Voorstudie van de implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën Proces 78: Kennismanagement Versie gevalideerd door de stuurgroep van 23 mei 2006 Oorspronkelijk document in het Nederlands opgesteld Voorstudie - Implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën 1
1.1. Proces Kennismanagement (78) 1.1.1. Bestaansreden 1.1.1.1. Definitie Het proces 'Kennismanagement' staat in voor het strategisch beheren van de kennisomgeving om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De kennisomgeving omvat niet alleen het kennisbeheersysteem (databank) maar tevens het ontwikkelen van een cultuur hoe met kennis wordt omgegaan. Dit omvat ondermeer het systematisch creëren, verwerven, synthetiseren, leren delen, kapitaliseren en gebruiken van inzichten en ervaringen. Het proces 'Kennismanagement' wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de staf- en lijndiensten die verantwoordelijk zijn voor de creatie, contributie en gebruik van bronnen van informatie. 1.1.1.2. Doelstellingen De belangrijkste doelstellingen zijn: - Bepalen van de strategische doelstellingen van kennisbeheer - Bewaken van de consistentie van de operationele doelstellingen van het proces Informatie met de strategische doelstellingen van kennisbeheer - Sturen en coördineren van de kennisomgeving en uitwerken van het juridisch referentiekader waarbinnen de kennisomgeving zal uitgebouwd worden - Uitwerken van regels rond specifieke aspecten van kennisbeheer (bijv. deontologie, privacy, integriteit, archivering, enz.) - Stimuleren van een kenniscultuur 1.1.2. Omschrijving Voorstudie - Implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën 2
1.1.2.1. Activiteitenblok 1: Identificeren van de kennisbehoeften In kaart brengen van de aanwezige kennis en de tekorten aan kennis. - Inventariseren van de aanwezige kennis en expertise (senior gegevensbeheerder) - Identificeren van domeinen met een tekort aan kennis (senior gegevensbeheerder) - Nagaan van de oorzaken van een tekort aan kennis (senior gegevensbeheerder) 1.1.2.2. Activiteitenblok 2: Bepalen van de strategie voor kennisbeheer Vanuit de geïdentificeerde kennisbehoeften en vanuit de globale organisatiestrategie een coherente strategie voor kennisbeheer uitwerken. - Bepalen van de noden voor kennisbeheer (senior projectbeheerder) - Opstellen van de strategie voor kennisbeheer (senior projectbeheerder) - Opstellen van actieplannen voor kennisbeheer (senior projectbeheerder) - Communiceren van de strategie voor kennisbeheer (senior projectbeheerder) 1.1.2.3. Activiteitenblok 3: Beheren van de kennisomgeving Het conceptueel uitdenken, opzetten, uitwerken, administratief beheren en actualiseren van alle facetten van de kennisomgeving. - Stimuleren communities (kennisbeheerder) - Promoten organisatiebrede taxonomie (kennisbeheerder) - Ondersteunen door het accrediteren van experten (kennisbeheerder): Regels opstellen voor het accrediteren van experten en expertengroepen Stimuleren van een cultuur om te participeren als expert binnen de kennisomgeving - Uitwerken van het beleid en procedures rond specifieke aspecten van kennisbeheer (bijv. archivering, deontologie, privacy, enz) (kennisbeheerder) - Begeleiden van de uitvoering van actieplannen voor kennisbeheer (kennisbeheerder) - Evalueren kennisbeheer en introduceren van kennisprogramma s (bijv. e-learning) (kennisbeheerder) 1.1.2.4. Activiteitenblok 4: Veranderingsmanagement voor kennisbeheer Realiseren van een nog meer kennisgedreven organisatie door het ontwikkelen van een cultuur om efficiënt en doelgericht met kennis om te gaan. - Bepalen van het veranderingsmanagement programma (veranderingspromotor) - (Doen) uitvoeren van het veranderingsmanagement programma (veranderingspromotor) - Monitoren en bijsturen v/h veranderingsmanagement programma (veranderingspromotor) Voorstudie - Implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën 3
1.1.3. Overzicht proceselementen 1.1.3.1. Startschot Naam startschot Permanente nood aan kennisbeheer Feedback op het kennisbeheer Strategische beleidsbeslissing Innovatieve technologieën 1.1.3.2. Resultaat Naam Resultaat Efficiënt en doelmatig kennisbeheer Nieuwe cultuur rond kennisgebruik en kennisdeling 1.1.3.3. Input Naam Input Kennis, informatie, expertise, Strategische en operationele principes inzake kennismanagement Feedback van proces Informatie (+ radarfunctie) Richtlijnen FOD P&O Vragen van klanten of gebruikers Aanbod van nieuwe en aangepaste interne instrumenten Analyseresultaten over prestaties Alle processen Proces 'Strategie en Planning' Extern (FOD P&O) Proces 'Klantenbeheer' Proces 'Gebruikersondersteuning' Proces 'Interne dienstverleningsmodellen' Proces 'Prestatiebeheer' 1.1.3.4. Output Naam Output Strategische aanpak van kennis Uitvoeringsstrategie Antwoord op vraag van klanten of gebruikers Alle processen en in het bijzonder het proces Strategie en Planning Proces 'Klantenbeheer' Proces 'Gebruikersondersteuning' Voorstudie - Implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën 4
Naam Output Beheersregels rond het beheer van kennisinstrumenten Acties rond veranderingsmanagement Alle processen Proces Veranderingsmanagement Voorstudie - Implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën 5