1
Inhoud Bouwsoftware van Herke ICT Group... 3 BouwVision xrm... 4 Visie op Relatiebeheer... 5 Visie op Lync2xRM... 6 Visie op Document Management (DMS)... 8 Visie op Projecten... 9 Visie op Objecten... 10 Visie op Service & Onderhoud... 12 Visie op HRM... 13 Visie op Marketing... 14 Visie op Verkoop... 15 Meer informatie?... 16 2
Bouwsoftware van Herke ICT Group BouwVision is software voor de bouw en ontwikkeld door Herke ICT Group, gecertificeerd Microsoft partner. Vanuit onze expertise maken wij processen bij bouwbedrijven zo makkelijk mogelijk door creatieve inzet van ICT. Denk ook aan netwerkbeheer, werkplek management, proactieve support en cloud-oplossingen. Wij kunnen dit sneller, beter en goedkoper dan uw eigen ICT-afdeling. Maak kennis met de kracht van BouwVision ERP, xrm, Apps en Portals tijdens een demo door een van onze experts en ervaar zelf de voordelen. Bij u op locatie of in ons moderne kantoor in Alkmaar. Neem telefonisch contact op of stuur ons een e-mail. Wij adviseren u graag! Herke ICT Group Toermalijnstraat 8, 1812 RL Alkmaar +31 72 727 1100 info@bouwvision.nl Herke ICT Group Voor zakelijke software oplossingen als Herke Dynamics xrm en Lync, Office 365 en CRM online kunt u al meer dan 15 jaar terecht bij Herke ICT Group. Vanuit Alkmaar ontzorgen wij bedrijven in heel Nederland op het gebied van ICT. Het feit dat wij zowel hardware als software oplossingen implementeren maakt dat wij ons positief onderscheiden in de markt. Ervaren consultants Om BouwVision effectief in te zetten bij uw organisatie kunt u een beroep doen op onze ervaren consultants. Zij kunnen u van dienst zijn: Bij advies en inrichting van de software Met advies over slimme bedrijfsprocessen Met ondersteuning tijdens het implementatietraject Bij het optimaal inzetten van de software na ingebruikname Meer weten? Neem contact met ons op en maak een afspraak. 3
BouwVision xrm BouwVision xrm bestaat uit verschillende modules die aansluiten op de bedrijfsprocessen van een projectmatig werkend bouwbedrijf. Aan de zakelijke software van Microsoft Dynamics CRM heeft Herke ICT Group extra modules toegevoegd die deze xrm-oplossing uitermate geschikt maakt voor de bouw. Modules van BouwVision xrm 4
Visie op Relatiebeheer Volledig inzicht in klanten en prospects Snel en overzichtelijk een compleet overzicht van al uw aan klanten gerelateerde informatie op uw PC, notebook of tablet, via Internet Explorer of vanuit Outlook, in de vertrouwde Microsoft gebruikersinterface. van Relatiebeheer in BouwVision xrm: Niet zoeken maar vinden Inzicht in verbindingen tussen contactpersonen De kwaliteit van de database is essentieel: relatiebeheer vormt de basis van uw CRM Volledige integratie met ERP: eenmalig vastleggen van klantgegevens, dus efficiënter werken Eenvoudig weergaves en selecties maken, bijvoorbeeld voor de kerstkaart mailing Contactmanagement: bij een relatie kunt u de volledige contacthistorie terugvinden E-mail archivering in xrm; totale integratie met Outlook Real-time dashboards Lync2xRM: wanneer u gebeld wordt, verschijnt de relevante klantinformatie op uw beeldscherm 5
Visie op Lync2xRM Inkomende telefoon koppelen aan relatie De add-on Lync2xRM maakt het mogelijk om een via Microsoft Lync binnenkomend telefoongesprek direct te koppelen aan de relatiedatabase in xrm. De opgehaalde informatie wordt overzichtelijk op uw beeldscherm getoond. Op het moment dat de telefoon overgaat, zoekt Lync2xRM in xrm of het telefoonnummer van de beller bekend is. Als dit het geval is dan verschijnt rechts onderin uw beeldscherm een venster met daarin de gegevens van de beller. van Lync2xRM U ziet hier informatie over de naam van de beller, het bedrijf waar de persoon die belt werkzaam is en zijn/haar functie. Door te klikken op de naam van de persoon of het bedrijf opent u het betreffende formulier in xrm. Daarnaast kunt u direct vanuit dit venster een aantal acties starten. Klik op het telefoon-icoon om direct in xrm een telefoonnotitie toe te voegen. Het betreffende xrm formulier wordt getoond met alle reeds bekende gegevens van de beller al ingevuld. Door te klikken op het envelop-icoon stuurt u direct een e-mail bericht naar de beller. 6
