Release notes. Kennys Prinsys

Transcriptie

1 Release notes Kennys Prinsys

2 Inhoud 1 Samenvatting en installatie Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Installeren van de nieuwe versie Nieuwe functionaliteiten Beveiliging Inloggen en wachtwoord vergeten Melding bij wachtwoord vergeten Multi factor authenticatie met SMS Account initialiseren door een te sturen Collectieve acties Diverse verbeteringen Gegevensbeheer Schakelen tussen niet-werknemergegevens Verlof aanmaken CAO-gestuurd Negatief verlofsaldo Aan/Afwezigheid en minteken Werkgevertabel Beheerde organisatie-eenheden Voorzieningen Vacature toevoegen o.b.v. werknemer Flex rapportage Extra vraag Bestandsnaam flex rapport Extra vraag Veldlengte uitvoerbevoegdheid en wijzigingsbevoegdheid Uitvoerbeheer Batches Kennys Prinsys Release notes Pagina 2 van 23

3 KENNYS PRINSYS is tot stand gekomen in samenwerking met Kencom B.V. Kencom B.V. wordt commercieel en operationeel vertegenwoordigd door Kennys B.V te Gouda. PRINSYS is een geregistreerd handelsmerk van Kencom B.V. te Gouda. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de desbetreffende houders. Kencom B.V., alle rechten voorbehouden. Deze documentatie is auteursrechtelijk beschermd. Het is verboden deze documentatie op enigerlei wijze te reproduceren, te verspreiden of aan derden te openbaren zonder schriftelijke toestemming van Kencom B.V. Gouda, juni 2018 Kennys Prinsys Release notes Pagina 3 van 23

4 1 Samenvatting en installatie Deze nieuwe versie van Kennys Prinsys bevat diverse verbeteringen en uitbreidingen. Dit document geeft daarvan een uitgebreid overzicht. Een samenvatting: Algemeen Het is mogelijk om eenvoudig en snel te schakelen tussen een selectie van een tabel. Stel, u heeft meerdere sollicitanten geselecteerd, dan kunnen deze direct achter elkaar worden gewijzigd. Er zijn diverse verbeteringen rondom verlof doorgevoerd. Collectieve acties Het is nu mogelijk om een collectieve actie (voorheen bekend als een Collectieve wijziging) op basis van een Flex selectie uit te voeren. Hierdoor is het mogelijk vrijwel elke soort mutatie voor elke selectie van werknemers (maar ook niet-werknemer tabellen) uit te voeren. Beveiliging Het is mogelijk om met het mailadres in te loggen. Het mailadres kan nu ook gebruikt worden in de wachtwoord-vergeten-functionaliteit. Het is nu mogelijk om een naar een nieuwe werknemer en/of een gebruiker te sturen. Hiermee kan de gebruiker direct zijn wachtwoord invoeren waarna hij direct kan inloggen in Prinsys en of de App. Als multi factor authenticatie wordt nu ook SMS ondersteund. Hiermee is het mogelijk om door middel van een code die via een SMS wordt verstuurd als tweede factor te authenticeren. De ondersteuning voor bypass codes is verbeterd waardoor het mogelijk is om als tweede factor een vaste of een tijdelijke bypass code te gebruiken. Flex rapportage De bestandsnaam van een uitgevoerd rapport heeft nu dezelfde naam als dat rapport. Het is in een rapport nu ook mogelijk om de volgende extra velden toe te voegen en in te vullen bij het uitvoeren van het rapport naast de velden (afzender, referentienummer brief): o Telefoonnummer o Functie medewerker o Locatie Deze velden zijn handig om op te nemen in een (samenvoeg) brief. De velden zijn beschikbaar bij de schermen Personalia en Sollicitant. Kennys Prinsys Release notes Pagina 4 van 23

5 1.1 Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Om deze versie goed te kunnen gebruiken, zijn diverse systeemeisen van toepassing. Kijk op deze pagina voor een overzicht van de actuele systeemeisen. 1.2 Installeren van de nieuwe versie U kunt deze versie zelf installeren met de Updatetool. Kijk voor meer informatie en de handleiding van de Updatetool op of neem contact op met uw leverancier. Kennys Prinsys Release notes Pagina 5 van 23

