Document Sepa: stap 2. IBAN export en import van bankrekeningnummers in BGI-Office Versie mei 2013
2 BouwInfosys BV Dr. Hub van Doorneweg 153 5026 RC TILBURG Postbus 831 5000 AV TILBURG Telefoon servicedesk: 088 2 444 666 Telefoon algemeen: 088 2 444 600 Fax: 088 2 444 601 E-mail: servicedesk@bouwinfosys.nl E-mail: info@bouwinfosys.nl Kvknr.: 18071767 Dit document is bedoeld als naslagwerk ter ondersteuning van de behandelde onderwerpen die u met een consultant heeft doorgenomen. Indien u inhoudelijke vragen heeft met betrekking tot dit document, kunt u uiteraard contact opnemen met de servicedesk. Zij kunnen u verder helpen en hiervoor zal het gebruikelijke consultancytarief (minimum afname is 15 minuten) aan u in rekening worden gebracht. Dit is een uitgave van BouwInfosys B.V., mei 2013 BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of letsel die het gevolg is van verkeerde interpretatie of gebruik dat niet in overeenstemming is met de inhoud van dit document. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.
3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 1 Inleiding... 4 2 Procedure export / import bankrekeningnummers... 6 2.1 Exporteren rekeningnummers uit BGI-Office...6 2.2 Versturen exportbestand naar conversietool...7 2.3 Importeren bankrekeningnummers in BGI-Office...8 2.4 Controleren gegevens in BGI-Office... 10 Bijlage A... 11 Versturen exportbestand naar IBANBICservices.nl... 11
4 1 Inleiding In deze documentatie wordt de basis uitgelegd van het omzetten van de huidige bankrekeningnummers in BGI-Office naar IBAN-nummers en BIC-codes. Het omzetten van bankrekeningnummers kan in BGI-Office zowel handmatig als ook d.m.v. een export/import gebeuren. Bij de handmatige wijze kunt u op de crediteuren- en debiteurenkaart een IBANnummer en BIC-code voor de specifieke crediteur en debiteur invoeren. Bij de export/import werkwijze kunt u per administratie alle bankrekeningnummers exporteren. Vervolgens kunt u dit exportbestand aanbieden aan een conversietool en het aangevulde importbestand kunt u daarna weer importeren in BGI-Office. De export uit BGI-Office vindt plaats voor de bankrekeningnummers die staan op de crediteurenkaart, debiteurenkaart, dagboekkaart, stamkaart werknemer en administratie-instelling. De import is gebaseerd op de conversietool (IBAN BIC MultiChecker) zoals die beschikbaar is op www.ibanbicservice.nl. Op deze website kunt u meer informatie hierover vinden. BouwInfosys B.V. adviseert om importacties altijd eerst in een testdatabase of demoomgeving uit te voeren, zodat u de gevolgen daarvan kunt beoordelen. Pas nadat u het heeft goedgekeurd in de testdatabase of demo-omgeving kunt u de importactie op uw bedrijfsdatabase (live-omgeving) uitvoeren. Maakt u daarom dan ook voorafgaand aan een importactie eerst een kopie van uw database. BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inhoud van het importbestand. Er vinden geen controles plaats bij de import. De IBAN-nummers en BIC-codes worden zonder meer op de betreffende debiteuren- en crediteurenkaarten ingelezen. Dit document is gebaseerd op versie K40.15.005.001. Vanaf deze versie is de functionaliteit beschikbaar zoals beschreven in deze documentatie. Mocht u met een nieuwere versie werken, kan het zijn dat sommige schermen er iets anders uitzien. BouwInfosys B.V. kan u ook begeleiden met deze belangrijke omzetting voor uw betalingsverkeer. Voor inhoud van de exportdata en de importdata blijft u zelf verantwoordelijk. Richt uw verzoek voor begeleiding aan servicedesk@bouwinfosys.nl. Mocht u op- of aanmerkingen hebben over dit document dan kunt u deze emailen naar documentatie@bouwinfosys.nl
5 Het proces van de omzetting van de bestaande bankrekeningnummers in uw administratie naar nieuwe IBAN-nummers en BIC-codes bestaat uit de volgende stappen: Proces-stappen: 1. Exporteren bankrekeningnummers uit BGI-Office 2. Versturen export bestand naar de conversietool (ibanbicservice.nl, zie bijlage A) 3. Importeren bankrekeningnummers in BGI-Office 4. Controleren van gegevens in BGI-Office
6 2 Procedure export / import bankrekeningnummers Hieronder zijn per paragraaf de stappen beschreven om rekeningnummers per administratie met de export/import tool van BGI-Office om te zetten naar IBAN en BIC gegevens. Vanaf versie K40.15.005.001 is deze export/importtool beschikbaar. Indien u nog met een lagere versie werkt, dient u eerst te updaten naar deze versie. BouwInfosys B.V. adviseert uitdrukkelijk om importacties altijd eerst in een testdatabase of demo-omgeving uit te voeren, zodat u de gevolgen daarvan kunt beoordelen. Pas nadat u het heeft goedgekeurd in de testdatabase of demoomgeving kunt u de importactie op uw bedrijfsdatabase (live-omgeving) uitvoeren. Let op!. Maak voorafgaand aan een importactie eerst een kopie van uw database. Hiervoor dient de databaseservice eerst gestopt te worden, nadat alle gebruikers zijn uitgelogd uit BGI-Office en aanverwante programma s. Na het maken van de kopie, kunt u de databaseservice weer starten. 2.1 Exporteren rekeningnummers uit BGI-Office Op uw server in de map..\bgi-office\appl\... treft u een bestand aan dat heet BanknrExport.exe. Deze kunt u dubbelklikken om op te starten. Er verschijnt eerst een mededeling die u goed dient door te nemen. Nadat u op [OK] heeft geklikt, gaat het programma verder naar het inlogscherm. Het is aan te raden om in te loggen als gebruiker Supervisor. Het volgende scherm verschijnt: Afbeelding 1 - Scherm BGI Office banknummer export In het veld Administratie selecteert u de gewenste administratie. Vervolgens drukt u op de knop [Banknummers exporteren].
