Tussentijdse evaluatie implementatie KinderROND Maart 2009 Gert Dedel, projectleider KinderROND
Inleiding. Voor u ligt de tussentijdse evaluatie van de implementatie van het KinderROND op de mytylschool De Sprienke en kinderrevalidatiecentrum Reigerbos. Medewerkers hebben een enquête ingevuld en ouders zijn telefonisch geïnterviewd. Er zijn 130 enquêtes verspreid onder alle medewerkers van De Sprienke en Reigerbos. De respons van de medewerkers was laag, 35 enquêtes zijn ingevuld, dat is een respons van 27%. Ondanks het lage aantal hebben wij de enquêtes verwerkt, omdat er informatie in staat, waarmee het KinderROND kan verbeteren. Er zijn 10 ouders benaderd en van de 10 ouders hebben er 7 de vragen beantwoord. Daarnaast zijn de ouders gevraagd een toelichting te geven op hun antwoord en op- en aanmerkingen te maken over het onderwerp van de vraag. De enquête onder de medewerkers en de interviews met ouders hebben waardevolle informatie opgeleverd. In de volgende hoofdstukken kunt u lezen welke informatie. Het KinderROND kan met deze informatie de organisatie, vorm en inhoud verbeteren. Dat zullen wij zeker gaan doen! Ja, en Alle medewerkers en ouders worden bedankt voor hun medewerking en openhartigheid. 2
1. Aanleiding. In augustus 2008 is er binnen de organisaties van mytylschool De Sprienke en kinderrevalidatiecentrum Reigerbos begonnen met de implementatie van de behandelcommunicatiestructuur KinderROND. In de periode van januari juni 2008 heeft er een pilot plaatsgevonden. Uit deze pilot zijn een conclusie en aanbevelingen naar voren gekomen: Het goed kunnen uitvoeren van de methodiek en systematiek van het KinderROND vraagt een continue bewaking van de competenties en middelen die deze systematiek en methodiek stelt aan de medewerkers. Het is een cyclisch proces van uitvoeren, evalueren en verbeteren. De uitvoering binnen verschillende teams gaat snel een automatisme worden en vraagt daarom continue om feedback. Professionals leren met name door feedback te krijgen op hun functioneren en handelen. Binnen het samenwerkingsverband tussen De Sprienke en Reigerbos wordt het KinderROND opnieuw integraal ingevoerd en gebruikt als leidraad voor de onderlinge communicatie. Deze invoering vraagt kennis van de methodiek en systematiek. Maar nog veel meer vraagt het een bewaking van het toepassen van deze methodiek en systematiek. De kwaliteitsbewaking van de methodiek en systematiek van het KinderROND is ondergebracht in het team van kwaliteitsbewakers. Hoe een en ander binnen dit team plaats gaat vinden en vorm krijgt binnen de De Sprienke en Reigerbos zal aan het begin van het implementatietraject(september 2008) van het KinderROND vastgelegd moeten worden. Voor de gebruikers van de behandelcommunicatiestructuur KinderROND, medewerkers van De Sprienke en Reigerbos, vraagt dit een goede scholing om te kunnen omgaan met het invullen van de verschillende formulieren. Deze scholing zal enerzijds moeten bestaan uit het inhoudelijk kunnen invullen van de formulieren en anderzijds het kunnen omgaan met het digitale systeem waarbinnen deze formulieren worden gebruikt. Aan het begin van het implementatietraject zal deze scholing moeten plaatsvinden. Een plan hiervoor is in ontwikkeling. Het toepassen van de behandelcommunicatiestructuur KinderROND vraagt om verschillende competenties (zo bleek uit de studiedag kwaliteitsbewaking KinderROND). Naar voren kwamen de specifieke vaardigheden om de hulpvraag bij ouders en kind uit te vragen, om positief te formuleren, om SMART doelstellingen te maken en een kernpunt te formuleren. Om deze competenties zich eigen te maken hebben medewerkers van De Sprienke en Reigerbos wellicht trainingen nodig op deze specifieke onderdelen. De kwaliteitsbewakers kunnen in deze trainingen een rol van betekenis spelen. Deze trainingen kunnen hun beslag krijgen in het implementatietraject na de eerste evaluatie in december 2008. Communicatie met ouders over de voorgestelde behandelcommunicatiestructuur vormt een belangrijk aandachtspunt. Ouders moeten op de hoogte worden gesteld welke kinderen wel een BLP bespreking krijgen en welke niet. Welke criteria gelden zijn daarvoor opgesteld? Hetzelfde geldt voor OOA. Welke criteria bepalen waarom kinderen wel of niet