Toelichting: Dit is de 1ste Nota van Inlichtingen voor de aanbesteding Netwerkapparatuur voor de gemeente 's Hertogenbosch.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Netwerkapparatuur Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Netwerkapparatuur gemeente 's-hertogenbosch 49394N Omschrijving: De gemeente gaat haar netwerkinfrastructuur grotendeels vervangen. De scope van het project betreft het leveren, implementeren en (deels) onderhouden van netwerkapparatuur ten behoeve van de netwerkinfrastructuur van de gemeente s-hertogenbosch. Voor de levering en implementatie is de gemeente op zoek naar een netwerkspecialist met een hoog kennisniveau. Ten aanzien van de ondersteuning (beheer) wenst de gemeente rechtstreeks contact met de fabrikant van de netwerkapparatuur te onderhouden. Toelichting: Dit is de 1ste Nota van Inlichtingen voor de aanbesteding Netwerkapparatuur voor de gemeente 's Hertogenbosch. 1 Vraag Paragraaf 6.1: De tweede alinea van deze paragraaf luidt: "De prijzen zijn gebaseerd op prijs van de fabrikant plus de overeengekomen prijsoplages". Wordt met "prijsoplages" bedoeld "prijsopslagen"? De tekst "De prijzen zijn gebaseerd op prijs van de fabrikant plus de overeengekomen prijsoplages" in paragraaf 6.1 van de Overeenkomst vervalt. Deze wordt vervangen door: "De prijzen zijn gebaseerd op prijs van de fabrikant plus diensten plus de overeengekomen prijsopslagen. ". 2 Vraag Paragraaf 8.1: Hier wordt vermeld dat de opdrachtnemer verplicht is minimaal 5% van de offerteprijs (excl. BTW) te besteden aan Social Return. Mogen wij er van uitgaan dat deze 5%, zoals wij vaak tegenkomen, betrekking heeft op de arbeidscomponent van een opdracht (dus op diensten zoals projectbegeleiding, installatie- en configuratie-werkzaamheden)? Het betreft 5% van de totale inschrijfprijs. Bijzondere bepalingen II A Koop 3 Vraag Paragraaf 2.3: Hier is sprake van inspectie door Leverancier, voorafgaand aan de aflevering van apparatuur. Mogen wij er van uitgaan dat dit alleen betrekking heeft op grotere opdrachten waarbij Leverancier tevens zorg draagt voor installatie, projectbegeleiding etc en niet bedoeld is voor alleen losse levering van apparatuur? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 De paragraaf 2.2 is niet van toepassing op uitsluitend leveringen waarbij apparatuur verzonden wordt. Bijzondere bepalingen II A Koop 4 Vraag Paragraaf 2.4: Mogen wij er van uitgaan dat het uitvoeren van een acceptatietest alleen betrekking heeft op opdrachten waarbij Leverancier verantwoordelijk is installatie en oplevering van een project? Nee, de apparatuur welke geleverd wordt zonder diensten dient wel door de aanbestedende dienst te worden geaccepteerd conform hetgeen in paragraaf 2.4. van de Overeenkomst beschreven is. 5 Vraag Paragraaf 5.7: Indien er zich in een offerteaanvraag onduidelijkheden voordoen kan de Gegadigde hier een vraag over stellen. Het wordt anders indien er zich een fout in de aanvraag bevindt. De Gegadigde behoeft een fout niet noodzakelijkerwijs als zodanig te herkennen. Daarom verzoeken wij u om fouten in de aanvraag, waarvan uitgegaan kan worden dat een Gegadigde deze niet als zodanig kan herkennen, niet van toepassing te verklaren. Hiermee kan de aanbestedende dienst niet akkoord gaan. Van de Inschrijver wordt verlangd dat zij voldoende kennis heeft voor het herkennen van mogelijke onjuistheden en/of fouten. 