2e Nota van Inlichtingen Slachtofferhulp Nederland

Transcriptie

1 2e Nota van Inlichtingen Slachtofferhulp Nederland Levering ICT Hardware Referentie: SHN1602 Datum: Versie: 2.0

2 1. Inschrijver kan zich voorstellen dat er situaties zijn waarbij een uitvraag van Aanbestedende Dienst zodanig is, dat een inschrijver niet de in deze fase geboden korting kan aanbieden. Gezien de deelname aan minicompetities vrijwillig is, kan inschrijver er in dat geval voor kiezen om niet mee te doen. Bij opdrachten van euro leest Inschrijver in 5.3 b dat een directe bestelling geaccepteerd of geweigerd kan worden. Is de veronderstelling correct dat Inschrijvers niet verplicht zijn om bestellingen onder de euro te accepteren?hh Paragraaf: n.v.t. Raamovereenkomst 5.3b Bladzijde: n.v.t. Ja deze veronderstelling is correct. Inschrijver neemt vrijwillig deel aan minicompetities. In de definitieve overeenkomst wordt een artikel opgenomen waarin wordt vastgelegd dat, indien geen van de raamcontractanten wil\kan leveren, Slachtofferhulp Nederland vrij is andere leveranciers te benaderen. 2. Zogenaamde build to order-modellen, die speciaal naar uw wensen geconfigureerd zijn, hebben in de meeste gevallen een levertijd van minimaal 15 werkdagen. Inschrijver verzoekt u dan ook om voor deze modellen een levertijd van 15 werkdagen aan te houden. Gaat u hiermee akkoord? 3. In het geval van Build to order modellen, die bijvoorbeeld verkeerd gefabriceerd worden, is het niet mogelijk om binnen 5 werkdagen het juiste model te leveren. Inschrijver verzoekt u om in deze gevallen een termijn van 15 werkdagen aan te houden. 4. Inschrijvers hebben geen invloed op de listprijzen van fabrikanten. Is de aanname juist dat het hier enkel gaat om de genoemde kortingen en opslagpercentages? 5. Is de veronderstelling correct dat bij iedere vraag nu 12,5 punten meer te verdienen zijn? Indien dit niet juist geïnterpreteerd is, kunt u dan aangeven hoeveel punten per vraag te verdienen zijn? Raamovereenkomst 6.10 Raamovereenkomst 6.14 Raamovereenkomst 11.1 NvI vraag 1 Ja, Slachtofferhulp Nederland gaat hiermee akkoord. In de definitieve overeenkomst wordt hier een aangepaste zinsnede over opgenomen. Ja, Slachtofferhulp Nederland gaat hiermee akkoord. In de definitieve overeenkomst wordt hier een aangepaste zinsnede over opgenomen. Ja, deze aanname is correct; het gaat enkel om de genoemde kortingen en opslagpercentages. Nee, deze veronderstelling is niet correct. De 40 punten van Kwaliteitswens J5 zijn naar rato (evenredig) verdeeld over de Kwaliteitswensen J1 t/m J4. Zie ook paragraaf van het Aanbestedingsdocument ICT Hardware versie 2.0 d.d De punten verdeling is als volgt: J1 Bestelproces: 50 J2 Leveringsproces: 75 J3 Duurzaamheid: 37,5 J4 Overleg en managementrapportage: 37,5 Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 1

