Functiebeschrijving directeur Stichting Federatie Opvang Algemeen Situatieschets Stichting Federatie Opvang, verder te noemen SFO, is een brancheorganisatie die functioneert als dienstverlener voor de vereniging Federatie Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang te Utrecht (VFO). Zij levert dienstverlening op het gebied van belangenbehartiging, brancheondersteuning, informatiemanagement en projecten. VFO bestaat uit 60 zorginstellingen op het gebied van maatschappelijke opvang en vrouwenopvang. Een aantal leden is ook lid van andere brancheorganisaties. Projecten worden uitgevoerd ten behoeve van opdrachtgevers binnen het aandachtsveld van de opvang. Ze hebben ten doel de leden van VFO te ondersteunen met belangenbehartiging en innovaties in de branche. Projecten worden gefinancierd door externe opdrachtgevers onder andere VWS, V&J, de Postcodeloterij, Fonds Kinderpostzegels en het Skanfonds. Een continu aandachtspunt in de projecten is de kostendekkendheid, risicomanagement en subsidiebeheer. Dit moet ondersteund worden met een adequate projectadministratie waarin nog de nodige ontwikkeling noodzakelijk is. SFO heeft een begroting van 2,5 miljoen. Zij wordt voor 1/3 deel gefinancierd uit de contributiebijdragen van de leden van VFO en voor 2/3 uit projectsubsidies. SFO heeft de ANBI-status. Doel van de functie De directeur is verantwoordelijk voor de dienstverlening vanuit het bureau met een interne focus. Hij of zij stuurt de brancheorganisatie integraal aan op bedrijfsmatigheid teneinde de continuïteit te borgen. De functie opereert in een tandem met de voorzitter van Vereniging Opvang die de externe beleidsmatige focus heeft op belangenbehartiging en visie en beleid op het gebied van opvang en aanpalende gebieden. Organisatorische positie De directeur fungeert onder toezicht en formele verantwoordelijkheid van het bestuur van de SFO en heeft bevoegdheden die zijn ontleend aan het directiestatuut van de organisatie. De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. SFO heeft een platte organisatie. De directeur geeft direct leiding aan beleidsadviseurs, projectleiders en stafmedewerkers, plus minus 13 medewerkers (11 fte) en een flexibele schil aan externe medewerkers afhankelijk van het aantal projecten. Medewerkers zijn in belangrijke mate zelf accountable voor hun trajecten en projecten zowel op inhoudelijke als op financiële resultaten. Directeur en staf vormen samen 2,0 fte. De directeur stuurt de organisatie bedrijfsmatig aan gericht op tevreden leden en opdrachtgevers. De beleidsinhoudelijke eindverantwoordelijkheid ligt bij de voorzitter van VFO. Klanten en opdrachtgevers VFO Ministeries (Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Justitie) Provincies Diverse fondsen waaronder Postcodeloterij, Fonds Kinderpostzegels en het Skanfonds
Stakeholders Opvanginstellingen Bestuur SFO Bestuur VFO en meer specifiek voorzitter VFO Ministerie van VWS VNG Goede doelenorganisaties Vakbonden Collega brancheorganisaties (accent op GGZ NL, RIBW-alliantie, MO-groep) Resultaatgebieden De resultaatgebieden zijn uitgewerkt zodanig dat de brancheorganisatie wordt aangestuurd op basis van de vastgestelde doelstellingen conform de balance score card (opdrachtgevers & stakeholders, bedrijfsvoering, ontwikkeling & groei en financieel). 1. Opdrachtgevers & stakeholders 1.1 Te behalen resultaten Goed functionerend branchebureau gericht op belangenbehartiging, informatievoorziening en projecten. Vastgesteld werkplan m.b.t. thema s belangenbehartiging en projecten voor de VFO. Projectenkalender op basis van ontvangen projectsubsidies. Goedgekeurde projectopdrachten van opdrachtgevers. Goedgekeurde subsidieaanvragen en verantwoordingen in het kader van projecten. Gerealiseerde projectresultaten op basis van de vastgestelde projectopdrachten. Tevreden VFO en overige opdrachtgevers. (On)tevredenheid van opdrachtgevers (ook VFO is opdrachtgever) is periodiek onderzocht en hierop gebaseerde voorstellen zijn effectief in gang gezet. Tevreden stakeholders betrokken in de uitvoering van de belangenbehartiging en projecten (leden opvanginstellingen, overheden etc.). Organisatie is bekend bij stakeholders onder andere met actuele en betrouwbare nieuwsvoorziening (website en nieuwsbrief). Stakeholders zijn op de hoogte van de positie, de doelstelling en de dienstverlening van de organisatie en de belangen zijn vertegenwoordigd. 