Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 juni 2015
Belangrijkste wijzigingen 1. Beheer toevoegingszaken sterk uitgebreid en vereenvoudigd (incl. koppeling met Mijn RvR) p. 3 2. Synchronisatie met Outlook verbeterd p. 12 3. Nieuwe e-maileditor om tekst van e-mail te bewerken p. 18 4. Negatieve declaraties toegestaan (indien het voorschot niet is opgesoupeerd) p. 23 5. Fiatteringssysteem voor declaraties (optioneel) p. 29 6. Betalingen van meerdere declaraties registreren met 1 totaalbedrag p. 27 7. Nieuw verschottenoverzicht p. 42 8. Meerdere pdf-bestanden samenvoegen naar één bestand p. 21 9. Alle financiële overzichten eenvoudig geëxporteerd naar Excel p. 41 10. Extra kolommen voor dossier- en relatielijst p. 43 Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 2 van 45
Module Dossiers Beheer toevoegingszaken sterk uitgebreid en vereenvoudigd Kleos 4.2 biedt een aantal nieuwe functionaliteiten waarmee het beheer van toevoegingszaken veel gemakkelijker en daarnaast veel zichtbaarder is geworden. Zo kunt u nu voor elk dossier aangeven of het wel of niet een toevoegingszaak betreft, zijn er mogelijkheden om op dossierniveau aan te geven hoe hoog de eigen bijdrage van de cliënt is en kunt u de relevante toevoegingsgegevens naar een xml-bestand exporteren voor de Raad voor Rechtsbijstand. Hieronder worden stap voor stap de nieuwe mogelijkheden beschreven. Gegevens toevoegingszaken vastleggen Bij het aanmaken van een nieuw dossier kunt u vanaf nu direct aangeven of het dossier een betalende dan wel een toevoegingszaak betreft: Als u kiest voor Toevoeging verschijnen automatisch een aantal extra velden waarin u specifiek voor toevoegingszaken de volgende gegevens kunt vastleggen: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 3 van 45
In het veld Status legt u de status van het verzoek om toevoeging vast: aangevraagd, afgewezen of geaccepteerd. Deze informatie is zichtbaar als u een dossier wijzigt, maar uiteraard ook als u een dossier raadpleegt: Voor dossiers van de soort Toevoeging kunt u op het tabblad Declaratie bij de Opties specifieke betalingsgegevens vastleggen (deze velden zijn dus niet zichtbaar bij een betalend dossier): Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 4 van 45
Bij de relatiegegevens kunt u nu, naast een BSN, ook een BVV-nummer invoeren: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 5 van 45
Zoeken naar toevoegingszaken Op het zoekscherm Dossier zijn, voor het zoeken naar toevoegingszaken, de volgende velden toegevoegd: Standaard tarieftabel voor toevoegingszaken instellen Veel advocaten gebruiken voor toevoegingszaken een aparte tarieftabel, zoals vastgelegd in de module Configuratie bij Tarieftabellen. U kunt instellen dat deze aparte tarieftabel standaard voor alle toevoegingszaken wordt gebruikt. Op het tabblad Activiteiten van een dossier hebt u, bij een toevoegingszaak, de mogelijkheid om de standaard instelling voor toevoegingszaken op te slaan door een vinkje te plaatsen: Bij de volgende toevoegingszaak die u aanmaakt, wordt de hier ingestelde tarieftabel automatisch voorgesteld. U bent vrij om op dossierniveau een andere tarieftabel te kiezen, of een andere standaardwaarde vast te leggen (door het vinkje weer te plaatsen). Overschrijding limiet te vergoeden uren/honorarium Op dossierniveau kunt u bij de declaratie-opties vastleggen tot welke waarde de RvR de op het dossier geschreven uren of honorarium aan u vergoedt. De uren die u op het dossier hebt geschreven, zijn bij toevoegingszaken zichtbaar op het tabblad Dossier. Ook de maximaal te vergoeden uren worden hier getoond. Zodra dit maximum wordt overschreden, waarschuwt Kleos u door de geschreven uren in rood weer te geven: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 6 van 45
Bij overschrijding van de ingestelde waarde bij honorarium wordt u op eenzelfde manier gewaarschuwd. Toevoegingszaken declareren Voor toevoegingszaken zijn op het tabblad Declaratie twee nieuwe declaratiebuttons opgenomen, Vergoeding RvR en Nieuwe eigen bijdrage. De buttons Nieuwe declaratie en Nieuwe voorschotnota treft u nog steeds aan bij betalende zaken en niet bij toevoegingszaken. Bij de Nieuwe eigen bijdrage wordt automatisch het bedrag voorgesteld dat u bij de declaratie-opties hebt ingevuld in het veld Bedrag eigen bijdrage. Als declaratiemodel wordt standaard voorgesteld Eigen bijdrage-nota: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 7 van 45
