Informatie Dé HRM schakel voor succes
Inhoudsopgave Wat is Prinsys 3 Prinsys in schema 4 Prinsys in beeld 5 Wat u met Prinsys kunt doen 7 Peildatum 8 Vaste en Ad Hoc rapportage 9 Ziekteverzuimregistratie 10 Ziekteverzuim rapportagevoorbeeld 1 11 Ziekteverzuim rapportagevoorbeeld 2 12 Beveiliging 13 Koppelingen 14 Tot slot 15 Copyright 2007 Kencom B.V., alle rechten voorbehouden. Prinsys is een geregistreerd handelsmerk van Kencom B.V. Prinsys wordt voor Kencom B.V. gedistribueerd en onderhouden door Kennys B.V. Voor alle zaken betreffende Prinsys kunt u contact opnemen met: Kennys B.V. Gentseweg 19 2803 PC Gouda The Netherlands telefoon : +31(0)182-631818 email : info@kennys.nl website : http://www.kennys.nl 2
Wat is Prinsys Personeel vormt ongetwijfeld de ruggengraat van iedere organisatie. Aan het personeelsbeleid worden dan ook steeds hogere eisen gesteld. Meer doen met minder, efficiënter, goedkoper, maar toch nog steeds even professioneel: personeel is immers van onschatbare waarde. Uiteraard vereist zo n beleid doelmatige en professionele hulpmiddelen. Wellicht bent u al lange tijd op zoek naar een systeem dat u optimaal kan ondersteunen bij uw personeelsmanagement maar kunt u geen pakket vinden dat aan al uw eisen voldoet? Ons Personeels Registratie en INformatie SYSteem is speciaal ontwikkeld om uw personeelsbeleid vorm te geven. Prinsys ondersteunt en vergemakkelijkt de taken van de personeelsafdeling door de eenduidige en duidelijke vastlegging van de gegevens. Prinsys versnelt het uitvoeren van uw dagelijkse activiteiten zoals het vervaardigen van rapportages en neemt tijdrovende klussen uit handen zoals het aanleveren van gegevens voor de salarisadministratie. Maar personeelsbeheer is meer dan alleen het registreren van gegevens: ook voor zaken als loopbaanbegeleiding, werving en selectie, ziekteverzuim, planning en budgettering is Prinsys het geschikte instrument. Het invoeren en wijzigen van gegevens in Prinsys vindt zo efficiënt mogelijk plaats, zodat het werken met Prinsys een minimum aan tijd vergt. Verder is Prinsys een zeer gebruikersvriendelijk systeem: de informatie wordt weergegeven in overzichtelijk opgebouwde schermen, met duidelijke omschrijvingen en eenvoudig te gebruiken functies. Prinsys is ontwikkeld met behulp van de uiterst moderne en snelle 4e generatietaal en databasemanagementsysteem PROGRESS. Prinsys draait op bijna alle computersystemen en is geschikt voor zowel grote als kleine organisaties in zeer uiteenlopende branches en met verschillende organisatiestructuren. Uiteraard kunnen wij u altijd behulpzaam zijn bij de implementatie van Prinsys. Verder zorgen wij er natuurlijk voor dat het pakket geheel wordt toegesneden op uw organisatie. Gebruikers van Prinsys moeten uiteraard in staat zijn Prinsys zo goed mogelijk toe te passen. Er zijn voor Prinsys en Ad Hoc Rapportage cursusprogramma s ontwikkeld. Daarmee zijn gebruikers in staat het pakket nog beter te gebruiken. Op verzoek sturen wij u uitgebreide cursusinformatie toe. 3
Prinsys in schema Al uw personeelsgegevens Prinsys 8.0 Beveiliging Bestandsbeveiliging Selectiebeveiliging Menubeveiliging Gebruikersniveaus Ziekteverzuim Wet Poortwachter Formulieren/UWV Bijzonder ziekteverzuim Ziektegeval signaleringen Modules Arbo koppelingen Document Beheer Onderzoeken Internet en intranet Webgids Verzuimgids E-mail Salarissystemen Infor SDB Unit 4 Logica CMG meer Batch uitvoer en e-mail Rapportages Vaste rapportages Ad Hoc rapportages Signaleringen Koppelingen Salarissystemen Tijdsregistratiesystemen Documentbeheersystemen Microsoft Office meer Peildatum verleden toekomst Media peildatum 4