6 2 Nieuwe functionaliteiten 2.1 Beveiliging Inloggen en wachtwoord vergeten Het mailadres van de gebruiker/werknemer kan nu gebruikt worden om in te loggen: En om te gebruiken in het wachtwoord-vergeten-scherm: Dat mailadres kan bij de Gebruiker, Adres werk of Adres privé geregistreerd zijn. Met behulp van de systeeminstelling Wachtwoord gebruik kan worden aangegeven welk mailadres moet worden gebruikt, deze worden dan in de betreffende volgorde afgelopen. Voordat het mailadres als inlog gebruikt kan worden, dient dit geactiveerd te worden. Kennys Prinsys Release notes Pagina 6 van 23

7 2.1.2 Melding bij wachtwoord vergeten Nu wordt bij wachtwoord vergeten altijd gemeld dat er een mail is gestuurd, ook als de opgegeven gebruiker onbekend is, of als er geen mailadres bekend is (en er dus in feite geen mail gestuurd kan zijn). Voortaan is het ook mogelijk om te laten melden of er een verstuurd is: De situatie verandert niet automatisch. Het bovenstaande moet bewust worden aangezet indien gewenst. LET OP: Merk op dat het hierdoor mogelijk wordt informatie over gebruikers en geregistreerde e- mailadressen te achterhalen zonder ingelogd te zijn. Gebruik van deze functionaliteit is op eigen risico! Multi factor authenticatie met SMS Het is nu ook mogelijk om bij een multi factor authenticatie dit uit te voeren door een SMS te sturen: Kennys Prinsys Release notes Pagina 7 van 23

8 Als de gebruiker dit nog niet eerder gedaan heeft, wordt eerst om een telefoonnummer gevraagd. Vervolgens wordt de SMS verstuurd. De code staat als eerste in de zin, zodat deze ook al zichtbaar is wanneer een telefoon vergrendeld is. De code heeft de vorm s , waarbij een 6 cijferig gegenereerd getal is. Als de gebruiker deze code correct heeft ingetypt, wordt de gebruiker ingelogd en is het telefoonnummer geregistreerd. Bij een volgende keer hoeft de gebruiker alleen de SMS versturen knop te gebruiken Account initialiseren door een te sturen Het is mogelijk gemaakt om bij het aanmaken van een nieuwe werknemer en dus een selfservice gebruiker direct een mail te sturen naar het mailadres van die werknemer. Daarmee kan de werknemer direct een nieuw wachtwoord invullen en heeft dan direct toegang tot Prinsys en/of de App. De mail kan aangepast worden naar uw eigen voorkeuren, maar ziet er standaard als volgt uit: Kennys Prinsys Release notes Pagina 8 van 23

9 2.2 Collectieve acties Op de startpagina is het nieuwe onderdeel Collectieve acties beschikbaar gekomen onder Beheer: Met deze Collectieve acties is het mogelijk doorverwerkingen uit te voeren op basis van flex selecties. Voorheen waren de Collectieve acties al beschikbaar in Gegevensbeheer. Hierdoor konden op de handmatig geselecteerde medewerkers (beperkt tot maximaal 400) of andere tabellen, wijzigingen worden uitgevoerd. Flex selecties zijn rapportages met soort uitvoer "selectie" en op het tabblad Selectie bepaalt u de gewenste selectie, voorbeelden: Alle werknemers waarvan de komende 3 maanden het contract af loopt. Alle werknemers die in de laatste 6 maanden in dienst zijn gekomen. Werknemers zonder pasfoto s Etc. Deze flex selecties leveren een aantal medewerkers op. De Collectieve acties combineert de doorverwerking (wat er toegevoegd, gewijzigd of verwijderd moet worden) met de selectie uit de flex selectie (geselecteerde werknemers). Waarna vervolgens individuele werknemers uit de lijst verwijderd kunnen worden alvorens de doorverwerking plaatsvindt. Dit alles wordt getoond als een proces waardoor het duidelijk is wat er gedaan moet worden en wordt er alleen getoond wat relevant is. Het proces is als volgt opgebouwd: Kennys Prinsys Release notes Pagina 9 van 23

10 Selecteren van de collectieve actie en toepassen van de juiste waarden: Kennys Prinsys Release notes Pagina 10 van 23

11 Kiezen van de gewenste flex selectie: Hier kiest u de flex selectie die u wilt toepassen. Op welke gegevens wilt u de wijziging toepassen? Getoond worden die flex selecties die hetzelfde uitgangspunt hebben als de gekozen actie doorverwerking. Kennys Prinsys Release notes Pagina 11 van 23

12 Controleren van het resultaat: Op het tabblad Controle is te zien welke gegevens van toepassing zijn en is het mogelijk om die gegevens nog te verwijderen uit de selectie die u (toch) niet wilt wijzigen. Kennys Prinsys Release notes Pagina 12 van 23

