ICT hardware en aanvullende dienstverlening gemeente Den Helder

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen ICT hardware en aanvullende dienstverlening gemeente Den Helder Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: ICT hardware en aanvullende dienstverlening gemeente Den Helder Gemeente Den Helder ID Omschrijving: Het leveren van ICT hardware en aanvullende dienstverlening tbv de gemeente Den Helder. Toelichting: Betreft Bijlage 13 Referenties 1 Vraag Gaat u er, gezien in de inschrijflast, mee akkoord dat de ondertekende tevredenheidsverklaring van de referent in de verificatiefase wordt verstrekt? Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. De ondertekende tevredenheidsverklaring dient bij de inschrijving ingediend te worden. Betreft PvE Vraag Inschrijver dient diverse ICT-hardware gerelateerde diensten te kunnen leveren. Onze ervaring leert dat de foutmarges bij de uitvoer van diensten hierdoor beperkt wordt en u profiteert van één aanspreekpunt. Kunt u daarom bevestigen dat deze diensten door inschrijver in eigen beheer dienen te worden uitgevoerd? Het staat de inschrijver vrij haar bedrijfsvoering in te richten zoals dat door haar gewenst is. Uiteraard blijft de inschrijver verantwoordelijk voor de uitvoering van de diensten. Betreft Webshop 3 Vraag U geeft bij het subgunningscriterium kwaliteit 6 punten aan waaraan moet worden voldaan. Kunt u bevestigen dat u alleen gaat beoordelen op functionele eisen? De webshop wordt beoordeeld op: Zoekfunctie; Productvergelijk; Overzichtelijkheid; Volgen van bestellingen; Raadplegen van bestelhistorie; Actuele voorraadstatus en levertijden. Dit zijn objectief te meten criteria. Subjectieve zaken zoals esthetische waarde worden niet in de beoordeling meegenomen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 8

2 Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft 6.2 Kwaliteit 4 Vraag U geeft aan dat de beoordelingscommissie bestaat uit 1 inhoudelijk deskundige op ICTgebied en 1 adviseur inkoop. Om de objectivering van individuele meningen mogelijk te maken blijkt uit vaste jurisprudentie dat de beoordelingscommissie uit tenminste 5 personen dient te bestaan. Hoe gaat u een optimale objectivering garanderen? De beoordeling door 5 personen staat niet in verhouding tot de aard en omvang van deze aanbestedingsprocedure. Om de objectiviteit te vergroten wordt de beoordelingscommissie uitgebreid met 2 extra inhoudelijke deskundigen op ICT-gebied. De beoordelingscommissie bestaat uit 4 personen. Betreft 6.1 Prijs 5 Vraag U geeft aan dat de Inschrijver met de hoogste totale fictieve korting de meeste punten scoort. De prijzen op de webshops van de diverse Inschrijvers zijn niet gelijk en een kortingspercentage biedt volgens ons geen gelijk uitgangspunt, waardoor Inschrijvingen niet met elkaar vergeleken kunnen worden. Daarom vragen wij u dit punt te heroverwegen en te wijzigen in: een opslagpercentage op de inkoopprijzen bij de fabrikant. Gaat u hiermee akkoord? Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. Het gunningscriterium Prijs blijft ongewijzigd van toepassing. De gemeente Den Helder is zich ervan bewust dat kortingspercentages zonder de bijbehorende bruto prijzen geen garantie zijn voor de het inkopen tegen de meest gunstige prijzen. De prijzen tijdens de looptijd van de overeenkomst, zullen naast de geleverde dienstverlening en beschikbaarheid van producten een belangrijke reden zijn om wel of geen gebruik te maken van het (volgende) optiejaar. Daarnaast zijn in het programma van eisen meerdere eisen opgenomen waarmee de gemeente Den Helder kan controleren of de geboden prijzen marktconform zijn en de mogelijkheid heeft om bij te hoge prijzen een offerte bij een andere leverancier op te vragen en de producten daar af te nemen. Tevens is als gunningscriterium de prijsgarantie opgenomen. Betreft 3.5 Huidige en verwachte situatie 6 Vraag U geeft aan dat u Apple producten wilt gaan aanschaffen. Bent u bereid aan uw PvE toe te voegen dat Inschrijver de status van Apple Authorized Reseller moet bezitten, teneinde goede technische ondersteuning te kunnen verlenen? Nee, er worden geen specifieke reseller statussen gevraagd. U dient in staat te zijn conform het gestelde in de offerteaanvraag en het programma van eisen te leveren en de gevraagde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Betreft Pag Webshop / pag ontzorging 7 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 8

