Wij willen contact Wij hopen dat de notie bij u beelden oproept. Bijvoorbeeld over hoe we big data kunnen gaan gebruiken. Of ideeën hoe we efficiënter kunnen werken, zo nodig met ruimte voor maatwerk. Misschien ziet u oplossingen voor onze dilemma s en vraagstukken. Wij gaan er graag over in gesprek. Want alles wat ons werk naar een hoger niveau tilt, is natuurlijk welkom! We maken de stad immers samen en we informeren u graag over onze ideeën op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Spreken we elkaar? Notie Bedrijfsvoering 2015-2019 College van B&W September 2014
Dit is een Notie. Dit is géén beleidsnota. In 1.000 woorden typeren wij de richting van de bedrijfsvoering en in 4 pagina s geven wij concrete illustraties. Bedrijfsvoering is de drijvende kracht die de gemeentelijke organisatie optimaal laat functioneren. Wij zorgen bijvoorbeeld dat Wat is dit? medewerkers en bestuur hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Ons werk gaat van financiële administratie tot het verzorgen van catering. Wij willen dat u weet wat er op het gebied van bedrijfsvoering speelt. Nu en in de komende jaren. Want wij hebben stappen gezet, maar we zijn nog niet klaar. En in die verandering staan we voor forse uitdagingen. We hopen dat u er notie van neemt.
Uit doorlichtingen in 2010 is gebleken dat er in Utrecht verbeteringen mogelijk waren op het gebied van de bedrijfsvoering. Met de organisatiestrategie Wij hebben Via B hebben we in 2011 een koers uitgezet om onze bedrijfsvoering robuuster en tegelijkertijd flexibeler te maken. We zijn afgeslankt tot de laagste overhead van alle grote gemeenten. We hebben de organisatie gewijzigd, processen eenvoudiger gemaakt en werken nu meer uniform. Met grote investeringen in ICT-infrastructuur stappen gezet is een inhaalslag gemaakt. Hierdoor is de basis voor het digitaal werken gelegd. Ook onze medewerkers zetten stappen om de nieuwe kernwaarden open, wendbaar, scherp en betrouwbaar dagelijks in de praktijk te brengen. Het Stadskantoor is een belangrijke mijlpaal en het begin van een nieuwe fase. We lopen met onze bedrijfsvoering nu voorop in de overheid. Wij zijn trots op het bereikte resultaat, u ook?
Wij hebben nu een stevige basis. Van daaruit gaan we verder. Dat is nog veel werk, want veranderen kost veel tijd. Een groot deel van de Wij zijn werkprocessen moet nog worden aangepast zodat we met minder mensen betere kwaliteit kunnen leveren. We hebben een mooi begin gemaakt met zaakgericht werken, waarbij we alle informatie van de aanvraag tot het leveren verzamelen, zodat we de bewoners, bedrijven en interne collega s over de voortgang en nooit klaar belangrijke besluiten kunnen informeren. Medewerkers moeten leren om op een nieuwe manier te werken en gebruik te maken van de mogelijkheden van onze nieuwe voorzieningen. Het duurt in ieder geval nog twee jaar om het investeringsprogramma informatievoorzieningen af te ronden en de voordelen daarvan maximaal te benutten. Daarna houdt het niet op, want we moeten blijven inspelen op de veranderingen om ons heen. We geven onze medewerkers daarbij de ruimte om te innoveren. De bereidheid om te veranderen is aanwezig. Welke mogelijkheden tot verbetering ziet u?
Zoals we ook hebben genoemd in verder Via B gaan het takenpakket Wij veranderen en de rol van de gemeente Utrecht de komende jaren veranderen. We gaan anders samenwerken met de stad en krijgen er veel taken bij. We hebben de bedrijfsvoering zoveel mogelijk gestandaardiseerd om kosten te besparen, maar bedienen een steeds complexere organisatie. Van het ophalen van vuilnis in de E-dienst tot contractbeheer in de zorg. Van wijkeconomie tot milieu, van cultuur tot het bestrijden van vrouwenhandel. Deels zelf doen, deels regie voeren, vaak overlaten aan de stad. Om ons werk in de bedrijfsvoering goed te doen moeten we mee ook meebewegen op specifieke vragen die op ons afkomen. En willen we zoveel mogelijk ruimte geven aan de stad. Maar dat geeft wel dilemma s, want maatwerk is vaak duurder. En we moeten natuurlijk wel blijven voldoen aan de gestelde kaders en wetgeving. Hoe graag we bijvoorbeeld ook de Utrechtse economie willen stimuleren, we hebben wel te maken met (Europese) aanbestedingsregels. Hoe ver kunnen we meebewegen met de samenleving?
