Traject. Werkinstrument voor projectmanagers

Transcriptie

1 Traject Werkinstrument voor projectmanagers

2 Voorafgaandelijk De toepassing waarmee Traject is gebouwd, is van oorsprong een projectmanagementtool (PM-tool). Traject bevat een uitgebouwd PM gedeelte. Dit PM gedeelte is één op één uitgewerkt met de Vo-brede projectmethodologie. Er is groeiende interesse van aanspreekpunten doelstellingenmanagement om de mogelijkheden van Traject als PM-tool te exploreren. Deze opleiding is een mogelijk antwoord op deze nood. Feedback is daarom zeker welkom. Meer bepaald over de opleiding in zijn geheel als antwoord op de opgemerkte interesse traject om het PM-tool -gedeelte te verbeteren (volgorde tabs, woordkeuze, )

3 Wat komt aan bod? Projectmatig werken, even opfrissen Traject: filosofie, verkenning en argumentatie pro/contra Projectmanagement met Traject (Opstart, Planning, Uitvoeren, Afsluiten) Starten vanuit de praktijk Situering aan de hand van de Vo-methodologie Gebruik in Traject Oefenen Toekomst Verdere informatie

4 PROJECTMATIG WERKEN, EVEN OPFRISSEN

5 Projectmatig werken Een methodiek Legt de koppeling met de strategie Gaat van idee tot effect Geeft een overzicht van alles wat gebeurt Expertise voor nodig

6 Belang van kwaliteit van het resultaat middelen kwaliteit scope tijd

7 Soorten planningen rapporten Roadmap Wie Stuurgroep, stakeholders, directie, organisatie brede presentaties Doel Verduidelijkt samenhang van projecten of deelprojecten bv. 4 jaar in kwartalen Projectplan Uw team, stuurgroep, projectleiders Controle eigen project Verduidelijkt één project bv. 6 maanden in weken To-do lijst weekplanning Uw teamleden Verduidelijkt werk van uw team. Werk verdelen bv. enkele weken

8 Fase in een project Opstart Planning Uitvoeren Afsluiten

9 werkmiddelen?

10 Eén geïntegreerde monitoringstool voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid om doelstellingen, projecten, indicatoren, processen op te volgen en aan elkaar te linken.

11 Filosofie Flexibel in gebruik Bruikbaar voor elk managementmodel: (de)centraal & zelfsturing / hiërarchisch Minimale set van verplicht in te vullen velden Verantwoordelijkheid personeel én management Duidelijkheid (taken, timing en verantwoordelijkheden / waarom van de opdrachten / escalatie / ) Niet controlerend maar ondersteunend Eenvoudige rechtenstructuur Transparantie data Lasten verminderen Hergebruik van data Vervangt andere rapporteringsprocessen Naar de standaarden van de beste leerling van de klas Groot aanbod aan functionaliteiten

12 TRAJECT OR NOT TRAJECT EEN KEUZE

13 Troeven van Traject? Sterk geïntegreerde tool Uitgewerkt volgens de waarden van de VO openheid, daadkracht, vertrouwen en wendbaarheid Zorgt voor een efficiëntere werking Afgestemd op gebruik in de Vlaamse overheid

14 Cascade: RA OP PLOEG => link met de strategie Data linken is net de sterkte van de tool Overzichten maken voor de organisatie van alle leerpunten, alle goedgekeurde business cases, Sterk geïntegreerde tool Afgestemd op de VO-projectmethodologie Toegankelijk voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid Geïntegreerd met de rapporteringsbehoeften van de organisatie

15 Vergroot de transparantie (inhoud + werkprocessen). Entiteit beheert zelf de informatie Flexibel in gebruik Uitgewerkt volgens de waarden van de Vlaamse overheid (openheid, daadkracht, vertrouwen en wendbaarheid) Vergemakkelijkt samenwerken binnen en over entiteiten heen. Decentrale invoer van informatie zonder validatieprocedure Beschikbaar voor alle medewerkers in de Vo

16 Uniformiteit Vlotte voorbereiding PLOEG obv verantwoordelijkheden in Traject vermijden discussie over gebruik methodologie of sjabloon Efficiëntie Daling van de rapporteerlast Goedkoop Vlotte rapportering

17 Lage drempel: Minimaal aantal verplichte velden Bruikbaar voor project- en programmamanagement. Verantwoordelijkheden toe te wijzen Project management tool Bruikbaar voor alle fasen van een project (PDCA) Geschikt voor teamoverleg als het overleg met de stuurgroep

18 Traject heeft ook grenzen Traject is geen Documentmanagementsysteem MS-project Traject is ondersteunend en vervangt niet de projectleider GI = GO

19 Traject Ondernemingsplan

20 Wat met ICT kost? Ontwikkelings- en onderhoudskosten gedragen door de stuurgroep DM In beheer van de Vlaamse overheid Wordt continu verder ontwikkeld Licentiekosten verdeeld over 60-tal entiteiten één VO-brede licentie gemiddeld euro / entiteit (2016) Overheidsbrede ondersteuning beschikbaar O.a. Centrale Helpdesk

