Einde schooljaar basisonderwijs 12 maart 2015 WISA helpdesk
Inhoudsopgave 1 Toekennen studiebewijzen 2 1.1 Voorbereidend werk............................... 2 1.1.1 Studiebewijzen definiëren........................ 2 1.1.2 Contactpersonen aanmaken....................... 3 1.1.3 Instelling koppelen aan de inrichtende macht............. 4 1.2 Toekennen en afdrukken van de studiebewijzen................ 5 1.2.1 In groep.................................. 5 1.2.2 Individueel................................ 7 1.3 Opnieuw afdrukken van reeds toegekende studiebewijzen........... 8 1.3.1 In groep.................................. 8 1.3.2 Individueel................................ 10 1.4 Verwijderen van reeds toegekende studiebewijzen............... 10 1.4.1 In groep.................................. 10 1.4.2 Individueel................................ 11 1.5 Bijkomende info afdruk getuigschrift basisonderwijs.............. 12 2 Uitschrijven schoolverlaters 14 2.1 Via Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Uitschrijven in groep.. 14 2.2 Manueel op de leerlingsteekkaart, leerling per leerling............. 15 1
1 Toekennen studiebewijzen 1.1 Voorbereidend werk 1.1.1 Studiebewijzen definiëren Controleer via Voorkeuren - Administratie instellingen, het type van je school. Type school moet Basisonderwijs zijn. Selecteer het vinkje Buitengewoon onderwijs indien jouw school ook daadwerkelijk buitengewoon onderwijs aanbiedt. Om de studiebewijzen correct te kunnen uitreiken is het belangrijk dat de keuzelijst van mogelijk uit te reiken studiebewijzen correct ingevuld is. Het zijn de studiebewijzen die hier gedefinieerd zijn die je uiteindelijk zal kunnen uitreiken aan de leerlingen. Je kan deze lijst nakijken via het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen. In dit scherm controleer je of al de studiebewijzen die uitgereikt kunnen worden in de instelling hier gedefinieerd zijn. Volgende studiebewijzen zouden hier opgenomen moeten zijn voor het voltijds gewoon basisonderwijs: Naam officieel en afdruk Code Formulier Getuigschrift basisonderwijs GBAO 211GBASIS.arf Attest van gevolgd leerjaar ATTGLBAO 211ATTGL.arf Attest van gevolgde schooljaren ATTGSBAO 211ATTGS.arf Tabel 1.1: Overzicht mogelijk uit te reiken studiebewijzen basisonderwijs Voor het voltijds buitengewoon basisonderwijs zijn dit: Naam officieel en afdruk Code Formulier Getuigschrift basisonderwijs GBAO 211GBASIS.arf Attest buitengewoon basisonderwijs ATTBUBAO 221ATT.arf Tabel 1.2: Overzicht mogelijk uit te reiken studiebewijzen buitengewoon basisonderwijs 2
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 3 Op het tabblad fiche kan je de gegevens verder aanvullen. De code, naam officieel, naam afdruk en formulier kan je uit de tabel hierboven halen. Zie 1.1 voor het voltijds gewoon basisonderwijs en 1.2 voor het voltijds buitengewoon basisonderwijs. Bij het veld hoofdstructuur geef je de hoofdstructuur in waarin het studiebewijs kan worden toegekend. Bij de datum geldig van en geldig tot zet je respectievelijk voor beide attesten best 01/01/1900 en 31/12/2999. Het tabbladje telling studiebewijzen is niet van toepassing op het basisonderwijs. Daar zal je dus niets moeten in wijzigen. 1.1.2 Contactpersonen aanmaken Om het getuigschrift basisonderwijs te kunnen afdrukken heb je zeker 2 contactpersonen nodig van een bepaald type. Dit zijn de vertegenwoordiger van de inrichtende macht en een directeur van de instelling. De vertegenwoordiger van de inrichtende macht kan je aanmaken via het scherm Schoolstructuur - Inrichtende macht - Contactpersonen
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 4 Indien je hier nog geen contactpersoon hebt van het type VERTIM voeg je een nieuwe contactpersoon toe. Vul hier zeker de velden naam, voornaam en type in. Als type kies je dan VERTIM. Indien je later bij het afdrukken van het getuigschrift basisonderwijs kiest voor Voorzitter van het schoolbestuur zal deze persoon afgedrukt worden. Zie punt 1.5 voor meer info. De directeur van een instelling kan je aanmaken via het scherm Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen Indien je hier nog geen contactpersoon hebt van het type DIR voeg je een nieuwe contactpersoon toe. Vul hier zeker de velden naam, voornaam en type in. Als type kies je dan DIR. Indien je later bij het afdrukken van het getuigschrift basisonderwijs kiest voor Gemandateerde van het schoolbestuur zal deze persoon afgedrukt worden. Zie punt 1.5 voor meer info. 1.1.3 Instelling koppelen aan de inrichtende macht Om het getuigschrift basisonderwijs te kunnen afdrukken dien je na te kijken of je instelling gekoppeld is aan de correcte inrichtende macht. Dit kan je nakijken op de fiche van de instelling Schoolstructuur - Instellingen - Fiche.
