Mammoni Utrecht, 21 februari 2011
De Opening en de Agenda 21 februari 2011 Pagina 1 van 17
Verslaglegging eerste ronde Sessie 1A: Contractsduur Andre van Herk Dirk van der Endt Jan Koopman Johan Moesman Jan Willem den Otter Belangrijk is dat de 2 e inschrijver een schaduw contract krijgt, dan kan je na bijvoorbeeld een start periode van 6 maanden bij niet goed functioneren de 2 e partij inzetten. (waterval of cascade constructie) Verder zou er een bonus malus systeem moeten komen waarin je een bijv. een jaar extra kan verdienen door een hoog kwaliteitsniveau te leveren, malus dat je er uit gaat als je niet nakomt van wat in de tender is voorgeschreven. 21 februari 2011 Pagina 2 van 17
Sessie 1B: Proportionaliteit Jan Willem den Otter Casper Vlaming Arie v.d. Kooij Jos Bakker Liesbeth van Tuil Johan Moesman (later) - Gesprek gevoerd over disproportionaliteit/proportionaliteit. - Referentie op vergelijkbare gegevens moeten proportioneel zijn. - Middels een benchmark moet deze informatie inzichtelijk gemaakt worden. - Moet op basis van gestapelde omzet. - Segmenteren - kantoren - scholen - Zorg/ziekenhuizen - Industrie - Bibliotheken/archief 21 februari 2011 Pagina 3 van 17
Sessie 1C: Marktconforme prijs J. Meijboom Peter Veltkamp Willem Aichman Gert Kattenberg Henk Jaap Buikhuizen Eric Sens Simone Baatenburg Jan Gluysteen Leonard Gort Hoe check je marktconforme pricing? Iedereen heeft min of meer zelfde kostenstructuur: CAO, kosten wagenpark. Verschil zit in de bedrijfsvoering. Dus hoeveel overhead; wat investeer je? Zowel leveranciers als aanbestedende partijen zijn in de kern gebaat bij continuïteit. Vooraf zou dit kunnen worden geborgd door de ingediende extreme prijzen vanuit een gemiddelde via een maximale bandbreedte uit te sluiten. Verder zou een transparante kostprijs plus model (CAO+..%) hierbij van dienst kunnen zijn. Aandachtspunt 1 is de opstelling van het PVE. Dit moet het kaf van het koren scheiden door objectieve criteria en veel ruimte voor referenties. Aandachtspunt 2 is het controleren van conformeren aan PVE. Dit moet gecheckt blijven worden door aanbestedende partij om hierin mismanagement te voorkomen. Aandachtspunt 3 is het instellen van een proefperiode van 6 maanden, waarop de leverancier moet bewijzen dat hij conform PVE levert. De beloning ligt vervolgens in de definitieve gunning van het contract. Alternatief is het houden van 1 of 2 proefprojecten bij 2 of 3 partijen om hierin ook de trigger bij de leverancier te houden. Aandachtspunt 4 is het controleren van de gezondheid van de leverancier om te voorkomen dat het contract leidt tot het omvallen van bedrijven. Overige issues: 1- Welke prijzen vraag je op? Uurprijzen, cbm prijzen, eenheidsprijzen? 2- Hoe ga je om met inhuur buiten de CAO? 3- Let op dat je door de grootte van de contracten geen monopolie krijgt van enkele leveranciers en kwalitatief goed zelfstandig MKB volledig uitsluit. 4- Zetten we de mens nog centraal? Gaan we de kant op van de schoonmaak? 5- Werken aan onderscheidend vermogen; 6- Efficient werken 7- Beloon een goed presterende leverancier met een verlening van het contract met 1 jaar? 21 februari 2011 Pagina 4 van 17
Sessie 1 D: Waarom kiezen mensen uit gewoonte (doorbreken) Eddy Zegwaard Gert-Jan Willems Ton van Maanen Bij de verhuizer : Dag dagelijks prefereert boven innovatie en investeren in inschrijving aanbesteding Er is onvoldoende kennis en niveau om op een correcte schrijven de aanbesteding te lezen, begrijpen en in te schrijven. Onze kwaliteit meetbaar maken door gestelde KPI s en naleving Samenwerking tussen erkende verhuizers en binnen de branche vereniging. Aanbesteder / overheid Minder wisseling op inkoop management, kennis niveau Controle op uitvoering aanbesteding (kpi naleving) Kostprijs niveau binnen bandbreedte stellen en aanschrijving vooral op KPI s Suggestie Kostprijs + mark-up = KPI bepaling en daarop belonen (bonus-malus) 21 februari 2011 Pagina 5 van 17
