METADATA IN PLAATS VAN WINDOWS-MAPPEN Het einde van de Windows-mappen is nabij. We hebben ooit onze archiefkasten en ordners gedigitaliseerd naar Windows-mappen. We wisten niet beter en het kon ook niet anders. Maar vandaag kunnen we rekenen op krachtige computers met zoekmogelijkheden waar wij niet kunnen tegen klikken. Waarom zoeken wij nog, mapje voor mapje, in een mappensysteem dat er uit ziet als een wijd vertakt grottenstelsel? Het is tijdrovend, niet effectief en vaak frustrerend. BEN JIJ GELUKKIG MET DE MAPPENSTRUCTUUR? Oké ik geef toe, in je zelf gebouwde mappenstructuur kun je nog aardig snel je weg vinden. Maar om dit argument ook meteen van tafel te vegen stel ik je een aantal vragen die je misschien negatief moet beantwoorden: Kun je het document altijd vinden? Weet jij 100% zeker of het gevonden document de laatste versie is? Weet jij wie de eigenaar is? Wie over de inhoud gaat? (Dat is niet altijd de auteur) Wat is de status? Is dit een concept, is het definitief of is het afgekeurd? Kun je snel alle documenten ophalen op jaartal of op klant of op project of op eigenaar? Moet jij wel eens zoeken in de mappenstructuur van anderen en vind je die logisch? Is de algemene schijf in jullie organisatie gestructureerd zoals jij het zou willen? Zelfs al heb je maar op een paar van deze vragen nee geantwoord; dan zijn dit voldoende redenen om af te stappen van het huidige archiveren in windowsmappen.
METADATA = LABEL = CATEGORIE = VELD Alle CMS en CRM-systemen maken er gebruik van: velden die je moet invullen om extra informatie toe te voegen aan documenten of klanten/relaties. Die velden zijn vervolgens nodig om op te kunnen filteren, sorteren en zoeken. Zoek je alle offertes uit 2010 van klant x dan filter je op de velden documentsoort (offerte), jaartal (2010) en klantnaam (x). Erg simpel en we kennen dit al jaren. Zoek je in de bibliotheek een boek dan kun je digitaal ook op zoek naar schrijver en/of genre en/of onderwerp en/of jaartal. Allemaal metadata die aan ieder boek is meegegeven. Soms merken we niet eens dat we aan het filteren zijn op metadata. Als we in Google op zoek gaan naar een bungalow aan het strand in Scheveningen gaan we filteren: soort woning (bungalow), locatie (strand), plaats (Scheveningen). Maar de kracht en intuïtiviteit zit hier in het feit dat je deze zoekwoorden gewoon in een doorlopende zin mag formuleren: Ik zoek een bungalow aan het strand in Scheveningen. Op de achtergrond worden de zoekwoorden dan getraceerd en het zoekresultaat gefilterd. Hoe concreter je de zoekvraag schrijft, hoe beter het resultaat zal zijn. Waarom doen we dit dan niet op onze netwerkschijven? Bijvoorbeeld : Ik zoek de notulen van het MT van de vergadering op 15 september 2015. Onze computers kunnen het, de technologie ook. Maar we komen 1 ding te kort om dit uit te voeren: we hebben geen metadata (labels) gehangen aan onze documenten. Als je het geluk hebt dat iemand slimme bestandsnamen gebruikt en al die info in de bestandsnaam stopt (bijvoorbeeld 20150915notulenMT ). Dan zou dit nog een aardig zoekresultaat opleveren. Maar hoe dwing je dit af? Wie houdt zich aan de afspraken? En weet je vervanger of een nieuwe medewerker dit ook meteen? 2/5
IN WINDOWS KUN JE NU AL DOCUMENTEN LABELEN Weinigen weten het en nog minder doen het: labels hangen aan documenten. Als je een bestand selecteert in de Windows-verkenner zie je onderin het beeldscherm de mogelijkheid om labels aan het geselecteerd document te hangen. Dit kun je ook doen als je het document open hebt in het programma. In ieder Office-document kom je via de knop Info bij de documenteigenschappen. Hier staan dezelfde velden (en nog meer) die je allemaal kunt aanpassen. Als je dit doet betekent het ook dat je in het zoekvak in de Windows-verkenner naar alle documenten met dezelfde labels kunt zoeken. In de Windows-verkenner kun je verder al deze metadata zien in kolomvorm. Zet de weergave van het mappenvenster op details. Klik met je rechtermuis op een van de kolomtitels en vink alle labels aan die je wilt zien. Vervolgens kun je (zoals in Excel) alle bestanden in de map sorteren of filteren op basis van de inhoud van deze labels. Labelen in SharePoint Steeds meer organisaties gaan over naar SharePoint. Dat betekent dat alle data uit de Windows-mappen geëxporteerd wordt naar een nieuwe omgeving, genaamd Sharepoint. De Verkenner wordt vervolgens overbodig. In Sharepoint kun je ook mappen maken. De chaotische mappenstructuur zoals voorheen gaat dan lekker door en de vraag is of dit wel verstandig is. In Sharepoint kun je beter met labels werken. Sterker nog, je kunt iedereen afdwingen deze te gebruiken. En als je alle oude mapnamen naar labels omzet en er nog enkele bij verzint, dan hoef je helemaal geen mappen meer te gebruiken. Je bepaalt met de afdeling welke je interessant vindt, verplicht iedereen om de belangrijkste 3/5
labels te gebruiken en geeft ook nog de mogelijkheid om er bij te verzinnen mocht dit nodig zijn. Zo houd je controle. Op de afbeelding een screendump van een mappenstructuur in Windows en dezelfde documenten in een Sharepoint omgeving. Je ziet het, er is niet zo veel veranderd. Alleen, in SharePoint kan ik de weergave veranderen en groepen maken van eender welk label. Dat is niet mogelijk in het mappensysteem op de netwerkschijven. HOE VERZIN JE METADATA? Labels, velden, kolommen, categorieën, metadata het zijn allemaal benamingen voor hetzelfde: informatie labels die je hangt aan elk document dat je opslaat. De vraag is nu welke dat moeten zijn? In dit artikel wil ik een eerste opzet meegeven. Het is eerder een manier van denken. De concretisering verschilt van organisatie tot organisatie en van afdeling tot afdeling. Om je gedachten te leiden dien je een antwoord te geven op volgende vragen: Wat zijn de grote organisatie onderdelen in het bedrijf? De documenten hiervan blijf je scheiden in afzonderlijke bibliotheken. Die kun je dan machtigen voor de betreffende personen. Dat betekent dus dat je geen labels hoeft te verzinnen voor MT, HRM, Finance, P&O, Facilitair, enz. Binnen een bibliotheek gooi je dan alles door elkaar. Echter, nadat je de documenten hebt voorzien van metadata. Metadata bestaat vaak uit kolommen met keuzelijstjes. In de onderstaande SmartArt zie je een aantal voorbeelden. De keuze hangt af van de soort afdeling waartoe de bibliotheek behoort. Wie al goed nagedacht heeft over mappenstructuren zal merken dat daaruit al veel is af te leiden. De naamgeving van het bestand mag uitgebreid blijven maar heeft nog erg weinig waarde. Sterker nog, Sharepoint doorzoekt zowel de labels, als e bestandsnaam als de inhoud, ook die van een pdf. 4/5
Documentsoort Dossier Jaar status klant/relatie besluit BHV 2014 concept VXT company declaratie ICT 2015 definitief SwitchMedia contract klachten vastgesteld Derreks brief multifunctionals afgekeurd planningslijst Payroll flyer telefonie beleidsplan training offerte