Handleiding Wolf 2018

Transcriptie

1 Handleiding Wolf 2018 Bestemd voor de accountbeheerder/examensecretaris Inhoud Inleiding... 2 Instructie voor de Wolf-accountbeheerder... 2 Wat is anders?... 2 Werkzaamheden van de Wolf-accountbeheerder in vogelvlucht... 3 Ad 1) Het aanmaken van groepen;... 3 Ad 2) Het aanmaken van examinator accounts;... 3 Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren... 3 II Werkzaamheden in detail... 4 Ad 1) Het aanmaken van groepen... 4 Importeren woi-bestanden... 4 Handmatig een examen koppelen... 4 Ad 2) Aanmaken examinator account... 5 Inhoud activati Accountbeheerder ook examinator... 6 Verwijderen examinator accounts... 6 Overdragen groep aan een andere examinator binnen uw school... 7 Kandidaten toevoegen... 7 Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren... 8 III Diversen: Volgen voortgang, uitloggen en één account bij meer locaties Voortgang Uitloggen Eén Wolf-accountbeheerder voor meer Brindep-locaties... 10

2 Inleiding Instructie voor de Wolf-accountbeheerder Elk jaar verzamelt Cito afnamegegevens van de examens. Mede op basis van die gegevens bepaalt CvTE de definitieve normering. Voor het verstrekken van de gegevens maakt uw school gebruik van de webbased versie van Wolf. Die heeft de voordelen dat: de gebruikers niet aan één vast werkstation gebonden zijn; de tweede correctie ook in Wolf kan worden uitgevoerd. en de scholen die van deze versie van Wolf gebruik maken onderling zijn gekoppeld voor de uitvoering van de 2 e corectie. De webbased versie van Wolf kent verder nagenoeg dezelfde functionaliteiten als de standalone - versie van Wolf. Wat is anders? De webbased versie van Wolf maakt expliciet onderscheid tussen de rol van examensecretaris/accountbeheerder en docent/examinator. De groepen worden voor de docent/examinator semi-automatisch aangemaakt door de import van woi-bestanden. U moet dus wel over woi-bestanden beschikken. Om problemen met het programma te voorkomen, gebruikt u een van de volgende browsers: Google Chrome, Internet Explorer (versie 10 of hoger), Firefox of Safari. Voor een adequate beveiliging dient de accountbeheerder/examensecretaris de accounts voor de examinatoren aan te maken. U verzendt vervolgens een activati naar de docent/examinator. Dit hoeft u in principe slechts één keer te doen. De examinatoren stellen vervolgens zelf hun wachtwoord in. U gebruikt deze versie van Wolf voor alle vakken en afdelingen die onder dezelfde Brindependance code vallen. Maakt u gebruik van de faciliteit om de tweede correctie in Wolf uit te voeren dan dient u de externe groepen toe te wijzen aan de examinatoren binnen uw school. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 2