1.2 Activiteiten Voert regulier voortgangsoverleg met bestuur SFO en de VFO. Voert regulier overleg met de voorzitter van de VFO en met opdrachtgevers van projecten over de kwaliteit van dienstverlening. Stelt strategisch beleidsplan op ten aanzien van het bureau (dienstverlening, professionaliteit, bezetting) niet inhoudelijk georiënteerd op de belangenbehartiging. Plant en organiseert de dienstverlening zowel kwalitatief als kwantitatief op basis van een beschikbaar budget aan uren vanuit de vereniging naar onderwerpen verdeeld. Bevordert de samenwerking met leden en realiseert duurzame relaties met andere relevante stakeholders. Vertoont ondernemerschap in de ontwikkeling van het bureau als dienstverlener en belangenbehartiger. Voert marketing- en communicatieactiviteiten uit. Bewaakt het proces van subsidieaanvraag en -verantwoording naar opdrachtgevers (juistheid, volledigheid en tijdigheid). Verzorgt rapportages rond de dienstverlening op basis van het werkplan (juistheid, volledigheid en tijdigheid) en op basis van de project- en urenadministratie.
2. Bedrijfsvoering 2.1 Te behalen resultaten Goed functionerende brancheorganisatie in algemene zin. Vastgestelde normen voor de uitvoering van de processen. Betrouwbare en efficiënte procesuitvoering en een daaraan gekoppelde goed gedocumenteerde procesbeschrijving. Betrouwbare verantwoording op uitvoering van de processen. Adequate en op niveau zijnde personele bezetting o.b.v. werkaanbod, formatiebegroting en de gestelde normen. HR-management. Verzuimmanagement en bewaken ziekteverzuim binnen de gestelde normen. Effectieve en efficiënte informatiesystemen (juist en betrouwbaar) ter ondersteuning van de processen. Adequate huisvesting en facilitaire ondersteuning. Ingericht contractmanagement en transparant inkoopproces. Bestuurlijke ondersteuning van het stichtingsbestuur (agendavoering en verslaglegging). 2.2 Activiteiten Verzorgt HRM-activiteiten, onder andere aantrekken en ontslag van medewerkers. Bewaakt de uitvoering van een adequate financiële administratie en projectadministratie. Stuurt procesverbeteringen aan om de effectiviteit, efficiency en transparantie in processen te verhogen. Draagt zorg voor het beheer van de documentatie. Verzorgt voortgangsrapportages over de uitvoering van het werkplan en projecten (resultaten, gerealiseerde uren, directe kosten en percentage gereedheid). Draagt zorg voor een adequate ICT-ondersteuning inclusief een ingericht applicatiebeheer (functioneel en technisch). Sluit en bewaakt ICT-contracten (waaronder Office 365) richting ICT-dienstverleners op basis van slaovereenkomsten. Onderhoudt huisvesting en facilitaire ondersteuning. 3 Ontwikkeling & groei 3.1 Te behalen resultaten Strategisch beleidsplan. Jaarplan. Innovaties in de dienstverlening. Tevreden medewerkers conform de door het bestuur gestelde normen. Functioneringsgesprekken. Opleidingsplan medewerkers. Behaalde ontwikkelingsdoelstellingen medewerkers via opleidingen en ervaringstrajecten. Ingericht kennismanagement van betrokken partijen (maatschappelijke partners, overheden, wetenschap en financiers) en hun bestuurlijke verhoudingen. Bestuur op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de uitvoeringsorganisatie. 3.2 Activiteiten Signaleert relevante maatschappelijke en politieke trends, ontwikkelingen en (nieuwe) actoren en schat de relevantie van ontwikkelingen in de omgeving in. Innoveert bestaande diensten en ontwikkelt nieuwe diensten die de continuïteit van de organisatie waarborgen. Houdt functioneringsgesprekken met medewerkers inclusief een adequate vastlegging. Inventariseert opleidingsmogelijkheden voor medewerkers uitgaande van de functie-eisen. Houdt voortgangsgesprekken met medewerkers over de uit te voeren werkzaamheden en de mate waarin dit bijdraagt aan de eigen ontwikkeling en ambities.