13 Controleren van de het resultaat en het daadwerkelijk toepassen: Op het vierde tabblad (verwerking) kunt u de verwerking starten, welke uitgevoerd wordt in de rapportage wachtrij: Wat houdt dit in? Na de verwerking volgt deze boodschap en bent u op tabblad 1 terug: Kennys Prinsys Release notes Pagina 13 van 23

14 Het verschil met Collectieve acties in Gegevensbeheer: Voorheen was het niet mogelijk om een set gegevens aan te passen. Bijvoorbeeld de declaraties goedkeuren van 50 euro en hoger, of de datum herhaling van een specifieke bevoegdheid aan te passen. Het was (dus) niet mogelijk om bepaalde sets gegevens aan te passen. Door de flex selectie is dit nu wel mogelijk. De bestandsschermen (bevoegdheden, middelen, declaraties etc.) kunnen niet meer vanuit het actie menu gewijzigd / toegevoegd worden. Kennys Prinsys Release notes Pagina 14 van 23

15 3 Diverse verbeteringen 3.1 Gegevensbeheer Schakelen tussen niet-werknemergegevens Het is nu mogelijk om eenvoudig en snel te schakelen tussen een selectie van een tabel. Stel, u heeft meerdere sollicitanten geselecteerd, dan kunnen deze direct na elkaar worden gewijzigd. Zie bijvoorbeeld het bewerkscherm van Sollicitanten, waarbij aan de linkerkant naar de vorige en de volgende sollicitant uit de selectie gebladerd kan worden Verlof aanmaken CAO-gestuurd Het is nu mogelijk om via Werkgever-CAO-regeling aan te geven of er wel of geen Verlofrechten moeten worden aangemaakt wanneer er een Werknemer wordt toegevoegd Negatief verlofsaldo Ondanks dat er is aangegeven dat een negatief saldo verlofrecht niet is toegestaan, wordt een indirecte aanpassing van het verlofrecht door bijvoorbeeld een uitdiensttreding of verlaging van het arbeidstijdpercentage niet meer geblokkeerd wanneer daardoor het saldo onder nul daalt. Wanneer het saldo verlofrecht onder nul daalt door het uitdiensttreden voor het einde van de verlofperiode of doordat een werknemer minder gaat werken, wordt er alleen nog maar een melding gegeven wanneer het saldo onder nul daalt. Ongeacht wat er met Verlofsoortrelatie negatief saldo is aangegeven. Alleen wanneer het saldo wordt aangepast door een mutatie in Aan/afwezigheid wordt er in de Verlofsoortrelatie negatief saldo gekeken om te bepalen hoe er gereageerd moet worden. Onder mutatie valt het toevoegen van een verlofopname, het aanpassen ervan, maar ook het verwijderen van een Kennys Prinsys Release notes Pagina 15 van 23

16 tegenboeking (een Aan/afwezigheid met een negatief aantal) Aan/Afwezigheid en minteken Daar waar een negatief getal ingevoerd kan worden, is het nu mogelijk om, ongeacht of er nu wel of geen - is ingetikt, een getal met hetzelfde aantal cijfers in te voeren. In de oude situatie telde het minteken mee in het aantal cijfers dat ingevoerd mocht worden. Wanneer je als positief getal maximaal 999 kon invoeren, dan kon je als negatief getal hooguit -99 intikken. Nu wordt de - als een apart teken gezien dat bovenop het aantal cijfers ingevoerd kan worden. Dit kwam voornamelijk op het scherm Aan/afwezigheid naar voren Werkgevertabel De schermen Werkgever en Werkgeverregeling zijn samengevoegd tot één scherm: Werkgever. Het aangepaste scherm Werkgever ziet er nu als volgt uit: Beheerde organisatie-eenheden Er zijn diverse verbeteringen doorgevoerd m.b.t. Afdelingshoofd en Projectgroep hoofden: Kennys Prinsys Release notes Pagina 16 van 23

17 Beheerde organisatie-eenheden Onder de Werknemer is de naam van het scherm: aangepast naar (de naam is voluit geschreven): Organisatie-eenheden Het scherm Organisatie-eenheid in de tabel Org. Eenheden: Is als volgt aangepast: - Naam is aangepast in Organisatie-eenheid (het koppel teken - is toegevoegd) - Soort org.eenheid is nu voluit geschreven - Het label eenheid waaronder deze eenheid valt is aangepast naar bovenliggende organisatieeenheid - De label van de velden die daaronder hebben nu de standaard namen werkgevercode en organisatie-eenheid. Het scherm ziet er nu als volgt uit: Kennys Prinsys Release notes Pagina 17 van 23