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 5 1.2 Toekennen en afdrukken van de studiebewijzen Het toekennen en afdrukken van studiebewijzen kan zowel in groep, d.w.z. per klas of voor een deel van de klas, als individueel toegekend en - of afgedrukt worden. De werkwijze om studiebewijzen in groep toe te kennen wordt besproken in punt 1.2.1. De werkwijze om studiebewijzen individueel toe te kennen wordt besproken in punt 1.2.2. Indien je de studiebewijzen reeds toegekend hebt en je wil ze enkel afdrukken kan je meteen naar punt 1.3 1.2.1 In groep Het toekennen van studiebewijzen in groep kan je doen via het scherm Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen. Na het openen van dit scherm controleer je best of de datum op 30/06/jjjj staat. Het is op die datum dat de leerlingen opgehaald zullen worden en ook op die datum dat de studiebewijzen toegekend zullen worden. Aan de velden reeks, percent en type clausulering dien je niets te veranderen. Deze velden worden niet gebruikt in het basisonderwijs. Als de datum correct staat, kan je de klas selecteren waarvoor je studiebewijzen wil uitrei-
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 6 ken. Automatisch worden de leerlingen opgehaald die op de eerder ingestelde datum in de geselecteerde klas zitten. Je kan nu in het keuzeveld studiebewijs het studiebewijs selecteren dat je wil toekennen. Controleer of het keuzerondje Aanmaken is geselecteerd. Indien je aan alle leerlingen in de klas het geselecteerde studiebewijs wil toekennen klik je op de knop Selectie alles Indien je slechts enkele leerlingen wil selecteren houd je de CTRL toets ingedrukt op je toetsenbord en met de muis klik je de leerlingen aan die je wil selecteren. De geselecteerde leerlingen worden in de grid in kleur weergegeven. Indien de selectie van leerlingen ok is, klik je op de knop Toekennen om de studiebewijzen toe te kennen EN op de knop verwerken om de opdracht door te sturen naar de server. Indien je niet op de knop verwerken klikt, worden de studiebewijzen niet toegekend!
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 7 Nadat je op de knop verwerken geklikt hebt, krijg je normaal gezien de boodschap dat de server de opdracht met succes verwerkt heeft. Je komt nu op het tabblad details waar je het resultaat ziet. Je kan de toegekende studiebewijzen nu afdrukken via de afdrukknop of via het afdrukvoorbeeld. Kies afdruk 1 voor een overzicht van de attesten, kies afdruk 2 voor een afdruk van het studiebewijs zelf. Al de leerlingen van de klas die het geselecteerde studiebewijs toegekend gekregen hebben, worden afgedukt. Indien je het getuigschrift basisonderwijs afdrukt komt er nog een extra schermpje. Meer info hieromtrent vind je in punt 1.5 Indien je nog studiebewijzen in groep wil toekennen selecteer je terug het tabblad Selectie en voer je terug de stappen uit vanaf selectie klas. 1.2.2 Individueel Indien je slechts één studiebewijs wil toekennen kan je dit doen via het scherm Leerlingen - Steekkaarten - Loopbaan - Studiebewijzen.