Sessie 1E: Gunningcriteria, Gunnen op prijs of via EMVI? Paul Stover Percy Kropf Bas Kuijsten Glenn Koorn Harold Hofman Ralf Roodenburg John Gooren Christ van der Aalst Suzanne Driessen Koen Olders Jose van der Klauw Tom Stuij Hans van Staalduinen Niels de Wit Henk Briks Kelma van der Meulen Paul Kokebacker Dick van Leeuwen Veel verhuisbedrijven hebben allerlei certificaten, procedures kwaliteitshandboeken etc. Waarom zou opdrachtgever moeten kiezen voor prijs of wat zijn argumenten om het op de economisch meest voordelige inschrijving te doen? In de discussie blijft het lastig om concreet aan te geven welke beoordelingscriteria wat zeggen over de EMVI. In ieder geval vooraf duidelijk aangeven hoe er beoordeeld wordt. Wat er beoordeeld wordt is afhankelijk van de opdrachtgever zelf. Wat vindt klant belangrijk. Visie van het bedrijf Hoe ziet verhuisbedrijf de samenwerking Vraag naar referenties en de ervaring met specifieke vormen van verhuizen (overzees, ziekenhuis, laboratoria e.d.) Bereikbaarheid van verhuizer in het weekeinde, hoe gaat verhuizer om met calamiteiten, hoe snel kan verhuizer reageren, Contact zoeken met overkoepelende organisatie van verhuisbedrijven om vragen vooraf op te stellen waarop je verhuisbedrijven kunt selecteren. In de beoordeling van alle criteria ook de prijs voor een bepaald deel mee laten wegen; dus prijs : kwaliteit = 60 : 40 of 50 : 50. In dienstverlening is uiteindelijk de man op de vloer die de kwaliteit bepaald + zijn direct leidinggevende. Alle mooie verhalen ten spijt, daar is opdrachtgever naar op zoek. Hoe kom je daar achter? In de beoordelingscriteria meenemen vragen over verloopcijfers / ziekteverzuim percentages/ opleidingspercentage geven aanvullende info, maar ook niet zaligmakend. Uiteindelijk is het de opdrachtgever die aangeeft wat belangrijk is, MVO ondernemen kan een onderscheidend element zijn voor een verhuizer, wanneer opdrachtgever hier geen belang aan hecht moet dat in de beoordeling naar voren komen. In de praktijk kunnen zien hoe verhuisbedrijf werkt geeft mogelijk de beste indicatie, maar geen garantie hoe de verhuizing bij jou gaat verlopen. Mogelijkheid om case te laten beantwoorden door verhuisbedrijf, maar dan niet door directeur en/of sales medewerker, maar door bijvoorbeeld de ARBO arts of mogelijk zelfs de projectleider die aangewezen wordt om jouw verhuizing te begeleiden. 21 februari 2011 Pagina 6 van 17
Verslaglegging tweede ronde Sessie 2B: Onderscheidend vermogen Tom Stuij Glenn Koorn Percy Kropf Gert Kattenberg Sytze Bijzitter Simone Baatenburg Koen Olders M. Kamminga Liebeth van Tuil Ralf Roodenburg Jan Koopman Jelma van der Meulen J. Meijboom Henk Brinks Onderscheidend vermogen heeft toch vele te maken met de verwachtingen die er door de opdrachtgever zijn geformuleerd. Het hangt ook af van de soort verhuizingen; internationaal, particulier project enz enz. Alle verhuisbedrijven leveren in principe een goede operationele dienstverlening. Onderscheid zit hem vooral inde wijze waarop een verhuisbedrijf toegevoegde waarde creëert voor de inkopende partij. Toegevoegde waarde wordt wel al vaak geëist of gewenst bij aanbestedingen, Te denken valt aan: Uitgebreide administratie van uitgevoerde werkzaamheden