Release notes. Kennys Prinsys

Transcriptie

1 Release notes Kennys Prinsys

2 Inhoud 1 Samenvatting en installatie Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Installeren van de nieuwe versie Controles achteraf Excel conversie Nieuwe functionaliteiten Kennys Prinsys App & Portaal Workflow: Invoer soort contract en datum afloop contract Datum afloop contract verplicht bij bepaald dienstverband Datum afloop contract automatisch berekenen Diverse verbeteringen Algemeen Beveiliging Rapportage Flexrapportage en Exceluitvoer Selectievarianten en batches overnemen als applicatiebeheerder weken periodes KENNYS PRINSYS is tot stand gekomen in samenwerking met Kencom B.V. Kencom B.V. wordt commercieel en operationeel vertegenwoordigd door Kennys B.V te Gouda. PRINSYS is een geregistreerd handelsmerk van Kencom B.V. te Gouda. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de desbetreffende houders. Kencom B.V., alle rechten voorbehouden. Deze documentatie is auteursrechtelijk beschermd. Het is verboden deze documentatie op enigerlei wijze te reproduceren, te verspreiden of aan derden te openbaren zonder schriftelijke toestemming van Kencom B.V. Gouda, oktober 2017 Kennys Prinsys Release notes Pagina 2 van 13

3 1 Samenvatting en installatie De nieuwe versie van Kennys Prinsys (versie ) bevat diverse verbeteringen en uitbreidingen. Dit document is daarvan een uitgebreid overzicht. Een samenvatting: Flexrapportages Naast de AOW-datum is in Flex rapportage nu ook de bijzondere waarde AOW-leeftijd beschikbaar. De AOW-leeftijd wordt berekend op basis van de geldende staffel in de systeeminstelling AOW-datum. De staffels vindt u vanaf de startpagina onder Beheer > Applicatiebeheer > kies onder Rollen voor Gegevensbeheer > klik op AOW-datum (totaal). De uitvoer van AOW-leeftijd toont de AOW leeftijd in jaren en maanden. Bijvoorbeeld voor een start van de AOW op de 65 e verjaardag + 4 maanden. Bij de uitvoer van Flex rapportages naar Excel wordt nu een xlsx-bestand gegenereerd, compatible met alle versies van Excel vanaf Office 2007 of hoger. Bij het uitvoeren van een rapport met een geavanceerde peildatum of een peilperiode kan nu ook een periode van 4 weken worden toegepast. Kennys Prinsys App & Portaal Met Flex rapportages kunnen nu in de app ook real-time overzichten op werknemer-, manageren organisatieniveau worden getoond in een mooi overzicht. Het beheren van snelkoppelingen is nu mogelijk in Kennys Prinsys. De profielfoto kan nu worden gewijzigd door de gebruiker. Contactmutaties zijn nu zichtbaar onder het kopje profiel bij Mijn gegevens. Daar kunnen ook aanvullende gegevens getoond worden met betrekking tot partner en kinderen. Mijn gegevens is uitgebreid met de mogelijkheid tot het tonen van contractgegevens zoals het soort dienstverband, het salaris, de arbeidsuren, de functie en de afdeling van de werknemer. Algemeen Het is nu mogelijk om per soort dienstverband aan te geven of een datum afloop contract verplicht is om in te vullen. Bij contracten met bepaalde tijd is het mogelijk om de einddatum van het contract te laten berekenen door Kennys Prinsys. De mogelijkheden voor wachtwoordeisen zijn uitgebreid. Geef aan of u gebruikers een complex wachtwoord met ook speciale tekens en hoofdlettergevoeligheid wilt laten instellen. Toepasbaar op Kennys Prinsys HRM en Kennys Prinsys App & Portaal. De wachtwoordeisen moeten door de applicatiebeheerder worden ingesteld. Een applicatiebeheerder kan nu ook batches van andere gebruikers inzien, uitvoeren en verwijderen. Dat geldt ook voor selectievarianten waar de applicatiebeheerder geen toegang toe had. Ook kunnen de eigenschappen van deze selectievarianten en batches worden bekeken. Er is nu een koppeling mogelijk tussen Kennys Prinsys en Verzuimstandaard. Dit is een elektronische aanlevering en uitwisseling van verzuimgegevens die voldoet aan alle wetgeving op dit gebied. De koppeling met Verzuimstandaard vervangt de huidige Arbo-koppelingen. Meer informatie over de Verzuimstandaard leest u hier: Kennys Prinsys Release notes Pagina 3 van 13