7 Het programma zal de bestaande rekeningnummers gaan exporteren naar een.csv bestand met als naam BGI_Banknummers_ALG.csv. Bij een volgende administratie zal de code van die nieuwe administratie worden toegevoegd aan de naam. Het BGI_Banknummers_xxx.csv bestand wordt geplaatst in de map van waaruit het export bestand is gestart (\Appl\ map). BGI-Office voegt een interne referentie toe aan het exportbestand om later de nieuwe gegevens te kunnen teruglezen op de betreffende debiteur, crediteur, etc. Tijdens het exporteren zal het aantal meegenomen records worden getoond achter de diverse onderdelen op het scherm. Indien de export gereed is, verschijnt er een melding op het scherm. Afbeelding 2 - Scherm BGI Office banknummer export - gereed 2.2 Versturen exportbestand naar conversietool Nadat de export voor een bepaalde administratie gereed is, kunt u het aangemaakte exportbestand (.csv) versturen via een website. Indien u eerst voor meerdere administraties de export heeft gedaan, kunt u direct meerdere exportbestanden uploaden. Tijdens de ontwikkeling van de export/import tool voor BGI-Office heeft BouwInfosys gebruikt gemaakt van www.ibanbicservice.nl. Op deze website kunt u zich aanmelden om gebruik te maken van de IBAN BIC MultiChecker. Wij verwijzen u graag naar Bijlage A achteraan in dit document waarin meer uitleg wordt gegeven over het aanmelden en aanleveren van de bestanden bij de IBAN BIC MultiChecker. Deze service vult het exportbestand uit BGI-Office aan met de bijbehorende IBAN en BIC gegevens voor elk geldig bankrekeningnummer. De interne referentie, die BGI- Office aan het bestand heeft toegevoegd tijdens de export, blijft behouden.
8 Zodra de omzetting door ibanbicservice.nl gereed is, ontvangt u hier een bericht over per email en kunt u via hun website het aangevulde bestand (of meerdere) ophalen. Tip! Het is raadzaam om het gedownloade bestand (het aangevulde bestand) op te slaan met een andere naam als de oorspronkelijk naam, bijvoorbeeld door de toevoeging _aangevuld erachter te zetten. Hierdoor zijn de oorspronkelijke en aangevulde bestanden uit elkaar te houden. 2.3 Importeren bankrekeningnummers in BGI-Office Met deze import routine gaat u voor een aantal bankrekeningnummers de bijbehorende IBAN-nummers en BIC-codes inlezen in BGI-Office. BouwInfosys B.V. adviseert om importacties altijd eerst in een testdatabase of demo-omgeving uit te voeren, zodat u de gevolgen daarvan kunt beoordelen. Pas nadat u het heeft goedgekeurd in de testdatabase of demo-omgeving kunt u de importactie op uw bedrijfsdatabase (live-omgeving) uitvoeren. Let op!. Maak voorafgaand aan een importactie eerst een kopie van uw database. Hiervoor dient de databaseservice eerst gestopt te worden, nadat alle gebruikers zijn uitgelogd uit BGI-Office en aanverwante programma s. Na het maken van de kopie, kunt u de databaseservice weer starten. BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inhoud van het importbestand. Er vinden geen controles plaats bij de import en de IBAN-nummers en BIC-codes worden zonder meer op de betreffende debiteuren- en crediteurenkaarten ingelezen. Op uw server in de map..\bgi-office\appl\... treft u een bestand aan dat heet BanknrImport.exe. Deze kunt u dubbelklikken om op te starten. Er verschijnt eerst een mededeling die u goed dient door te nemen. Nadat u op [OK/Akkoord] heeft geklikt, gaat het programma verder naar het inlogscherm. Het is aan te raden om in te loggen als gebruiker Supervisor. Het volgende scherm verschijnt:
9 Afbeelding 3 - Scherm BGI Office IBAN / BIC import In het veld Administratie selecteert u de gewenste administratie waarvoor u de gegevens wilt inlezen. Vervolgens drukt u op de knop [IBAN / BIC importeren]. Let op! De bestaande bankrekeningnummers in BGI-Office worden door deze actie vervangen. Reeds bestaande IBAN-nummers en BIC-codes op een stambestand in BGI-Office zullen, indien voor het betreffende stamgegeven het bankrekeningnummer is opgenomen in het importbestand, worden overschreven. Tijdens het importeren zal het aantal geïmporteerde records worden getoond achter de diverse onderdelen op het scherm. Indien de import gereed is, verschijnt er een melding op het scherm. Afbeelding 4 - Scherm BGI Office IBAN / BIC import - gereed
