Ill I III INI I III II III IMI Onderwerp: Uitvoering programmaplan Deltaprogramma Maas Algemeen Bestuur Portefeuillehouder: Rein Dupont Datum: 30-09-2015 Vergaderingnummer: 8 Agendapunt: 17 Registratienummer: 2015.08260 Voorstel 1. Voteren van een bruto krediet van f 1.110.000,- voor de looptijd van 2 jaar (periode 1 maart 2015 t/m 1 maart 2017), ten behoeve van de uitvoering van het Programmaplan Maas. 2. Voteren van de netto bijdrage van het waterschap Peel en Maasvallei aan de uitvoering van het Programmaplan Maas voor een bedrag van C 99.900,-, voor de looptijd van 2 jaar. Motivering Aanleiding Voor de uitvoering van het Programmaplan Maas (aansturing, coördinatie, afstemming, uitvoeren van overkoepelende projecten) is door de Stuurgroep Deltaprogramma Maas (SDM) een programmateam van beperkte omvang ingesteld. In de stuurgroep is afgesproken dit programmateam te huisvesten bij WPM. Met de afspraak dat het programmateam wordt gehuisvest bij WPM, komt het financieel beheer van middelen voor personeelskosten en werkbudget bij WPM te liggen. Fusie Voorliggend voorstel heeft geen invloed op het fusieproces van de twee Limburgse waterschappen. Omgekeerd heeft de fusie mogelijk wel gevolgen voor de locatie van huisvesting van het programmateam. Mogelijk volgt uit de fusie ook een wisseling m.b.t. de personele inbreng van waterschap Peel en Maasvallei in het programmateam. Inleiding Het landelijke Deltaprogramma is, na besluitvorming over de Deltabeslissingen en verankering van de Regionale Voorkeurstrategieën in landelijk en regionaal beleid, vanaf 2015 in een nieuwe fase beland. Het voortouw voor dit vervolg ligt wat betreft het onderdeel Rivieren, meer dan in de voorafgaande fase, in handen van de regionale samenwerkingsverbanden (Rijkswaterstaat, provincies, waterschappen en gemeenten).
In de Stuurgroep Delta Maas (hierna te noemen SDM) is door de partners van de Maas aangegeven gezamenlijk verder te willen bouwen aan één overkoepelend verhaal voor de Maas. In de SDMvergadering van 17 november 2014 is het procesontwerp in hoofdlijn vastgesteld en is kort stilgestaan bij het Programmaplan Maas 2015-2016. Dit programmaplan geeft inzicht in uit te voeren activiteiten, producten, planning, werkstructuur en benodigde middelen. Voor de aansturing, coördinatie, afstemming, uitvoeren van overkoepelende projecten is een programmateam van beperkte omvang ingesteld. Met de partners van het Deltaprogramma Maas is afgesproken dat dit team bij WPM wordt gehuisvest. Vanaf 1 mei jl. is dit reeds een feit en zijn er al tal van praktische zaken geregeld (huisvesting, pasjes e.d.). Met de afspraak dat het programmateam wordt gehuisvest bij WPM, komt het financieel beheer van de middelen voor personeelskosten en werkbudget bij WPM te liggen. In het kader van rechtmatigheid is voorliggend besluit noodzakelijk. Personeelskosten, conform Programmaplan Maas Het programmateam heeft een omvang van 3,2 FTE en wordt bemenst met medewerkers van waterschap Aa en Maas, Rijkswaterstaat, provincie Noord-Brabant en WPM. De leden van het programmateam blijven medewerker van de afzonderlijke moederorganisaties en worden via detacheringsovereenkomsten aan het programmateam toegevoegd. Vanuit de organisatie van WPM is 1 medewerker voor 3 dagen per week vrijgemaakt om deel te nemen aan het programmateam. Deze medewerker blijft voor de looptijd van 2 jaar verbonden aan het programmateam, behoudt zijn rechtspositie bij WPM en keert na afronding van de werkzaamheden voor het programmateam terug in de staande organisatie van het nieuwe Waterschap Limburg. Uiteraard zal het programmateam ondersteund moeten worden vanuit WPM, bijvoorbeeld in het kader van financiële zaken, facilitaire zaken en HRM. De hierboven genoemde 3,2 FTE is inclusief 0,4 FTE voor ondersteuning vanuit WPM. Concept begroting benodigde capaciteit in het programmateam in 2015. Samenstelling team Maaspartners Moederorganisatie Fte kf Programmateam - programmamanager Waterschap Aa en Maas 1,0 115 - programmasecretaris provincie Noord-Brabant 0,6 49 - inhoudelijke coördinator Rijkswaterstaat 0,6 49 - proces coördinator WPM 0,6 49 - programma-ondersteuning WPM 0,4 18 'indicatief bedrag, inclusief B TW Totaal 3,2 280* Werkbudget, conform Programmaplan Maas De centrale producten, de adaptieve uitvoeringsstrategie en het regionale bod (en diverse kleine ondersteunende diensten) zullen middels uitbestedingen vanuit het programmateam tot stand komen. Naar alle waarschijnlijkheid zal met uitbestedingen aan ontwerpbureaus en technische adviesbureaus gewerkt worden. 2