3 6. Is de veronderstelling correct dat het minimale opslagbedrag 0,1% bedraagt, mede ook omdat uw Bijlage K Tarief een lager percentage niet accepteert? NvI Vraag 3 Nee, deze veronderstelling is niet correct. Het is in het Excel document goed mogelijk een door u gewenst opslag percentage in te vullen. Daarbij is manipulatief inschrijven niet toegestaan. Bovendien is Inschrijver na gunning gebonden aan de bij inschrijving geoffreerde opslagpercentages per productgroep. Slachtofferhulp Nederland hanteert ook geen ander minimum percentage zoals het door u genoemde 0,1%. Ook in de door inschrijver te vullen gele cellen in bijlage K zijn geen extra beperkingen opgelegd. 7. Aanbestedende Dienst geeft aan dat voor ieder product een listprijs beschikbaar is. Naar weten van Inschrijver werkt een aantal fabrikanten niet met een (openbare) listprijs, en voor de meeste fabrikanten geldt dat er voor Build to Order modellen geen advies- of listprijs bestaat. Kunt u de uitkomst van het onderzoek waarnaar u verwijst in vraag 3 met Inschrijvers delen, cq. Aangeven waar de (openbare) list/adviesprijzen van alle A-merkfabrikanten te vinden is? 8. Indien er aantoonbaar geen openbare listprijzen van bepaalde producten zijn, kunt u dan aangeven hoe inschrijvers tijdens de aanbestedingsfase of minicompetities moeten handelen? Indien er geen openbare listprijzen beschikbaar zijn, bestaat de kans dat Inschrijvers fictieve listprijzen hanteren die niet verifieerbaar zijn. 9. Uit het antwoord van Aanbestedende Dienst maakt inschrijver niet op wat de toegevoegde waarde is van de voorbeeldconfiguraties, gezien de opgegeven kortingen voor ieder merk en type in de productgroep dient te gelden. Nu dienen inschrijvers als extra handeling nog een passende configuratie op te zoeken, om daar vervolgens een algemeen kortingspercentage aan te koppelen. NvI Vraag 5 NvI vraag 5 NvI vraag 9 Slachtofferhulp Nederland maakt de uitkomst van het onderzoek niet openbaar. Iedere fabrikant werkt met een normprijs en kan hiervoor een eigen term gebruiken als List Price of Adviesprijs. Zie hiervoor de definitie van Listprijs. U kunt zich vasthouden aan de door Slachtofferhulp Nederland gestelde definitie. Vragen omtrent alternatieve benamingen welke verwijzen naar de normprijs, kunt u zelf bij fabrikant stellen. In het kader van transparantie hanteert Slachtofferhulp Nederland de door de fabrikant afgegeven List Price. Zie definitie. Inschrijver dient zelf contact op te nemen met fabrikant indien er geen openbare List Price bekend is. De toegevoegde waarde van werken met voorbeeldconfiguraties, is het bieden van transparantie, compleetheid en inzicht in de omschrijving en samenstelling van het geboden product. Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 2

4 10. NvI Vraag 10 Wanneer fabrikanten al werken met listprijzen, dan hanteren ze verschillend prijsbeleid. De ene fabrikant (A) geeft een hoge adviesprijs op (bijvoorbeeld 1500 voor een laptop), maar hanteert ook hogere kortingen richting resellers en eindklanten (bv. 40%). Een andere fabrikant (B) hanteert een relatief lage adviesprijs (bv euro voor een vergelijkbare laptop) en lagere kortingen (bv standaard 25%). Slachtofferhulp Nederland bedankt Inschrijver voor het geboden advies maar houdt vast aan het gehanteerde prijsmodel. Slachtofferhulp Nederland wijst Inschrijver er op dat het calculeren van het kortingspercentage dat door Inschrijver wordt gehanteerd tot het ondernemersrisico van Inschrijver behoort en gaat niet akkoord met het voorstel om de prijsmethodiek aan te passen naar inkoopprijs + opslagpercentage. In het huidige prijsmodel dat Slachtofferhulp hanteert, doen Inschrijvers er verstandig aan om configuraties van het eerste merk aan te bieden. Immers, men Inschrijver is niet verplicht mee te doen met een Minicompetitie indien deze niet gunstig uitpakt. kan dan een hoger kortingspercentage beloven en dus meer punten krijgen. Inschrijver ziet hier talrijke problemen mee, maar de belangrijkste twee zijn: 1. In het bovengenoemde voorbeeld krijgt Slachtofferhulp de eerste laptop aangeboden. Ondanks de hogere korting op list is deze nog steeds duurder dan een vergelijkbaar model van een fabrikant met een ander prijsbeleid ( 900 vs. 750) 2. Nadat een Inschrijver heeft ingeschreven met de fabrikant met de hoge adviesprijs en hoge standaardkorting, kan in minicompetities enkel nog maar dat specifieke merk worden aangeboden. Immers, de inschrijver kan niet de beloofde 40% korting geven op een model van fabrikant B gezien dit een prijspeil zal zijn dat onder de inkoopprijs ligt. Inschrijver krijgt immers zelf maar 25% korting op de adviesprijs. Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 3