Prinsys in beeld Gegevensbeheer 1 2 3 4 6 5 1 Met het nieuwe snelmenu kunt u nog makkelijker bij de functies die u het meest gebruikt. 2 De Prinsys toolbar biedt toegang tot alle functies die het pakket te bieden heeft. 3 Bekijk en wijzig informatie alsof u door de tijd reist met de peildatumfunctie. 4 Navigeer snel en makkelijk door uw personeel via het werknemerselectiescherm. 5 Wissel met gemak tussen de verschillende rollen en profielen die u heeft aangemaakt. 6 Geef Prinsys uw eigen look and feel met de verschillende aan te passen opties. 5
Prinsys in beeld Zoekscherm 1 2 1 2 Zoek, vind, sorteer en werknemers in het zoekscherm. Selecteer verschillende werknemers om deze te gebruiken in het werknemerselectiescherm. 6
Wat u met Prinsys kunt doen In Prinsys heeft u de mogelijkheid om alle gegevens over uw personeel te registreren. Natuurlijk kunt u gewone persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats vastleggen. Maar er is ook gedacht aan ruimte voor de registratie van zaken als ziekteverzuim, verlofrechten, opleidingen, secundaire arbeidsvoorwaarden (reiskostenvergoeding, spaarloonregeling), middelen (lease-auto, mobiele telefoon), bevoegdheden (rijbewijs, EHBO) en afspraken. Daarnaast biedt Prinsys functionaliteit op het gebied van onder andere loopbaanplanning, functioneringsevaluatie, planning en budgettering, vacatures, personeelsadvertenties. De gegevens hoeven slechts één keer te worden ingevoerd, hetgeen de uniformiteit van de informatie bevordert. In het selectiescherm kunt u niet alleen op naam of werknemercode een werknemer selecteren, maar kunt ook de functie of de organisatie-eenheid als uitgangspunt nemen. Vanuit het selectiescherm kunt u alle mogelijke handelingen verrichten voor een werknemer. Hieronder wordt onder andere verstaan; het uit-draaien van een werknemerkaart of loopbaan overzicht en het muteren van werknemergegevens, maar ook ziek- en hersteldmelden. Verder is het mogelijk adresetiketten en in Prinsys gedefinieerde brieven, contracten en dergelijke af te drukken. Het detailscherm is voor de PZ-functionaris een zeer praktische functie: in één oogopslag ziet u alle belangrijke gegevens van een werknemer in één scherm. Mocht uw organisatie andere gegevens van de werknemer in het detailscherm willen zien, dan kunt u dit scherm uiteraard naar uw wensen aanpassen. Handig is dat u in Prinsys gemakkelijk verbanden tussen gerelateerde gegevens kunt leggen en opvragen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld snel inzicht krijgen in de werknemers die een bepaalde opleiding hebben gevolgd of kunt u functie-eisen en bevoegdheden koppelen aan een functie. Zeer gewaardeerd is de mogelijkheid om Prinsys belangrijke gebeurtenissen te laten signaleren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan jubilea, einde proeftijd, afspraken en ziekteverzuim, bevoegdheden en afloop van certificaten. Hierdoor komt u niet voor verrassingen te staan en kunt u ruim op tijd de benodigde actie ondernemen. 7