groeps-ooa krijgen? De middelen die nodig zijn voor het kunnen laten slagen van de implementatie KinderROND liggen op het vlak van huisvesting en ICT. Medewerkers hebben ruimtes nodig waarin zijn hun werkzaamheden als professionals kunnen uitvoeren. Dat zijn directe en indirecte patiënt gebonden werkzaamheden die nodig zijn om het primaire proces van patiëntenzorg te kunnen laten slagen. Op ICT gebied betekent dat een mogelijkheid om goede informatie te kunnen verstrekken aan collega s en ouders door middel van verslaglegging. De verslaglegging vindt plaats op PC s en moet overal binnen De Sprienke en Reigerbos mogelijk zijn. 3
2. Doelstellingen implementatie KinderROND. In het plan van aanpak implementatie KinderROND zijn de vragen beschreven. Deze vragen zullen in het implementatiejaar beantwoord moeten worden: Kunnen alle medewerkers van De Sprienke en Reigerbos de handleiding van de communicatiestructuur KinderROND op effectieve wijze toepassen, zowel organisatorisch, als inhoudelijk? Aan het einde van het implementatietraject zijn de volgende vragen beantwoord: Verloopt het invullen van de BLP formulieren inhoudelijk op een adequaat wijze? Zijn medewerkers van De Sprienke en Reigerbos voldoende geschoold in het toepassen van KinderROND? Is er een plan ontwikkeld voor continue kwaliteitsbewaking van het toepassen van de principes van KinderROND? Is het voor alle medewerkers duidelijk hoe OOA aangevraagd, georganiseerd en uitgevoerd wordt? Is het voor alle medewerkers duidelijk hoe de planning van RBU s en OOA s wordt geregeld en hoe wijzigingen daarin kunnen worden aangevraagd? Verloopt het voorzitten van BLP s en klassenteams op de duidelijke georganiseerde manier? Wordt de eindredactie van de formulieren adequaat uitgevoerd? Zijn ouders tevreden over de nieuwe samenwerkingsvorm, maw. zijn ouders tevreden over de verslaglegging en de BLP overleggen. Zijn medewerkers tevreden over de nieuwe behandelcommunicatiestructuur KinderROND? Weten ouders welke criteria er zijn opgesteld voor het wel of niet plaatsvinden van een BLP bespreking en groeps-ooa? Is het mogelijk om verslaglegging te doen van de werkzaamheden in het KinderROND verslag (BLP formulier), op PC s in De Sprienke en Reigerbos? Voldoet het formulier aan de gestelde eisen: is het leesbaar voor ouders en kunnen alle onderwerpen die te maken hebben met de zorg rondom een kind in het versslag gedocumenteerd worden? Zijn de behandelruimtes voldoende qua inrichting en oppervlak om de zorg aan een kind te kunnen bieden? Zijn de kantoren voldoende qua inrichting en oppervlak om de indirecte werkzaamheden rondom de zorg van het kind te kunnen uitvoeren? Het uiteindelijke resultaat van de implementatie van KinderROND zal zijn: 1. Een handleiding en een communicatiestructuur die voor beide organisaties en ouders het volgende opleveren. Een gestroomlijnde behandelcommunicatie: afstemmen en vaststellen van de plannen van verschillende medewerkers die betrokken zijn bij een kind. Alle medewerkers die betrokken zijn bij een kind en de ouders vormen samen een team. Een samenhangend plan van het team, optimaal afgestemd op de wensen van het kind en de ouders. 1 kind, 1 plan, een klein team (maw.: zo weinig mogelijk therapeuten betrokken bij 1 klas). 2. Een samenwerking, die de gestelde doelen in de visie van de handleiding KinderROND kan verwezenlijken en binnen alle groepen van de verschillende leerwegen wordt toegepast. 4
3. Enquête. Om te weten te komen hoe de medewerkers van de school en het kinderrevalidatiecentrum het werken met de nieuwe behandelcommunicatiestructuur ervaren is er een enquête verspreid onder alle medewerkers van de school en het revalidatiecentrum. In deze enquête worden 20 vragen gesteld over onderwerpen waar medewerkers binnen het KinderROND mee te maken hebben: het kinderrond/ EKEP als structuur, de BLP formulieren, de vergaderstructuur, de meeloopdagen, kwaliteitsbewakers, ICT, de infomap KinderROND en scholing. De enquête is te lezen in bijlage 1. Er zijn 130 enquêtes verspreid en er zijn er 35 ingevuld geretourneerd. De respons was 27%. De enquêtes zijn over het algemeen volledig ingevuld. Er zijn ook een aantal enquêtes onvolledig ingevuld. Daarom verschilt het aantal antwoorden per vraag. De uitslag van de enquête is te lezen in bijlage 2. Nu volgt een interpretatie van de uitslag per vraag. KinderROND/EKEP Is KinderROND als behandelcommunicatie structuur een meerwaarde voor ouders? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt het een meerwaarde. Is KinderROND als behandelcommunicatie structuur een verbetering voor het interdisciplinair behandelen? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt het een verbetering. We zijn nu 6 maanden bezig met KinderROND. Hoe kijk je aan tegen jouw rol binnen KinderROND? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt zijn eigen rol goed werkzaam. BLP formulieren Voldoen de BLP formulieren(deel 1, 2, 3) qua bruikbaarheid? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt de formulieren bruikbaar. Voldoen de BLP formulieren qua lay-out? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt de lay-out voldoen. Weet je waar je de informatie betreffende het kind en zijn omgeving kwijt kunt in de BLP formulieren? Het grootste gedeelte van de respondenten weet waar de informatie in het formulier geschreven kan worden. Vergaderstructuur Is het doel van de klassenteams duidelijk? Een groot gedeelte van de respondenten vindt het doel onduidelijk. Wordt het klassenteam gebruikt om doelstellingen bij te stellen? Een groot gedeelte van de respondenten vindt dat het klassenteam zelden gebruikt wordt om doelstellingen bij te stellen. Wordt het klassenteam gebruikt om onderling af te stemmen? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt altijd. 5
Wordt het klassenteam gebruikt om afspraken te maken? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt altijd. Wordt tijdens het klassenteam het kernpunt vastgesteld? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt altijd. Worden tijdens de BLP de hoofddoelstelling, onderwijs- en behandeldoelstellingen vastgesteld en geëvalueerd? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt altijd. Is er voor de BLP bespreking een organisatorische agenda en is deze duidelijk en bruikbaar? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt het goed te begrijpen. Is het duidelijk wanneer een kind, volgend schooljaar, wel of geen BLP bespreking krijgt? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt het niet duidelijk. Meeloopdagen Is de organisatie van de meeloopdagen duidelijk? Een groot gedeelte van de respondenten vindt de organisatie niet duidelijk. Kwaliteitsbewakers Is het je duidelijk wie de kwaliteitsbewakers zijn en wat hun rol is? Het grootste gedeelte van de respondenten vindt de rol van de kwaliteitsbewakers niet duidelijk. ICT Is het bekend bij wie je ondersteuning kan krijgen bij problemen aangaande ICT en Kinderrond? Bij het grootste gedeelte van de respondenten is dit onbekend. Infomap Kinderrond Gebruik je de map bij het schrijven van BLP verslagen? Het grootste gedeelte van de respondenten altijd. Gebruik je de informatie uit de map om je vragen over Kinderrond beantwoord te krijgen? Het grootste gedeelte van de respondenten altijd. Scholing Heb je nog scholing nodig om goed met het KinderROND te kunnen werken? Het grootste gedeelte van de respondenten heeft geen scholing nodig. Op de vraag wat er volgens jou nog nodig is om het KinderROND te verbeteren? zijn de volgende trends te lezen: De klassenteams kunnen verbeteren door een agenda, door interdisciplinair overleg over de behandeling van kinderen, een hogere frequentie en een betere planning. De meeloopdagen kunnen verbeteren door een beteren spreiding per groep, meer tijd om met ouders te praten, en 1 ouderpaar per groep. Een beteren invuldiscipline en betrokkenheid bij het invullen van de formulieren. 6