Rapportage Advisering\veiligheid Vast teams die verhuizen Tijdige facturatie\bewezen samenwerkingen tussen opdrachtgever en verhuisbedrijf. Uitkomst zou zijn als het verhuisbedrijf BEWIJS van z n vroegere prestaties zou kunnen overleggen Idee: bezoek de offrerende verhuisorganisatie om zo een beeld te vormen of de inschrijver ook daadwerkelijk kan voldoen aan hetgeen inde offerte wordt aangeboden. Van de 275 verhuisbedrijven zijn er waarschijnlijk maar 30 in staat om aan hoge organisatorische eisen te voldoen. - Idee: geef ene kans voor overige dienstverlening door de inschrijver - Idee: geef bijvoorbeeld bij de gunning extra punten als de verhuismedewerkers een cursus reanimatie hebben gevolgd. Het kost geen geld en kan levens redden van de eigen medewerkers. - Idee: kijk naar het MVO gehalte van de verhuisorganisatie. 21 februari 2011 Pagina 7 van 17
Sessie 2C: kostenbeheersing versus gemak Suzanne Driessen Casper Vlaming Paul Koekebacker Wim den Otter Peter Veltkamp Willem Aichman Dick van Leeuwen Jos Bakker Hans van Staalduinen Niels de Wit Eric Sens John Gooren Jan Gluysteen In hoeverre kun je sturen op kostenbeheersing als je uren inkoopt? Er zijn enkele suggesties aangedragen: - loop voor de verhuizing met een projectleider rond, zodat deze een schatting kan maken van het aantal ingezette uren. - bouw een freeze periode in ( 2 a 3 weken voor verhuizing, eventueel afh. vd tijd die telefonie en ICT nodig hebben om mutaties door te voeren), om te voorkomen dat mutaties tot niet geraamde kosten leiden. Je kunt op twee manieren inkopen: - m3 - uren Let hierbij op, de ene m3 is de andere niet, afh. van verhuizing, binnen een pand, regionaal of interregionaal of incl. of excl. montage. Denk goed na over de scope van de aanbesteding. Voor kleine verhuizingen een raamovereenkomst afsluiten en grote verhuizingen apart op de markt zetten? Let op het drempelbedrag. 21 februari 2011 Pagina 8 van 17
Sessie 2 E: Hoe denkt een inkoper/overheid dat MVO toegepast dient te worden binnen aanbestedingen en tenders? Bas Kuijsten Ton van Maanen Dirk v.d. Ent Henk Jaap Buikema Lage opkomst doordat dit onderwerp in de 1 e sessie al diverse malen is aangesneden en besproken. De vraag werd opnieuw geformuleerd : Hoe zouden verhuisbedrijven graag zien dat inkopers MVO in hun aanbestedingen verweven? Een (deel) antwoord kwam van Ton van Maanen die aangaf dat het goed zou zijn als er überhaupt de gelegenheid zou zijn, in kleine proporties, extra punten te verdienen door duurzaam ondernemen aantoonbaar te maken als verhuisbedrijf en daardoor ook de gelegenheid te krijgen tot onderscheidend vermogen. In de discussie die op gang kwam werden meerdere onderwerpen ter tafel gebracht. Dirk v.d. Ent gaf aan dat het goed zou zijn contracten van kleinere omvang te kunnen verwerven. Met andere woorden : in zijn algemeenheid kan gesteld worden dat men liever 4 contracten van 1 miljoen boekt, dan een contract van 4 miljoen. Ook kleinere ondernemers zouden hiermee de kans krijgen om in te schrijven. 21 februari 2011 Pagina 9 van 17
Verslaglegging 21 februari 2011 Pagina 10 van 17