Peildatum In een personeelsinformatiesysteem zijn de gegevens die betrekking hebben op het heden heel belangrijk. Maar op sommige momenten is het noodzakelijk om ook te kunnen zien hoe een en ander in het verleden was, of juist hoe een en ander gepland is om er in de toekomst uit te zien. Denkt u alleen maar eens aan het sociaal jaarverslag dat elk jaar weer moet worden samengesteld, of aan het plannen van organisatiewijzigingen. Een sociaal jaarverslag rapporteert over het afgelopen jaar en wordt vaak pas enkele maanden later geschreven. Maar hoe komt u aan de gegevens die op dat moment actueel waren als er in de tussentijd al zeer veel is gewijzigd? In Prinsys is het mogelijk om als het ware door de tijd te reizen. Voer een willekeurige datum in verleden of toekomst en u krijgt de op dat moment geldende gegevens in beeld. Dit geldt voor alle in Prinsys geregistreerde gegevens; van salarissen en functies tot adressen en afdelingen en zelfs voor foto s. Met één druk op de knop ziet u bijvoorbeeld de situatie van drie maanden geleden. Ter verduidelijking een voorbeeld hoe de peildatumstructuur gebruikt kan worden. Op de afdeling P&O is behoefte aan verschillende soorten gegevens: 1. De PZ-assistent is dagelijks bezig met het ziek- en hersteld melden en het uitdraaien van adressen van werknemers die momenteel in dienst zijn. Zij gebruikt gegevens die nu actueel zijn. Haar peildatum is dus vandaag het ziekteverzuim etc. Zijn peildatum zal dus in het verleden liggen, bijvoorbeeld 31 december van het afgelopen jaar. 3. Het hoofd PZ is bezig met de reorganisatie en planning van een aantal afdelingen. Hij is geïnteresseerd in de situatie zoals die medio volgend jaar verwacht wordt. Hij wil alvast de (nieuwe) organisatiestructuur voor volgend jaar aanmaken, nieuwe functies voor volgend jaar verdelen, salarisschalen indelen en alvast medewerkers plaatsen. Zijn peildatum ligt dus in de toekomst, bijvoorbeeld 1 juni van het komend jaar. Al deze personen hebben gegevens uit verschillende tijdsperioden nodig. Zij kunnen deze informatie echter uit het zelfde systeem halen dankzij het gebruik van de peildatum! De handelingen die in de gegevensverzameling worden verricht, hebben ook hun invloed op de toekomstige gegevens: wanneer een werknemer op 23-08-2006 uit dienst gaat, zal hij niet meer voorkomen in de overzichten met bijvoorbeeld peildatum 10-10-2006. Bij alle mutaties die plaatsvinden, vraagt Prinsys om een ingangsdatum. Zo hebt u een extra controle dat mutaties op het juiste moment worden doorgevoerd. U begrijpt dat de peildatumstructuur op iedere personeelsafdeling ongekende mogelijkheden geeft! 2. De PZ-medewerker is bezig met het schrijven van het Sociaal Jaarverslag. Zijn interesse gaat uit naar de situatie zoals die vorig jaar was. Zoals de gemiddelde leeftijd op dat moment, het gemiddelde salaris, 8
Vaste en Ad Hoc rapportage Vaste raportages Prinsys biedt via voorgedefinieerde vaste rapportages de mogelijkheid op een eenvoudige wijze een aantal veel gevraagde overzichten te produceren. Deze functie bevat onder andere verjaardagenen signalerings verzichten. U kunt rapporteren over de in Prinsys gemaakte mutaties en hebt u de mogelijkheid om verschillende werknemerkaarten af te drukken. Ook zijn er diverse organisatieoverzichten opgenomen. Alhoewel het anders doet vermoeden, zijn alle vaste rapportages flexibel. Dat wil zeggen dat u eigen varianten van de rapportages op kunt slaan. Het maandelijkse verjaardagenoverzicht voor het personeelsblad of het ziekteverzuimoverzicht van de afdeling inkoop maakt u hiermee in een handomdraai. U kunt in Prinsys méér met uw rapportages dan alleen afdrukken. U heeft altijd de mogelijkheid om uw rapportages op een simpele manier in Word of Excel te plaatsen of als bestand op te slaan. Voorbeelden van vaste rapportages