3 Werkzaamheden van de Wolf-accountbeheerder in vogelvlucht vooraf: De eerste keer logt u in met uw adres en het toegezonden wachtwoord. Dat wachtwoord dient u meteen bij de eerste keer aanmelden te vernieuwen. Wolf zal u de eerste keer naar het scherm Extra leiden. Daar kunt u - als dat binnen uw school zo is afgesproken - aangeven dat van elke groepsrapportage ook een exemplaar naar de examensecretaris verzonden moet worden. Aan de Wolf-accountbeheerder zijn de volgende functies toebedacht: 1. Het aanmaken van groepen; 2. Het aanmaken van examinator accounts; 3. Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren. Ad 1) Het aanmaken van groepen; U maakt de groepen aan door de woi-bestanden te importeren. Zet eerst de woi-bestanden klaar in een directory. Ga naar het tabblad Examinatoren en importeer de woi-bestanden. Check of aan elk bestand eenduidig een examen gekoppeld wordt. Wolf toont de eventuele probleemgevallen. Ad 2) Het aanmaken van examinator accounts; U krijgt een overzicht van de examinatoren bij de geïmporteerde groepen te zien. Per examinator maakt Wolf vervolgens een voorlopig examinator account aan. Indien het woibestand geen naam en adres van de examinator bevat dient u dit zelf in te voeren. Meteen daarna kunt u een activati verzenden naar de examinator. Voor het tweede tijdvak (medio juni) attendeert u de examinatoren nogmaals op het verstrekken van de afnamegegevens. De groepen voor het tweede tijdvak worden automatisch aangemaakt. Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren Onder het tabblad externe groepen staan de groepen klaar waarvoor uw school 2e corrector is. Als examensecretaris wijst u de groepen toe aan de eerder aangemaakte examinator accounts. Cito informeert u ongeveer één dag voorafgaande aan het verstrijken van een uiterste inzenddatum over de voortgang van de informatie-uitwisseling. U kunt de voortgang uiteraard ook via uw Wolfaccount volgen. NB: Als examensecretaris kunt u ook de rol van examinator vervullen. U dient daarvoor dan wel een examinatoraccount aan te maken. (zie ook paragraaf: accountbeheerder ook examinator) Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 3

4 II Werkzaamheden in detail Ad 1) Het aanmaken van groepen Importeren woi-bestanden Zet eerst de woi-bestanden van de examenkandidaten klaar in een directory. Via de knop bladeren gaat u naar de directory om de bestanden te importeren. Selecteer de woi-bestanden die u wilt importeren. Bij de meeste woi-bestanden zal Wolf een examen vinden. U krijgt maximaal 3 categorieën aangeboden: 1. examen gevonden (#aantal) 2. geen examen(s) gevonden 3. meerdere examens gevonden. De meeste woi-bestanden zullen eenduidig aan slechts één examen gekoppeld kunnen worden. U kunt deze examens gaan importeren. (categorie 1). Daarover zo meteen meer. Categorie 2 geen examens gevonden bevat de examens waarvoor er wel woi-bestanden klaar zijn gezet maar waarvoor geen inschrijving aanwezig is. Het kan zijn dat u deze groep toch aan een ander examen wilt koppelen. U kunt zo n groep handmatig koppelen aan een van de examens waarvoor u bij DUO kandidaten heeft aangemeld. Handmatig een examen koppelen Klik op Handmatig een examen koppelen. Dat levert een lijst met schooltypen op. klik op het gewenste schooltype en scrol naar het beoogde examen. Selecteer het juiste examen door daar op te klikken. Wolf geeft vervolgens een overzicht van de examens die u handmatig geselecteerd hebt. Klik vervolgens op volgende en importeren om de procedure af te ronden. Bij categorie 3 meerdere examens gevonden biedt Wolf de mogelijkheid aan om een keuze te maken. U kunt het vak 2 examens gevonden open klappen en een keuze maken uit de twee geselecteerde examens. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 4