4 1.1 Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Om versie goed te kunnen gebruiken, zijn diverse systeemeisen van toepassing. Kijk op deze pagina voor een overzicht van de actuele systeemeisen. 1.2 Installeren van de nieuwe versie U kunt Prinsys zelf installeren met de Updatetool. Kijk voor meer informatie en de handleiding van de Updatetool naar of neem contact op met uw leverancier. 1.3 Controles achteraf Excel conversie Controleer of de conversie van selectievarianten naar het niet Excel-formaat goed is verlopen. Deze conversie maakt een verslag aan (flex-excel.txt onder de map uitvoer) waarin u kunt zien welke (batch)rapporten wel en niet geconverteerd zijn naar het externe pakket in de nieuwe versie. Van de nietgeconverteerde batches moet beoordeeld worden of deze ook moeten worden omgezet naar het nieuwe extern pakket Excel. Zie hiervoor ook: Flexrapportage en Exceluitvoer Kennys Prinsys Release notes Pagina 4 van 13

5 2 Nieuwe functionaliteiten 2.1 Kennys Prinsys App & Portaal Flex rapportages nu ook in de app Met Flex rapportages kunnen nu in de app real-time overzichten op werknemer-, manageren organisatieniveau worden getoond in een mooi overzicht. Denk hierbij aan tabellen, tijdslijnen of kaarten van bijvoorbeeld BHV ers, aflopende contracten of jubilea. Deze rapportages kunnen vanuit Kennys Prinsys worden ingericht. Snelkoppelingen Het nu mogelijk om vanuit Kennys Prinsys handige snelkoppelingen in te richten. Dit kunnen snelkoppelingen zijn naar: Interne webpagina s bijvoorbeeld naar het Kennys Prinsys hoofdmenu Externe webpagina s bijvoorbeeld naar een ander systeem (zoals tijdsregistratiesystemen) Documenten bijvoorbeeld naar het bedrijfsreglement Profielfoto wijzigen Het uploaden van een eigen profielfoto is nu mogelijk in de App & Portaal. De werknemer kan dit zelf doen en deze foto wordt ook doorgevoerd in Kennys Prinsys HRM. Profiel Contactmutaties zijn nu zichtbaar onder Mijn gegevens via de button profiel. Op het tabblad Adres staan adres- en noodcontactgegevens zoals die nu in Kennys Prinsys zijn geregistreerd. De werknemer kan deze gegevens zelf wijzigen. Na een akkoord door bijvoorbeeld de leidinggevende wordt de wijziging in Kennys Prinsys verwerkt. Onder profiel kunnen nu ook tabbladen getoond worden met gegevens over de eventuele partner en kinderen. Contract Mijn gegevens is uitgebreid met de mogelijkheid tot het tonen van contractgegevens. Op de tabbladen Dienstverband, Salaris, Arbeidsuren, Functie en Afdeling kan de werknemer zien welke gegevens voor hem in Kennys Prinsys staan. Kennys Prinsys Release notes Pagina 5 van 13

6 2.2 Workflow: Bij het verzenden van berichten uit Kennys Prinsys kan nu een bijlage worden meegestuurd. Denk bijvoorbeeld aan het meesturen van een CV en sollicitatiebrief als bijlage van een naar een belanghebbende. 2.3 Invoer soort contract en datum afloop contract Datum afloop contract verplicht bij bepaald dienstverband Het invullen van een datum afloop contract is wettelijk verplicht en wordt in Kennys Prinsys afgedwongen bij het invoeren van een dienstverband voor bepaalde tijd. Mocht hier vanaf geweken moeten worden, omdat bijvoorbeeld de datum afloop contract niet aangeleverd is bij een initiële conversie, dan kan er in de systeeminstelling Datum afloop contract bepaling voor gekozen worden om het veld datum afloop contract (tijdelijk) niet verplicht te stellen. Voert u een contract in voor onbepaalde tijd, dan wordt verdwijnt het veld datum afloop contract uit het scherm. Contract voor bepaalde tijd: Contract voor onbepaalde tijd: Kennys Prinsys Release notes Pagina 6 van 13

7 2.3.2 Datum afloop contract automatisch berekenen Bij dienstverbanden voor bepaalde tijd is het nu mogelijk om Kennys Prinsys een datumvoorstel te laten doen voor het einde van de contractdatum. Dit gebeurt op basis van de door uzelf ingevoerde gegevens in de systeeminstelling Datum afloop contract bepaling. Hier voert u met het veld periode contract in wat per dienstverband voor bepaalde tijd de contractduur is. Kennys Prinsys berekent vervolgens de datum einde contract op basis van de datum in dienst en de door u ingevoerde contractduur. Kies voor een waarde in dagen, weken, maanden of jaren. Zowel het enkelvoud (week) als het meervoud (weken) worden ondersteund. Bij een wijziging van de datum in dienst en/of het soort dienstverband wordt bij een dienstverband voor bepaalde tijd een nieuwe datum afloop contract uitgerekend. Deze datum kunt u handmatig aanpassen. Kennys Prinsys Release notes Pagina 7 van 13