De vier gekleurde tegels onderin de schermafdruk refereren naar gegevens in xrm. Welke tegels getoond worden kunt u per gebruiker (of per gebruikersrol) instellen. Het getal in een tegel toont het aantal openstaande items in de betreffende categorie. Voorbeelden van categorieën die als tegel getoond kunnen worden zijn: activiteiten documenten aanvragen verkoopkansen etc. Meerdere contactpersonen bij een bedrijf Op het moment dat meerdere contactpersonen van een bedrijf in xrm staan geregistreerd die vanaf hetzelfde telefoonnummer bellen, dan kan Lync2xRM uiteraard wel signaleren welk bedrijf belt, maar niet welke contactpersoon. In dat geval wordt tijdens een inkomend telefoongesprek in het venster een lijst met in xrm bekende contactpersonen getoond, van waaruit u de betreffende persoon kunt selecteren. Onbekende beller Het kan uiteraard ook voorkomen dat een telefoongesprek binnenkomt van iemand waarvan het telefoonnummer niet bekend is in xrm. In die situatie kunt u direct vanuit het venster bijvoorbeeld op basis van de naam of postcode de contactgegevens van de beller opzoeken. Als u vanuit deze lijst een van de contactpersonen selecteert dan wordt het eerder besproken venster met de tegels weer getoond. 7
Visie op Document Management (DMS) Niet zoeken maar vinden Bij het maken van een nieuw document selecteert u een bedrijf of een contactpersoon. In Word is uw brief direct gepersonaliseerd. Eventueel kunt u aanpassingen in de brief doorvoeren. Fysiek wordt het document in SharePoint opgeslagen; hier komt een gebruiker echter nooit. Bij het opslaan van het document vult u een aantal referentievelden, waarmee u het document snel terug kunt vinden. van het DMS in BouwVision xrm: Altijd de meest recente versie van documenten Bestekken, calculaties, offertes en bouwtekeningen eenvoudig op te vragen in xrm of via Portal Standaardbrieven zijn snel in huisstijl te maken Niet zoeken maar vinden Opslaan van documenten in één centrale database voorkomt fouten Dossiers vormen verzamelmappen voor documenten en activiteiten over eenzelfde onderwerp Een projectdossier is opvraagbaar vanuit een project Documentenlijst per project U kunt op eenvoudige wijze een persoonlijke weergave definiëren via een Documentlijst. Zo presenteert u bijvoorbeeld alle documenten bij een project, uitgesplitst naar maand. Mailings Meerdere bedrijven of personen mailen met eenzelfde gepersonaliseerde brief is simpel via de mailingmodule, onderdeel van het DMS. Importeren Hiermee kunt u: Bestaande documenten importeren in BouwVision xrm Postverwerking: u scant inkomende post en importeert deze Bijlagen uit een e-mail importeren 8
Visie op Projecten Alle projectinformatie in één dossier Bundel alle projectinformatie bij een project. Hier kunt u per bouwproject documenten, correspondentie, e-mails en de projectplanning vastleggen. Daarnaast bepaalt u bij een project de betrokken partijen en hun rol (aannemer, onderaannemer, architect, adviseur, timmerman, enz.). van Projecten in BouwVision xrm: Alle communicatie en documenten over project op één plek Inzicht in betrokkenen en hun rol bij dit project Bing-maps integratie toont de locatie van een project op de kaart Documenten beschikbaar via een webportal voor externe partijen Alle relevante projectdocumentatie in een of meerdere dossiers Referentie projecten tonen op uw website 9