Bij de Vergoeding RvR wordt standaard het declaratiemodel Vergoeding RvR voorgesteld. Het bedrag dat als eigen bijdrage aan de cliënt is gedeclareerd, wordt hier automatisch in mindering gebracht: Variabelen toevoegingen beschikbaar voor modeleditor U kunt in de modeleditor nieuwe variabelen gebruiken om toe te voegen aan uw modellen voor correspondentie- en declaratiedocumenten. De volgende variabelen voor toevoegingen zijn in de modeleditor beschikbaar: Betalend/toevoeging Dossier toevoegingsnummer 1 Dossier toevoegingsnummer 2 Dossier datum aanvraag toevoeging Dossier datum goedkeuring toevoeging Status Dossier schuldsanering Dossier inkomen cliënt Bedrag eigen bijdrage BSN nummer BVV nummer XML-export voor Mijn RvR U kunt op dossierniveau een export naar een XML-bestand maken dat u lokaal op uw eigen computer kunt opslaan en op een later moment kunt uploaden naar de website van de Raad voor Rechtsbijstand (Mijn RvR). Op het tabblad Dossier treft u daarvoor de nieuwe button Export RvR aan: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 8 van 45
De volgende gegevens worden geëxporteerd: Cliëntgegevens: o geslacht o geboortedatum (vulling is verplicht) o BSN o achternaam (vulling is verplicht) o initialen o tussenvoegsel o BVV (als er ook een BSN voor de cliënt is ingevuld, wordt alleen de BSN geëxporteerd) Adresgegevens: o landcode o postcode o huisnummer o extra adresregel o straat o stad Telefoonnummer Nummer GSM Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 9 van 45
Kantoormedewerker die dossier heeft aangemaakt wordt vermeld In Kleos 4.2 wordt de kantoormedewerker die het dossier heeft aangemaakt, vermeld achter de aanmaakdatum op de tabblad Dossier: Op het zoekscherm Dossier is een nieuw selectieveld opgenomen zodat u vanaf nu ook kunt zoeken naar dossiers die door een bepaalde kantoormedewerker zijn aangemaakt: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 10 van 45
Voorkeur om te zoeken in wel of niet gearchiveerde dossiers als standaard instellen U kunt nu op de zoekscherm Dossier uw voorkeur vastleggen om standaard in gearchiveerde, nietgearchiveerde, of beide soorten dossiers te zoeken. Voorheen werd standaard gezocht in de lopende, dus niet-gearchiveerde dossiers. Gebruik de 'pinbutton' om uw voorkeur vast te leggen. De volgende keer dat u een zoekopdracht uitvoert naar een dossier, wordt de vastgelegde waarde standaard voorgesteld in het veld Gearchiveerd. Dat geldt ook voor zoekopdrachten in bijvoorbeeld de modules Declaratie en Financieel waarbij u gebruikmaakt van het zoekscherm Dossier. Als u op een andere waarde wilt zoeken, kunt u deze gewoon in de dropdownlijst selecteren en eventueel als nieuwe voorkeurswaarde vastleggen. Als u de pinbutton niet gebruikt, zoekt Kleos (zoals voorheen) standaard in de lopende dossiers. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 11 van 45
Module Agenda/Taken Synchronisatie met Outlook verbeterd Als u uw afspraken en taken ingevoerd in Kleos synchroniseert met Outlook, kunnen er conflicten ontstaan, bijvoorbeeld als: de gegevens van een afspraak/taak zowel in Outlook als in Kleos zijn gewijzigd; er wel een Outlook-afspraak/taak is, maar geen Kleos-afspraak/taak, er mist dan informatie over het dossier; een afspraak/taak in Kleos wordt verwijderd, maar niet in Outlook, moet deze dan ook verwijderd worden in Outlook (of omgekeerd, verwijderd in Outlook, maar nog steeds aanwezig in Kleos). Kleos 4.2 bevat een verbeterd mechanisme om conflictsituaties tijdens synchronisatie te vermijden en op te lossen. In de module Configuratie kunt u bij Mijn voorkeuren op een nieuw tabblad Opties voor synchronisatie enkele instellingen vastleggen zodat u conflictsituaties in het vervolg zelf kunt oplossen: Het veld Synchronisatie items vanaf X dagen in het verleden is niet nieuw (zie Synchronisatie met Outlook), maar is in versie 4.2 verplaatst naar deze plaats. Nieuw zijn wel de velden onder Standaard types: hier kunt u vastleggen welke 'types' afspraken en taken van Outlook na synchronisatie in Kleos Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 12 van 45