6 Vraag Paragraaf 5.8: Hier wordt vermeld dat offertes een geldigheidsduur van 90 dagen dienen te hebben of zoveel langer of korter als in de Offerte-aanvraag is vermeld. Voor offertes die door Gegadigde worden uitgebracht gedurende de termijn van de Raamovereenkomst willen wij voorstellen een geldigheidstermijn te hanteren van 30 dagen zoals dit doorgaans te doen gebruikelijk is met daarbij de mogelijkheid om een dollarkoers correctie toe te passen. Dit, aangezien Gegadigde voor haar inkoop afhankelijk is van de Dollarkoers. Mede gezien de lage marge die voor Aanbestedingen wordt gehanteerd kan het, indien een dergelijke aanpassing niet wordt gehonoreerd, voor Gegadigde resulteren in een verliesgevend project. Hetgeen in een lange termijn relatie tussen Gemeente en Gegadigde onwenselijk zou zijn. Wij willen voorstellen om dan de koers te hanteren zoals deze is op de dag van opdrachtverlening, natuurlijk ook indien dit in het voordeel van de Gemeente zou zijn. Gaat u hiermee akkoord? De geldigheidsduur van de Inschrijvingen is opgenomen in paragraaf 2.4 lid 4 van de Offerteaanvraag. De aanbestedende dienst acht de gestelde periode als redelijk en gebruikelijk. 7 Vraag Paragraaf 16.7: Ondanks de gegeven omschrijving van 'value engineering' in Artikel 1 van de Inkoopvoorwaarden begrijpt Gegadigde niet goed wat in paragraaf 16.7 hiermee wordt bedoeld. Kunt u een voorbeeld geven in het kader van de onderhavige aanbesteding over welke besparingen dit zou kunnen gaan en hoe de totale besparing wordt gecalculeerd? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 Er is geen sprake van value engineering, dus paragraaf 16.7 is niet van toepassing. 8 Vraag Paragraaf 21.5: Omdat de vermelding: "de Prestatie door de Gemeente als strategisch is gekwalificeerd" voor Gegadigde een onduidelijke reden is waaronder een beperking van aansprakelijkheid kan vervallen verzoeken wij u om paragraaf 21.5 van de inkoopvoorwaarden niet van toepassing te verklaren. Er is geen sprake van een strategische prestatie, dus paragraaf 21.5 is niet van toepassing. 9 Vraag Artikel 21.1, 21.2, 21.3, 21.4 en 21.9: Wij achten een aansprakelijkheid van driemaal het overeengekomen bedrag van de Prestatie in de onderhavige Overeenkomst een zeer hoog aansprakelijkheidsbedrag, daarbij tevens rekening houdend met het gestelde in de Gids Proportionaliteit, paragraaf en stellen voor om de maximale aansprakelijkheid te beperken tot directe schade met een maximum per gebeurtenis en per jaar van ,-, in te vullen in Paragraaf 5.1 van de Raamovereenkomst. Gaat u hiermee akkoord? De aansprakelijkheid wordt beperkt in de Overeenkomst (artikel 5.1). - de aansprakelijkheid per jaar wordt gesteld op maximaal ,- - de aansprakelijkheid per Bestelopdracht wordt gesteld op maximaal ,- Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Missende bijlage K 10 Vraag In uw Offerteaanvraag 1.4 "Instructies en vragenlijst Inschrijving" wordt gesproken over een aantal bijlagen, echter kunnen wij Bijlage K niet terugvinden. Kun u ons deze per ommegaande toesturen? U kunt de Offerteaanvraag in word versie gebruiken als conformiteitentabel. 11 Vraag Paragraaf 5.1: In deze paragraaf betreffende de aansprakelijkheid zijn (nog) geen bedragen ingevuld. Is het de bedoeling dat dit wordt afgestemd met de uiteindelijk geselecteerde Opdrachtnemer? De gestelde bedragen in artikel 5.1 van de Overeenkomst betreffen:. - de aansprakelijk per jaar wordt gesteld op maximaal ,- - de aansprakkelijk per Bestelopdracht wordt gesteld op maximaal ,- Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 12 Vraag Paragraaf 6.1: Uit de aanvraag blijkt dat de aan te bieden prijs niet is gebaseerd op de prijs van de fabrikant plus een overeen te komen opslag, maar op aan te bieden prijzen voor de gewenste apparatuur en diensten. Klopt dit? Zo ja, wilt u de tweede alinea van paragraaf 6.1 verwijderen? De aangeboden prijs dient gebaseerd te zijn op de prijs van de fabrikant, diensten en prijsopslagen. 13 Vraag Paragraaf 2.8: De Nota's van Inlichtingen staan vermeld als lagere documenten dan de Raamovereenkomst en de Inkoopvoorwaarden. O.i. is het zo, dat in de Nota's van Inlichtingen punten uit de Raamovereenkomst of uit de Inkoopvoorwaarden aangepast kunnen worden. Waardoor juist de Nota's van Inlichtingen als eerste document vermeld dienen te worden. Waarbij de laatste Nota van Inlichtingen op de eerste plaats komt. Als u dit kunt onderschrijven, wilt u dan de volgorde aanpassen? Eventuele wijzigingen in de Inkoopvoorwaarden en/of Overeenkomst worden verwerkt in de definitieve versies van deze documenten. De definitieve versie worden gepubliceerd met de laatste nota van inlichtingen. 