3 Aanbestedende dienst kent maximaal 15 punten toe aan proefaccount Webshop. Een webshop is een moment opname en kan later altijd volledig naar de wensen van de gemeente Den Helder op maat worden aangepast. U kent voor Ontzorging echter maximaal 10 punten toe. Ontzorging zorgt juist voor continuïteit en kan veel besparing opleveren door dienstverlening die de leverancier kan bieden. U geeft ook zelf aan niet op zoek te zijn naar een dozenschuiver, met name Web shops profileren zich vaak als dozenschuiver. Om u de kwaliteit te kunnen bieden en dit ook goed te kunnen beoordelen, vraagt inschrijver of gemeente Den Helder de toe te kennen punten voor ontzorging wil verhogen en op Webshop te verlagen, Is aanbestedende dienst hiertoe bereid? Nee, hiertoe is de gemeente Den Helder niet bereid. De gunningscriteria geven weer waar de gemeente het meeste waarde aan hecht. De gunningscriteria blijven ongewijzigd van toepassing. Betreft Pag Prijs kortingspercentage hardware 8 Vraag De aanbestedende dienst vraagt hier een minimaal kortingspercentage op te geven. Het betreft hier PC - Thin Client - Notebooks - beeldscherm Smartphone Tablet - Accessoires. Deze kunnen aangeboden worden van verschillende fabrikanten, lang niet alle Vendors gebruiken transparante prijzen Waar een korting op gegeven kan worden, zeker bij accessoires is dat haast ondoenlijk. Daarnaast is het vrij eenvoudige hogere prijzen te hanteren waar automatisch hogere kortingen op gegeven kunnen worden. Tevens ontneemt u inschrijver de keuze om een ander merk aan te bieden, wat conform de aanbestedingsregels niet is toegestaan. Inschrijver verzoekt dan ook om strategisch inschrijven te voorkomen en om zoals in eis 5.11 aangegeven een maximale opslag van 4% te hanteren. Is gemeente Den Helder bereid kortingspercentage te laten vervallen. Nee, de gemeente laat het kortingspercentage niet vervallen. De gemeente Den Helder is zich ervan bewust dat kortingspercentages zonder de bijbehorende bruto prijzen geen garantie zijn voor de het inkopen tegen de meest gunstige prijzen. De prijzen tijdens de looptijd van de overeenkomst, zullen naast de geleverde dienstverlening en beschikbaarheid van producten een belangrijke reden zijn om wel of geen gebruik te maken van het (volgende) optiejaar. Daarnaast zijn in het programma van eisen meerdere eisen opgenomen waarmee de gemeente Den Helder kan controleren of de geboden prijzen marktconform zijn en de mogelijkheid heeft om bij te hoge prijzen een offerte bij een andere leverancier op te vragen en de producten daar af te nemen. De gemeente Den Helder kan er ieder moment voor kiezen om andere merken in te kopen waarvoor geen kortingspercentage geoffreerd dient te worden. Dat slechts voor deze merken een kortingspercentage wordt gevraagd betekent niet dat er geen andere merken worden ingekocht. Bij het inkopen van andere merken zijn de prijzen die op dat moment in uw webshop gelden van toepassing. Waarbij eis 5.11, net als alle eisen in de offerteaanvraag, van toepassing is. Betreft Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 8

4 U bevestigt dat indien er voor de levering gebruik wordt gemaakt van rolcontainers hiervoor geen kosten in rekening worden gebracht. Rolcontainers zullen conform nadere afspraak binnen redelijke termijn beschikbaar aan Leverancier worden gesteld. Wat verstaat de gemeente Den Helder onder een redelijke termijn? Opdrachtnemer maakt logischerwijs interne kosten voor deze dienst en vraagt zich af hoe reëel het is te eisen dat het gebruik maken van rolcontainers kosteloos zou moeten gebeuren. De gemeente Den Helder betaald geen kosten voor het door de Leverancier gebruik maken van rolcontainers. Rolcontainers zullen alleen ingezet worden bij het uitleveren van bestellingen van een noemenswaardige omvang. Onder redelijke termijn wordt verstaan binnen 3 weken en waar mogelijk eerder. Betreft 