Naam : N. Doornink Studentnummer : 4387824 Datum : zondag 9 februari 2014 Opleiding : MBO Management en Organisatie Module : Management en Organisatie Docent : De heer H. Kippersluis
Voorwoord ----- Sinds december 2013 volg ik de MBO opleiding Management en Organisatie bij het NCOI. Deze moduleopdracht schrijf ik voor de module management en organisatie. Samenvatting JobsFashion BV is een onderneming gevestigd in Amsterdam West en werkzaam in de sector bedrijfskleding. Het bedrijf is opgericht in 1990 door de algemeen directeur Jan Willem Peters en is inmiddels uitgegroeid tot een zelfstandige, besloten vennootschap met meer dan 79 medewerkers. Behalve handel en verkoop van bedrijfskleding, is er ook een eigen productiefaciliteit in Amsterdam, waar vooral handwerk plaats vindt (maatwerk). Massaproductie wordt uitbesteed aan Punjab Textile Manufacturers Ltd. In India. Inmiddels vindt ook verkoop via internet plaats: internet portal I Clothing. De medewerkers van JobsFashion BV zijn trots op hun bedrijf, vooral omdat de onderneming groeit en de medewerkers relatief goed worden betaald. Over de interne gang van zaken is men over het algemeen veel minder tot niet tevreden. Medewerkers weten niet wat hun bevoegdheden zijn en worden wel aangesproken op verantwoordelijkheden. Dit heeft ertoe geleid dat de motivatie en het enthousiasme de laatste jaren gedaald zijn en is ook de onderlinge samenwerking onder druk komen te staan. Daardoor is het verloop groot. Op basis van de gesprekken met de vertrekkende medewerkers is een SWOT analyse gemaakt (bijlage 1) en dit is het uitgangspunt van mijn module opdracht voor JobsFashion BV. Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 2 van 12
Inhoudsopgave Voorwoord 2 Samenvatting 2 1. Organogram 4 2. Linking pin 4 3. DESTEMP variabelen 5 4. Gekozen strategie 6 5. Omschrijving functiebeschrijving manager afdeling opleidingen 6 6. Tactische doelstellingen 7 7. Doelstellingen naar urgentie 7 8. Timemanagementtechnieken 8 Bijlage 1 SWOT analyse 9 Bijlage 2 aangepast organogram 10 Bijlage 3 omgevingsvariabelen DESTEP analyse 11 Bijlage 4 Functiebeschrijving manager afdeling opleidingen 12 Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 3 van 12
1. Organogram Een organisatieschema (ook wel een organogram genoemd) geeft, in een getekend schema, de organisatiecultuur weer. De functies binnen een organisatie worden in hokjes geplaatst voorzien van een tekstvenster. De hokjes zijn onderling met lijnen aan elkaar zijn verbonden. De plaats van ieder hokje is afhankelijk van de hiërarchie van het bedrijf. De horizontale lijnen in een organogram zijn de advieslijnen en de verticale lijnen zijn gezagslijnen. (De organisatie als hulpmiddel, p. 85) JobsFashion BV is een verticale organisatie. Processen liggen (beperkt) vast, maar de uiteindelijke bevoegd- en verantwoordelijkheden lopen via de algemeen directeur Jan Willem Peters. Commercieel directeur Kees Langewerf geeft in de praktijk veel sturing aan de operationele processen omdat Jan Willem Peters vaak afwezig is. De huidige manager Personeelszaken is langdurig ziek. Hierdoor worden beloften voor opleidingen van de medewerkers niet nagekomen en zijn vervanger heeft niet de bevoegdheid om opleidingen goed te keuren. Om de huidige problemen op korte termijn op te lossen, worden de volgende wijzigingen doorgevoerd; De stafafdeling Personeelszaken wordt gesplitst in de afdelingen; - Personeelsadministratie - Opleidingen De manager Personeelszaken blijft op zijn huidige plek; De vervangende manager gaat de afdeling Personeelsadministratie managen; Voor de afdeling Opleidingen wordt gezocht naar een nieuwe manager. Op basis