5 Ad 2) Aanmaken examinator account Zodra woi-bestanden geïmporteerd zijn, laat Wolf zien welke docenten/examinatoren er onderscheiden worden. Per woi-docentcode staat er één regel in de tabel Voorlopige examinatoraccounts. Bij sommige schooladministratiepakketten zijn de docentnaam,het adres en het telefoonnummer al ingevuld. Zo niet, dan vult u in deze tabel de gegevens van de docent aan. Daarvoor moet u eerst per regel op het symbool onder bewerken klikken. Daarna vult u de naam en het adres op school van de examinator in. U kunt hier ook het telefoonnummer van de examinator invoeren. Dit telefoonnummer zal zichtbaar zijn voor externe correctoren die de tweede correcties uitvoeren van de groepen van deze examinator. Verzendt vervolgens een activati door op de knop onder Mailen te klikken. Zodra de examinator het account activeert verdwijnt het account uit de tabel Voorlopige examinator accounts en wordt verplaatst naar de tabel Geactiveerde examinator accounts. Mocht een examinator zijn account niet binnen één week activeren dan verandert het symbool weer in een blauw omrande envelop en kunt u een nieuwe activati verzenden. Inhoud activati De activati wordt verzonden vanaf het adres noreply@cito.nl. De afzender bent u als accountbeheerder van Wolf voor uw schoollocatie. De inhoud van het bericht wordt hieronder weergegeven. Cito Wolf Account activeren Beste collega, Voor de ondersteuning van de normeringsbeslissingen worden examengegevens met Cito uitgewisseld. Voor onze school vindt die uitwisseling plaats via een online versie van het programma Wolf. We hebben voor u, als examinator binnen onze school, onder uw eigen Wolf-account al uw examengroepen klaargezet. U moet uw account zelf (re-)activeren. Uw adres is uw gebruikersnaam. Een nieuw account moet u meteen bij activering met een eigen wachtwoord beveiligen. Klik op de volgende link om uw wachtwoord in te vullen en uw account te (re)activeren: Account activeren U heeft 7 dagen de tijd om uw account te activeren. Tip: Voeg de URL van de website toe aan uw favorieten of bookmarks, zodat u een volgende keer gemakkelijk kunt inloggen bij Wolf. Nog meer handige aanwijzingen vindt u in: Wolf in vogelvlucht Met vriendelijke groet, Accountbeheerder Wolf gebruikersnaam accountbeheerder De geadresseerde examinator heeft 7 dagen de tijd om het account te activeren. Mocht die tijd verstreken zijn dan kunt u een nieuwe activati verzenden. Collegae die hun wachtwoord vergeten zijn, kunnen zelf via de optie wachtwoord vergeten de mogelijkheid ontvangen om een nieuw wachtwoord in te stellen. Daar heeft u als Wolf-accountbeheerder geen bemoeienis mee. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 5

6 Accountbeheerder ook examinator Als examensecretaris kunt u ook de rol van docent/examinator vervullen. Zodra U een examinator-account aanmaakt met hetzelfde adres als dat van de Wolfaccountbeheerder/examensecretaris geeft Wolf onderstaande waarschuwing: naam Verwijderen examinator accounts Mocht u onverhoopt verkeerde woi-bestanden hebben geïmporteerd dan bestaat de mogelijkheid groepen en/of voorlopige examinatoraccounts te verwijderen. Verwijderen niet-geactiveerde examinator accounts: Voor de nog-niet-geactiveerde accounts ziet u achteraan de regel in de kolom verwijderen het symbool x. Klik daarop en bevestig dat u het hele examinator account wil verwijderen. Wanneer u de examinator al hebt toegewezen aan externe groepen of wanneer het account al geactiveerd is en/of er al scores zijn ingevoerd, is dit niet meer mogelijk. Verwijderen groepen binnen niet-geactiveerde examinator accounts: Wanneer u slechts één van de drie groepen die voor examinator Wouter Willems klaar staan, wil verwijderen, opent u het account door op het blauwe cijfer ( 3 ) onder Groepen te klikken. U krijgt dan een overzicht van de groepen en kunt vervolgens door op x te klikken een groep verwijderen. Door op het symbool te klikken krijgt u de mogelijkheid een groep aan een andere examinator toe te wijzen (zie optie: groepen overdragen aan andere examinator). Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 6