Werknemerkaarten Verjaardag en signaleringsoverzichten Organisatie-overzichten Ziekteverzuim overzichten Mutatie-overzichten De module Batch Uitvoer en E-mail is een uitbreiding op Prinsys. Deze biedt de mogelijkheid om het uitvoeren van rapportages en het leveren van de resultaten aan belanghebbenden geheel geautomatiseerd te laten verlopen. Ad Hoc rapportages In iedere organisatie bestaat behoefte aan specifieke informatie over het personeel die gebaseerd is op gegevens uit de organisatie. Soms is deze informatie wel aanwezig binnen de organisatie, maar is het niet zo eenvoudig om de gegevens op de juiste manier te achterhalen en samen te stellen. Wij denken hierbij aan vragen als Geef een overzicht van het aantal mannen en vrouwen per afdeling of Geef een overzicht van alle medewerkers die een academische opleiding bedrijfskunde hebben gevolgd, die 4 jaar managementervaring hebben en die ouder zijn dan 30 jaar of Geef een overzicht van de salarissen met het hoogste en laagste salaris, het totaal van de salarissen en het gemiddelde salaris zowel per afdeling als voor de gehele organisatie. Met de ad-hoc rapportagefunctie kunnen al deze vragen eenvoudig worden beantwoord. Prinsys kan alle ingevoerde gegevens op ontelbaar veel verschillende manieren met elkaar combineren zodat hierdoor een uniek en waardevol instrument ontstaat voor het management. U kunt dan bijvoorbeeld de werknemers in uw bedrijf selecteren op leeftijdsgroep en geslacht en van deze werknemers de gemiddelde salarissen en functies afdrukken. Het rapport ziet er dan uit zoals op de volgende pagina is afgebeeld. De gegevens die u selecteert in ad-hoc kunnen ook worden uitgevoerd in het formaat van andere pakketten, zoals bijvoorbeeld Word en Excel. U kunt de gegevens bijvoorbeeld gebruiken om samen te voegen in Word om zo een persoonlijke brief te sturen aan uw personeel, of u kunt de gegevens gebruiken in Excel voor statistische berekeningen of grafieken. De gegevens kunnen ook uitgevoerd worden in het formaat van andere pakketten. Extra pakketten kunt u zelf definiëren. Stelt u vaak dezelfde vragen met deze functie? Ook dat is geen probleem. U kunt de definitie van elk ad-hoc rapport opslaan en deze op een later tijdstip opnieuw gebruiken. Het rapport wordt dan nog eens uitgevoerd met de dan actuele gegevens of met de gegevens van op de door u gekozen peildatum. Om de rapporten later weer makkelijk te selecteren, kunt u een uitgebreide omschrijving van het rapport ingeven. Ook kunt u bepalen of het rapport voor algemeen of eigen gebruik is. Andere gebruikers kunt u zo wel of niet gebruik laten maken van uw rapporten. 9
Ziekteverzuimregistratie Op het gebied van het ziekteverzuim volgen de veranderingen elkaar in snel tempo op. De overheid heeft een groot aantal maatregelen getroffen om het ziekteverzuim aan te pakken, en ook veel werkgevers houden zich serieus bezig met de terugdringing van het ziekteverzuim binnen hun organisatie: een laag ziekteverzuim betekent immers ook een aanzienlijke kostenbesparing! Deze ontwikkelingen creëren de behoefte aan een betere registratie van de ziekteverzuimgegevens. Ook mogelijkheden voor eenduidig samengestelde rapportages, vergelijkbaar met die van andere bedrijven in dezelfde branche, zijn wenselijk. U beschikt binnen Prinsys over uitgebreide registratiemogelijkheden van het ziekteverzuim. Uiteraard kunt u de ziek- en hersteldmeldingen registreren. Daarnaast kunt u ziektegeval-akties invoeren. Ook kunt u bijvoorbeeld