van bovenstaande wijzigingen is een aangepast organogram opgemaakt. (bijlage 2) 2. Linking pin Het linking pin model is een door Rensis Likert ontwikkeld communicatiemodel, waarbij men tot duidelijke taakstellingen moet komen voor de verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Door duidelijk af te spreken wanneer, hoe en waarom met verschillende groepen wordt vergaderd, wordt de basis gelegd om als bedrijf steeds verder te verbeteren. Het zorgt voor de coördinatie tussen niveaus als management, arbeiders enzovoorts. Het gaat ervan uit dat er een manager is die leiding geeft aan een bepaalde groep medewerkers waarbij hij werkoverleg voert. Zelf behoort de manager ook tot een groep managers. Tussen deze twee groepen is de manager de linking pin, de tussenschakel. (Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/linking_pin_model). Op basis van het aangepaste organogram, is de manager Personeelszaken de Linking pin, de verbinding tussen de hiërarchische niveaus. Hij zorgt voor de coördinatie en is verantwoordelijk dat er structureel werkoverleggen plaatsvinden. Hierdoor wordt de onvrede weggenomen bij de werknemers en voelen ze zich gehoord. (Figuur 1: http://thelinkingpin.nl) Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 4 van 12
3. DESTEMP variabelen Om een beeld te vormen van de marktpositie, wordt de portfolioanalyse gebruikt als hulpmiddel. In het model dat bekend staat als de BCG-Matrix, wordt een onderscheid gemaakt tussen het marktaandeel en de groei van de omzet. BCG staat voor Boston Consulting Group. Dit is een wereldwijd adviesbureau op het gebied van bedrijfsstrategie. (De organisatie als hulpmiddel, hoofdstuk 11.4.6 p. 226) (Figuur 2: http://nl.wikipedia.org) JobsFashion BV is actief in een momenteel vrij instabiele marktomgeving welke onder druk staat door de economische recessie. Ze wordt voortdurend geconfronteerd met veranderingen, zoals de focus op duurzaamheid, het groene karakter rondom de productie van de kleding en de wettelijke eisen in verband met veiligheid. Op basis van de externe analyse, weergegeven in bijlage 1, is vast te stellen dat er sprake is van zowel Demografische, Markt, Sociale en Economische variabelen. Omdat JobsFashion BV opereert in een specifieke markt, kan men gebruik maken van het aanbod. Door de recessie is er veel aanbod van hoger opgeleiden. JobsFashion BV kan gebruik maken van de kennis van deze hoger opgeleiden om zich te onderscheiden in de branche en door betere arbeidsvoorwaarden te bieden dan de concurrenten, zullen medewerkers meer besteedbaar inkomen hebben. Doordat er sprake is van vergrijzing in de branche, zal JobsFashion BV op zoek moeten naar jongere medewerkers met een afgeronde opleiding. Doordat de economie varieert, heeft dit een behoorlijke invloed op de organisatie. Denk hierbij aan besteedbaar inkomen en de afzetmogelijkheden voor de bedrijfskleding. (Bijlage 3 Destep analyse) Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 5 van 12
4. Gekozen strategie De strategie die JobsFashion BV heeft gekozen vind ik een goede strategie. Een bedrijf valt of staat met goede medewerkers. Zij zijn trots op hun bedrijf en zijn tevreden over hun salaris en arbeidsvoorwaarden, maar JobsFashion BV moet ook onrust en onvrede bij haar werknemers wegnemen voor wat betreft de doorstroommogelijkheden en opleidingen. Momenteel is er geen structuur en liggen processen niet of nauwelijks vast. Doordat er geen tijd is om nieuwe medewerkers te begeleiden en er werknemers opleidingen worden beloofd, maar dit niet wordt nagekomen. Doordat er 2 nieuwe afdelingen bij zijn gekomen en personeelszaken een linking pin is, zullen processen worden vastgelegd, medewerkers worden gehoord, er gekeken worden naar doorstroommogelijkheden en opleidingstrajecten worden uitgezet. Zo komen de juiste, gemotiveerde mensen op hun plek wat weer ten goede komt aan de productiviteit van het bedrijf. 