8 3 Diverse verbeteringen 3.1 Algemeen Wijzigingsnummer P P P Omschrijving In de basis werknemer (te vinden via Beheer > Applicatiebeheer > kies onder Rollen voor Gegevensbeheer > klik op Basis werknemer (totaal) ) kunnen nu ook speciale tekens gebruikt worden zoals het &-teken wanneer u bijvoorbeeld de afdeling P&O vanuit de basis werknemer wilt vullen. Als een aansturing in het verleden al is afgesloten heeft de gebruiker geen rechten meer nodig op aansturende/aangestuurde om de betreffende werknemer uit dienst te kunnen melden. Op het scherm Aan/afwezigheid (te vinden via Gegevensbeheer > Verlof > voer werknemer in > Aan/afwezigheid (totaal)) wordt nu de kolom status getoond in plaats van de kolom aanof afwezig. Oude situatie: Nieuwe situatie: P Het openen van PDF-bestanden met behulp van de nieuwe PDF-viewer in Kennys Prinsys (nieuwe functionaliteit sinds versie ) is verbeterd. Er kan worden gekozen voor een download of snelle weergave van het document. P De werknemer zoekeigenschappen zijn uitgebreid met de optie om direct te zoeken op BSN. Ook bij snelzoeken kan nu ingesteld worden of er standaard gezocht moet worden op naam, nummer, BSN of geboortedatum. Kennys Prinsys Release notes Pagina 8 van 13

9 Kennys Prinsys Release notes Pagina 9 van 13

10 3.2 Beveiliging Wijzigingsnummer P Omschrijving Blokkeren van gebruikers Het is nu mogelijk om gebruikers (eventueel tijdelijk) te blokkeren in Kennys Prinsys. Bijvoorbeeld wanneer een gebruiker op staande voet is ontslagen of wanneer een update wordt geïnstalleerd en het systeem tijdelijk niet kan worden gebruikt. Om te blokkeren wordt in applicatiebeheer bij de betreffende gebruiker een vinkje te zetten achter geblokkeerd. Bij het inloggen in Kennys Prinsys krijgt een geblokkeerde gebruiker de volgende melding: P Wachtwoord met speciale tekens en hoofdletters mogelijk Wilt u dat gebruikers een complex wachtwoord instellen voor hun profiel in Kennys Prinsys? Dan kunt u via systeeminstelling wachtwoord gebruik nu ook instellen dat speciale tekens verplicht zijn en/of dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. Speciale tekens zijn: (~!@#$%^&*()-_=[]{};:,.<>/?) Kennys Prinsys Release notes Pagina 10 van 13

11 Deze instellingen gelden voor zowel Kennys Prinsys HRM als Kennys Prinsys App & Portaal. Kennys Prinsys Release notes Pagina 11 van 13

12 3.3 Rapportage Flexrapportage en Exceluitvoer De uitvoer van een Flexrapport naar Excel wordt nu als.xlsx aangeboden. Hiermee wordt een melding van ongeldige bestandsindeling nu voorkomen. Met het installeren van deze nieuwe versie wordt een conversie uitgevoerd die: - Een nieuw extern pakket 'Excel' aanmaakt met de extensie '.xlsx'. Het bestaande externe pakket Excel wordt hernoemd naar 'XLS' (met evt. een volgnummer). - Alle rapporten met uitvoer XLS (oude Excel ) die GEEN batch zijn worden omgezet naar de nieuwe uitvoer Excel. - Het verslag van de conversie kunt u terugvinden in de map uitvoer onder de naam flexexcel.txt. In dit verslag staan welke (batch) rapporten wel en niet geconverteerd zijn Selectievarianten en batches overnemen als applicatiebeheerder Een applicatiebeheerder kan nu ook batches van andere gebruikers inzien, uitvoeren en verwijderen. Dat geldt ook voor selectievarianten waar de applicatiebeheerder geen toegang toe had. Ook kunnen van deze selectievarianten en batches de eigenschappen bekeken worden. Dit is met name handig als een gebruiker uit dienst gaat die nog batches en/of beveiligde selectievarianten op zijn gebruikersnaam heeft staan. Het is niet mogelijk om als applicatiebeheerder varianten en batches van andere gebruikers aan te passen. De enige uitzondering hierop is dat een gewone selectievariant naar een batch omgezet kan worden en andersom. In dat geval wordt eerst de selectievariant verwijderd en vervolgens een nieuwe batch toegevoegd. De mogelijkheid om één of meerdere batches over te nemen is voor de Prinsys-applicatiebeheerder beschikbaar via het tabblad Batches onder Uitvoerbeheer. De batches komen dan op de gebruikersnaam van de applicatiebeheerder te staan. Ze worden voortaan uitgevoerd met het profiel (en dus de rechten!) van de applicatiebeheerder waarmee hij was ingelogd ten tijde van het overnemen. Kennys Prinsys Release notes Pagina 12 van 13

13 Betreffend wijzigingsnummer: P weken periodes Bij een rapportuitvoer kan bij een geavanceerde peildatum of een peilperiode nu ook een periode van 4 weken gebruikt worden. Als basis worden de periodes uit de systeeminstelling Periode 4 weken gebruikt. Peildatum geavanceerde selectie: Periode selectie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 13 van 13