5 Inschrijver adviseert u dan ook met klem om de gunningsmethodiek te heroverwegen en bijvoorbeeld te gaan werken met een opslagpercentage op de inkoopprijs van Inschrijvers. In tegenstelling tot een list of adviesprijs is er altijd een inkoopprijs en is dit niet afhankelijk van het prijsbeleid van fabrikanten. Op basis van de huidige prijsmethodiek is het onmogelijk om de economisch meest voordelige inschrijving te kiezen. Het hoogste kortingspercentage leidt immers niet automatisch tot de laagste aanschafprijs voor Slachtofferhulp. 11. De processor die u noemt is End of Life. Nieuwere processoren hebben vaak meer cores, met een lagere kloksnelheid. De prestaties liggen echter hoger. Om te voorkomen dat inschrijvers of vergelijkbaar type anders interpreteren, verzoekt Inschrijver u de eis zoals nu genoemd te laten vervallen, en in plaats daarvan een processor te eisen die een Passmark-score van minimaal heeft zoals te vinden Gaat u hiermee akkoord? Indien dit niet het geval is, dan vraagt inschrijver u om of vergelijkbaar type verder te concretiseren. 12. U vraagt hier een Intel Pentium i3, 6e generatie, 2 processorkernen (of vergelijkbaar). Of een processor vergelijkbaar is, is op basis van de functionele eisen op meerdere manieren uit te leggen. Kunt u deze eis verder concretiseren door bijvoorbeeld te stellen minimaal i3 van zesde generatie of een minimale Passmark-score te eisen? Dit heeft uiteraard direct invloed op de geëiste videokaart. 13. HDMI is niet de marktstandaard op zakelijk gebied. Tevens zijn VGA en zeker DVI verouderde aansluiting. Inschrijver verzoekt u om de eis aan te passen naar : Displayport + tweede video-uitgang (displayport of VGA of DvI). Gaat u hiermee akkoord? 14. Parallelle en Seriële poorten zijn verouderde standaarden, die enkel nog wordt gebruikt voor legacy-apparatuur. Hoewel er thin clients bestaan met dergelijke poorten, is dit zeker niet meer de marktstandaard en is dit een kostenverhogende Bijlage Q Server Bijlage Q Personal Computer Bijlage Q Personal Computer Bijlage Q parallelle poort De genoemde voorbeeld configuraties worden niet gezien als eis. Inschrijver is vrij een alternatieve configuratie, voorzien van een opvolgend of gelijksoortig component binnen de dezelfde productcategorie, aan te bieden. Bij de beoordeling gaat het enkel om de genoemde kortingen en opslagpercentages binnen de productgroep. De productprijs wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. Zie antwoord vraag 11. Zie antwoord vraag 11. Zie antwoord vraag 11. Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 4

6 extra optie. Worden deze poorten nog gebruik binnen slachtofferhulp? Indien dit niet het geval is, verzoekt Inschrijver u om deze eis te laten vervallen. 15. Wat in de markt bekend staat als 24 monitor, zijn in de regel 23,8 monitoren in 16:9 beeldverhouding. Is het aanbieden van een 23,8 monitor toegestaan? laptops zijn in het zakelijke segment enkel nog te krijgen bij één aanbieder. Andere aanbieders hebben deze enkel nog als (dure) mobile workstations. Inschrijvers verzoekt u dan ook om deze eis bij te stellen naar minimaal 15,6. Gaat u hiermee akkoord? Bijlage Q Monitor Zie antwoord vraag 11. Bijlage Q laptop Zie antwoord vraag Om een beter aanbod te kunnen doen, vraagt Inschrijver om een maximaal gewicht van 155 gram toe te staan. Gaat u hiermee akkoord? 18. Klopt het dat de opgegeven configuraties en prijzen slechts ter vergelijk zijn, en dat deze niet zullen worden afgenomen? Bijlage Q Telefoon Zie antwoord vraag 11. Bijlage Q Ja dat klopt. Zie antwoord vraag Met grote interesse heeft inschrijver kennis genomen van de Openbare Europese aanbesteding van Slachtofferhulp Nederland ten behoeve van levering van ICT hardware, met het kenmerk SHN1602. Graag zou inschrijver u een passende inschrijving doen toekomen. Echter blijkt dit niet mogelijk door de geschiktheidseis F1, die is opgenomen in bijlage F: geschiktheidseisen, pagina 1. Dit betreft de solvabiliteitseis van 20% over de afgelopen drie boekjaren. Inschrijver heeft reeds in de eerste vragenronde verzocht om de geschiktheidseis van een solvabiliteit van 20 procent te verlagen naar 18 procent. Uit de Nota van Inlichtingen, zoals gepubliceerd op 1 september jl. blijkt dat Slachtofferhulp Nederland niet bereid is om deze eis bij te stellen. Geschiktheidseis F1, bijlage F: geschiktheidseisen, pagina 1. Slachtofferhulp Nederland heeft kennis genomen van deze vraag en betreurt het dat inschrijver (nipt) niet kan voldoen aan deze eis. Slachtofferhulp Nederland heeft het vereiste percentage getoetst aan marktconformiteit voor de branche en ziet binnen de aanbestedingsregels geen ruimte en aanleiding om de solvabiliteitseis te versoepelen. Inschrijver kan helaas in twee boekjaren slechts nipt niet voldoen aan deze eis, wat zou betekenen dat een inhoudelijke beoordeling van onze aanbieding niet mogelijk Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 5