4. Conclusies een aanbevelingen enquête medewerkers. Het grootste gedeelte van de respondenten vindt het KinderROND meerwaarde voor ouders, een verbetering voor het interdisciplinair behandelen en vindt zijn/haar eigen rol goed werkzaam. Ten aanzien van de BLP formulieren is het grootste gedeelte van de respondenten tevreden over de bruikbaarheid en lay-out en weet men waar de informatie betreffende het kind kwijt kan. Over de klassenteams vindt het grootste gedeelte van de respondenten dat het doel van de klassenteams onduidelijk is en wordt het team te weinig gebruikt om doelstellingen bij te stellen. Met wil graag een agenda, interdisciplinair overleg over de behandeling van kinderen, een hogere frequentie en een betere planning. Het grootste gedeelte van de respondenten weet niet wanneer een kind volgend schooljaar wel of geen BLP bespreking krijgt, vindt de organisatie van de meeloopdag onduidelijk en vindt de rol van de kwaliteitsbewakers onduidelijk. Tevens is het grootste gedeelte onbekend bij men ondersteuning kan krijgen aangaande ICT. De vorm en de inhoud van de klassenteams zal onder de loep genomen worden in het projectteam KinderROND en in de werkgroep kwaliteitsbewaking. Vanuit de werkgroep kwaliteitsbewaking zal er een voorstel geformuleerd worden, waarin het klassenteam in een aangepaste vorm en met een aangepast inhoud gepresenteerd wordt. De BLP criteria, wanneer een leerling wel of geen BLP bespreking krijgt, zal naar medewerkers gecommuniceerd moeten worden. De organisatie van de meeloopdag, hoe deze gepland wordt, wie er uitgenodigd wordt, wie wel en geen meeloopdag krijgt en wat het doel is, wordt opnieuw uitgelegd aan medewerkers. In de werkgroep kwaliteitsbewakers wordt de rol van de kwaliteitsbewakers besproken en komt er een plan waarin de rol en de taken van de kwaliteitsbewakers wordt gespecificeerd en gecommuniceerd naar medewerkers. De rol van de ICT als helpdesk voor ICT gerelateerde problemen wordt naar medewerkers gecommuniceerd. Daarbij geldt dat de ICT ondersteuning vanuit De Sprienke en vanuit RGZ gescheiden plaatsvindt. 7
5. Interviews met ouders Het interview met ouders heeft telefonisch plaatsgevonden. Er zijn 10 ouders benaderd, die geselecteerd zijn op de volgende criteria: er is een meeloopdag geweest voor hun kind en er heeft een BLP bespreking plaatsgevonden. Van de 10 ouders hebben er 7 antwoord gegeven op de vragen gesteld zoals in bijlage 3. De uitslag op de vragen is te lezen in bijlage 4. Hieronder volgt een interpretatie van de gegeven antwoorden. Bent u op de hoogte van de invoering van het KinderROND, de nieuwe gezamenlijke overlegstructuur van de mytylschool De Sprienke en kinderrevalidatiecentrum Reigerbos? Eén ouder geeft aan matig op de hoogte te zijn en zes zijn redelijk op de hoogte. De geïnterviewde ouders zijn op de hoogte van de invoering van EKEP. Vindt u de invoering van het KinderROND een verbetering ten opzichte van de oude overlegstructuur? Eén ouder vindt het geen verbetering, één een matige verbetering, drie een redelijke verbetering en twee een goede verbetering. De meerderheid van de geïnterviewde ouders vindt het een verbetering. Geeft de verslaglegging in het BLP formulier u de informatie die u nodig heeft? Twee ouders vinden de informatieverstrekking matig, één redelijk en vier voldoende. De meerderheid van de geïnterviewde ouders vinden de informatieverstrekking voldoende. Bent u tevreden over de BLP bespreking? Eén ouder is ontevreden, één een beetje tevreden, vier tevreden en één zeer tevreden. De meerderheid van de geïnterviewde ouders is tevreden over de BLP bespreking. Vindt u de meeloopdag zinvol? Eén ouder vindt de meeloopdag niet zinvol, één redelijk zinvol, één zinvol en vier zeer zinvol. Een meerderheid van de geïnterviewde ouders vindt de meeloopdag zinvol. Er is aan de ouders gevraagd om de antwoorden toe te lichten. De toelichting op de antwoorden wordt hier beschreven. Bent u op de hoogte van de invoering van het KinderROND, de nieuwe gezamenlijke overlegstructuur van de mytylschool De Sprienke en kinderrevalidatiecentrum Reigerbos? de informatie in de brieven was duidelijk info ontvangen, gelezen, opzij gelegd en niet in verdiept de brieven geven voldoende informatie op een ouderavond gaf de directeur enige informatie Vindt u de invoering van het KinderROND een verbetering ten opzichte van de oude overlegstructuur? in de 1 ste weken van het nieuwe schooljaar was de planning rommelig, waardoor er geen duidelijkheid was over het dagrooster van mijn kind je wordt als ouders dichterbij school en revalidatie betrokken, je kunt zien wat er gebeurt met je kind er is weinig verschil met de oude overlegvorm het grote verschil wat ik merk is dat alle therapeuten nu bij Reigerbos horen nu heb ik wel een bespreking over mijn kind, in de oude situatie niet er is in het begin veel therapietijd verloren gegaan 8