21 Hoe gaat het vaak? Ofwel al lang duidelijk via beleidnota/-brief Ofwel heel ad hoc (bv vluchtelingenproblematiek) Wel vaak nog veel onduidelijk bij de start

22 Situatie 1 EEN PROJECT WORDT GEBOREN

23 Vluchtelingencrisis Raad/Politiek wil actie Management neemt actie Project wordt gedefinieerd Praktijk

24 Wat? Hebben we een levensvatbaar project dat de moeite waard is? Producten : Business Case Projectvoorstel Resultaten Goedkeuring Business Case Goedkeuring projectvoorstel Bespreken van de toekomstige fase Theorie

25 Te bekijken Aanmaken project Projectleider Periodiciteit => kan later gewijzigd worden Projectvoorstel Business case + alternatieven Keuze business case Indicatoren koppelen <> methodologie Projectsoort: Regelgeving Andere Periodiciteit Traject

26 Zelf aan de slag Ieder heeft een project: Project_famnaam Ga naar business case en vul aan. oefening

27 Situatie 2 EEN PROJECT PLANNEN

28 Vluchtelingencrisis Raad/Politiek wil actie Management neemt actie Project wordt gedefinieerd Project wordt gepland Praktijk

29 Wat? Welke stappen zullen in het project doorlopen worden? Producten : Projectinitiatiedocument (PID) Risicoregister Communicatieplan Resultaten: Goedkeuring PID Goedkeuring risicoaanpak Goedkeuring communicatieplan Bespreken van de toekomstige fase Theorie

30 Te bekijken PID Overzicht Metadata project verder aanvullen Projectteam Mijlpalen Communicatieplan = wordt ingevuld na keuze alternatief Business Case Extra functionaliteiten Vrij te kiezen velden: Titel/Inhoud Budget: geen automatische koppeling begroting Belang van meewerkende organisatie ikv entiteitsoverstijgende samenwerking Overkoepelend project Medewerkers: projectrol moedermijlpaal Bulk opladen mijlpalen mogelijk Traject

31 Zelf aan de slag Ieder heeft een project: Project_famnaam Wijzig enkele velden in de algemene omschrijving Voeg iemand toe als lid van het projectteam Maak een mijlpaal aan en wijs toe Maak het project toegankelijk voor een andere entiteit oefening

32 Situatie 3 EEN PROJECT UITVOEREN

33 Vluchtelingencrisis Raad/Politiek wil actie Management neemt actie Project wordt gedefinieerd Project wordt gepland Raad/Politiek wil communicatie Management wil opvolgen Project is in uitvoering Praktijk

34 Wat? Uitvoeren van elke stap en tegelijk opvolgen of die binnen de afgesproken grenzen van tijd, kwaliteit, risico en budget blijven. Indien niet => stuurgroep Producten : Issueregister Rapportering stuurgroep Resultaten: Goedkeuring van de afgeronde producten Goedkeuring overgang naar afsluitfase Theorie

35 Te bekijken Issue-register Alle events + beslissing of er iets mee te doen valt Logboek Enkel aangeven wat er mee gedaan wordt Bv extra mijlpaal toevoegen Bv actiepunt tegen volgende vergadering Rapporteren Voorgedefinieerd Lijsten (smartlist) Beheer van projecten Overzicht van alle bv leerpunten. (voorbeeld maken!!) In projectpagina zelf Stuurgroep Lijst mijlpalen Lijst issues Projectfiche: print bovenaan de pagina Traject

36 Te bekijken <> Methodologie Risicomanagement: niet aanwezig Je kan je issue-register hiervoor gebruiken Traject

37

38 Zelf aan de slag Maak een verslag aan van de stuurgroep Maak een printbare versie van je project Voeg een kolom toe in de smartlist mijn projecten oefening

39 Situatie 4 EEN PROJECT AFSLUITEN

40 Vluchtelingencrisis Raad/Politiek wil actie Management neemt actie Project wordt gedefinieerd Project wordt gepland Organisatie leert uit de ervaring? Praktijk Project wordt afgesloten Project is in uitvoering

41 Wat? De klant accepteert het eindproduct van het project. Het project wordt afgesloten door de projectstuurgroep. Producten : Eindrapport Leerpuntenrapport Resultaten: Goedkeuring eindrapport Bespreken leerpuntenrapport Ontbinden projectorganisatie Theorie

42 Te bekijken Eindrapport Leerpuntenrapport Afsluiten project statussen Traject

43 Zelf aan de slag Vul een eindrapport in. oefening

44 Toekomst Link met begroting datawarehouse

45 Verdere informatie Handleiding als naslagwerk: Verdere releases Traject => informatie via nieuwsbrief Traject. Te abonneren op : hier inschrijven Aanspreekpunt Doelstellingenmanagement van de entiteit. Website doelstellingenmanagement: Vo-brede projectmethodologie: nt

46 dank Vragen/suggesties