registreren, dat een werknemer in eerste instantie halve dagen gaat werken. Voor deze registratie zijn speciale functies toegevoegd, zodat u snel kunt muteren. Via signaleringen is het mogelijk frequent ziekteverzuim te melden en ziektegevalakties te controleren. Verder is het mogelijk langdurig ziekteverzuim te signaleren en worden standaard o.m. de volgende verzuimperiodes gesignaleerd: 3 maanden en 1 jaar. Natuurlijk kunt u andere signaleringsperiodes zelf instellen. De mogelijkheden van ziekteverzuimrapportage zijn eveneens uitgebreid. U kunt overzichten uitdraaien, gebaseerd op de kalenderdagen methodiek, die onder meer door het NIA (Nederlands Instituut voor Arbeidsomstandigheden), TNO en het CBS wordt gebruikt. Deze overzichten kunt u vergelijken met branchecijfers, die doorgaans volgens de kalenderdagenmethode zijn opgebouwd. Het betreft overzichten van het ziekteverzuim; het ziekteverzuim verdeeld naar verzuimduur; en een overzicht van de ziekmeldingen per weekdag. Ook bestaat de mogelijkheid de ziekteverzuimoverzichten samen te stellen op basis van werkdagen c.q. ingeroosterde dagen. Op de volgende pagina treft u twee voorbeelden van ziekteverzuimoverzichten aan zoals u die u in Prinsys kunt samenstellen. Het eerste overzicht is een verdeling van het ziekteverzuim per afdeling, in het tweede overzicht ziet u de verdeling per werknemer. 10
Ziekteverzuim rapportage voorbeeld 1 11
Rapportage voorbeeld 2 12
Beveiliging Uiteraard zijn personeelsgegevens zeer vertrouwelijk. Het is dan ook van het grootste belang dat niet iedereen er zomaar de beschikking over heeft. In Prinsys bestaan er vier soorten beveiliging, die zeer krachtige beveiligings mogelijkheden bieden: 1. Bestandsbeveiliging: u kunt verschillende gebruikers toegang tot Prinsys geven. De toegangsbevoegdheden kunt u in Prinsys voor elk scherm afzonderlijk toekennen aan deze gebruikers. Voor elk scherm kunt u bovendien onderscheid maken tussen de bevoegdheden voor het lezen, wijzigen, aanmaken en verwijderen. 2. Selectiebeveiliging: tevens is het in Prinsys mogelijk te beveiligen op selectieniveau. Dit houdt in dat u de toegang voor een gebruiker kunt beperken tot bepaalde divisies of een dochtermaatschappij. Vooral voor grote bedrijven met uitgebreide organisatiestructuren is dit zeer interessant. Ook als een werknemer verandert van organisatieeenheid, houdt de beveiliging hier rekening mee: bijvoorbeeld als een gebruiker de gegevens van deze werknemer eerst wel mocht zien, maar in de nieuwe situatie niet. Verder kunt u ook aangeven welke categorieën werknemers de gebruikers mogen zien. Dit met het oog op de salarisverwerking. Denk bij categorieën werknemers aan gepensioneerden of vakantiekrachten. Voor de bouwsector kunt u denken aan UTA- en CAOwerknemers. 4. Gebruikersniveaus: u kunt aangeven of een gebruiker applicatiebeheerdersrechten heeft en dus de instellingen van Prinsys mag aanpassen. Op elk gebied zijn nieuwe ontwikkelingen en trends te constateren. Zo ook op het gebied van personeelsbeheer en informatietechnologie. Prinsys blijft niet achter bij deze nieuwe ontwikkelingen. Prinsys blijft in ontwikkeling waarbij steeds kritisch bekeken wordt waar Prinsys nog geoptimaliseerd kan worden en waar in Prinsys nog beter op nieuwe ontwikkelingen kan worden ingespeeld. U ziet, met Prinsys loopt uw organisatie nooit achter de feiten aan! 3. Menubeveiliging: tenslotte kunt u voor iedere menu-optie van Prinsys afzonderlijk bepalen of u een gebruiker wel of geen toegang geeft. 13
