Handleiding Wolf 2016 Bestemd voor de accountbeheerder/examensecretaris Inhoud Inleiding... 2 Instructie accountbeheerder... 2 Wat is anders?... 2 I Werkzaamheden accountbeheerder in vogelvlucht... 3 Ad 1) Het aanmaken van groepen;... 3 Ad 2) Het aanmaken van examinator accounts;... 3 Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren... 3 II Werkzaamheden in detail... 4 Ad 1) Het aanmaken van groepen... 4 Importeren woi-bestanden... 4 Handmatig een examen koppelen... 4 Ad 2) Aanmaken examinator account... 5 Inhoud activatiemail... 5 Accountbeheerder ook examinator... 6 Verwijderen examinator accounts... 6 Kandidaten toevoegen... 7 Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren... 7 III Volgen voortgang... 8 Uitloggen... 8
Inleiding Instructie accountbeheerder Elk jaar verzamelt Cito afnamegegevens van de examens. Mede op basis van die gegevens bepaalt CvTE de definitieve normering. Voor het verstrekken van de gegevens maakt uw school gebruik van de webbased versie van Wolf. Die heeft de voordelen dat: de gebruikers niet aan één vast werkstation gebonden zijn; de tweede correctie ook in Wolf kan worden uitgevoerd. en de scholen die deelnemen aan de pilot zo veel mogelijk onderling zijn gekoppeld voor de uitvoering van de 2 e corectie. De webbased versie van Wolf kent verder nagenoeg dezelfde functionaliteiten als de standalone - versie van Wolf. Wat is anders? De webbased versie van Wolf maakt expliciet onderscheid tussen de rol van examensecretaris/accountbeheerder en docent/examinator. De groepen worden voor de docent/examinator semi-automatisch aangemaakt door de import van woi-bestanden. U moet dus over woi-bestanden beschikken. Om problemen met het programma te voorkomen, gebruikt u een van de volgende browsers: Google Chrome, Internet Explorer (versie 10 of hoger), Firefox of Safari. Voor een adequate beveiliging dient de accountbeheerder/examensecretaris de accounts voor de examinatoren aan te maken. U verzendt vervolgens een activatie-mail naar de docent/examinator. Dit hoeft u slechts één keer te doen. De examinatoren stellen vervolgens zelf hun wachtwoord in. U neemt deel aan deze pilot met alle vakken en afdelingen die onder dezelfde Brindependance code vallen. Maakt u gebruik van de faciliteit om de tweede correctie in Wolf uit te voeren dan dient u de externe groepen toe te wijzen aan de examinatoren binnen uw school. Mocht het importeren van de groepen en/of het aanmaken van de examinator accounts niet lukken, dan kunt in overleg met Cito (026-352 52 52 of wolf@cito.nl) terugvallen op de reguliere versie van Wolf. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 2
Werkzaamheden accountbeheerder in vogelvlucht Aan de accountbeheerder zijn de volgende functies toebedacht: 1. Het aanmaken van groepen; 2. Het aanmaken van examinator accounts; 3. Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren. Ad 1) Het aanmaken van groepen; De eerste keer logt u in met uw e-mailadres en het toegezonden wachtwoord. Dat wachtwoord dient u meteen bij de eerste keer aanmelden te vernieuwen. Vervolgens gaat u de groepen aanmaken door de woi-bestanden te importeren. Zet eerst de woi-bestanden klaar in een directory. Importeer de woi-bestanden. Check of aan elk bestand eenduidig een examen gekoppeld wordt. Wolf toont de eventuele probleemgevallen.. Ad 2) Het aanmaken van examinator accounts; U krijgt een overzicht van de examinatoren bij de geïmporteerde groepen te zien. Per examinator maakt u vervolgens een examinator account aan door naam en e-mailadres in te voeren. Meteen daarna kunt u een activatiemail verzenden naar de examinator. Voor het tweede tijdvak (medio juni) attendeert u de examinatoren nogmaals op het verstrekken van de afnamegegevens. De groepen voor het tweede tijdvak worden automatisch aangemaakt. Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren Onder het tabblad externe groepen staan de groepen klaar waarvoor uw school als 2etweede corrector is aangewezen. Als examensecretaris wijst u de groepen toe aan de eerder aangemaakte examinator accounts. NB: in 2016 geldt dit alleen voor de examens Nederlands vmbo GL/TL, geschiedenis havo en wiskunde B vwo en alleen voor zo ver er twee Wolf pilot-scholen aan elkaar gekoppeld zijn. Cito informeert u op gezette tijden over de voortgang van de informatie-uitwisseling. U kunt de voortgang ook via uw Wolfaccount volgen. NB: Als examensecretaris kunt u ook de rol van examinator vervullen. U dient daarvoor dan wel een examinator account aan te maken. (zie ook: accountbeheerder ook examinator) Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 3
