Module Exploitatie gemeenschapsvoorziening Kennisnetwerk Leefbaarheid en Gemeenschapsvoorzieningen 2014 Kulturhus Den Dulper, Boven-Leeuwen 1
Colofon Zwolle, 16 juni 2014 Kennisnetwerk Leefbaarheid en Gemeenschapsvoorzieningen, provincie Gelderland Auteurs: Igor Grevers, Robbert Jan Sluiter en Mark van Rotterdam ICS Adviseurs Deze module is tot stand gekomen naar aanleiding van regionale werkplaatsen en maatwerkvragen van het Kennisnetwerk Leefbaarheid en Gemeenschapsvoorzieningen, mede mogelijk gemaakt door Provincie Gelderland. 2
Inhoud 1. Inleiding... 4 2. Exploitatievormingsproces... 5 3. Vastgoed ontwikkelingsfasen... 6 3.1 Fase 1: initiatief en definitiefase... 6 3.2 Fase 2 en 3: ontwerpfase & realisatiefase... 7 3.3 Fase 4: nazorgfase... 8 4. Eigendom... 9 4.1 Eigendomsmodellen... 9 4.2 Samenvatting...13 5. Beheer...14 5.1 Beheermodellen...15 5.2 Samenvatting...19 6. Vastgoed- en bedrijfsexploitatie-opzet...21 6.1 Vastgoedexploitatie...21 6.2 Bedrijfsexploitatie...23 6.3 Samenvatting...27 3
1. Inleiding Waarom deze module? Het realiseren van een sluitende exploitatiebegroting van een maatschappelijke accommodatie is een complex vraagstuk welke gepaard gaat met een proces dat enkele maanden tot jaren kan duren. Voor veel (maatschappelijke) organisaties en vrijwilligersinstanties is het realiseren van een nieuwe accommodatie en vroegtijdig nadenken over de exploitatie geen dagelijkse bezigheid. Organisaties starten vaak enthousiast en met frisse ideeën aan een project. Zij zijn met name bezig met het rondkrijgen van het programma van eisen voor het ontwerp en het binnenhalen van sponsoring, subsidie en overige investeringsgelden. Dit is een proces dat veel aandacht vergt, waardoor vergeten wordt om stil te staan bij het beheren en exploiteren van een gebouw. Regelmatig komt het voor dat op het laatste moment nog een beheerder geregeld wordt, waardoor het moeizaam gaat functioneren. Of er zijn geen bindende overeenkomsten afgesloten, waardoor partijen op het laatste moment afhaken of minder vierkante meters vragen dan nu gerealiseerd is. Om niet overvallen te worden door het op het laatste moment moeten organiseren van beheer en exploitatie is het van belang om in iedere fase van het vastgoedontwikkelingsproces steeds stil te blijven staan bij beheer en exploitatie. Het vastgoedontwikkelingsproces wordt gekenmerkt door verschillende fasen met elk een eigen dynamiek. Deze module geeft organisaties handvatten voor het doorlopen van het exploitatievormingsproces teneinde een sluitende exploitatiebegroting te realiseren. In deze module is op hoofdlijnen een beschrijving gemaakt van de belangrijkste componenten in relatie tot de exploitatie van een accommodatie. Na het lezen van deze module beschikt u over de benodigde achtergrondinformatie voor het opzetten van een vastgoed- en bedrijfsexploitatiebegroting. Wat komt er in deze module aan bod? In de module wordt aan vier onderwerpen aandacht besteed: 1. De vier vastgoed ontwikkelingsfasen 2. Eigendom (model) 3. Beheer(model) 4. Exploitatieopzet (vastgoed- en bedrijfsexploitatie) 4
2. Exploitatievormingsproces De exploitatie van een gemeenschapsvoorziening bestaat uit verschillende elementen en komt doorgaans tot stand door intensieve samenwerking tussen de betrokken organisaties. Met het exploitatievormingsproces wordt het proces bedoeld om te komen tot een sluitende exploitatie van de gemeenschapsvoorziening. Het proces start, bij een nieuw te realiseren accommodatie, al bij het uitwerken van de eerste ideeën. Het streven hierbij is het vroegtijdig realiseren van een sluitende meerjarenexploitatie, nog voordat de eerste steen wordt gelegd. Deze aanpak draagt bij aan het realiseren van een gemeenschapsvoorziening met een financieel gezond meerjarenperspectief. In de onderstaande afbeelding is het exploitatievormingsproces, met de daaraan gekoppelde onderwerpen, overzichtelijk weergegeven. De afbeelding laat het proces zien waarbij sprake is van een nieuw te realiseren accommodatie. Echter, het model is één op één toepasbaar op een bestaande te optimaliseren accommodatie. Alleen het Go no Go ziet er anders uit omdat de accommodatie wellicht in afgeslankte vorm of middels een uitbreiding de toekomst in gaat. Ook kan de conclusie zijn dat de exploitatie niet sluitend is te krijgen en de accommodatie in de verkoop gaat. 5
3. Vastgoed ontwikkelingsfasen Het vastgoed ontwikkelingsproces kent vier fasen welke in de onderstaande afbeelding zijn weergegeven met daarbij voor het proces omtrent ontwerp en realisatie en beheer en exploitatie. Elke fase van het proces heeft in meer en mindere mate invloed op de exploitatie van een maatschappelijke accommodatie. In paragraaf 3.1, 3.2 en 3.3 is elke fase beknopt toegelicht. 