Koppelingen Het is mogelijk om Prinsys te koppelen met alle andere informatiesystemen in uw organisatie die voor het personeelsbeheer van belang zijn, bijvoorbeeld tijdsregistratie- en salarissystemen. In Prinsys zijn standaard al koppelingen gedefinieerd met een aantal salarissystemen en een aantal tijdsregistratiesystemen. Koppelingen met systemen waarvoor de koppelingsdefinities nog niet aanwezig zijn, kunnen dankzij de grote flexibiliteit eenvoudig gerealiseerd worden. Uiteraard is het ook mogelijk Prinsys te koppelen met andere pakketten zoals Excel. De koppeling kan bijvoorbeeld werken op basis van gemaakte mutaties. Het gebruiken van een koppeling op basis van mutaties heeft als voordeel dat alleen de noodzakelijke gegevens worden geleverd aan het te koppelen systeem. Deze koppelingen werken zeer efficiënt. Een ander koppelingsaspect in Prinsys is de koppeling met accordering: In een organisatie is het uiteraard niet gewenst dat zomaar iedere medewerker gemaakte mutaties vanuit het personeelssysteem kan doorsturen naar het loonsysteem. Daarom worden de gemaakte mutaties bij deze koppeling eerst getoond in het formaat van het loonpakket. Alleen de verantwoordelijke medewerker kan en moet deze mutaties eerst accorderen voordat zij daadwerkelijk worden doorgegeven aan het loonsysteem. Deze accordering wordt meer en meer als eis gesteld door accountants. Bovendien maakt deze structuur een eind aan het vaak voorkomende probleem van verantwoording: alleen de verantwoordelijke medewerker mag de mutaties goedkeuren en doorsturen. 14
Kennys B.V. Met meer dan 200 klantorganisaties waar meer dan 75.000 mensen werken, is Kennys al 20 jaar één van de leidende producenten van oplossingen voor personeelsmanagement in Nederland. De oplossingen van Kennys zijn voor deze organisaties van groot belang omdat hiermee primaire processen zoals werving en selectie, vaststelling van de salariëring en beheersing van het ziekteverzuim worden verzorgd. Daarnaast kunnen werknemers hiermee zelf via self-service functies bijvoorbeeld on-line verlof aanvragen. Er worden daarom hoge eisen gesteld aan zowel betrouwbaarheid als gebruiksgemak van onze software. Klanten Onze klanten zijn vertegenwoordigd in uiteenlopende sectoren. Zo wordt Prinsys onder andere gebruikt in de zorg-, bouw-, advies, dienstverlening-, transport- en productiesector. Prinsys werkt het meest efficiënt voor organisaties vanaf 50 medewerkers, dit blijkt ook uit de grootte van onze klanten. Zo hebben wij klanten met 50 tot 9.000 medewerkers. Om u een beeld te geven wie onze klanten zijn, geven we een aantal van onze klanten weer. Onze software wordt in nauwe samenwerking met eindgebruikers en partnerorganisaties door Kennys BV in Waddinxveen ontwikkeld. Hier verzorgt een hecht team van deskundigen ook het opleiden, ondersteunen en begeleiden van eindgebruikers en partnerorganisaties. Onder de klanten die onze oplossingen als integrale oplossing voor hun personeelsbeleid gebruiken, bevinden zich vele gerenommeerde organisaties waaronder Heijmans NV, Ballast Nedam, Berenschot, Fitness First Nederland, Leolux, diverse grote ziekenhuizen en vele zorginstellingen etc. Daarnaast wordt onze oplossingen in aangepaste versies door partnerorganisaties zoals Unit4, SDB en Infor voor hun klanten toegepast. Heeft u vragen of wilt u meer weten wat Kennys BV voor u kan betekenen? Neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen wij u dan graag verder. 15