II Werkzaamheden in detail Ad 1) Het aanmaken van groepen Importeren woi-bestanden Zet eerst de woi-bestanden van de examenkandidaten klaar in een directory. Via de knop bladeren gaat u naar de directory om de bestanden te importeren. Selecteer de woi-bestanden die u wilt importeren. Bij de meeste woi-bestanden zal Wolf een examen vinden. U krijgt maximaal 3 categorieën aangeboden: 1. examen gevonden (#aantal) 2. geen examen(s) gevonden 3. meerdere examens gevonden. De meeste woi-bestanden zullen eenduidig aan slechts één examen gekoppeld kunnen worden. U kunt deze examens gaan importeren. (categorie 1). Daarover zo meteen meer. Categorie 2 geen examens gevonden bevat de examens waarvoor er wel woi-bestanden klaar zijn gezet maar waarvoor geen inschrijving aanwezig is. Het kan zijn dat u deze groep toch aan een ander examen wilt koppelen. U kunt deze examens handmatig koppelen aan examens waarvoor u bij DUO kandidaten heeft aangemeld. Handmatig een examen koppelen Klik op Handmatig een examen koppelen dat levert een lijst met schooltypen op. klik op het gewenste schooltype en scrol naar het beoogde examen. Selecteer het juiste examen door daar op te klikken. Wolf geeft vervolgens een overzicht van de examens die u handmatig geselecteerd hebt. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 4
Bij categorie 3 meerdere examens gevonden biedt Wolf de mogelijkheid aan om een keuze te maken. U kunt het vak 2 examens gevonden open klappen en een keuze maken uit de twee geselecteerde examens. Ad 2) Aanmaken examinator account Zodra woi-bestanden geïmporteerd zijn, laat Wolf zien welke docenten/examinatoren er onderscheiden worden. Per woi-docentcode staat er één regel in de tabel Nieuwe examinator accounts. In deze tabel vult u de gegevens van de docent aan. Daarvoor moet u eerst per regel op het symbool onder bewerken klikken. Daarna vult u de naam en het e-mailadres op school van de examinator in. Vink per regel de ingevulde naam en het e-mailadres af en verzendt een activatiemail door op de knop onder Mailen te klikken. Zodra de examinator het account activeert verdwijnt het account uit de tabel Nieuwe examinator accounts en wordt verplaatst naar de tabel Geactiveerde examinator accounts. Inhoud activatiemail De activatiemail wordt verzonden vanaf het e-mailadres noreply@cito.nl. De afzender bent u als accountbeheerder van Wolf voor uw schoollocatie. De inhoud van het bericht wordt hieronder weergegeven. Cito Wolf Account activeren Beste collega, Voor de ondersteuning van de normeringsbeslissingen worden examengegevens met Cito uitgewisseld. Voor onze school vindt die uitwisseling plaats via een online versie van het programma Wolf. We hebben voor u, als examinator binnen onze school, onder uw eigen Wolf-account al uw examengroepen klaargezet. U moet uw account zelf (re-)activeren. Uw e-mailadres is uw gebruikersnaam. Een nieuw account moet u meteen bij activering met een eigen wachtwoord beveiligen. Is er voor u vorig jaar al een account aangemaakt, log dan direct in met dat account. Bent u uw wachtwoord vergeten vraag dan op het inlogscherm via de optie wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aan. Klik op de volgende link om uw wachtwoord in te vullen en uw account te (re)activeren: Account activeren U heeft 7 dagen de tijd om uw account te activeren. Tip: Voeg de website toe aan je favorieten of bookmarks, zodat u een volgende keer gemakkelijk kunt inloggen bij Wolf. Nog meer handige aanwijzingen vindt u in: Wolf in vogelvlucht Met vriendelijke groet, Accountbeheerder Wolf gebruikersnaam accountbeheerder Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 5