3.1 Fase 1: initiatief en definitiefase Van idee naar visie De wens van het realiseren van een accommodatie komt voort uit een behoefte of een idee van een individu, groep of organisatie. Voor het vertalen van de behoefte naar een accommodatie is een heldere visie nodig. Deze helpt de initiatiefnemers met het structureren van hun gedachten en het uitstippelen van een route voor het behalen van het gewenste eindresultaat. In de visie wordt antwoord gegeven op een aantal vragen welke bijdragen aan het realiseren van een accommodatie, die uiteindelijk goed te exploiteren is en uitdrukking geeft aan de ambitie van de initiatiefnemers. De vragen bestaan onder andere uit: Wat is het doel van de organisatie? Wat is de meerwaarde van gezamenlijke huisvesting? Hoe ziet het samenwerkingsconcept er uit? Welke activiteiten gaan er plaatsvinden en welke voorzieningen / randvoorwaarden zijn daarvoor nodig? Ruimtelijk functioneel Programma van Eisen Het resultaat van de visie is een abstract overzicht van wensen en uitgangspunten die uiteindelijk vertaald worden naar een ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen. Dit programma is een overzicht van gewenste ruimten die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de in de visie geformuleerde ambitie. Het ruimteprogramma besteedt aandacht aan de hoeveelheid, type en omvang van de benodigde ruimten. Zo wordt gestreefd naar ruimten die de desbetreffende te organiseren activiteiten optimaal faciliteert. Met andere woorden: het inhoudelijke programma is leidend ten opzichte van de vormgeving van het ruimteprogramma. Relevantie voor de exploitatie Bij het vormgeven van een ruimteprogramma wordt er zoveel mogelijk naar multifunctionaliteit van 6
ruimten gezocht om een zo compact mogelijk ruimtelijk concept vorm te geven. Doel hiervan is dat elke vierkante meter optimaal benut wordt, hetgeen de haalbaarheid van de exploitatie ten goede komt. Vanuit dit oogpunt wordt nadrukkelijk gekeken naar de bezetting van ruimten en of de omvang van de ruimten goed aansluiten op de activiteiten die daarin georganiseerd worden. Relatieschema Het relatieschema is een schematische weergave van het ruimteprogramma en geeft de relaties tussen ruimten weer. Het schema stimuleert de initiatiefnemer(s) na te denken over de gewenste en meest ideale positionering van ruimten in de accommodatie. Het relatieschema heeft als doel een gebruiksvriendelijke ruimtelijke structuur in de accommodatie te realiseren. Voor het schema is een belangrijke rol weggelegd in de ontwerpfase. Zo dwingt het schema de architect bepaalde ruimten juist wel of niet bij elkaar te houden. Dit is van belang omdat het ontwerpproces dynamisch is. Zo kan tijdens het maken van het Voorlopig Ontwerp de situatie ontstaan dat de architect, om bepaalde redenen, moet schuiven met ruimten. In deze situatie biedt het relatieschema de architect houvast. Relevantie voor de exploitatie Het relatieschema zorgt ervoor dat ruimten die een nauwe verbinding hebben in elkaars nabijheid gesitueerd worden. Hierdoor is een efficiënte opzet van beheer en exploitatie mogelijk. Zo is het door het plaatsen van een werkkamer/ontvangstbalie van de beheerder nabij de entree van de accommodatie mogelijk om afgeleid toezicht te organiseren. Vanuit exploitatie oogpunt leidt dit tot een kostenbesparing, omdat er minder fysiek beheer nodig is. Ook legt het relatieschema vaak de basis voor het compartimenteren van een accommodatie. Door ruimten strategisch te positioneren in een accommodatie is het mogelijk diversiteit in het type beheer toe te passen zoals sleutelbeheer. Organisaties hebben hierbij beperkte toegang tot de accommodatie en kunnen alleen gebruikmaken van de voor hen bedoelde ruimten. Hierdoor hoeft in de avonduren niet per se een beheerder aanwezig te zijn. Kortom: het relatieschema legt in zekere zin de basis voor het realiseren van een beheervriendelijk en exploitatie efficiënt gebouw. Beheer en exploitatie In de initiatief- en definitiefase wordt het beheer- en exploitatiemodel opgesteld. Het is eerst zaak vast te stellen wie eigenaar wordt van de accommodatie. Reden hiervan is dat voor de eigenaar een belangrijke rol is weggelegd bij het vormgeven van het beheermodel. Vervolgens is het van belang dat beoogde gebruikers en eigenaar met elkaar in overleg gaan over taken en verantwoordelijkheden aangaande beheer. Hieruit volgt een beheermodel op hoofdlijnen, waarin schematisch is weergegeven welke partij of gremium verantwoordelijk is voor de beheeraspecten op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Na het vaststellen van het (concept) eigendom- en beheermodel kan de exploitatie worden uitgewerkt. 3.2 Fase 2 en 3: ontwerpfase & realisatiefase Tijdens de ontwerpfase werkt de architect het schetsontwerp uit op basis van het ruimtelijk functioneel Programma van Eisen en het relatieschema. De architect maakt eerst een Schetsontwerp (SO), gevolgd door een Voorlopig Ontwerp (VO) en daarna een Definitief Ontwerp (DO). Het SO is vrij abstract vormgegeven en geeft op hoofdlijnen de contouren van de ruimten en de accommodatie weer. Het VO is een meer gedetailleerde uitwerking van het SO. In het VO staan de contouren van het gebouw (buitengevel, hoofdopzet van de constructie en facilitaire kernen, plek van de vlekken) op de plattegrond vast. Daarmee is al veel duidelijk over de functionaliteit. Na het vaststellen van het VO wordt er niet meer geschoven met ruimten en de architect werkt het VO uit tot een DO. Hierbij richt hij zich op de verdere uitwerking van de plannen, waarbij onder andere de benodigde materialen / afwerking, installaties, en andere voorzieningen die in het gebouw nodig zijn worden vastgelegd in een voorzieningenboek. Het voorzieningenboek voorziet doorgaans in wensen van de gebruikers welke noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteiten. Hierbij is het tevens mogelijk specifieke voorzieningen / wensen vanuit beheeroogpunt vast te leggen. Dit kan mogelijk een positief effect 7