6.1 prijs 10 Vraag U stelt dat wij een minimale kortingspercentage moeten afgeven, wat is ons startpunt waar we onze kortingspercentage op moeten afgeven (bijvoorbeeld de listprijs van de fabrikant) Het minimale kortingspercentage dat u dient op te geven is het minimale kortingspercentage ten opzichte van de prijzen in uw openbare webshop. Betreft Programma van Eisen, Eis Vraag Aanbestedende dienst eist dat gedurende de looptijd van de raamovereenkomst de prijsopgave van inschrijvers te allen tijde concurrerend is door prijzen te corrigeren naar het laagste prijsniveau, indien geconstateerd wordt dat de door inschrijvers geoffreerde prijzen niet de laagste prijzen zijn die op dat moment gelden. Kunt u aangeven met welke aanbieders u dat gaat vergelijken? Zijn dat inschrijvers op deze aanbesteding? Wij verzoeken u om te vergelijken met vergelijkbare IT-leveranciers en daarbij rekening te houden met aantallen, beschikbaarheid en levertijd. Gaat u hiermee akkoord? Ja, hiermee gaat de gemeente Den Helder akkoord. De vergelijking vindt plaats t.o.v. andere inschrijvers op deze aanbesteding. Betreft Programma van Eisen, Eis Vraag Aanbestedende dienst geeft aan dat er geen mogelijkheid is, dat het plaatsen van orders via de openbare webshop of via het eventueel voor de gemeente Den Helder beschikbare besloten deel van de webshop, kan leiden tot verschillende prijzen. Het hanteren van een kortingspercentage resulteert in verschillende prijzen ten voordele van Gemeente Den Helder, wat resulteert in verschillende prijzen in het besloten deel van de webshop die afwijkt van de openbare webshop. Gaarne deze eis schrappen. Gaat u hiermee akkoord? De gemeente Den Helder bedoelt hiermee dat de bruto prijs voor hetzelfde artikel in de openbare webshop en in het besloten gedeelte van de webshop niet van elkaar mag verschillen. Betreft Programma van Eisen, Eis 5.2 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 8

5 13 Vraag Aanbestedende dienst eist dat het minimale kortingspercentage gebaseerd is op de openbare webshop vermelde prijzen. Inschrijvers kunnen verschillende prijzen weergeven in de openbare webshop, wat kan resulteren in een strategische inschrijving. Inschrijvers met hoge prijzen in de webshop zullen hogere kortingspercentages aanbieden. Wij vragen u dringend om de prijsopbouw aan te passen naar een inkoopprijs + opslagpercentage en daarbij het minimale opslagpercentage per productgroep op +2% te stellen om appels met appels te vergelijken en strategische inschrijving te voorkomen. Gaat u hiermee akkoord U geeft aan de inschrijvers in hun webshop verschillende prijzen kunnen weergeven. In uw webshop dient voor hetzelfde artikel slechts een prijs te vinden te zijn. De gemeente Den Helder is zich ervan bewust dat kortingspercentages zonder de bijbehorende bruto prijzen geen garantie zijn voor de het inkopen tegen de meest gunstige prijzen. De prijzen tijdens de looptijd van de overeenkomst, zullen naast de geleverde dienstverlening en beschikbaarheid van producten een belangrijke reden zijn om wel of geen gebruik te maken van het (volgende) optiejaar. Daarnaast zijn in het programma van eisen meerdere eisen opgenomen waarmee de gemeente Den Helder kan controleren of de geboden prijzen marktconform zijn en de mogelijkheid heeft om bij te hoge prijzen een offerte bij een andere leverancier op te vragen en de producten daar af te nemen. Betreft Programma van Eisen, Eis Vraag Aanbestedende dienst eist dat inschrijvers het gebruikte verpakkingsmateriaal en de pallets op aangeven van de gemeente Den Helder kosteloos retour nemen. Echter geeft u aan in eis 3.7 en 3.8 dat de tarieven voor hierboven genoemde dienstverlening onderling worden overeengekomen. Graag het woord kosteloos uit eis 4.22 schrappen. Gaat u hiermee akkoord? Eis 3.8 van het Programma van Eisen wordt als volgt aangepast: De dienstverlening zoals beschreven in 3.7 zal niet bij iedere opdracht worden gevraagd. Indien de gemeente Den Helder gebruik wil maken van (een deel van) deze dienstverlening worden de tarieven hiervoor, voor het verlenen van de opdracht, in onderling overleg overeengekomen. De tarieven die voor de dienen