De samenleving vraagt van ons een andere werkwijze, waarbij we niet Wij zijn op weg naar automatisch dezelfde rol blijven spelen. Ons takenpakket verandert continu, Daar willen we op kunnen anticiperen zonder grote reorganisaties. De organisatiestructuur is er klaar voor, maar het gaat natuurlijk vooral om de medewerkers. Medewerkers vragen om variatie en eigen verantwoordelijkheid. We dagen onze mensen uit om mee te bewegen, initiatief te nemen en zich te ontwikkelen. Er is veel talent in de organisatie dat we soms nog onvoldoende benutten. Op sommige gebieden komen we kwaliteit te kort. Dat vraagt wendbaarheid strategische planning van personeel en een slimme manier van organiseren. We gaan daarom toe naar een organisatie met een vaste kern en een grotere interne flexibele schil. Dit verhoogt de wendbaarheid en maakt het mogelijk talent gericht in te zetten. Gerichte externe inhuur vult deze wendbaarheid waar nodig aan. We stappen af van de vaste functie met een afgebakend takenpakket, een deel van de mensen gaat flexibel werken. Wat vindt u van deze aanpak?
We willen een adequate dienstverlening bieden. Dat vraagt om sterke voelsprieten in de organisatie. Wij willen open zijn over wat we doen. Eerlijk Wij zijn open over onze prestaties. Transparant over geld. De deuren en ramen van het Stadskantoor zetten we heel wijd open. We willen leren van zaken die niet goed gaan en geluiden uit de samenleving horen. We werken er op afspraak en bieden diensten zoveel mogelijk ook digitaal aan. Wij ondersteunen en dichtbij de organisatie om kennis op te halen uit de samenleving en zo betere producten en diensten aan te kunnen bieden. Buiten = binnen is het idee achter alle veranderingen die we doorvoeren. Hoe houden we u het beste op de hoogte over de bedrijfsvoering?
We kunnen alleen echt veranderen als we leren. We hebben echter veel besparingen doorgevoerd in de organisatie, de werkdruk is hoog Wij willen en de marges zijn krap. Leren doen we dus vooral ook tijdens het werk. We maken van de praktijk onze leerschool. We geven ruimte om te vernieuwen, experimenteren en kennis te delen. We reflecteren, onder andere via Lean-trajecten. We denken niet alles vooraf in detail uit, maar leren nog veel leren door te doen, van dingen die goed gaan, maar ook van fouten. We besteden veel aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. We investeren in talent via traineeprogramma s en geven jongeren de mogelijkheid werkervaring op te doen. Krijgen we van u de tijd om te leren en de ruimte om fouten te maken?
We zien nog veel mogelijkheden voor verbetering. Omdat we minder geld hebben vraagt dit om een andere manier van vernieuwen. Niet meer via grote We moeten investeringen, maar met kleine stappen en continu verbeteren. We onderzoeken daarom bijvoorbeeld de mogelijkheden van datagedreven sturing om onze dienstverlening te verbeteren. Doordat we data uit ons dagelijkse werk combineren en analyseren en verbinden met data uit andere bronnen, komen slim werken we tot betere inzichten. En daarmee kunnen we betere maatregelen nemen. Slim werken is ook anders samenwerken. Gebruik maken van kennis van buiten. Samenwerken met andere gemeenten en overheidsinstellingen. Bij het innen van belasting zijn we zo n samenwerking gestart. Maar ook op wijkniveau, met lokale partijen en burgers is meer mogelijk. We zorgen dat burgers kunnen bijdragen. Denk bijvoorbeeld aan maatschappelijke aanbesteding. Heeft u nog ideeën voor ons om slimmer te werken?
Anders werken met de stad, wendbaar zijn, leren, innoveren, voorop Wij gaan er voor! Maar lopen. Wij gaan er voor! Maar we werken gemeentebreed wel met lagere investeringsbudgetten en minder mensen. Mensen, die zich nog hun nieuwe rol en gedrag eigen moeten maken. Het is niet vanzelfsprekend dat we in een keer al onze ambities gaan halen en daarom moeten we prioriteren. De omstandigheden vragen van ons in de bedrijfsvoering scherpe keuzes te maken en niet op alle terreinen de lat gelijktijdig even hoog te leggen. Maar wij durven het aan en wachten niet met vernieuwen tot alles is uitgedacht. niet alles kan. We durven dingen uit te proberen, te leren van fouten, houden de lijnen open en zijn eerlijk over onze vorderingen. Welke focus vindt u belangrijk?