hebben op de exploitatie van de accommodatie. Het afwerkingsniveau van een accommodatie heeft in zekere mate invloed op de beheerkosten zoals schoonmaakkosten. Een betere kwaliteit betekent vaak een hogere aanschafprijs, maar ook een langere levensduur en minder onderhoud zoals schoonmaken / schilderen. In de DO fase wordt de inrichting van veel ruimten duidelijk. Zo ontstaat inzicht in de plek van de benodigde aansluitingen zoals: elektra, data, gas en water. Gedurende de DO fase is het mogelijk om laatste wijzigingen ten aanzien van de afwerking van vloeren, wanden en plafonds door te voeren. Zodra het DO is vastgesteld, wordt het bestek vormgegeven. Eén en ander is basis voor de selectie (onder)aannemers. Relevantie voor de exploitatie Gedurende de ontwerpfase wordt de globale opzet van het beheermodel en de exploitatiebegroting uitgewerkt in een beheerplan. In een beheerplan wordt per beheeraspect omschreven wie verantwoordelijk wordt voor dit aspect en hoe het georganiseerd wordt. Dit heeft effect op de exploitatiebegroting van de eigendom- en beheerorganisatie. Daarnaast wordt met het vormgeven van het ontwerp ook steeds meer duidelijk hoe ruimten gesitueerd worden en welke materialen, mate van duurzaamheid en afwerking gehanteerd zijn. Dit heeft zijn effect op de uiteindelijke exploitatie van het gebouw. 3.3 Fase 4: nazorgfase De nazorgfase is een continu proces. Na oplevering van het gebouw en inhuizing van gebruikers worden de eventuele technische knelpunten opgelost. Relevantie voor de exploitatie In deze fase worden de feitelijke exploitatiekosten op diverse aspecten gemonitord en afgezet tegen de vooraf geformuleerde begroting. De gemonitorde resultaten bieden de mogelijkheid de exploitatie continu bij te stellen en in te grijpen bij eventuele overschrijdingen. 8
4. Eigendom Eigendom is in het burgerlijk wetboek deel 5 in artikel 1 omschreven als het meest omvattende recht dat een persoon (zakelijk of natuurlijk) op een zaak (goed of vermogensrecht) kan hebben. Essentieel kenmerk van eigendom is het recht op een vrij genot van de zaak. Eigendom van onroerende zaken is ingeschreven in de kadastrale gegevens. Aan eigendom van een accommodatie, in welke vorm dan ook, zijn rechten en plichten verbonden voor de eigenaar. Zo vertegenwoordigt de accommodatie een waarde die de eigenaar toekomt (huurpenningen). Anderzijds draagt de eigenaar risico s welke één op één relatie hebben met de exploitatie van de accommodatie. Zo is de eigenaar verantwoordelijk voor een aantal accommodatie gerelateerde kosten zoals: heffingen en verzekeringen en een aantal huisvesting gerelateerde beheertaken. Deze taken zijn vooral gericht op het in stand houden van de accommodatie en het beheersen van de (exploitatie)risico s die één op één verbonden zijn aan het in eigendom hebben van de accommodatie. 4.1 Eigendomsmodellen De verschijningsvorm van eigendom hangt samen met het aantal (rechts)personen dat gerechtigd is tot de eigendom. Er wordt in de tekst uitgegaan van rechtspersonen, aangezien dit voor maatschappelijke accommodaties meestal het geval is. Wij onderscheiden de onderstaande verschijningsvormen van de eigendomsrol: - Accommodatie met één eigenaar: onderstaande varianten 1 tot en met 4 vallen onder deze vorm. - Accommodatie met twee of meer eigenaars: variant 5 betreft deze vorm. Op een accommodatie zijn verschillende eigendomsvarianten toepasbaar: 1. Gebruikersentiteit (bijv. stichting) 2. Autonome entiteit (bijv. stichting) 3. Externe eigenaar (bijvoorbeeld (semi) commerciële investeerder/beleggingsfonds) 4. Gemeente X 5. Vereniging van eigenaren (meerdere eigenaren) Het is belangrijk om het eigendomsmodel voor aanvang van de ontwerpfase vast te stellen, aangezien dit invloed heeft op het ontwerp. Indien gekozen wordt voor een Vereniging van Eigenaren betekent dit een ander ontwerp dan bij een ontwerp met één eigenaar. Ad 1. Gebruikersentiteit (stichting) De gebruikers van de accommodatie vormen een stichting die het eigendom van de accommodatie heeft. Een alternatief van deze eigendomsvorm is dat één van de gebruikers het volledige eigendom heeft. Voordeel - De gebruikers hebben in deze variant volledige zeggenschap over het gebouw en daarmee maximale invloed. Nadeel - De primaire taak van gebruikers van een maatschappelijke accommodatie is niet per se het onderhouden van een gebouw, maar meer het faciliteren en organiseren van activiteiten. Dit betekent dat wellicht de kennis en expertise op onderdelen minder is dan in andere varianten. 9