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 8 Om een studiebewijs toe te voegen klik je op het invoeg icoontje. Je dient nu volgende zaken in te geven: Studiebewijs: Hier krijg je een keuzelijst met de gedefiniëerde studiebewijzen in de schoolstructuur (zie 1.1 voor meer info). Selecteer hier het studiebewijs dat je wil toekennen. Uitgereikt op: Hier moet steeds 30/06/jjjj ingevuld zijn. De overige velden zijn niet van toepassing op het basisonderwijs. Je kan het toegekende studiebewijs nu afdrukken via de afdrukknop of via het afdrukvoorbeeld. Indien je het getuigschrift basisonderwijs afdrukt komt er nog een extra schermpje. Meer info hieromtrent vind je in punt 1.5 1.3 Opnieuw afdrukken van reeds toegekende studiebewijzen 1.3.1 In groep Indien je de studiebewijzen al hebt toegekend en je wil ze nadien in groep afdrukken of herdrukken kan je dit doen via het scherm Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal -
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 9 Studiebewijzen toekennen. Je hoeft de studiebewijzen uiteraard niet opnieuw toe te kennen maar je kan ze meteen afdrukken. Om de afdruk te maken selecteer je de instelling, de klas waarvoor je de studiebewijzen wil afdrukken en het studiebewijs dat je wil afdrukken. Je krijgt nu een overzicht van de leerlingen in de klas en het studiebewijs dat ze reeds toegekend hebben gekregen. Je kan deze nu afdrukken via de afdrukknop of via het afdrukvoorbeeld. Kies afdruk 1 voor een overzicht van de attesten, kies afdruk 2 voor een afdruk van het studiebewijs zelf. Indien je het getuigschrift basisonderwijs afdrukt, komt er nog een extra schermpje. Meer info hieromtrent vind je in punt 1.5 Het afdrukken houdt geen rekening met de geselecteerde leerlingen. Voor elke leerling die het geselecteerde studiebewijs uitgereikt gekregen heeft, wordt een afdruk gemaakt.
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 10 1.3.2 Individueel Indien je de studiebewijzen al hebt toegekend en je wil het nadien afdrukken of herdrukken voor één leerling kan je dit doen via het scherm Leerlingen - Steekkaarten - Loopbaan - Studiebewijzen. Je hoeft het studiebewijs uiteraard niet opnieuw toe te kennen maar je kan het meteen afdrukken. Je kan het reeds toegekende studiebewijs afdrukken via de afdrukknop of via het afdrukvoorbeeld. Indien je het getuigschrift basisonderwijs afdrukt, komt er nog een extra schermpje. Meer info hieromtrent vind je in punt 1.5 1.4 Verwijderen van reeds toegekende studiebewijzen 1.4.1 In groep Indien je studiebewijzen zou willen verwijderen in groep kan je dit doen via het scherm Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen.
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 11 Selecteer de instelling, klas en studiebewijs dat je wil verwijderen en klik op het bolletje naast verwijderen. Selecteer de leerlingen waarvoor je het studiebewijs wil verwijderen. Je kan eventueel gebruik maken van de knoppen selectie alles en selectie niets. Je kan ook via de Control -knop of de Shift -knop van het toetsenbord een aantal leerlingen tegelijkertijd selecteren. Indien de gewenste leerlingen geselecteerd zijn, klik je op de knop verwijderen en nadien nog op de knop verwerken. Indien je niet op de knop verwerken klikt, wordt er niets uitgevoerd. 1.4.2 Individueel Indien je een studiebewijs zou willen verwijderen van een leerling kan je dit doen via het scherm Leerlingen - Steekkaarten - Loopbaan - Studiebewijzen.