Verdeelsleutel kosten Het budget van het programmateam komt tot stand door de individuele bijdragen van alle partners en WPM (zie onderstaande tabel). Dit is reeds besloten door SDM. Over de financiële afhandeling hiervan worden nadere werkafspraken gemaakt met onze partners. Waar eventuele inzet of keuzes om besluitvorming vragen, zal dit separaat worden voorgelegd. Kostenverdeelsleutel en indicatieve kosten per partner ten behoeve van werkbudget en personeelskosten programmateam in 2015. Maaspartners Verdeelsleutel Werkbudge^ Indicatief personeelskosten Indicatief Totale kosten* 6 ë Provincie Limburg 49.500 50.400 99.900 Provincie N-Brabant 18 0 7o 49.500 50.400 99.900 Provincie Gelderland 5 0 /» 13.750 14.000 27.750 Rijkswaterstaat 18 0 Zo 49.500 50.400 99.900 Waterschap Roer en Overmaas 9 0 Zo 24.750 25.200 49.950 Waterschap Peel en Maasvallei 90/0 24.750 25.200 49.950 Waterschap Aa en Maas 90/0 24.750 25.200 49.950 Waterschap Brabantse Delta 60/0 16.500 16.800 33.300 Waterschap Rivierenland 80/0 22.000 22.400 44.400 Totaal 1000/0 275.000 280.000 555.000 'Indicatief kostenniveau voor het gehele jaar, het programmateam is in 2015 later gestart en kosten dienen hierop gecorrigeerd te worden, inclusief BTW Kader Het programmateam zal fictief worden beschouwd als een onderdeel van WPM, bij het programma Waterkeringen, proces Waterkeringenbeheer (de externe programmateamleden zijn gedetacheerd en blijven formeel in dienst van de moederorganisatie). Dit betekent, dat alle kaders van WPM ook van toepassing zullen zijn op het programmateam. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het inkoopbeleid of integriteitsbeleid. Binnen WPM bestaat het beleid, dat externen geen verplichtingen kunnen aangaan. Voorgesteld wordt dat verplichtingen van het programmateam (uiteraard binnen de kaders) formeel zullen worden aangegaan door de proces coördinator, een medewerker van WPM. Deze zal daarom ook budgethouder worden van het bruto krediet. De programmamanager van het Programmateam doet daarbij de collegiale toets. P&C verantwoording Uiteraard legt het programmateam via de programmamanager primair verantwoording af aan de Stuurgroep Deltaprogramma Maas. Echter, met de huisvesting van het programmateam bij WPM en de verleende kredieten en financiële kaders, is er ook sprake van een verantwoordingslijn richting het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van WPM. Deze vindt plaats via de reguliere P&C cyclus onder het Proces Waterkeringenbeheer van het Programma Waterkeringen van WPM. 3
Risico's m.b.t. personeelskosten Het waterschap sluit met de 3 uitlenende partners (Waterschap Aa en Maas, provincie Noord-Brabant en Rijkswaterstaat) detacheringsovereenkomsten, waarin risico's zoals daar zijn schade als gevolg van handelen of nalaten daarvan, niet functioneren, ziekte/herstel/medische begeleiding, ontslag/vervanging, etc. worden ondervangen. Risico's m.b.t. werkbudget De procescoördinator van het programmateam (medewerker waterschap Peel en Maasvallei en budgethouder) bewaakt het verloop van personeelskosten van personeel en werkbudget en maakt per kwartaal een voortgangsrapportage. Voorziene (onder- en) overschrijdingen worden daarin voortijdig aangekondigd, waarop de programmamanager van het programmateam en de procesmanager van proces Waterkeringenbeheer in overleg de noodzakelijke maatregelen treffen om overschrijding van het bruto krediet te voorkomen. Risico 's met betrekking tot kostenverdeling Omdat bij het aangaan van verplichtingen altijd sprake is van een financieel risico, is met alle partners afgesproken dit risico te delen conform de verdeelsleutel. Wanneer financiële risico's zich dreigen voor te doen, wordt dit vooraf aan het opdrachtgeversoverleg gemeld. Op deze manier heeft de partner die het programmateam huisvest en als penvoerder optreedt - in dit geval waterschap Peel en Maasvallei - niet een onevenredige kans op tegenvallers, maar worden risico's gelijkmatig verdeeld. De gedelegeerd opdrachtgevers van de partners van ons waterschap zijn op 10 juli jľ, vooruitlopend op bestuurlijke besluitvorming, akkoord gegaan met deze werkwijze. Beoogd effect» Een werkbare situatie voor het programmateam. «Een rechtmatige situatie voor het programmateam en Waterschap Peel en Maasvallei.» Duidelijkheid voor de partners binnen het Deltaprogramma Maas. Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel)» Invulling geven aan gemaakte afspraken.» Een werkbare situatie voor programmateam.» Een rechtmatige situatie voor het programmateam en het waterschap. Kanttekeningen (gevolgen, als niet besloten wordt conform het voorstel)» Een onwerkbare situatie voor het programmateam.» Een onrechtmatige situatie voor het programmateam en het waterschap.» Onduidelijkheid voor de partijen binnen het Deltaprogramma Maas. 4
Met dit besluit van 3 februari jl. is de dekking voor de nettobijdrage van WPM aan het programmateam reeds vastgesteld. Dit betekent dat onderhavig voorstel niet zal resulteren in nieuwe kosten voor WPM. Vooruitlopend op het besluit van het algemeen bestuur heeft het dagelijks bestuur van WPM op 21 juli jl. de netto bijdrage van WPM voor 2015, voor een bedrag van f 49.950-, beschikbaar gesteld aan het programmateam, zodat het programmateam in het kader van rechtmatigheid direct na dit besluit van het dagelijks bestuur de nodige externe (advies)kosten kon dekken. Communicatie Het programmateam is reeds geïntroduceerd in de eigen organisatie. Aanvullende communicatie is niet nodig. Evaluatie Evaluatie en controle zal worden uitgevoerd in de P&C cyclus. Advies Commissie Bestuur. Communicatie, Waterkering, Veiligheid en Middelen d.d. 9 september 2015 De commissie heeft positief geadviseerd. Het Dagelijks Bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei de secretaris, Cretans, de voorzitter wnd W.J.M. Evers.M. Driessen 6
Financiële consequenties Bruto krediet Op 17 november 2014 is SDM akkoord gegaan met het Programmaplan Maas 2015-2016. «In het Programmaplan Maas is uitgegaan van een raming van het benodigde budget voor personeelskosten van ē 280.000,- voor het volledig jaar 2015. Voor 2016 wordt uitgegaan van eenzelfde bedrag.» In het Programmaplan Maas is uitgegaan van een raming voor het benodigde werkbudget van C 275.000,- voor het volledig jaar 2015. Voor 2016 wordt uitgegaan van eenzelfde bedrag. Het totale budget voor de jaren 2015 en 2016, voor een bruto bedrag van ē 1.110.000,-, wordt beheerd door het waterschap Peel en Maasvallei. Omdat hier sprake is van financiële verplichtingen, is voor deze kosten de votering een bruto krediet van C 1.110.000,- door het algemeen bestuur noodzakelijk. Om (financieel-administratieve) redenen wordt de looptijd van het krediet verleend vanaf 1 maart 2015 t/m 1 maart 2017: «Een looptijd van 1 maart 2015 t/m 1 maart 2017 geeft het programmateam gelegenheid om lopende zaken uit te financiering tot na 2016;» Door uit te gaan van een looptijd van 1 maart 2015 t/m 1 maart 2017 wordt de bemensing van het programmateam over de fusie van WPM en WRO heen getild, waardoor de afronding van het werk door het programmateam gemakkelijker verloopt.» De detacheringsovereenkomsten van de drie externe medewerkers en de levering van 1 proces coördinator vanuit WPM worden op deze looptijd afgestemd. In de financiële administratie van WPM wordt onder het Proces Waterkeringenbeheer van het Programma Waterkeringen één projectnummer aangemaakt, waar het totale bruto krediet van C 1.110.000,- wordt ondergebracht. De afschrijving over dit project is 6 0,-. Bijdragen Maaspartners aan programmateam Het budget van het programmateam komt tot stand uit de individuele bijdragen van alle partners en WPM (zie ook "Verdeelsleutel kosten"). De verdeling en facturering naar de diverse partners zullen door ons waterschap worden verzorgd. De daadwerkelijke kosten zullen door WPM halfjaarlijks met de partners worden verrekend. Netto bijdrage WPM Netto brengt WPM in 2015 Ê 49.500,- in. Voor 2016 wordt uitgegaan van eenzelfde bedrag. Totale netto bijdrage van WPM wordt daarmee C 99.900,-. De netto bijdrage van WPM komt in 2015 ten laste van de "post onvoorzien" en in 2016 ten laste van de post "verzwaring waterkeringstaak". E.e.a. conform besluit van het dagelijks bestuur van WPM van 3 februari jl., besluit 2015.01324. 5