er was verwarring bij collega s onderling merkte ik, er speelde oneigenlijk processen tussen collega s het doel van EKEP is nog niet gerealiseerd Geeft de verslaglegging in het BLP formulier u de informatie die u nodig heeft? het is mij niet duidelijk hoe de doelstellingen in het lopende jaar geëvalueerd gaan worden, 1x per jaar evalueren is weinig, wellicht meer op maat evalueren en dit afspreken in de BLP vergadering het verslag geeft goed weer wat er gebeurt met je kind en de doelstellingen voor de toekomst worden duidelijk, voor iemand die niet betrokken is bij het kind geeft het verslag geen duidelijk beeld het oudervragenformulier is niet op de juiste plek terecht gekomen omdat de afspraak met de revalidatiearts niet doorging het verslag is abstract, afstandelijk en weinig persoonlijk Bent u tevreden over de BLP bespreking? de tijdsduur van het overleg is te kort en geeft een onnodige tijdsdruk externe contacten, zoals een PGB-er moeten ook uitgenodigd worden het is een afspiegeling van de situatie op school overzichtelijke doelstellingen de BLP bespreking vraagt een duidelijke agenda, zodat het voor ouders duidelijk wordt welk punt, welke bladzijde besproken word de vergadering geeft mij een zeer positief beeld van hoe er met mijn kind wordt omgegaan mijn ervaring was dat de bespreking te zakelijk is, met veel tijdsdruk, waardoor de therapeuten niet goed hun verhaal kunnen doen wanneer je weet hoe het gaat verlopen stel je je daarop in na de uitnodiging is de bespreking afgezegd en niet meer ingepland, dus niet doorgegaan Vindt u de meeloopdag zinvol? de structuur van de dag voor mijn kind was weg, het was erg druk voor mijn kind het geeft wel veel duidelijk over zaken aangaande mijn kind: therapieën, klassengebeuren misschien niet alles op 1 dag plannen leuk dat je te weten komt wat er op school gebeurt, welke methodes er gebruikt worden de realiteit van alledag van mijn kind op school wordt nu duidelijk, je mag erg dichtbij komen deze dag geeft je een goed beeld wat er met je kind gebeurt, kind vond het geweldig omdat ze kon laten zien wat er allemaal gebeurt we snappen ons kind nu beter wanneer er verteld wordt over de juf of de kinderen in de klas veel dingen wist ik al en ik vroeg mij af wat zit ik hier eigenlik te doen het is goed om met eigen ogen te zien wat er gebeurt er was 1 therapeut ziek en de andere kende mijn kind niet goed, daardoor was de meeloopdag een verloren dag. 9
6. Conclusies en aanbevelingen interviews ouders Ouders geven aan tevreden te zijn over de informatieverstrekking en zijn op de hoogte van het KinderROND. Tevens geven zij aan de invoering een verbetering te vinden. De meerderheid van de ouders vinden de informatie in het BLP formulier voldoende. De BLP besprekingen verlopen voor ouders naar tevredenheid. Ouders vinden de meeloopdag zinvol. In de toelichting die ouders op de vragen geven komen gedetailleerde op- en aanmerkingen op de verschillende onderdelen aan de orde. De invoering van het KinderROND heeft aan het begin van het schooljaar 2008-2009 gezorgd voor een onduidelijke planning, waardoor naar mening van ouders therapietijd verloren gegaan is. Te aanzien van het BLP formulier wordt opgemerkt dat het evalueren van doelstelling wellicht vaker per jaar moet plaatsvinden. Dat het verslag wellicht persoonlijker gemaakt kan worden en meer informatie moet bevatten om het voor buitenstaanders begrijpelijk te maken. De BLP besprekingen mogen volgens enkele ouders qua tijdsduur langer worden, zodat er minder tijdsdruk is. Bij de besprekingen moeten externe contacten ook uitgenodigd worden en vraagt deze vergadering een duidelijke agenda. De meeloopdag mag van een ouder gespreid worden, anders is het te druk en afgezegd worden wanneer therapeuten ziek zijn. De gegevens van de geïnterviewde ouders zullen in de werkgroep implementatie, in de werkgroep kwaliteitsbewaking en de projectgroep KinderROND besproken worden. De open aanmerkingen van ouders zijn waardevol. Ouders zijn belangrijke gesprekpartners en de klanten van mytylschool De Sprienke en kinderrevalidatiecentrum Reigerbos. De suggesties van ouders kunnen leiden tot een verbetering van de organisatie, vorm en inhoud van het KinderROND. 10