- Landelijke ervaring is dat partijen in de ontwikkelingsfase bereid zijn deze verantwoordelijkheden te dragen. Echter, na enkele jaren zijn er dikwijls nieuwe mensen in de organisaties die de voorkeur hebben deze verantwoordelijkheden over te dragen. - De exploitatierisico s liggen volledig bij de stichting. Indien een partij ophoudt te bestaan en een deel van de inkomsten wegvalt, is de stichting verantwoordelijk voor het zoeken naar een passende oplossing om de exploitatie weer sluitend te krijgen. Ad 2. Autonome entiteit (bijv. stichting) In deze variant ligt het eigendom bij een autonome entiteit. In veel gevallen is dit een stichting, maar een corporatie komt ook voor. Dat wil zeggen dat er een bestuur wordt gevormd door kundige lokale vrijwilligers die de stichting besturen. De vrijwilligers hebben geen binding met één van de gebruikers, maar stellen zich tot doel om een maatschappelijke accommodatie op een zo goed mogelijke manier te onderhouden, beheren en exploiteren. Een dergelijke eigendomsvorm komt regelmatig voor. Het beeld is dat: hoe complexer de situatie, hoe minder aannemelijk deze eigendomsvorm wordt. Belangrijkste reden hiervoor is het grootste nadeel van deze eigendomsvorm: de verantwoordelijkheid en daarmee druk die op de schouders van vrijwilligers komt te liggen. Het is sterk afhankelijk van de lokale situatie of deze eigendomsvorm kan slagen. Het vinden van capabele vrijwilligers is een cruciale factor. Voordeel - De verantwoordelijkheid voor de accommodatie wordt volledig lokaal georganiseerd. Dit betekent dat de invloed en zeggenschap over het eigendom ook bij de stichting ligt. - Een autonome stichting werkt vaak zeer kostenefficiënt. Zo is gebleken dat een autonome stichting in staat is het onderhoud bij lokale ondernemers tegen gunstige prijzen weg te zetten. - De stichting heeft geen winstoogmerk en zal winst dan ook niet doorbelasten in de huurprijs richting partijen. Nadeel - Hoe complexer de situatie, hoe lastiger het wordt om de verantwoordelijkheden van eigenaarschap neer te leggen bij vrijwilligers. De vrijwilligers dienen voldoende competenties te hebben om dergelijke taken op zich te nemen. - Risico s liggen volledig bij de stichting. Indien een partij ophoudt te bestaan ligt dit risico bij de eigenaar. - Continuïteit vormt een aandachtspunt. Er kunnen nu enthousiaste vrijwilligers zijn die deze verantwoordelijkheid willen dragen. In hoeverre dit in de toekomst ook het geval is, is op voorhand niet vast te stellen. Ad 3. Externe eigenaar In deze eigendomsvorm is er een externe partij die het volledig eigendom van de accommodatie verkrijgt. In het verleden zou een woningcorporatie een dergelijke rol op zich kunnen nemen. Echter, landelijk maken woningcorporaties een terugtrekkende beweging waar het gaat om het vervullen van een eigenaarsrol van maatschappelijke accommodaties. Tegelijkertijd zijn andere partijen zoals beleggers en ontwikkelaars steeds vaker geïnteresseerd deze rol wel op zich te nemen. In dat geval speelt de omvang van een dergelijke accommodatie en langdurige garanties op huurinkomsten een belangrijke rol. Voordeel - Dergelijke partijen hebben normaliter kennis en kunde op het gebied van het onderhouden, beheren en exploiteren van vastgoed. 10
- Deze externe partijen willen vaak vroegtijdig aanschuiven in het ontwikkelproces, waarbij zij expertise inbrengen. Daarnaast kan het de investering voor de gemeente en/of de initiatiefnemers verlagen, aangezien zij als toekomstig eigenaar een belang hebben en mee willen investeren. Risico is dat zij het proces overnemen en belangen van gebruikers onvoldoende meewegen in beslissingen. Nadeel - Dergelijke partijen handelen primair vanuit een winstoogmerk en secundair vanuit het maatschappelijk belang. Dit is te merken in de wijze waarop zij betrokken zijn in het ontwikkelproces en hoe zij in de toekomst het gebouw gaan onderhouden, beheren en exploiteren. - De gemeente en initiatiefnemers verliezen een groot deel van hun invloed op de huurders die gebruik gaan maken van de accommodatie. Bij eigendomsvormen 1, 2, 4 en 5 behoudt zij in meerdere en mindere mate deze invloed. In deze eigendomsvorm komt zij op afstand te staan en heeft zij enkel invloed middels de bestemming. Hoe meer beperkingen de gemeente oplegt, hoe meer gemeentelijke inbreng of garanties de externe partij verlangt. - De invloed van gebruikers en lokale partners wordt ook minimaal, aangezien er primair een ander belang voorrang heeft. - Indien gekozen wordt voor het scheiden van het eigendom van grond en opstal, beperkt die de externe eigenaar mogelijk. Grond kan een strategische investering zijn voor de belegger en zonder grond is het vastgoed voor hem minder waard. - De externe eigenaar zal een winstmarge verlangen. Deze dient door de huur van maatschappelijke partijen, externe commerciële verhuur en horeca-exploitatie of gemeentelijke subsidie opgebracht te worden. Ad 4. Gemeente Een eigendomsvorm die regelmatig voorkomt bij maatschappelijke accommodaties is het eigendom in handen van de gemeente. De gemeente is in deze variant eigenaar van de grond en opstal. Zij ontvangt vanuit de gebruikers een huurprijs, waarin eigenaarslasten (kapitaal, groot onderhoud en overige eigenaarslasten) en gebruikerslasten (klein onderhoud, schoonmaak, energie en overig) verdisconteerd zijn. Voordeel - De gemeente is een onafhankelijke partij ten opzichte van alle gebruikers. - De gemeente is bouwheer in deze ontwikkeling, waarbij het hebben van eigendom in de toekomstige situatie aansluit. - De gemeente behoudt hiermee grip op het onderhoud, beheer en exploitatie van het gebouw. Hierdoor komt zij niet voor verrassingen te staan door eventueel achterstallig onderhoud of een faillissement van een stichting. Daarnaast heeft zij grip op welke organisaties gebruikmaken van de accommodatie tegen welke huurprijzen. - Vrijwilligers worden ontzorgd en dragen niet de last van het eigendom en bijkomende verantwoordelijkheden voor groot onderhoud. Voorts is de continuïteit geborgd. - De gemeente heeft meer mogelijkheden tot een goedkopere financiering dan de meeste andere partijen. Daarnaast heeft de gemeente geen winstoogmerk en zij zal dan ook geen winst en risico doorbelasten in de huurprijs. - Een landelijke ontwikkeling is dat de verantwoordelijkheid voor dergelijke accommodaties zo dicht mogelijk neergelegd wordt bij de gebruiker(s). Hiermee heeft de gebruiker invloed op haar eigen gebouw en zal zij deze ook als een goed huismeester beheren en onderhouden. 11
Nadeel - Indien één van de partijen hecht aan het behouden/verkrijgen van het eigendom van haar deel van het gebouw, is deze eigendomsvorm geen alternatief. - Gemeenten vormen steeds meer beleid, waarin zij vastleggen dat zij in principe geen eigenaar wil zijn van vastgoed. Eigenaarschap bij een gemeente zou in dat geval ingaan tegen vastgesteld beleid. Ad 5. Vereniging van Eigenaren Gezamenlijk eigendom van een maatschappelijke accommodatie kan op meerdere manieren georganiseerd worden, waarvan een Vereniging van Eigenaren het meeste voorkomt. Overige modellen zijn juridische complexe vormen die niet beheersbaar zijn. Het eigendom van de accommodatie wordt juridisch gesplitst in appartementsrechten. Daarbij ontstaat een Vereniging van Eigenaren (VvE). Appartementsrechten zijn in boek 5 van het Burgerlijk Wetboek geregeld. Gezamenlijk zijn de appartementsrechteigenaars verenigd in de Vereniging van Eigenaars. De VvE is eigenaar van het geheel (eventueel inclusief de bijbehorende grond). Met een exclusief gebruiksrecht voor de gezamenlijke delen/openbare ruimten en omliggende grond. De toepasselijke voorwaarden zijn wettelijk bepaald in de eigendomsakte en kunnen in de oprichtingsstatuten nader worden uitgewerkt. Aandachtspunten VvE: - Architect dient in zijn ontwerp rekening te houden met deze eigendomsopzet. Een verwevenheid van eigenaren, maakt het moeilijk appartementsrechten van elkaar te scheiden. - De verdeling tussen kosten en schulden en op welke wijze eigenaren hieraan bijdragen. - Welke ruimten worden bestemd als gemeenschappelijke ruimten voor het gehele complex? - Wat is wel en niet toegestaan in de privédelen? - Het beheer kan ondergebracht worden bij de VvE, waardoor er geen aparte beheerstructuur nodig is. Voordeel - Op een VvE is dwingend recht van toepassing. Daarmee liggen de uitgangspunten voor een belangrijk deel wettelijk vast. - Partijen behouden eigendom van haar eigen deel. Hoewel het onderdeel is van een groter geheel, geeft dit partijen een gevoel van eigenheid en verantwoordelijkheid. Nadeel - Deelname aan een VvE is complexer dan een eigendomsvorm bij één eigenaar ligt. - Aangezien ieder verantwoordelijk is voor haar eigen deel is samenwerking niet noodzakelijk. - Appartementsrechten kunnen verkocht worden, waardoor eigenaren kunnen wijzigen zonder dat de overige partijen / eigenaren hier invloed op hebben. - Voor het verkrijgen van eigendom is normaliter een investering nodig. Het financieren met externe middelen levert bij maatschappelijke accommodaties vaak een knelpunt op, aangezien de courantheid van de investering discutabel is. 12
4.2 Samenvatting Voor aanvang van het uitwerken van het beheermodel en de exploitatieopzet is het noodzakelijk dat de toekomstige eigenaar van de accommodatie bekend is. De eigenaar bepaald op welke wijze wordt omgegaan met de eigenaarskosten van de accommodatie. Ook heeft de eigenaar invloed op de invulling van het toekomstig beheermodel en de operationele uitvoering daarvan. De lokale context bepaalt in grote mate de toepasbaarheid van de eigendomsvarianten. Voor het vaststellen van het gewenste eigenaarsmodel is het van belang de volgende stappen te zetten: - Inventariseer en analyseer de lokale context: dit wil zeggen dat de beoogde gebruikers en initiatiefnemers analyseren welke mogelijke eigendomsmodellen er in de specifieke situatie mogelijk zijn. De genoemde voor- en nadelen kunnen daarin meegenomen worden en toegepast worden op het eigen project. Verwerk de lokale context en de voorgestelde eigendomsmodellen, met voor- en nadelen, in een voorbereidingsnotitie. - Stuurgroepoverleg: beleg een overleg met de belangrijkste vaste gebruikers en overige stakeholders van uw project. Discussieer aan de hand van een aantal stellingen over de eigendomsmodellen. Stel een onafhankelijk gespreksleider aan die de discussie begeleidt, zodat alle partijen inspraak hebben en een rol hebben in de keuze voor één van de modellen. - Voorkeursmodel: maak een keuze voor een voorkeursmodel en werk deze uit in schema en met een beschrijving van de consequenties. 13