18 Hoofd van eenheid / Beheerders organisatie-eenheid Onder een Organisatie-eenheid in de tabel is nu het scherm Beheerders organisatie-eenheid beschikbaar. Dit scherm toont de beheerders van de afdeling, vaak toegepast als een afdelingshoofd of een vervangend afdelingshoofd. Vanuit de werknemer is ook te zien of en welke soort beheerder deze van een organisatieeenheid is. Het scherm Beheerders organisatie-eenheid ziet er als volgt uit: Met dit scherm kan vanuit de organisatie-eenhedentabel een beheerder worden toegevoegd, aangepast en/of verwijderd. Bij het toevoegen van de Beheerder van de organisatie-eenheid wordt daarom nu een werknemerveld getoond, hiermee kan de werknemer worden gekozen die beheerder wordt van deze eenheid, zie bijvoorbeeld: Projectgroepen De tabel Projectgroepen bevat diverse schermen waarmee Projectgroepen en Projectleden beheerd kunnen worden. Op deze schermen zijn diverse aanpassingen doorgevoerd, namelijk: - Verschillende afkortingen zijn nu voluit geschreven. Zo is Proj. vervangen door Project. - Op het scherm Projectgroep hoofd is het veld soort projectleider aangepast naar soort hoofd. De schermen zien er nu als volgt uit: Kennys Prinsys Release notes Pagina 18 van 23

19 Systeeminstelling Uitdiensttreding In de systeeminstelling Uitdiensttreding is het veld: uitgebreid met de volgende waarden: woho,wcho,wcom. Dit zijn de schermen: Keuzevelden Diverse keuzevelden m.b.t. organisatie-eenheid en projectgroepen zijn (alleen) qua naamgeving aangepast, bijvoorbeeld: Kennys Prinsys Release notes Pagina 19 van 23

20 In totaal gaat het om de volgende keuzevelden: - soort org.eenheid > soort organisatie-eenheid - Projectgroep leden > Projectgroep lid - soort projectleider > soort hoofd - Org. eenheid hoofd > Beheerde organisatie-eenheid - aanduiding werknemers: Organisatieeenheid > Organisatie-eenheid Systeeminstelling: Hoofd org. eenheid en project De naam van de systeeminstelling is aangepast en wordt nu voluit uitgeschreven: Org. Eenheden Onder Selecteer een tabel om te zoeken is de naam Org. eenheden nu aangepast naar Organisatieeenheden. Voluit geschreven en ziet er nu als volgt uit: Kennys Prinsys Release notes Pagina 20 van 23

21 3.1.7 Voorzieningen De foutmeldingen die konden optreden bij Wijzigen datum ingang gegevens op het scherm Voorzieningen: zijn verholpen Vacature toevoegen o.b.v. werknemer De functie vacature toevoegen o.b.v. werknemer in Gegevensbeheer is niet meer beschikbaar. Deze functionaliteit werd niet meer gebruikt. Er komt hiervoor in de toekomst een betere en uitgebreide functionaliteit terug. Kennys Prinsys Release notes Pagina 21 van 23

22 3.2 Flex rapportage Extra vraag Het is in een rapport nu ook mogelijk om de volgende extra velden toe te voegen en in te vullen bij het uitvoeren van het rapport naast de velden (afzender, referentienummer brief): Telefoonnummer Functie medewerker Locatie Deze velden zijn handig om op te nemen in een (samenvoeg) brief. De velden zijn beschikbaar bij de schermen Personalia en Sollicitant Bestandsnaam flex rapport De bestandsnaam van een uitgevoerd rapport heeft nu dezelfde naam als het rapport Extra vraag Bij enkele teksten zijn aangepast.? Oude situatie: Nieuwe situatie: Veldlengte uitvoerbevoegdheid en wijzigingsbevoegdheid De velden uitvoerbevoegdheid en wijzigingsbevoegdheid (zie Rapportinstellingen) hebben in web een maximale lengte van 99 karakters. Dit was te weinig en is verhoogd naar 999 karakters. P / CRQ Kennys Prinsys Release notes Pagina 22 van 23

23 3.3 Uitvoerbeheer Batches Indien uitgevoerde batches getoond worden, eventueel in combinatie met geplande batches, in uitvoerbeheer dan is de sortering van toekomst / heden naar het verleden. Kennys Prinsys Release notes Pagina 23 van 23