Verslaglegging derde ronde Sessie 3A: Waarom groot tenderen en niet verdelen. Grote contracten met 1 partner of contracten met meerdere partners Johan Moesman Wim den Otter Eric Sens Hans van Staalduinen J. Meijboom Jelma van der Meulen Henk Brinks Verschil in mening. De samenwerkingsverbanden binnen de verhuisbranche kunnen heel goed een groter landelijk contract invullen. Verhuisbedrijven die geen deel uitmaken van een samenwerkingsverband hebben toch voorkeur voor wellicht meer regionale contracten. Belangrijk is ook de omvang van de te vergeven opdracht. Grotere opdrachten in de verhuismarkt kunnen heel goed door samenwerkingsverbanden worden uitgevoerd. Ook komen de aanbestedende diensten tegemoet aan de wensen van het MKB (samenwerkingsverbanden bestaan tenslotte uit meerdere kleinere verhuisbedrijven. Aan de kant van de opdrachtgever is uniformiteit, efficiency en tijdsbesparing een belangrijk item. Als er steeds aan meerdere gecontracteerde bedrijven offerte moeten worden opgevraagd binnen 1 contract ( minicompetitie) dan kost dat veel tijd. Voor opdrachtgever zijn de bijkomende voordelen van 1 contractpartij oa minder handeling,1 aanspreekpunt, uniformiteit van dienstverlening. Bij meerdere contractpartners binnen 1 overeenkomst: Mening van verhuizers is verdeeld enerzijds ben je een van de gecontracteerde partners anderzijds steeds weer opnieuw een offerte uitbrengen voor verhuisklussen (kost tijd en geld en geeft nog geen zekerheid t.a.v. opdracht). Bovendien kan het zijn dat er voorkeur ontstaat waardoor steeds weer opdrachten naar dezelfde partner gaan. Conclusie: Per aanbesteding kritisch zijn. Omvang van de opdracht/overeenkomst is belangrijk gegeven (het is niet gauw te groot voor 1 contractpartner). Vooraf een goede marktconsultatie is belangrijk. Opdrachtgever geeft bij aanbesteden mogelijkheden t.a.v. samenwerking. Uitspraak/jurisprudentie: verhuizen is een 2B dienst???. Gebruik de soepelere regelgeving om te selecteren en te consulteren. 21 februari 2011 Pagina 11 van 17
Sessie 3B: Tarief in verband met Verantwoord inkopen Arie van der Kooij Jos Bakker Niels de Wit Bas Kuijsten Verantwoord inkopen wordt te weinig gedaan. Er wordt akkoord gegaan met tarieven die dermate laag zijn dat een bedrijf daar onmogelijk voor langere tijd de gevraagde dienst voor kan leveren. Het inkopende overheidsbedrijf gaat hier dus onverantwoord om met de belastinggelden die hem ter beschikking zijn gesteld. Gevolg is direct: een te lage kwaliteit en indirect een steeds zwakker wordende bedrijfstak. Hier is dus niemand mee geholpen. Door alleen naar de prijs te kijken kan ook het risico worden gecreëerd dat men zich zelf wil laten bedriegen. Er wordt erg weinig voor een manuur betaald maar veel te veel voor bijv. een doos. In wezen zou, als men kwaliteit even belangrijk acht als de prijs, de beoordelingswaarde van de prijs nooit boven de 50% mogen liggen Oplossingen zouden kunnen zijn: - beter definiëren van de gevraagde dienst of de gevraagde functie - Verschil aanbrengen of je voor korte of voor langere termijn inkoopt -Inkoper moet zijn interne klanten laten meebeslissen: dan vanzelfsprekend meer aandacht voor kwaliteit -Veilen zou bij inkoop van diensten verboden moeten worden -Subjectiviteit moet voorkomen worden door met meerdere aanbieders te spreken cq bedrijfsbezoeken te organiseren voordat definitieve beslissing wordt genomen -Inkopers moeten zich veel beter op de markt orienteren zodat het tarief minder waarde hoeft te hebben -Verhuisbranche zou klacht moeten indienen bij NEVI 21 februari 2011 Pagina 12 van 17