moeten krijgen (uiteraard kunt u deze in Kleos op een later moment wijzigen). Onder Gedrag legt u enkele opties vast om conflicten te voorkomen: Als er tijdens het synchronisatieproces een nieuwe Outlook-afspraak/taak wordt gevonden (die dus nog niet in Kleos aanwezig is), kunt u ervoor kiezen om: o o o de afspraak/taak te importeren zonder dossierkoppeling een dossier te laten invullen voor het importeren de afspraak/taak niet te importeren Als afspraken/taken worden gevonden die zowel in Kleos als in Outlook zijn gewijzigd, kunt u ervoor kiezen om: o o o het Kleos-item te behouden het Outlook-item te behouden Kleos de vraag te laten stellen welk item behouden moet blijven. Na het starten van het synchronisatie-proces in de module Agenda of Taken krijgt u een scherm te zien waarop u de Outlookfolder voor Agenda en Taken (waaruit items gesynchroniseerd moeten worden) kunt kiezen. Via de button Opties komt u terecht op het hierboven weergegeven scherm in Mijn voorkeuren, alwaar u de synchronisatie-instellingen per direct kunt wijzigen. Door te klikken op Synchroniseren, start het proces. Als er een conflict wordt geconstateerd, ziet u het volgende scherm: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 13 van 45
Nieuw op dit scherm is de mogelijkheid om de details te bekijken. In bovenstaand voorbeeld is in Mijn voorkeuren aangegeven dat bij gewijzigde items in Kleos én Outlook gevraagd moet worden welk item behouden moet blijven. Onder de details kunt u in rood zijn welke wijzigingen een conflict hebben opgeleverd. Door te klikken op Oplossen, kunt u kiezen welk informatie behouden moet blijven: Waarschuwingssysteem bij wijzigen afspraak met meerdere deelnemers In Kleos 4.2 is een waarschuwingsmechanisme ingebouwd voor afspraken met meerdere deelnemers als: een deelnemer de afspraak wijzigt of verwijdert uit zijn/haar eigen agenda; een Kleos-gebruiker (bijvoorbeeld iemand van het secretariaat die zelf geen deelnemer is) de afspraak wijzigt of verwijdert uit de agenda van een deelnemer. U wordt vanaf nu beter geïnformeerd waardoor het risico op onbedoelde wijzigingen in de agenda van een ander vermindert. Als een afspraak in de agenda van een deelnemer (door de deelnemer zelf of door een andere deelnemer) wordt verwijderd, krijgt 'de verwijderaar' het volgende scherm te zien: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 14 van 45
Hij/zij kan er dan voor kiezen om alleen de deelnemer uit de deelnemerslijst te verwijderen (de eerste optie) of om de afspraak in zijn geheel, dus voor alle deelnemers te verwijderen (de tweede optie). Als de afspraak wordt verwijderd door de eigenaar van de afspraak of door bijvoorbeeld de secretaresse die zelf niet als deelnemer staat geregistreerd, wordt het volgende waarschuwingsscherm getoond: Een soortgelijke waarschuwing wordt ook getoond als een Kleos-gebruiker (deelnemer, eigenaar of secretaresse) een afspraak dusdanig wijzigt dat dit ook gevolgen zal hebben voor de agenda's van de andere deelnemers. Dat is bijvoorbeeld het geval als het tijdstip of de datum wordt gewijzigd. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 15 van 45
Instellingsmogelijkheid voor herinnering taken In Kleos 4.2 kunt u ervoor zorgen dat u, een bepaald aantal dagen voor de vervaldatum, herinnerd wordt aan taken. In de module Configuratie kunt u bij Soort agendapunt/taak per taaksoort aangeven hoeveel dagen van te voren u een herinnerd wilt worden. Deze instelling kunt u bij het aanmaken van de desbetreffende soort taak weer overschrijven: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 16 van 45
Taken waarvoor in het veld Herinnering een bepaald aantal dagen is ingesteld, worden in de diverse takenlijsten getoond zodra de datum gelijk is aan de vervaldatum min de ingestelde dagen, in bovenstaand voorbeeld dus op 12 juni. In de takenlijsten wordt voor taken met een herinnering een bel getoond en een nieuwe kolom 'Tijd resterend' is toegevoegd: In het paneel Taken op het bureaublad worden bij Vandaag alle taken weergegeven met een vervaldatum gelijk aan vandaag én de taken waarvoor de herinneringsdatum vandaag of reeds overschreden is (op 12 juni wordt dus ook de taak weergegeven waarvan de vervaldatum 26 juni is, en waarvoor is ingesteld dat vanaf twee weken voor de vervaldatum een herinnering getoond moet worden). Taken met een herinnering worden dienovereenkomstig ook weergegeven op de tabbladen 7 dagen en 30 dagen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 17 van 45
