Voor een aantal thema s kan het zinvol zijn om een gerichte thematische inventaris te maken. Dit dient ongetwijfeld te gebeuren voor de nieuwe verplichte prioriteiten brandveiligheid en jeugdcultuur. Kwalitatieve gegevens verzamelen Wat kwalitatieve gegevens betreft, komen we op het terrein van inspraak en bevragingen. Belangrijk bij het verzamelen van kwalitatieve gegevens is het afbakenen van de zoektocht: Wat willen we weten? Bij wie kunnen we deze informatie vinden? Hoe verzamelen we deze informatie? GEGEVENS ALS BELANGRIJKE INPUT VOOR EEN SWOT-ANALYSE Gegevens zijn ook een belangrijke bron voor een SWOT-analyse (zie verder). Indien we een SWOT-analyse willen maken van het jeugdbeleid is het belangrijk om te weten welke informatiekanalen de gemeente vandaag gebruikt. Het is ook belangrijk te weten of de kinderen deze kanalen kennen en gebruiken.

4 DOELSTELLINGEN FORMULEREN DOELSTELLINGEN BEPALEN Het volledige analyseproces moet uiteindelijk resulteren in het opstellen en formuleren van doelstellingen. Eigenlijk is het formuleren van de doelstellingen het oplossen van de puzzel die we trachten te leggen tijdens het planningsproces. In essentie zeggen de doelstellingen iets over de wenselijke toestand en lopen doorgaans over de duurtijd van het jeugdbeleidsplan. Heel wat doelstellingen zijn er ook op gericht om de huidige toestand te behouden. Grosso mode kunnen de doelstellingen gericht zijn op: Continueren - voortzetten van een beleid Verbeteren of bijsturen - zwaktes en leemtes in het huidige beleid wegwerken Innoveren - nieuwe doelstellingen formuleren Saneren - niet haalbare of niet langer relevante zaken schrappen DOELSTELLINGEN & CONCRETE ACTIES Het decreet vraagt om een onderscheid te maken tussen de doelstellingen en de concrete acties. Doelstellingen formuleren de beoogde toestand of resultaat, terwijl de concrete acties bepalen wat er concreet moet gebeuren om die toestand of resultaat te bereiken. Doelstellingen zijn dus doorgaans vrij algemeen, terwijl de acties concreet zijn. Vaak zijn er meerdere acties nodig om een bepaald doel te bereiken. MOETEN DOELSTELLINGEN SMART ZIJN? Doelstellingen SMART formuleren is vrij gebruikelijk bij strategische planning. Toch is deze techniek vooral geschikt voor verbeteracties. Doelstellingen aftoetsen aan het SMART-principe kan ons helpen om de doelen scherp te omschrijven. S-pecifiek M-eetbaar A-cceptabel R-ealiseerbaar T-ijdsgebonden HOEVEEL DOELSTELLINGEN FORMULEREN? Het is het best om de doelstellingen van een jeugdbeleidsplan te beperken en strategisch te houden. De concretisering via de acties met bijhorende adressering, timing en budgettering zal immers per doelstelling verder worden uitgewerkt. Het is dus zoeken naar een goed evenwicht in de formulering, zodat een doelstelling verschillende acties overstijgt, zonder al te vaag en nietszeggend te worden.

5 CONCRETISERING ACTIES, TIMING & BUDGET Om het plan uitvoerbaar te houden is het belangrijk om je doelen te koppelen aan concrete acties met een bijhorende timing en budget. Nauw samenwerken met het jeugdwerk en jongeren vraagt immers om een concrete aanpak. Doelstellingen zijn abstract, concrete acties voorzien het jeugdbeleid van oren en poten. DE ENE ACTIE IS DE ANDERE NIET Bij het uitwerken van de acties zullen we merken dat heel wat acties doorlopend zijn. Het gaat dan om jaarlijks weerkerende projecten of initiatieven. Andere acties zijn mogelijks innoverend of uitdovend. De fasering geeft weer in welk jaar welke acties en projecten lopen. Weer andere acties zijn dan éénmalig. Grootschalige projecten dienen gefaseerd te worden. ACTIES MOET JE BIJSTUREN ALS HET NODIG IS Je moet het decreet niet zien als een keurslijf. Het zou best kunnen dat je vandaag weet wat de doelstellingen zijn, maar niet hoe je ze het best kunt bereiken. Mogelijk verder onderzoek en denkwerk is dan nodig. Omgekeerd zou het kunnen dat hetgeen vandaag belangrijk is, binnen twee jaar achterhaald lijkt. Een jeugdbeleidsplan zet weliswaar de bakens uit voor de komende drie jaar, maar de concrete acties zullen toch jaarlijks moeten vertaald worden in een werkplanning en gemeentebegroting. Het is niet verplicht maar wel handig om acties uit te werken in een matrix. Op die manier worden ze goed zichtbaar inhet plan en kunnen ze gemakkelijk uitgelicht worden om later de werkplanning, de begroting en de verantwoordingsnota op te maken. BUDGETTERING VAN ACTIES & HET FINANCIEEL OVERZICHT Het decreet bepaalt dat je naast een hoofdstuk jeugdbeleid en jeugdwerkbeleid een derde hoofdstuk moet opnemen met het financieel verslag. Dit verslag omvat een overzicht van alle uitgaven en eventuele inkomsten die nodig zijn voor de uitvoering van het plan. Het financieel verslag is een belangrijk instrument voor beleidsmakers, een richtsnoer voor de opmaak van de gemeentelijke begroting en een belangrijk referentiedocument voor de jaarlijkse verantwoordingsnota. Een jeugdbeleidsplan omvat l snel enkele tientallen doelstellingen en een veelvoud aan acties. Soms is het nodig om te verwijzen naar bepaalde doelen of acties, zowel binnen het plan als in andere documenten zoals de verantwoordingsnota of een financieel logboek. Om dat te vergemakkelijken, kan het plan gecodeerd worden. Bijvoorbeeld: H1 Jeugdwerkbeleid H1D1 Doelstelling 1 H1D1A1 actie 1