De geadresseerde examinator heeft 7 dagen de tijd om het account te activeren. Mocht die tijd verstreken zijn dan volstaat het een nieuwe activatiemail te verzenden. Collegae die hun wachtwoord vergeten zijn, kunnen zelf via de optie wachtwoord vergeten de mogelijkheid ontvangen om een nieuw wachtwoord in te stellen. Daar heeft u als accountbeheerder geen bemoeienis mee. Accountbeheerder ook examinator Als examensecretaris kunt u ook de rol van docent/examinator vervullen. Zodra er een examinator account wordt aangemaakt met hetzelfde e-mailadres als dat van de accountbeheerder/examensecretaris geeft Wolf onderstaande waarschuwing: naam Verwijderen examinator accounts Mocht u onverhoopt verkeerde woi-bestanden hebben geïmporteerd dan bestaat de mogelijkheid groepen en/of examinator accounts te verwijderen. Verwijderen niet-geactiveerde examinator accounts: Voor de nog-niet-geactiveerde accounts ziet u achteraan de regel in de kolom verwijderen het symbool x. Klik daarop en bevestig dat u het hele examinator account wil verwijderen. Wanneer u de examinator al hebt toegewezen aan externe groepen of wanneer het account al geactiveerd is en er scores zijn ingevoerd is dit niet meer mogelijk. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 6
Verwijderen groepen binnen niet-geactiveerde examinator accounts: Wanneer u slechts één van de twee groepen van examinator Wouter wil verwijderen, opent u het account door op de blauwe 1 (onder groepen) te klikken. Klik vervolgens op de groep(en) die u wil verwijderen. Verwijderen groepen binnen geactiveerde examinator accounts: Bij geactiveerde examinator accounts kunnen uiteraard alleen groepen verwijderd worden waarvoor nog geen scores zijn ingevoerd. Wanneer u een groep probeert te verwijderen waarvoor reeds scores zijn ingevoerd geeft Wolf boven de groepenlijst onderstaande melding. Sluit deze melding door rechts op X te klikken. Kandidaten toevoegen Zowel de accountbeheerder als de examinator kunnen handmatig aan een groep nog kandidaten toevoegen. Als examinator doet u dat door achtereenvolgens: het blauwe nummer (onder groepen) te klikken. Daarmee opent het menu groepen voor de geselecteerde examinator; U klikt op de regel van de groep waar u kandidaten aan wil toevoegen; Daarmee opent u de lijst met kandidaten Onderaan de lijst kandidaten vindt u de knop + kandidaat om kandidaten toe te voegen. Door daar op te klikken wordt er een kandidaat toegevoegd waar u vervolgens nog de naam moet invullen. Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren De pooling voor de tweede correctie wordt verzorgd door DUO. De groepen waarvoor uw school is aangewezen als 2 e corrector komen automatisch in de lijst externe groepen te staan. Als u boven in uw scherm op externe groepen klikt komt u in dat scherm. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 7
Achter elke groep ziet u een uitklapmenu. Daarachter zit een lijst met de examinatoren van uw school. De examinatoren met intern hetzelfde vak staan bovenaan. De overige examinatoren staan op alfabetische volgorde. Door op de naam van de beoogde examinator/corrector te klikken wijst u de groep aan zijn/haar account toe. III Volgen voortgang Als examensecretaris kunt u zien voor hoeveel groepen er al resultaten zijn geaccordeerd voor Cito en binnen een groep voor hoeveel kandidaten. Door in de tabel Geactiveerde examinator accounts voor een van de examinatoren op de blauwe nummers onder groepen te klikken. Komt u in het examinator overzicht. U ziet daar hoeveel groepen een examinator heeft. Voor de groepen die vet worden weergegeven is reeds aan het gevraagde aantal in te zenden kandidaten voldaan. Door vervolgens op een groep te klikken, krijgt u een overzicht van de kandidaten waarvoor reeds gegevens zijn ingezonden. U gaat weer terug naar het vorige scherm door op het pijltje links boven in beeld te klikken. Uitloggen U logt uit door rechtsboven naast Accountbeheerder (of uw naam) de optie Afmelden open te klikken en u af te melden. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2016) 8