10 Indien u importbestanden heeft voor meerdere administraties, kunt u bovenstaande handelingen opnieuw uitvoeren. Van de import wordt een logbestand aangemaakt dat u kunt vinden in dezelfde map waar het importbestand (.csv) staat. Afbeelding 5 deel van een logbestand van de import Mocht u per ongeluk een bestand selecteren dat niet bij de betreffende administratiecode behoort, dan zal de importroutine een waarschuwingsmelding geven aan de gebruiker: Afbeelding 6 waarschuwing bij niet matchen van administratiecode en importbestand U heeft vervolgens de keuze om door te gaan of juist om terug te gaan om het juiste bestand te selecteren. 2.4 Controleren gegevens in BGI-Office In de betreffende administratie(s) dient u de IBAN en BIC gegevens te controleren. U kunt hiervoor naar de betreffende dagboek-, crediteuren-, debiteurenkaart of stamkaart werknemer gaan en op de financiële tabbladen de gegevens bekijken. Is het resultaat naar tevredenheid dan kunt u de export- en importactie ook in uw bedrijfsdatabase (live database) uitvoeren. Is het resultaat nog niet helemaal naar tevredenheid, dan kunt u altijd nog handmatig in BGI-Office het IBAN-nummer en BIC-code invoeren op een specifieke crediteur, debiteur, dagboek of stamkaart werknemer. Van de import wordt een logbestand aangemaakt. U kunt daar in kijken indien u specifieke informatie zoekt. In combinatie met het importbestand kunt u nakijken welke bankrekeningen voor welke crediteur en/of debiteur zijn gewijzigd en ingelezen.
11 Bijlage A Versturen exportbestand naar IBANBICservices.nl Tijdens de ontwikkeling van de export/import tool voor BGI-Office heeft BouwInfosys gebruikt gemaakt van de IBAN BIC MultiChecker op www.ibanbicservice.nl. Op deze website kunt u zich aanmelden om gebruik te maken van de IBAN BIC MultiChecker. Hieronder zal dit stapsgewijs worden toegelicht. Andere conversietools zijn niet bruikbaar. Stap 1: Ga naar www.ibanbicservice.nl en klik vervolgens op Registreren. Het volgende scherm zal verschijnen: Stap 2: Vul uw gegevens in en druk op de knop Verstuur. De aanvraag wordt gedaan en u zult een email ontvangen met daarin uw inloggegevens en een link om uw account te activeren. Stap 3: Dan kunt u weer naar www.ibanbicservice.nl gaan en klikt u vervolgens op Login. Met de eerder ontvangen inloggegevens kunt u inloggen:
12 Stap 4: Na het inloggen kunt u met de knop Selecteer bestand een exportbestand van BGI-Office selecteren (zie rode pijl hieronder) die u op uw werkstation of server heeft opgeslagen. Stap 5: Nadat u het gewenste bestand heeft geselecteerd, kunt u op de knop Verstuur bestand drukken. De IBAN BIC MultiChecker service vult het exportbestand uit BGI-Office aan met de bijbehorende IBAN en BIC gegevens voor elk geldig bankrekeningnummer. De interne referentie, die BGI-Office aan het bestand heeft toegevoegd tijdens de export, blijft behouden. Stap 6: Wanneer de conversie van uw bestand gereed is, ontvangt u een email (meestal gebeurt dit s avonds). Stap 7: U kunt weer naar www.ibanbicservice.nl gaan en klikt u vervolgens op Login. Met de eerder ontvangen inloggegevens kunt u inloggen. Aan de rechterzijde kunt u klikken op Download bestanden. Hier ziet u een overzicht van de bestanden die zijn klaargezet of reeds eerder al zijn opgehaald. Het gewenste bestand kunt u downloaden naar een map op uw werkstation of server, zoals in par. 2.2 is aangegeven. Denk aan het aanvullen van de bestandsnaam, zodat deze herkenbaar is t.o.v. het originele bestand. Na deze stappen kunt u verder gaan met paragraaf 2.3.