5. Beheer De term beheer is een containerbegrip. Organisaties hebben vaak een eigen voorstelling bij dit begrip waardoor het niet ondenkbaar is dat spraakverwarring kan ontstaan. Met deze reden is in deze module aandacht besteed aan het begrip beheer door middel van een toelichting op het beheermodel en typen beheer. Beheeraspecten In een beheermodel wordt op hoofdlijnen vastgelegd op welke wijze de verschillende partijen verantwoordelijk zijn voor het beheer van de accommodatie. Ook wordt hierbij aandacht besteed aan de multifunctionaliteit van de accommodatie / ruimten. De verantwoordelijkheden zijn op te delen in de volgende drie categorieën: Huisvesting: staat voor (groot) onderhoud aan het gebouw en het omliggende terrein en de gebouwgebonden installaties. Onder huisvesting vallen verder zaken die samenhangen met het ter beschikking hebben van het gebouw, zoals financiering, belastingen, heffingen en verzekeringen. Diensten: hieronder vallen voorzieningen die verbonden zijn met het gebruik van de huisvesting, het klein onderhoud van de huisvesting en samenhangende ondersteuning van de werkzaamheden. Middelen: deze worden gevormd door de voorzieningen die nodig zijn voor de directe uitvoering van de werkzaamheden in de organisatie. Normaliter ligt de verantwoordelijkheid voor huisvestingsaspecten bij de eigenaar. De gebruikers zijn verantwoordelijk voor de beheeraspecten die onder diensten en middelen vallen. Typen beheer Het beheer van een accommodatie is grofweg te verdelen in drie categorieën: 1. Technisch beheer 2. Facilitair beheer 3. Programmabeheer. Technisch beheer Het technisch beheer heeft betrekking op het uitvoeren van groot onderhoud aan de accommodatie. Hiervoor is de eigenaar van de accommodatie verantwoordelijk. Groot onderhoud heeft betrekking op het treffen van verbetermaatregelen aan essentiële onderdelen van de accommodatie, welke een verlengend effect heeft op de technische levensduur van de accommodatie. De essentiële onderdelen van een accommodatie hebben betrekking op elementen van de bouwkundige constructie en de gebouwgebonden installaties (Elektra & Warmte). Facilitair beheer Het klein onderhoud valt, afhankelijk van de eigendomssituatie, onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker(s) van de accommodatie. Het is gericht op het treffen van maatregelen die ten goede komen aan het dagelijks gebruik van de accommodatie. Denk hierbij aan taken zoals: schoonmaak, klein onderhoud maar ook het ontvangen van bezoekers. Programmabeheer Het programmabeheer geeft invulling aan de inhoudelijke component van de (gezamenlijke) huisvesting. Het betreft bijvoorbeeld het opstellen en beheren van een activiteitenprogramma en het opstellen en bewaken van het inhoudelijk concept en/of de samenwerkingsvisie. 14
In het schema op de volgende pagina is de relatie tussen beheeraspecten, verantwoordelijkheden en type beheer weergegeven. Op onderdelen kan gediscussieerd worden welke organisaties verantwoordelijk zijn voor het betreffende beheeraspect. Eigendom Gebruik Gebruik Huisvesting Diensten Middelen Groot onderhoud Belastingen Heffingen Verzekeringen Klein onderhoud Schoonmaak Energie en water Beveiliging/risicobeheer Logistiek (afval, magazijnen) Repro Post Restaurant/catering Telefonie Roostering Programmabeheer/ communicatie Inkoop Inventaris/inrichting ICT Sport- en speeltoestellen Kantoorartikelen (Onderwijs)producten Eigenaar Gebruiker Gebruiker Verklaring van kleuren Technisch beheer Programmabeheer Facilitair beheer Geen gezamenlijk beheer 5.1 Beheermodellen De beheervorm is een algemeen kader waaruit de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de eigenaar van het gebouw en de deelnemers duidelijk wordt. Het betreft een globaal kader, aangezien detaillering afhankelijk is van onder andere het eigendom en de wensen van partijen. Op hoofdlijnen zijn er vijf beheermodellen te onderscheiden: 1. Gesplitst beheer: gebruikers zijn individueel verantwoordelijk. 2. Gebundeld beheer: hoofdgebruiker is verantwoordelijk voor beheer. 3. Gebundeld beheer: gebruikers vormen een beheerstichting en die is verantwoordelijk voor beheer. 4. Gebundeld beheer: er wordt een autonome beheerstichting geformeerd. 5. Gebundeld beheer: de eigenaar is verantwoordelijk. Ad 1. Gesplitst beheer: gebruikers zijn individueel verantwoordelijk De gebruikers dragen verantwoordelijkheid voor het beheer van het eigen deel van het gebouw, de algemene delen vallen onder aansturing van de eigenaar van het gebouw. Voor het beheer van het algemene deel wordt een persoon/organisatie ingezet, en de kosten worden doorberekend aan de gebruikers. Voordeel - Gebruikers hebben grip op beheer van eigen ruimten. Nadeel - Sluit niet aan bij multifunctionaliteit en samenwerkingsconcept. 15