Visie op Objecten Na de oplevering Wanneer een project is opgeleverd maakt u objecten aan in xrm die u voorziet van specificaties en kenmerken. U legt vast wie de bewoners van het object zijn. Activiteiten, documentatie èn verkoopkansen zijn uiteraard zichtbaar bij een object. van Objecten in BouwVision xrm: Bewoners Garantie Communicatie Verkoopkansen Bij een object legt u vast wie de bewoner(s) is/zijn Op welke onderdelen zit garantie en hoe lang? Relevant voor Service & Onderhoud Alle activiteiten (afspraken, telefoongesprekken, e-mails) en documenten met vraag of klacht over object Aanvullende wensen noteert u als verkoopkans. Bewoners en Garantie Bij een object legt u vast wie de bewoner(s) is/zijn en is inzichtelijk op welke onderdelen garantie zit en hoe lang deze duurt. Deze informatie is relevant voor Service & Onderhoud; wanneer een bewoner contact met u opneemt met een vraag/klacht over de woning wilt u immers weten hoe het zit met de garantie en bij wie u daarvoor eventueel terecht kunt. Servicecontracten Per woning is inzichtelijk welke servicecontracten er lopen en welke garanties op (delen van) het object gelden. Zo kunt u snel terugvinden of een bewoner aanspraak kan maken op garantie bijvoorbeeld. 10
Verschillende rollen Maak partijen die bij een object zijn betrokken inzichtelijk. Voorzie de betrokkenen van een rol, die kan immers verschillen per object. Wie bij het ene object de bewoner is, kan bij het andere de verhuurder zijn. Iemand kan natuurlijk ook meerdere rollen hebben, bijv. bewoner èn lid van de bewonersvereniging. Door te filteren op rol kunt u heel gericht en eenvoudig een mailing versturen. Locatie Op basis van het adres van het object wordt op de landkaart van Bing maps de precieze ligging getoond. Deze informatie is direct voor handen op het moment dat u een object formulier opent. Handig wanneer Service of Onderhoud gepland moet worden! 11
Visie op Service & Onderhoud Incidenten bij klanten Meldingen of klachten komen binnen per telefoon of via de website en registreert u als incidenten in xrm. Bij een incident is de complete historie aan activiteiten zichtbaar, zodat de status van de melding voor alle gebruikers inzichtelijk is en bovendien duidelijk is wie bezig is met het oplossen van het incident. van Service & Onderhoud in BouwVision xrm: Meldingen en klachten worden geregistreerd als incidenten Inzicht in historie en contractafspraken bij klant Via het digitale planbord werkbonnen toekennen aan de buitendienst Afhandeling via een app op uw favoriete mobiele apparaat Via het digitale planbord zet de planner of werkvoorbereider servicemedewerkers in voor het oplossen van een melding. Op hun mobiele apparaat komen in de Service app nieuwe meldingen binnen, die direct opgepakt en afgehandeld kunnen worden. Zie ook: BouwVision Apps. 12
Visie op HRM Personeelsdossiers, Verlof/Verzuim en Wagenpark Speciaal ontwikkeld voor gebruik door PZ en HRM medewerkers. Personeelsgegevens en gerelateerde documenten zijn afgeschermd voor de overige xrm gebruikers. Naast personeelsdossiers kunt u verlof en verzuim vastleggen, middelen (telefoon, sleutel, laptop, enz.) en wagenpark. van HRM in BouwVision xrm: Compleet personeelsdossier Beperkte toegang voor PZ medewerkers Verlof & verzuim rapportages en notificaties (Poortwachter) Goedkeuringsproces via leidinggevende bij aanvraag verlof Het op elkaar afstemmen van sollicitanten en vacatures vindt plaats in Werving & Selectie, op basis van competenties. Monitor de instroom, doorstroom en uitstroom van uw medewerkers en houd grip op de opleiding en scholing van uw mensen. Periodieke evaluaties vormen een essentieel onderdeel van HRM. 13