5. Functiebeschrijving manager afdeling opleidingen JobsFashion BV heeft besloten om de stafafdeling Personeelszaken, te splitsen in de afdeling Personeelsadministratie en afdeling Opleidingen. Voor deze laatste afdeling wordt gezocht naar een nieuwe manager. Hiervoor moet een functiebeschrijving worden opgesteld op basis van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze functiebeschrijving is terug te vinden in bijlage 4. (Figuur 3: http://123management.nl) Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 6 van 12
6 Tactische doelstellingen Voor de afdeling Opleidingen van JobsFashion BV zijn de volgende tactische doelstellingen SMART omgezet naar een jaar. Over 1 jaar is 5% van de medewerkers bij JobsFashion BV doorgestroomd naar andere functies; Over 1 jaar is het aantal personeelsleden dat een opleiding volgt ter verbetering van hun functioneren of om te kunnen promoveren; 10% Binnen een jaar is het verloop bij JobsFashion BV afgenomen met 4%. Met SMART geformuleerde doelen word je gedwongen om op de haalbaarheid hiervan te letten en om zo concreet mogelijk je doelen te formuleren. Wanneer je je doelen SMART hebt geformuleerd en je bent alle punten afgegaan, dan weet je van tevoren exact hoe groot de kans is dat je je SMART-doel binnen de gestelde tijd zult halen. (Bron: Reader Management en Organisatie hoofdstuk 2.2 p. 11) (Figuur 4: http://www.lerenindesocialprofit.be) 7 Doelstellingen naar urgentie Het meest belangrijke voor de manager opleidingen om mee starten is het volgende: Over 1 jaar is het aantal personeelsleden dat een opleiding volgt ter verbetering van hun functioneren of om te kunnen promoveren; 10%. Om met deze doelstelling te starten, wordt onvrede weggenomen bij de medewerkers. Ze voelen zich serieus genomen en gehoord. Dit is het grootste struikelblok. Over 1 jaar is 5% van de medewerkers bij JobsFashion BV doorgestroomd naar andere functies. Om samen met de medewerkers een POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan) op te stellen, is te meten welke ambities de medewerkers hebben en of dit haalbaar is. Zo komen de medewerkers op de juiste plek. Binnen het jaar is het verloop bij JobsFashion afgenomen met 4% Als de huidige medewerkers gehoord worden in hun wensen en de nieuwe medewerkers goede begeleiding krijgen, zullen ze tevreden zijn en zal het verloop afnemen. Immers de medewerkers zijn trots op JobsFashion BV. Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 7 van 12
8. Timemanagementtechnieken (Figuur 5: http://www.eu.purefishing.com) Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van 2 criteria: 1. urgent 2. belangrijk Urgent Niet urgent Belangrijk I II Niet belangrijk III IV De kunst van timemanagement is je tijd zó te organiseren dat het leeuwendeel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant. (Bron: Reader Management en organisatie Les 6 p. 55) Om tijd te maken voor het begeleiden van nieuwe werknemers, raad ik de leidinggevenden de volgende timemanagementtechnieken aan: 1. Kaasschaafmethode De leidinggevenden van JobsFashion BV kunnen de werknemers in groepjes onderverdelen en iedere keer 1 groepje begeleiden. Zo is er overzicht, structuur en bovenal tijd. 2. Samenwerken De leidinggevenden zullen moeten samenwerken om de nieuwe medewerkers te begeleiden. 3. Delegeren Taken van leidinggevenden die vallen in kwadrant IV, kunnen mogelijk gedelegeerd worden. Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 8 van 12