4 Financieel 4.1 Te behalen resultaten Vastgestelde normen en kpi s op basis van de balance score card. Onderhouden en vastgestelde P&C-cyclus. Goedgekeurde begroting (exploitatie, investeringen, liquiditeit en formatie). Kostendekkende exploitatie en continuïteit van de organisatie (opbrengst- en resultaatverantwoordelijk). Kostendekkende projecten. Juiste en betrouwbare bestuurlijke informatievoorziening door middel van periodieke maandrapportages ter verantwoording aan het bestuur. Goedgekeurde en tijdig gepubliceerde jaarrekening conform de ANBI-vereisten. Jaarlijkse goedgekeurde financiële subsidieverantwoording over de dienstverlening naar de opdrachtgevers inclusief goedkeurde verklaring over de subsidies. 4.2 Activiteiten Stelt normen op in het kader van de te behalen resultaten (resultaat, eigen vermogen en liquiditeit). Stelt de begroting voor de brancheorganisatie op en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur van de SFO. Vertaalt periodiek, in het kader van de planning & control cyclus, het strategisch beleid naar doelstellingen voor de uitvoeringsorganisatie en draagt deze uit. Verzorgt de periodieke financiële rapportage naar het bestuur. Stuurt proces aan van jaarrekening, goedkeuring en publicatie. Functie-eisen Kennis Academisch werk- en denkniveau. Kennis van bedrijfs- en bestuurskundige principes. Veranderingsmanagementervaring. Kennis van en inzicht in managementtechnieken en bedrijfseconomische- en organisatorische processen en verantwoordingen. Projectmanagementervaring. Kennis en affiniteit met branche- en/of adviesorganisaties. Organisatiecompetenties Resultaatgericht - gericht op het stellen van doelen en het actief behalen van resultaten. Stuurt strategisch op resultaten. Ondernemerschap vanuit zichzelf nieuwe kansen signaleren, initiëren en deze realiseren en hierbij verantwoorde risico s durven aangaan gericht op de continuïteit van de organisatie. Signaleert binnen en buiten de eigen werkomgeving nieuwe kansen voor de organisatie en onderneemt actie om deze kansen te benutten. Ontwikkelt en/of verkoopt hiertoe (nieuwe) producten en diensten zelfstandig binnen SFO dan wel in samenwerking met partners mits deze voldoen aan de criteria "bijdrage aan belangenbehartiging" en/of innovaties in de branche ten behoeve van de leden. Klantgerichtheid Anticipeert op en onderzoekt de wensen en behoeften van opdrachtgevers. Focus is toegevoegde waarde leveren. Leeft zich in, in complexe wensen en problemen van opdrachtgevers en maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden om opdrachtgevers te bedienen. Houdt daarbij rekening met de bestuurlijke verhoudingen en governance-vereisten bij de verschillende subsidiegevers.
Functie-specifieke competenties Leidinggeven anderen mobiliseren en inspireren door richting en sturing te geven in het bereiken van duidelijke en uitdagende resultaat- en ontwikkeldoelstellingen. In staat zijn om de stijl van leidinggeven aan te passen aan verschillende medewerkers en situaties. Inspireert en faciliteert de organisatie tot het behalen van maximale resultaten en tot het creëren van omstandigheden die leiden tot een effectieve professionele ontwikkeling van medewerkers. Geeft hierbij zelf het goede voorbeeld. Overtuigingskracht opvattingen krachtig uitdragen, interactie tonen en effectief argumenteren en daardoor acceptatie verwerven voor standpunten en ideeën. Overtuigt (groepen) mensen om doelen te bereiken ten aanzien van zaken met grote consequenties voor de organisatie en is hierbij in staat weerstanden op te heffen. Analytisch vermogen de essentie begrijpen van (complexe) vraagstukken door logisch redeneren, het opsporen van mogelijke oorzaken, het scheiden van hoofd- en bijzaken en het leggen van verbanden tussen gegevens. Is in staat bij vraagstukken de context waarin de organisatie zich bevindt te betrekken. Inspireert en betrekt anderen binnen de gehele organisatie bij een complex vraagstuk.