Waar staan wij en wat gaan wij doen? Organisatiestrategie (Verder) Via B De afgelopen jaren is onze organisatie is opnieuw ingericht en zijn wij kleiner geworden. Onderdelen als de stadschouwburg, bibliotheek, en de GGGD zijn zelfstandig verder gegaan. De overhead is gekrompen en de omvang is in control. Concernsturing is ingevoerd, aansluitend op de bestuurlijke en ambtelijke wens voor gemeentebrede sturing ( wij zijn één gemeente). In het programma Bedrijfsvoering hebben we de basis op orde gebracht en eerste vernieuwingen in de processen doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn: Eén keer aan de bal, papierloos vergaderen en IBAN. De komende jaren werken we aan lopende en nog komende verzelfstandigingen voor Natuur- en milieueducatie, Regionale uitvoeringdienst en U10. De werkzaamheden van de jeugdadviesteams, leerplicht en participatie coaches worden beëindigd per 1-1-2015 en in andere vorm door buurtteams overgenomen. Organisatieeenheden met vooral uitvoerende en enkelvoudige taken, zoals Stadswerken en het beheer van sport en welzijnsaccommodaties worden een e-dienst, maar blijven onderdeel van de gemeente. We proberen hiermee ruimte te creëren voor ondernemerschap, efficiency en snelheid van handelen. We staan klaar voor de volgende stap. ICT Infrastructuur De afgelopen vier jaar heeft het investeringsprogramma ervoor gezorgd dat het netwerk tussen en binnen gebouwen, het platform voor onze applicaties, het nieuwe datacenter in het stadskantoor en de hard- en software van de werkplek inclusief telefonie, zijn vernieuwd. Door de snelle technologische ontwikkelingen zullen we moeten blijven inzetten op het moderniseren van onze ICT infrastructuur. Stadskantoor Op 31 mei 2014 is het Stadskantoor overgedragen aan de gemeente en op 6 oktober zullen 3721 medewerkers hun werkdag starten in het Stadskantoor. Er zijn 2500 werkplekken, zoals een stilte of interactie werkplek, een huiskamer, een vergaderplaza en aanlandplekken. Het Stadskantoor brengt de verschillende organisatieonderdelen samen en maakt Het Nieuwe Werken mogelijk. De komende jaren blijven we inzetten op het verbeteren van de werkomgeving voor onze medewerkers en het digitaal laten werken van het primaire proces. We willen volledig digitale dossiervorming mogelijk maken per 2017. Aan de slag met nieuwe voorzieningen De afgelopen periode zijn nieuwe voorzieningen ontwikkeld en geïmplementeerd. De komende jaren moeten wij deze nieuwe voorzieningen, zoals het inkoopsysteem, zaakgericht werken, digiplaza en ehrm optimaal leren gebruiken. Pas bij een goed gebruik leveren de nieuwe voorzieningen meerwaarde op. Dit vergt een omslag in kennis en vaardigheden bij medewerkers en klanten. We passen de werkprocessen rondom de voorzieningen aan. Continu veranderen We hebben gewerkt aan een cultuur van continu verbeteren met behulp van het Lean gedachtengoed. De organisatie en een generiek functiehuis zijn zodanig ingericht, dat het eenvoudiger is om in te spelen op ontwikkelingen in de samenleving. De komende jaren zullen we gebruik kunnen maken van de ingezette cultuurverandering en de flexibelere organisatie. Het maakt mogelijk meer in te spelen op de actuele vraag uit de samenleving. Maatschappelijke ontwikkelingen De maatschappij verandert en dat heeft een ingrijpend effect op de taken, werkwijzen en rol van de gemeentelijke overheid. en invloed op de bedrijfsvoering Om in te spelen op deze veranderingen hebben we in alle bedrijfsvoeringsdomeinen stappen gezet. Declaraties, medewerkergegevens, ziekteverzuim zijn als eerste gedigitaliseerd, de rest van de processen volgen de komende jaren. Strategische personeelsplanning is in pilotfase, de methodiek wordt de komende jaren uitgerold over de organisatie. In de toekomst zal de ambtenarenrechtspositie worden genormaliseerd. Deze nieuwe wet gaat gelden vanaf 2017. Samen met VNG en vakbonden gebruiken we die ruimte om goede afspraken te maken voor medewerkers en organisatie. We denken