Visie op Marketing Slimmere marketing Campagnes van begin tot eind plannen, uitvoeren en meten is eenvoudig in BouwVision xrm. Op basis van een duidelijk klantbeeld kunt u effectief uw marketingacties plannen en uitvoeren. Integreer uw e-mail campagne met Outlook en volg de respons real-time in xrm. van Marketing in BouwVision xrm: Doelgroepselecties filteren en bewaren als marktlijst (statisch of dynamisch). Het resultaat kunt u naar Excel exporteren. Campagne definiëren inclusief planning en budget, voor een advertentie of evenement. Kosten bijhouden zodat ROI gemeten kan worden. Mailings of e-mailings versturen Respons vastleggen bij een campagne, is uiteraard ook zichtbaar bij de contactpersoon die reageerde. Analyseren respons: wat heeft de champagne opgeleverd? Effectiviteit meten (hoeveel potentiële klanten of verkoopkansen heeft de actie opgeleverd?). Grafieken maken dit direct inzichtelijk. 14
Visie op Verkoop Effectief verkopen begint met inzicht Juist wanneer de economie zich roert wil ik grip op het verkoopproces en antwoord op vragen als: Via welk kanaal komen mijn aanvragen binnen? Welke aanvragen worden order? van Verkoop in BouwVision xrm: Altijd actueel inzicht in de open verkoopkansen Bewaak uw Verkooppijplijn Kwalificeer uw verkoopkansen van koud naar binnengehaald Volg en kwalificeer uw potentiële klanten Slimme rapportages en dashboards Bevorder interactie in uw Verkoopteam Beschikbaar op uw mobiele apparaten Verkooppijplijn Een van de meest gehoorde redenen voor bouwbedrijven om met een CRM oplossing te gaan werken is de wens om meer en beter inzicht in de openstaande verkoopkansen te krijgen. Werk met Excellijsten en u bent het overzicht al snel kwijt. Verkoopkansen in BouwVision xrm resulteren direct in een compleet beeld van de verkooppijplijn. Rapportages Standaard is een flink aantal grafieken en Verkoop dashboards aanwezig. Denk aan: analyse op verkoopfase, omzet per verkoper, opbrengst per campagne, totale gewonnen/verloren omzet, gemiddeld aantal dagen per verkoopfase, reden gewonnen/verloren verkoopkansen, en nog meer. Dynamische rapportages tonen real-time informatie in Excel. 15
Meer informatie? Maak kennis met de kracht van BouwVision tijdens een demo door een van onze experts en ervaar zelf de voordelen. Bij u op locatie of in ons moderne kantoor in Alkmaar. Neem telefonisch contact met ons op of stuur ons een e-mail. Wij adviseren u graag! Herke ICT Group Toermalijnstraat 8, 1812 RL Alkmaar +31 72 727 1100 info@bouwvision.nl Herke ICT Group BouwVision is software voor de bouw en ontwikkeld door Herke ICT Group, gecertificeerd Microsoft partner. Vanuit onze expertise maken wij processen bij bouwbedrijven zo makkelijk mogelijk door creatieve inzet van ICT. Denk aan netwerkbeheer, werkplek management, proactieve support en cloud-oplossingen. Wij kunnen dit sneller, beter en goedkoper dan uw eigen ICT-afdeling. Voor zakelijke software oplossingen als Herke Dynamics xrm en Lync, Office 365 en CRM online kunt u al meer dan 15 jaar terecht bij Herke ICT Group. Vanuit Alkmaar ontzorgen wij bedrijven in heel Nederland op het gebied van ICT. Het feit dat wij zowel hardware als software oplossingen implementeren maakt dat wij ons positief onderscheiden in de markt. Ervaren consultants Om BouwVision effectief in te zetten bij uw organisatie kunt u een beroep doen op onze ervaren consultants. Zij kunnen u van dienst zijn: Bij advies en inrichting van de software Met advies over slimme bedrijfsprocessen Met ondersteuning tijdens het implementatietraject Bij het optimaal inzetten van de software na ingebruikname Meer weten? Neem contact met ons op en maak een afspraak. 16