Sessie 3D: Waar loop je tegenaan bij inschrijven op Europese aanbestedingen Simone Baatenburg Glenn Koorn Tom Stuij Koen Olders Johan Moesman Ralf Roodenburg Casper Vlaming Peter Veltkamp Willem Aichman Gert-Jan Willems Christ van der Aalst Paul Stover Paul Koekebacker REFERENTIES: = moeten proportioneel zijn, in verhouding met je eigen opdracht. = niet branche gebonden, anders krijg je nooit ervaring in die branche. Zorg wel specifiek, in kantoor/school omgeving niet = reëel zijn naar wat de markt kan bieden Referenties worden niet altijd nagebeld, wel doen + mogelijk vragen naar knelpunten. Bij opgave van referenties gebruik maken van vaste vragen. Niet alsmaar wat anders vragen, referenten worden alsmaar lastig gevallen met weer wat nieuws. OMZET EIS: = proportioneel zijn, nu 3 x eigen omzet, wordt mogelijk 2 x eigen omzet. Nieuwe aanbestedingsweg in de maak = meer specifiek maken = in verhouding zetten met de investeringen die je als verhuisbedrijf moet doen Ook eigen afweging als inschrijver; welk risico wil je nemen bij wel/niet inschrijven en in je eigen continuïteit. TRANSPARANTIE van de inschrijving en beoordeling = timing van wat je vraagt in de procedure vastleggen, wanneer ga je referenties nabellen? = vragen naar business case of referentie proces, omdat uitvoering vaak anders loopt dan hetgeen wordt ingekocht = inschrijver heeft motto het komt wel goed en regelen het wel, terwijl bij onduidelijkheid juist de verantwoordelijkheid is om via een nota van inlichtingen duidelijkheid te vragen. Komt de samenwerking in de toekomst ten goede. = inkoop gekoppeld aan contractbeheer werkt goed = gevraagde dienst moet goed omschreven zijn om juiste prijs op te geven. Navragen bij onduidelijkheden 21 februari 2011 Pagina 13 van 17
TARIEF UITVRAAG: Bij contracten worden niet alle tarieven gevraagd = er worden slecht een paar tarieven gevraagd, terwijl de uitvoering heel anders gaat lopen en daarmee de verrekening van diensten moeilijk wordt. = te veel onderdelen worden geacht te zijn samengevat in algemene verrekeneenheden = samenstelling van de je aanbestedingsdienst, niet alleen inkoop, maar ook facilitair, om kwaliteit van je pve te waarborgen MINIMALE KOSTPRIJS OPGEVEN: = moet aanbestedende dienst deze opgeven? Neen is verantwoordelijkheid van de branche zelf. Innovatie moet mogelijk zijn en gewaardeerd worden. = is de bodem met tarieven bereikt? De ene zegt duidelijk ja, de ander verschilt daarvan van mening = zoeken naar partnership door bijvoorbeeld alleen de marge op de diensten te vermelden, wat ga je verdienen bij ons, en vervolgens aan het werk gaan (ikea?) = marktconforme prijs bestaat uit het gemiddelde van de opgegeven prijzen minus de hoogste aanbieding en de laagste aanbieding = prijzen moeten vervolgens liggen + en 10% van dit gemiddelde = oppassen voor het kopen van omzet. Zou je als organisatie niet moeten willen, je haalt de discussie en problemen in huis. Kwaliteit valt niet meer waar te maken. 21 februari 2011 Pagina 14 van 17
Sessie 3E: Standaard format bij aanbestedingen Dirk van der Ent Jan Gluysteen Peter Overvliet Liesbeth van Tuil Ton van Maanen Leonard Gort H. Hofman Henk Jaap Buikema Standaard format bij aanbestedingen zou moeten leiden tot vereenvoudiging en eenduidigheid bij aanbestedingen. Binnen Pianoo is een bestekken bibliotheek waaruit momenteel informatie gehaald kan worden. Er wordt gewerkt met categorie management maar voor verhuisdiensten bestaat deze nog niet. De discussie leert dat een vorm van een handleiding tbv de aanbestedende dienst het meest zinvol zal zijn. Deze zal het best gedragen worden wanneer van de inkoopzijde en de branche samen hieraan invulling wordt gegeven De handleiding geeft ook een duidelijke vorm aan controle op genoemde punten. Tevens levert het een kostenbesparing op doordat minder tijd aan uitschrijven en consultant wordt besteed. Momenteel wordt binnen een andere branche gewerkt met een beslisboom. Kees zal gevraagd worden dit vanuit de branche aan te vliegen. 21 februari 2011 Pagina 15 van 17
Afsluiting 21 februari 2011 Pagina 16 van 17