Module Documenten Nieuwe e-maileditor om tekst van e-mail te bewerken Kleos 4.2 is uitgerust met een nieuwe, zeer geavanceerde editor om teksten van een e-mail te bewerken. De nieuwe editor heeft dezelfde functionaliteiten als de oude editor, en biedt daarnaast veel nieuwe mogelijkheden. Ook is de grafische interface verbeterd. De functionaliteiten van de nieuwe editor zijn opgenomen op vier tabbladen: 1. Begin 2. Invoegen 3. Bijlagen 4. Opties Op het tabblad Begin treft u de algemene functionaliteiten aan om de e-mail te verzenden of op te slaan, de tekst op te maken, stukken tekst te kopiëren en te plakken, woorden te zoeken of te vervangen. Nieuw is de spellingcontrole. De documenteigenschappen van de e-mail kunt u beheren onder Eigenschappen: Op het tabblad Invoegen kunt u o.a. tabellen, figuren, hyperlinks en speciale symbolen aan de tekst van de e-mail toevoegen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 18 van 45
Bestanden kunt u nog steeds op dezelfde manier als voorheen als bijlage toevoegen (zie figuur hierboven). Dezelfde functionaliteit treft u ook aan op de tab Bijlagen. Hier kunt u bijlagen (vanuit Kleos of vanaf een lokale schijf) toevoegen, bekijken, wijzigen (als het een Kleos-document is) of verwijderen. Op het tabblad Opties kunt u de meer geavanceerde instellingen voor de e-mail vastleggen, bijvoorbeeld of u een kopie in bcc wilt ontvangen, of een ontvangst- dan wel leesbevestiging. Ook Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 19 van 45
kunt u hier de velden cc en bcc laten tonen. U kunt overigens ook nog steeds mailadressen in de cc of bcc toevoegen door op de button Aan (of Cc) te klikken. NB 1: Conform Outlook kunt u het lint aanpassen, zo kunt u bijvoorbeeld de namen van de tabbladen aanpassen en tabbladen en functionaliteiten toevoegen. Plaats daarvoor uw muis in het lint en klik op de rechtermuisknop. NB 2: U kunt er in Mijn voorkeuren ervoor kiezen om de nieuwe, uitgebreide, e-maileditor wel of niet te gebruiken. Standaard is deze optie aangevinkt: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 20 van 45
Bij versturen e-mail en kopiëren naar lokale schijf: meerdere pdffiles kopiëren naar één Als u meerdere documenten selecteert om deze te versturen als e-mail, kunt u er in Kleos 4.2 voor kiezen om de bijbehorende PDF-jes samen te voegen tot één PDF-bestand. Zodra u twee of meer PDF-bestanden hebt aangeklikt (die al dan niet nog gegenereerd moeten worden), verschijnt onderaan het scherm Verzenden als e-mail een aanvinkvakje en een veld om een titel voor het bestand te definiëren: Dezelfde functionaliteit is ook beschikbaar als u documenten kopieert naar uw harde schijf via de button Kopieer naar (zie Een document kopiëren naar een lokale schijf) EN voor declaratiedocumenten. Zie voor bijzonderheden bij de declaratiedocumenten de beschrijving onder Meerdere PDF-bestanden kopiëren naar één. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 21 van 45
Module Activiteiten Soort activiteit snel selecteren met code Bij het aanmaken van een nieuwe activiteit kunt u nu de soort activiteit snel selecteren door de Code in te tikken: Hiervan kunt u ook gebruikmaken als u activiteiten toevoegt aan de urenstaat (bij het wijzigen van de soort of het toevoegen van een nieuw declaratieonderdeel). Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 22 van 45
Module Declaratie Negatieve declaraties toegestaan In Kleos 4.2 hebt u de mogelijkheid om een negatieve declaratie voor een cliënt te maken. Op de declaratie staat een negatief bedrag vermeld dat feitelijk aan de cliënt wordt gecrediteerd. U kunt hiervan gebruikmaken als u al een bedrag via een voorschotnota in rekening hebt gebracht, dat hoger is dan het te declareren bedrag aan honorarium, verschotten en overige kosten. Negatieve declaraties worden door Kleos 4.2 op dezelfde manier behandeld en verwerkt als de 'gewone' declaraties met een positief declaratiebedrag: U kunt een negatieve declaratie opslaan als concept of als definitief. Voor het samenstellen van de negatieve declaratie worden dezelfde declaratiemodellen gebruikt. U kunt hem afdrukken met hetzelfde sjabloon als een gewone declaratie, op de print wordt uiteraard een negatief bedrag getoond. U kunt negatieve declaraties aanmaken in de bulkdeclaratieprocedure. Bij het aanmaken van de negatieve declaratie wordt het reeds betaalde bedrag op de voorschotnota in mindering gebracht op het nog openstaande bedrag aan honorarium e.d. Het bedrag dat door de cliënt te veel is betaald, wordt als negatief getal weergegeven: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 23 van 45