Bijlagen Bijlage 1 SWOT analyse JobsFashion BV (deze is gegeven in de module) Strenght (intern) 75% geeft aan zeer tevreden te zijn over de tijdige en accurate salarisbetaling 65% geeft aan tevreden te zijn over de arbeidsvoorwaarden Weaknesses (intern) De meeste medewerkers die vertrekken zijn minder dan 2 jaar in dienst 60% van hen geeft aan onvoldoende begeleiding te krijgen van hun leidinggevende 45% geeft aan dat hen een opleiding is beloofd, maar dat die belofte nog niet is nagekomen 80% geeft aan dat er onvoldoende doorstroommogelijkheden zijn binnen het bedrijf Oppurtunities (extern) De arbeidsvoorwaarden in de verschillende bedrijven in de branche zijn nagenoeg gelijk. Door betere arbeidsvoorwaarden te bieden dan elders in de branche geboden worden, zullen medewerkers minder makkelijk naar een ander bedrijf binnen de branche gaan Threats (extern) Door vergrijzing is een tekort aan goede werknemers Werknemers blijven in hun huidige baan, omdat een nieuwe baan betekent dat ze 1 of meerdere tijdelijke contracten krijgen. Veel werknemers hebben een gezin en hebben vastigheid nodig. Een vast contract dus, maar werknemers geven niet zo snel een vast contract, omdat de organisatie onzeker is over de toekomst, gezien de economische crisis, die nog niet voorbij is. Het is moeilijker om een werknemer te ontslaan met een vast contract dan met een tijdelijk contract. 1 van de gevolgen is dat personeel blijft. Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 9 van 12
Bijlage 2 Aangepast organogram JobsFashion BV met Personeelszaken als Linkin Pin. Directie Commercieel directeur Algemeen directeur Marketing Opleidingen Personeelszaken Corporate Identity Doorwerk- en winterkleding Personeelsadministratie Administratie Inkoop Productie Logistiek Kwaliteitscontrole Styling Inkomende logistiek CAD/CAM Ontwerp afdeling Uitgaande logistiek Atelier Externe productie Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 10 van 12
Bijlage 3 De macro- omgevingsvariabelen van DESTEP-analyse zijn als volgt: Demografisch Economisch Sociaal-cultureel Technologisch Ecologisch Politiek juridisch Demografische factoren zijn kenmerken van de bevolking Economische factoren zijn kenmerken die de economie beschrijven Sociaal-culturele factoren zijn kenmerken van de cultuur en leefgewoonten Technologische factoren zijn kenmerken van de ontwikkeling Ecologische factoren zijn kenmerken van de fysieke omgeving Politiek juridische factoren zijn kenmerken van overheidsbeslissingen (bron: http://www.intemarketing.nl) Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 11 van 12
Bijlage 4 Functiebeschrijving manager afdeling opleidingen Taken: Uitvoeren van de tactische doelstellingen SMART Maken en uitvoeren van het opleidingstraject Maken en onderhouden van contacten met externe opleidingsinstituten Plannen van opleidingen en trainingen Repeterende evaluatie met Top, Midden en Lager management Coachen managers, leidinggevenden en werknemers Budgetteren van opleidingen Verantwoordelijkheden: Controleren en uitvoeren van opleidingstraject Realiseren van de tactische doelstellingen SMART Vertalen van de tactische doelstellingen SMART naar de medewerkers Afleggen van verantwoording aan het Top management Juiste opleiding bij de medewerkers Aansturen op verantwoordelijkheden medewerkers Opvolgen van Persoonlijk Ontwikkel Plan door medewerker en opleidingsmanager Bevoegdheden: Concretiseren en accorderen van gevraagde opleidingen Eindverantwoordelijk voor het behalen van de tactische doelstellingen SMART (Figuur 6: http://www.improvementworks.nl) Moduleopdracht : Management en Organisatie Pagina 12 van 12