na over de arbeidsmarkt. Op termijn verwachten we krapte en zal de gemeentelijke overheid niet vanzelfsprekend een aantrekkelijke werkgever zijn. Wendbare organisatie De afgelopen tijd hebben we het begrip wendbaarheid als belangrijke kwaliteit van de gemeentelijke organisatie geïntroduceerd. De komende jaren creëren we flexibiliteit zowel wat betreft werkprocessen, informatievoorzieningen, medewerkers, cultuur als in het financiële instrumentarium. Voorbeelden hierbij zijn; Mobilteitstafels en markten, een generiek functiehuis, actief risicomanagement, experimenteren met verandermanagement in alle domeinen en scrummethodiek. Buiten=binnen De afgelopen periode hebben we hard gewerkt om onszelf intern te versterken en te vernieuwen. De komende periode gaat onze blik naar buiten. Onze organisatie gaat meedenken, faciliteren, verbinden en het proces
managen. Werkverdeling en samenwerkingsverbanden zullen de komende jaren over de grenzen van afdelingen en de gemeente Utrecht heen gaan. Onze medewerkers zetten zich in om te voorzien in de vraag die de omgeving aan ons stelt. Verder vergroten we onze zichtbaarheid en betekenis voor de stad door innovatie en co-creatie te stimuleren. Wij onderzoeken financiële instrumenten om in te zetten (crowdfunding, cofinanciering, etc.) en zijn een actieve gesprekspartner met de G4, VNG, het Rijk en de 100.000 plus gemeenten. Hierdoor kunnen we invloed uitoefenen op ontwikkelingen die van invloed zijn op onder andere gemeentefinanciën, cao, rechtspositie en standaardisatie van zaaktypen voor in het zaaksysteem. Lerende organisatie De komende jaren starten we met het concept van de lerende organisatie. We willen de veranderende doelen van de organisatie verbinden met het gedrag en de performance van onze medewerkers. Continu verbeteren is het werk van iedere medewerker. We creëren een cultuur van experimenteren, leren en snel verbeteren en een moderne stijl van leiding geven. We zorgen voor nieuwe vormen van leren (in plaats van alleen trainingen), organiseren traineetrajecten en nemen deel aan managementdevelopment in G4 / ABD verband. Data gedreven sturing De komende vier jaar staat data gedreven sturing centraal, zowel voor de raad als voor de organisatie en de stad. De organisatie zal slimmer werken met beschikbare data en zo beter kunnen voorspellen. Het beschikbaar stellen van data voor de stad draagt bij aan transparantie voor de inwoners en ondernemers. Initiatief en participatie worden beloond. Ook de interne sturing lift mee op deze ontwikkelingen. We werken aan aan het realiseren van betrouwbare realtime informatie op het terrein van de bedrijfsvoering. Deze informatie is direct toegankelijk (bijvoorbeeld via het web) en vergelijkbaar met andere organisaties. Minder medewerkers, minder budget De afgelopen periode is de organisatie van de gemeente Utrecht kleiner geworden door verzelfstandigingen en bezuinigingen. Ook de komende jaren verandert onze organisatie, door afbouw van de grondexploitaties en de decentralisaties. We besparen op arbeidsvoorwaarden, overhead, inkoop, beleid en door innovatie. Deze bezuinigingen hebben impact op de omvang en het budget van de organisatie. Minder medewerkers staan voor de uitdaging om de ambities waar te maken met behulp van standaardisatie en innovatie. Projecten die hieraan bijdragen hebben prioriteit, bijvoor beeld de implementatie van het inkoopsysteem. Utrecht maken we samen! Ter illustratie: trends voor de komende jaren Gaat omhoog 90 Herontworpen processen Social return inkoop 552 mensen Bedrijfsvoering voor derden 1,7 miljoen euro Op tijd betaalde facturen 94,6% E-facturering 25% Zaaktypen in productie 121 21 km opgeruimd papier = Blijft gelijk 6000 euro ICT kosten per medewerker Omvang overhead 29% Werkplekfactor stadskantoor 0,7 Gemiddelde leeftijd 47,0 jaar Gaat omlaag Formatie 3744 fte * Verzuim 6,5% Kosten bedrijfsvoering 85,6 miljoen euro 67,5 miljoen euro externe inhuur 150 Overplaatsbaren * * per 30-6-2014