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 12 Controleer of je de juiste loopbaan selecteerde in het bovenliggende scherm en selecteer het studiebewijs dat je wil verwijderen. Druk nu op de knop verwijderen het studiebewijs te verwijderen. om 1.5 Bijkomende info afdruk getuigschrift basisonderwijs Bij het afdrukken van het getuigschrift basisonderwijs wordt er een extra schermpje met keuzemogelijkheden getoond. Hieronder worden de verschillende opties besproken. Indien je dit extra keuzescherm niet krijgt, kijk je best de instellingen van uw studiebewijzen na. Deze instellingen worden besproken in punt 1.1 De keuzemogelijkheden worden hieronder besproken: Voorzitter van het schoolbestuur: Indien je dit kiest wordt bovenaan op het getuigschrift de vertegenwoordiger van de inrichtende macht afgedrukt. Bijvoorbeeld: Het aanmaken van dit type contactpersoon wordt besproken in punt 1.1.2
HOOFDSTUK 1. TOEKENNEN STUDIEBEWIJZEN 13 Gemandateerde van het schoolbestuur: Indien je dit kiest wordt bovenaan op het getuigschrift de directeur van de instelling afgedrukt. Bijvoorbeeld: Het aanmaken van dit type contactpersoon wordt besproken in punt 1.1.2 Handelingsplan: Indien je kiest voor handelingsplan zal de tekst op het getuigschrift zoals onderstaand voorbeeld verschijnen: leerplan: Indien je kiest voor leerplan zal de tekst op het getuigschrift zoals onderstaand voorbeeld verschijnen:
2 Uitschrijven schoolverlaters Leerlingen uitschrijven hoeft niet onmiddellijk te gebeuren, niet uitgeschreven leerlingen komen straks vanzelf bovendrijven. Bij het begin van het nieuwe schooljaar zullen zij in het overzicht per instelling van de leerlingen bovenaan in het scherm verschijnen als je sorteert op klas. Zij zullen immers geen nieuwe klas gekregen hebben. Leerlingen kunnen op twee manieren uitgeschreven worden. 2.1 Via Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Uitschrijven in groep Dit scherm heeft slechts één doel: leerlingen uitschrijven op het einde van het schooljaar. Dit is de snelste manier om een volledige klas uit te schrijven. 14
HOOFDSTUK 2. UITSCHRIJVEN SCHOOLVERLATERS 15 Figuur 2.1: Uitschrijveningroep Je kiest je instelling en datum 30/6 van het CORRECTE schooljaar Je kiest een klas Je selecteert de leerlingen die je wil uitschrijven via de knop selectie alles of via de ctrl- shift toets Je klikt achtereenvolgens op uitschrijven en verwerken. 2.2 Manueel op de leerlingsteekkaart, leerling per leerling. Deze manier kan je hanteren als bijvoorbeeld een leerling van een andere klas dan het 6e leerjaar, de school verlaat op het einde van het schooljaar. Zoek de uit te schrijven leerling op via Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling, per klas,... Ga naar de in/uitschrijvingen van deze leerling. Klik op het tabblad Uitschrijving
HOOFDSTUK 2. UITSCHRIJVEN SCHOOLVERLATERS 16 Figuur 2.2: tabbladuitschrijving Klik op de KNOP Uitschrijven
HOOFDSTUK 2. UITSCHRIJVEN SCHOOLVERLATERS 17 Figuur 2.3: knopuitschrijving Kies datum 30/6 van het CORRECTE schooljaar, reden uitschrijving NVT, situatie erna 00 (voorlopig E en 12) Klik op OK. Je krijgt de informatieve boodschap Opgelet! Het inschrijvingsregister moet waarschijnlijk nog aangepast en bijgewerkt worden.. Indien je werkt met het digitale inschrijvingsregister (Leerlingen - Inschrijvingsregister) moet je de leerling ook uitschrijven uit het digitale inschrijvingsregister als de leerling tijdens het schooljaar wordt uitgeschreven. De leerling wordt nu op 30/06 uitgeschreven, dus hoef je hiervoor nu niets te doen.