7 is. Gemiddeld over de 3 jaar is het percentage daarentegen hoger dan 20%. Daarom verzoekt inschrijver u nogmaals vriendelijk om in overweging te nemen om de solvabiliteitseis te verlagen naar 18 procent of een gemiddelde van hoger dan 20% te accepteren. 20. In het bestek is een geschiktheidseis met betrekking tot solvabiliteit opgenomen onder geschiktheidseis F1, bijlage F: geschiktheidseisen, pagina 1. Hier wordt als knock-out criterium een solvabiliteit van twintig procent geëist over de afgelopen drie boekjaren. Gezien het feit dat door deze eis inschrijver niet in staat is om u een passende aanbieding te doen, verzoekt inschrijver u vriendelijk om de solvabiliteitseis te verlagen van twintig procent naar achttien procent. Geschiktheidseis F1, bijlage F: geschiktheidseisen, pagina 1. Zie beantwoording vraag 19. Alvast vriendelijk dank voor het in overweging nemen van ons verzoek. 21. N.a.v. vraag 3, 5. 10, 16, 19, 20, 21: Inschrijver wil Slachtoffer Nederland erop wijzen dat de gehanteerde prijsmethodiek zeer ongebruikelijk is. Fabrikanten hanteren geen openbare listprijzen (conform definitie: de door de fabrikant/importeur aanbevolen (actuele) adviesprijs) voor alle zakelijke producten, waardoor de prijs waar korting op gegeven wordt in veel gevallen fictief wordt. Hierdoor is een eerlijk en objectief prijsvergelijk in optiek van inschrijver onmogelijk en dus in strijd met de aanbestedingswet. Tevens zijn er een aantal redenen waarom gegadigden geen invulling kan geven aan de gewenste kortingspercentages/prijsmethodiek voor de verschillende productcategorieën: a. Inschrijver dient per productgroep een kortingspercentage op te geven dat gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst, inclusief optionele verlengingen, gestand dient te houden. Er is geen enkele fabrikant die een kortingspercentage afgeeft dat 4 jaar gestand houdt. b. Daarnaast betekent dit dat gegadigden bij alle mogelijk fabrikanten per productgroep een kortingspercentage dient op te vragen om vervolgens het laagst afgegeven kortingspercentage in te vullen in het prijzenblad. Bijvoorbeeld N.a.v. vraag 3, 5. 10, 16, 19, 20, 21 in de NvI Levering ICT Hardware SHN1602 versie 1.0 dd 1 september Slachtofferhulp Nederland heeft onder fabrikanten van gerenommeerde A-merken onderzoek gedaan naar het gebruik van genormaliseerde/gestandaardiseerde prijzen. Ook is bij enkele grote bedrijven in Nederland op de inkoopafdeling informatie opgevraagd over het hanteren van genormaliseerde/gestandaardiseerde prijzen. Uit dit onderzoek blijkt dat alle gevraagde fabrikanten genormaliseerde/gestandaardiseerde prijzen hanteren. Meestal noemen ze deze List Price. Maar sommige gebruiken andere namen. Echter, ze voldoen allen aan de door Slachtofferhulp Nederland omschreven definitie voor List Price. Op basis van de hierbij verkregen informatie blijft Slachtofferhulp Nederland bij haar standpunt inzake de gehanteerde prijsmethodiek Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 6

8 de productcategorie servers : fabrikant A geeft 80% korting en fabrikant B geeft 20% korting. Het risico voor inschrijver is onaanvaardbaar om een hoog kortingspercentage op te geven als aanbestedende dienst bijvoorbeeld kiest voor een server van fabrikant B. Inschrijver kiest dus bij inschrijving voor een laag kortingspercentage. Mocht echter gekozen worden voor een server van fabrikant A krijgt aanbestedende dienst een lager kortingspercentage, waardoor de prijs voor aanbestedende dienst te hoog uitvalt. c. Het is niet noodzakelijk voor aanbestedende dienst om vast te houden aan én een kortingspercentage én een opslagpercentage, daar de uiteindelijke prijsstelling bij de minicompetities wordt bepaald. Met betrekking tot de punten a t/m c wijst Slachtofferhulp Nederland Inschrijver er op dat het calculeren van een kortingspercentage dat door Inschrijver wordt gehanteerd tot het ondernemersrisico van Inschrijver behoort en gaat niet akkoord met het voorstel om de prijsmethodiek aan te passen naar inkoopprijs + opslagpercentage. Inschrijver verzoekt u vriendelijk doch klemmend om af te stappen van de gehanteerde prijsmethodiek, en deze aan te passen naar inkoopprijs + opslagpercentage. Hiermee kunt u een eerlijk vergelijk maken tussen de verschillende inschrijvers. Indien u hier niet mee akkoord gaat verzoeken wij u te motiveren waarom u voor de huidige prijsmethodiek kiest en hoe u een eerlijk prijsvergelijk tussen inschrijvers waarborgt? Ons kenmerk SHN1602 versie 2.0 Pagina 7