realistisch en marktconform te zijn. De hoogte van de tarieven zal voor de gemeente Den Helder bepalend zijn of er wel of geen gebruik van wordt gemaakt. De volgende dienstverlening wordt kosteloos uitgevoerd: Uitpakken op locatie; Afvoer en demontage van end-of-life apparatuur; Milieuvriendelijke afvoer van verpakkingsmaterialen. Eis 4.22 van het Programma van Eisen blijft ongewijzigd van toepassing. Betreft Programma van Eisen, Eis Vraag Aanbestedende dienst eist dat te leveren producten degelijk beschermd worden aangeleverd aan de gemeente Den Helder en dat kosten van ontpakken op de locatie kosteloos plaatsvindt. Echter geeft u aan in eis 3.7 en 3.8 dat de tarieven voor ontpakken in onderling overleg worden overeengekomen. Graag het woord kosteloos uit eis 4.19 schrappen. Gaat u hiermee akkoord Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 8

6 Eis 3.8 van het Programma van Eisen wordt als volgt aangepast: De dienstverlening zoals beschreven in 3.7 zal niet bij iedere opdracht worden gevraagd. Indien de gemeente Den Helder gebruik wil maken van (een deel van) deze dienstverlening worden de tarieven hiervoor, voor het verlenen van de opdracht, in onderling overleg overeengekomen. De tarieven die voor de dienen realistisch en marktconform te zijn. De hoogte van de tarieven zal voor de gemeente Den Helder bepalend zijn of er wel of geen gebruik van wordt gemaakt. De volgende dienstverlening wordt kosteloos uitgevoerd: Uitpakken op locatie; Afvoer en demontage van end-of-life apparatuur; Milieuvriendelijke afvoer van verpakkingsmaterialen. Eis 4.19 van het Programma van Eisen blijft ongewijzigd van toepassing. Betreft Programma van Eisen, Eis Vraag U eist een uiterlijke levertijd van 10 werkdagen na het plaatsen van de bestelling. Echter voor built-to-order hardware geldt normaliter een levertijd van circa 14 werkdagen. Bent u bereid om de leveringstermijn te verlengen tot die 14 werkdagen? De levertijd van 10 werkdagen blijft ongewijzigd van toepassing. Echter de levertijd van builtto-order hardware wordt aangepast naar 14 werkdagen. Betreft Programma van eisen, eis Vraag Aanbestedende dienst eist dat het tijdstip van aflevering op de afleverlocatie minimaal één werkdag van te voren onder vermelding van het dagdeel (halve werkdag) waarop de levering zal plaatsvinden aan gemeente Den Helder te bevestigen. Een exacte tijdstip kan alleen worden gegarandeerd indien inschrijvers bestellingen door een koerier laten bezorgen. Graag de eis aanpassen naar vermelding van de dag waarop de levering zal plaatsvinden aan de gemeente Den Helder. Gaat u hiermee akkoord? Ja, hiermee gaat de gemeente Den Helder akkoord. Betreft programma van eisen, eis Vraag Het is hoogst ongebruikelijk een getekende afleverbon aan de factuur te hechten. Ervaring leert dat er nimmer discussie over is of een product is afgeleverd. Inschrijver verzoekt het aanhechten van een aflever bon alleen te eisen indien blijkt dat bij inschrijver frequente onduidelijkheid bestaat ten aanzien van de leveringen. Gaat u hiermee akkoord? Ja, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. Eis 4.10 van het Programma van Eisen blijft ongewijzigd van toepassing. Betreft paragraaf Ontzorging 19 Vraag Om de aanbestedende dienst een goed beeld te geven van de kwaliteiten van de inschrijver over ontzorging, verzoekt inschrijver u het antwoord voor wens 4 uit te breiden naar maximaal 1000 woorden. Gaat u hiermee akkoord? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 8

7 Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. Uw antwoord dient per subgunningscriterium weergegeven te worden in maximaal 1,5 A4, lettergrootte 10. Betreft paragraaf Prijsgarantie 20 Vraag Om de aanbestedende dienst een goed beeld te geven van de kwaliteiten van de inschrijver over prijsgarantie, verzoekt inschrijver u het antwoord voor wens 3 uit te breiden naar maximaal 1000 woorden. Gaat u hiermee akkoord? Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. Uw antwoord dient per subgunningscriterium weergegeven te worden in maximaal 1,5 A4, lettergrootte 10. Betreft Paragraaf Beschikbaarheid 21 Vraag Om de aanbestedende dienst een goed beeld te geven van de kwaliteiten van de inschrijver over de hoge mate beschikbaarheid, verzoekt inschrijver u het antwoord voor wens 2 uit te breiden naar maximaal 1000 woorden. Gaat u hiermee akkoord? Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. Uw antwoord dient per subgunningscriterium weergegeven te worden in maximaal 1,5 A4, lettergrootte 10. Betreft Bestek, paragraaf webshop 22 Vraag Om de aanbestedende dienst een goed beeld te kunnen geven van de kwaliteiten van de inschrijver over de webshop, verzoekt inschrijver u het antwoord voor wens 1 uit te breiden naar maximaal 1000 woorden. Gaat u hiermee akkoord? Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. Uw antwoord dient per subgunningscriterium weergegeven te worden in maximaal 1,5 A4, lettergrootte 10. Betreft Bestek, paragraaf 6.1 Prijs 23 Vraag De beoordeling van het subgunningscriterium kortingspercentage geschiedt door de onderstaande formule: (hoogste kortingspercentage / laagste kortingspercentage) x 50 = score De opbouw van de formule is onjuist. Bovenstaande formule kan in een score groter dan 50 resuluteren Gaarne aanpassen naar: (Uw laagste kortingspercentage / hoogste kortingspercentage) x 50 = score Gaat u hiermee akkoord? De fomuele is inderdaad onjuist. Echter het woord uw moet niet worden toegevoegd. De juiste formule is: (laagste kortingspercentage / hoogste kortingspercentage) x 50 = score Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 8

8 Categorie Planning Betreft Bestek, paragraaf 1.5 Planning en termijnen 24 Vraag Inschrijver verzoekt de aanbestedende dienst om de mogelijkheden voor een tweede vragenronde open te houden. Indien er nog onduidelijkheden worden vastgesteld na de eerste Nota van Inlichtingen verzoeken wij u voor een mogelijkheid om aanvullende vragen te stellen. Gaat u hiermee akkoord? Nee, hiermee gaat de gemeente Den Helder niet akkoord. De inschrijvers hebben de gelegenheid gekregen om vragen te stellen en de in deze Nota van Inlichtingen gegeven antwoorden op deze vragen zijn definitief. Betreft Programma van Eisen, Eis Vraag Aanbestedende dienst eist dat alle apparatuur en componenten die aan gemeente Den Helder levert, nieuw zijn en samengesteld uit deugdelijke onderdelen. Kunt u bevestigen dat apparatuur uit het zgn. grijze circuit ook zijn uitgesloten? Nee, apparatuur uit het zgn. "grijze circuit" is niet uitgesloten, mits deze apparatuur voldoet aan alle in de offerteaanvraag en deze Nota van Inlichtingen gestelde eisen. Betreft 3.5 huidige en verwachte situatie 26 Vraag Kun u aangeven welke specificaties uw huidige situatie (CMDB) betreft. Zodat wij inzichtelijk hebben om wat voor producten het gaat. Per fabrikant en per productgroep en productgroep worden er verschillende kortingspercentages gegeven. En op de manier die u heeft omschreven is dit onmogelijk om vast te stellen. Nee, de gemeente Den Helder kan dit niet verder inzichtelijk maken. Alle gegevens die bekend zijn, zijn in de offerteaanvraag opgenomen. Betreft Vraag U bevestigt dat, in geval van (landelijke) acties/aanbiedingen van uw eigen organisatie of een producent, gemeente Den Helder ook van deze speciale condities gebruik kunnen maken. Opdrachtnemer is bereid akkoord te gaan met deze eis. Om misverstanden te voorkomen gaat Opdrachtnemer in deze situatie er wel vanuit dat Opdrachtgever niet verwacht dat over de openbare actie/aanbiedinsgsprijs ook nog eens extra de minimale kortingspercentages van kracht zullen zijn? De gemeente beoogt met deze aanbesteding oa tegen gunstigere prijzen te kunnen inkopen dan wanneer er zonder contract op de openbare webshop besteld wordt. De gemeente betaalt altijd de laagst mogelijke prijs. Als de openbare actie/aanbiedinsgsprijs lager is dan de bruto prijs minus het afgesproken kortingspercentage wordt de openbare actie/aanbiedinsgsprijs betaald. Als de bruto prijs minus het afgesproken kortingspercentage lager is dan de openbare actie/aanbiedinsgsprijs wordt de bruto prijs minus het afgesproken kortingspercentage betaald. De gemeente Den Helder benadrukt dat het hier gaat om eenmalige en tijdelijke openbare actie/aanbiedingsprijzen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 8