7 Verwijderen groepen binnen geactiveerde examinator accounts: Bij geactiveerde examinator accounts kunnen uiteraard alleen groepen verwijderd worden waarvoor nog geen scores zijn ingevoerd. Wanneer u een groep probeert te verwijderen waarvoor reeds scores zijn ingevoerd geeft Wolf boven de groepenlijst onderstaande melding. Sluit deze melding door rechts op X te klikken. Overdragen groep aan een andere examinator binnen uw school U kunt een groep in een geactiveerd account en waarvoor de verwerking al gestart is, overdragen aan een andere examinator. Maak alleen in noodgevallen - bijvoorbeeld bij uitval wegens ziekte- gebruik van deze optie. U selecteert uit de lijst van examinatoren een vervanger en klikt op OK. Kandidaten toevoegen Zowel de Wolf-accountbeheerder als de examinator kunnen handmatig aan een groep nog kandidaten toevoegen. Als accountbeheerder doet u dat als volgt: Klik op het blauwe nummer (onder groepen); daarmee opent het menu groepen voor de geselecteerde examinator. Klik op de groep waar u kandidaten aan wil toevoegen; daarmee opent u de lijst met kandidaten. Onderaan de lijst kandidaten vindt u de knop + kandidaat om kandidaten toe te voegen. Door daar op te klikken wordt er een kandidaat toegevoegd waar u vervolgens nog de naam moet invullen. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 7

8 Ad 3) Het toewijzen van de externe groepen aan de examinatoren De pooling voor de tweede correctie wordt verzorgd door DUO. De groepen waarvoor uw school is aangewezen als 2 e corrector komen automatisch in de lijst externe groepen te staan. U komt in het scherm externe groepen door boven in uw scherm op externe groepen te klikken. Aan het einde van elke regel (= externe groep) ziet u een uitklapmenu. Daarachter zit een lijst met de examinatoren van uw school. De examinatoren die intern een groep voor hetzelfde examen hebben, staan bovenaan. De overige examinatoren staan op alfabetische volgorde. Door op de naam van de beoogde examinator/corrector te klikken wijst u de groep aan zijn/haar account toe. Als het niet direct duidelijk is van welke school een externe groep afkomstig is, klikt u op het i-tje onder 1e corrector. Hierin staan de school van herkomst en de 1e corrector van de groep. Ook bij de externe groepen hebt u de mogelijkheid om een toegewezen groep over te dragen aan een andere examinator. klik daarvoor op het symbool achteraan de regel. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 8

9 Omdat het aantal groepen behoorlijk groot kan zijn worden, is bovenaan een filteroptie geïnstalleerd. U kunt zelf een selectie van groepen instellen waarvoor u de toewijzing wil gaan uitvoeren. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 9

10 III Diversen: Volgen voortgang, uitloggen en één account bij meer locaties. Voortgang Als examensecretaris kunt u zien voor hoeveel groepen er al resultaten zijn geaccordeerd voor Cito en binnen een groep voor hoeveel kandidaten. Door in de tabel Geactiveerde examinator accounts voor een van de examinatoren op de blauwe nummers onder groepen te klikken. Komt u in het examinator-overzicht. U ziet daar hoeveel groepen een examinator heeft. Voor de groepen die vet worden weergegeven is reeds aan het gevraagde aantal in te zenden kandidaten voldaan. In de kolom status ziet u of de eerste correctie al is afgerond en of de examinator bijvoorbeeld de gegevens al voor de 2e correctie heeft vrijgegeven. Door vervolgens op een groep te klikken, krijgt u een overzicht van de kandidaten waarvoor reeds gegevens zijn ingezonden. U gaat weer terug naar het vorige scherm door op het pijltje links boven in beeld te klikken. Uitloggen U logt uit door rechtsboven naast Accountbeheerder (of uw naam) de optie Afmelden open te klikken en u af te melden. Wanneer u zowel examinator als Wolf-accountbeheerder bent, kunt u hier ook switchen van de ene rol naar de andere. Eén Wolf-accountbeheerder voor meer Brindep-locaties Wanneer u met hetzelfde adres voor meer dan één school (brin-dep-code) Wolfaccountbeheerder bent verschijnen na het inloggen de beide scholen in beeld. U maakt dan meteen een keuze voor de ene of de andere locatie. Wilt u overstappen naar de andere locatie meldt u dan eerst af en kies na het inloggen voor de andere locatie. Stichting Cito Instituut voor Toetsontwikkeling Arnhem (2018) 10