- Schoolvoordelen worden niet benut. - Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid van gezamenlijke ruimten. Ad 2. Gebundeld beheer: hoofdgebruiker is verantwoordelijk voor beheer De verschillende gebruikers leggen het beheer van het gebouw bij een hoofdgebruiker neer. Deze coördineert en regelt het beheer van het hele gebouw, maar draagt óók het grootste risico. Voor de instellingen betekent dit dat er één aanspreekpunt is, al kan de hoofdgebruiker een aantal activiteiten aan derden uitbesteden. Dit model kan leiden tot kostenreductie doordat één partij zorgt voor de afstemming. Voordeel - Duidelijkheid over verantwoordelijkheden van beheer van individuele en multifunctionele ruimten. - Er zijn inkoopvoordelen, doordat één partij de inkoop doet. Nadeel - Partijen leveren een deel van hun autonomie in. - De beheerorganisatie vraagt om periodiek overleg. - De hoofdgebruiker krijgt meer invloed op de uitvoer van beheer, waardoor wrevel kan ontstaan met andere gebruikers. - Niet alle hoofdgebruikers willen dit, aangezien het beheren van vastgoed niet tot hun corebusiness behoort. Ad 3. Gebundeld beheer: beheerstichting vanuit gebruikers 16
De gebruikers werken samen en dragen gezamenlijk zorg voor het beheer van het gebouw. Er wordt een beheerorganisatie ingericht die toeziet op het beheer van het gebouw. Gebruikelijk is dat het beheer en de exploitatie ondergebracht wordt in een aparte stichting of vereniging. Belangrijk is dat er een duidelijk aanspreekpunt is binnen de beheerorganisatie. Voordeel - Gebruiker heeft maximale invloed op het beheer van haar ruimten. - Gebruikers werken met elkaar samen in het beheer van het gebouw. Hiermee vindt er afstemming plaats over beheertaken, waardoor men mogelijk ook sneller samenwerkt op een ander vlak. - Er zijn inkoopvoordelen, doordat partijen het beheer bundelen. Nadeel - De competenties en aandacht van partijen richten zich primair op een andere activiteit dan het beheer van een gebouw. Dit gebrek aan focus levert veelal rommelige situaties op. - Schoolbesturen hebben basisscholen in meerdere gebouwen. Zij geven meestal de voorkeur om niet overal toe te treden tot de beheerstichting. - Beheerorganisatie vraagt periodiek overleg van gebruikers. In deze vorm helemaal aangezien zij direct verantwoordelijk zijn voor het beheer. Ad 4. Gebundeld beheer: autonome beheerstichting Het verschil ten opzichte van een beheerstichting vanuit gebruikers is dat er in dit geval een onafhankelijke stichting wordt opgericht. Deze entiteit wordt bestuurd door competente vrijwilligers. De invloed van gebruikers kan geborgd worden door bijvoorbeeld een raad van toezicht of participatie van gebruikers in een beheeroverleg of programmaraad. Voordeel - Er is lokale betrokkenheid bij het beheer van het gebouw. - Inkoopvoordelen worden maximaal benut, aangezien de beheerstichting lokaal geworteld is. Nadeel - Het is van cruciaal belang dat competente mensen betrokken zijn in de beheerstichting. - Continuïteit is een aandachtspunt. Het hebben van competente vrijwilligers die deze verantwoordelijkheid graag dragen, is geen garantie voor de toekomst. 17
- Gebruikers zijn niet betrokken bij het beheer, waardoor samenwerking op dit vlak niet georganiseerd is. Indien betrokkenheid van gebruikers wel gewenst is, moet dit georganiseerd worden. Ad 5. Gebundeld beheer: de eigenaar is verantwoordelijk Taken en verantwoordelijkheden aangaande het beheer worden volledig neergelegd bij de economische eigenaar van het gebouw. De partijen die gezamenlijk gebruikmaken van het gebouw hebben slechts een kleine verantwoordelijkheid. Zij zijn verantwoordelijk voor het formuleren van de vraag. De eigenaar is verantwoordelijk voor het opzetten van een beheerorganisatie. De partijen moeten hiervoor een prijs betalen. Bij een VvE en stichting voor eigendom en beheer ligt deze beheervorm met name voor de hand. De voor- en nadelen komen in het geval van eigendom en beheer in handen van beheerstichting overeen met deze partij. Voordeel - Is qua overlegstructuur een efficiënt beheermodel. Nadeel - Partijen leveren een deel van hun autonomie in. - Er wordt door gebruikers op dit vlak geen periodiek overleg gevoerd, aangezien de verantwoordelijkheid primair bij de eigenaar ligt. - Doordat er geen verantwoordelijkheid is bij gebruikers voor het beheer kunnen kosten oplopen. 18
5.2 Samenvatting Via het beheermodel wordt op hoofdlijnen vastgelegd op welke wijze de verschillende partijen verantwoordelijk zijn voor het beheer van de accommodatie. Er zijn, afhankelijk van de wijze waarop het eigendom wordt vormgegeven, vijf beheervormen toepasbaar. Elke beheervorm heeft voor- en nadelen. Afhankelijk van de wensen en beschikbare expertise dient de organisatie een besluit te nemen over welk beheermodel het beste bij haar en het eigendomsmodel past. Vier van de vijf beheermodellen gaan er vanuit dat het beheer en eigendom van de accommodatie niet in één hand ligt. Dit houdt in dat de beheerorganisatie niet verantwoordelijk is voor de beheertaken die voor rekening komt van de eigenaar. Verder wordt er onderscheid gemaakt tussen gesplitst en gebundeld beheer. Dit uit zich in de wijze waarop het beheer operationeel en organisatorisch wordt opgepakt. Bij gesplitst beheer is elke gebruiker verantwoordelijk voor zijn eigen deel. Bij gebundeld beheer worden zaken bij elkaar gevoegd en worden zaken meer gecoördineerd en in een grotere schaalomvang opgepakt. Voor het vaststellen van een beheermodel is het raadzaam de volgende stappen te zetten: - Formeer een werkgroep beheer en exploitatie: vertegenwoordigers van de vaste gebruikers en stakeholders met expertise en bemoeienis op dit thema vormen gezamenlijk een werkgroep. Het is van belang om in deze groep de vaste gebruikers te betrekken, aangezien zij in een later stadium direct te maken hebben met de implicaties van keuzes die in deze fase gemaakt worden. - Inventariseer en analyseer de lokale situatie: ook bij het beheermodel is het noodzakelijk om het best passende beheermodel voor de lokale situatie te vinden. Met deze reden is het van belang om de aandachtspunten en uitgangspunten als gevolg van de lokale situatie te beschrijven en een voorbereidingsnotitie op te stellen. Deze notitie bevat de mogelijke modellen met voor- en nadelen en aantal voorbereidingsvragen. - Overleg met werkgroep: bespreek de verschillende modellen en elkaars voorkeuren met elkaar. Verken de grenzen van partijen en zoek deze ook op. Alleen dan worden voorwaarden, wensen en eisen scherp. Op basis van de discussie wordt een beheermodel opgesteld met daarbij een 19
beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden. Het kan helpen niveaus aan te brengen in het beheermodel; strategisch, tactisch en operationeel. Met deze stappen is het mogelijk een beheermodel vast te stellen. Dit beheermodel is samen met het ruimteprogramma en investeringsraming de basis voor de exploitatiebegroting. Hier wordt in het volgend hoofdstuk bij stil gestaan. Met de vaststelling van andere documenten vormt het beheermodel onderdeel van de afronding van de initiatief- en definitiefase. In de volgende fasen is het van belang steeds actief beheer en exploitatie te blijven reflecteren binnen het proces. Hieronder zijn stappen opgesomd en kort toegelicht die gezet moeten worden: - Beheerplan: het beheermodel is in de eerste fase globaal uitgewerkt. Nu is het van belang een beheerplan op te stellen, waarin per aspect beschreven waar de verantwoordelijkheid ligt en hoe het georganiseerd wordt. Onderdeel van het beheerplan is tevens een heldere onderhoudsdemarcatielijst, waarin per onderhoudspost met een kruisje is weergegeven waar de verantwoordelijkheid ligt. De uitwerking van het beheerplan is belangrijk om helderheid te krijgen en te behouden over afspraken. Het beheerplan en de demarcatielijst kan jaren na opening uit de bureaula gepakt worden om helderheid te krijgen over de afspraken die gemaakt zijn. Dit is belangrijk om frustraties in de toekomst te voorkomen. - Overeenkomsten: het is van belang om afspraken te borgen in overeenkomsten. Vaak ligt er wel een intentieverklaring, waarin de samenwerking geborgd is, maar worden voor aanbesteding van architect en aannemer geen afspraken vastgelegd tussen de verhuurder en huurder. Deze zakelijkheid is wel noodzakelijk, ook bij maatschappelijk vastgoed. Van het moment van aanvang van de ontwerpfase tot einde realisatiefase kan er veel gebeuren, waardoor partijen mogelijk willen afhaken of minder ruimte willen huren. Verhuurder heeft inmiddels kosten gemaakt en zal weer kosten moeten maken om aanpassingen door te voeren. In verregaande huurintentieovereenkomsten en huurovereenkomsten worden afspraken gemaakt over ruimtegebruik en huurtarieven, maar ook over ontbindende voorwaarden en eventuele boeteclausules. Voorts is het van belang een beheerovereenkomst op te stellen, met het beheerplan en de demarcatielijst als bijlagen. Daarmee zijn de beheerafspraken vastgelegd. - Ontwerp toetsen aan beheer: tijdens de ontwerpfase is het steeds van belang om naast esthetische en functionele aspecten het ontwerp ook te toetsen aan facilitaire beheeraspecten. - Contractinventarisatie: voor veel maatschappelijke accommodaties geldt dat hier partijen in gehuisvest worden die huur- en overige overeenkomsten hebben lopen in andere accommodaties. Individuele gebruikers dienen scherp te hebben welke contracten dit zijn en wanneer zij deze kunnen opzeggen. In veel accommodaties staan bijvoorbeeld na opening te veel printers, aangezien hier niet tijdig bij stilgestaan is met overbodige kosten tot gevolg. - Uitwerking juridische structuur: indien gekozen wordt voor een eigendoms- en beheermodel, waarvoor een entiteit moet worden opgericht, is het van belang tijdig te starten met de uitwerking van noodzakelijke stukken. Voorbeelden van deze stukken zijn statuten en een huishoudelijk reglement. Deze dienen vervolgens bij een notaris gedeponeerd te worden. - Personele opzet: indien het beheermodel personele consequenties heeft, is het van belang dit verder uit te werken. Dit betekent het opstellen van functieprofielen voor de werknemers. Deze functieprofielen vervolgens reflecteren aan eventueel bestaand personeel en afwegen in hoeverre er nieuw personeel nodig is. - Aanbesteding uit te besteden werkzaamheden: indien er contracten gesloten moeten worden met partijen is het van belang dat dit tijdig georganiseerd wordt. Indien bijvoorbeeld schoonmaak uitbesteed wordt, dient er een schoonmaakbestek opgesteld te worden die vervolgens voorgelegd wordt aan marktpartijen. 20