14 Vraag Paragraaf 8.1: In de laatste alinea van deze paragraaf staat vermeld: "Inzet Social Return verschiet op basis van etc". O.i. dient het woord "verschiet" vervangen te worden voor "geschiedt". Klopt dit? De tekst "Inzet Social Return verschiet op basis van in samenspraak met het Servicebureau Social Return van de gemeente s-hertogenbosch." in paragraaf 8.1 van de Overeenkomst vervalt. Deze wordt vervangen door: "Inzet Social Return geschiedt op basis van in samenspraak met het Servicebureau Social Return van de gemeente s-hertogenbosch." Bijzondere bepalingen 15 Vraag Paragraaf 1.6: Wij zouden deze paragraaf als volgt willen aanvullen: "Tenzij in "de aanbieding van Leverancier" en de Bestelopdracht(en) anders wordt vermeld etc" Hiermee kan de aanbestedende dienst niet akkoord gaan. 16 Vraag Paragraaf 2.8: Hier wordt twee maal b. in de opsomming van documenten opgenomen. Wilt u deze nummering aub aanpassen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 De nummering in paragraaf 2.8 van de Overeenkomst wordt aangepast in de definitieve Overeenkomst. Bijzondere bepalingen II A Koop 17 Vraag Paragraaf 3.2: Hier wordt vermeld dat, indien na bestelling van apparatuur maar voorafgaand aan de levering, de apparatuur een lagere prijs krijgt deze lagere prijs zal gelden. Hiermee kan Leverancier akkoord gaan indien Leverancier tevens in staat is om in te kopen tegen een lagere prijs. Gaat u hiermee akkoord? Hiermee kan de aanbestedende dienst niet akkoord gaan. Bijzondere bepalingen II A Koop 18 Vraag Paragraaf 2.2: Hier wordt vermeld dat bij elke bestelling door de Gemeente informatie gegeven dient te worden omtrent al hetgeen voor het plaatsen en functioneren van de apparatuur is vereist. Mogen wij er van uitgaan dat dit alleen nodig is indien er sprake is van een groter project waarbij de Leverancier zorgt voor installatie en projectbegeleiding? De paragraaf 2.3 is niet van toepassing op uitsluitend leveringen waarbij apparatuur verzonden wordt. 19 Vraag Paragraaf 5.1: Wij willen de aansprakelijkheid beperken tot directe schade. Gaat u daarmee akkoord? Hiermee kan de aanbestedende dient niet akkoord gaan. Bijzondere bepalingen II B Onderhoud 20 Vraag Paragraaf 1.2: Hier wordt vermeld dat Leverancier zich verplicht de Netwerkapparatuur op mogelijke Gebreken te onderzoeken en dit Gebrek conform 1.1b te verhelpen. Wij willen hierover het volgende opmerken: Deze werkzaamheden worden niet vermeld in Paragraaf 8.4 van de offerte aanvraag waar de Algemene eisen aan de SLA staan vermeld. Het gevraagde onderzoek (als er geen storingsmeldingen zijn) is ook niet te doen gebruikelijk. Het zou inhouden dat door de Gemeente een bepaalde vorm van Beheer wordt afgesloten bovenop het onderhoudscontract. Als dit zo is vernemen wij graag van u wat uw wensen hieromtrent zijn. Als dit niet zo is, wilt u deze Paragraaf niet van toepassing verklaren? HERBERT: dit betreft preventief onderzoek wat als gevolg kan hebben dat er preventief onderhoud dient te worden uitgevoerd. Is dat wenselijk? Bijzondere bepalingen II B Onderhoud 21 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 Paragraaf 1.4: In deze paragraaf staat dat op de onderhoudsopdracht Algemene Bepalingen en artikel 3.3 tot en met 3.7 onder I.A van de Bijzondere Bepalingen Programmatuur tevens van toepassing zijn. Wij hebben echter artikel 3.3 t/m 3.7 onder I.A niet kunnen vinden (dit artikel gaat maar tot 3.2). Waar doelt u hierbij op? De tekst in paragraaf 1.4 vervalt. Bijzondere bepalingen II B Koop 22 Vraag Paragraaf 1.2: Hier wordt verwezen naar het in artikel 1.1a onder IV B van de Bijzondere Bepalingen Netwerkapparatuur bedoelde onderhoud. Wij kunnen dit artikel niet vinden. Wordt hier II B bedoeld? De tekst in artikel 1.2 van Bijzondere bepalingen II B Koop komt te vervallen. Deze wordt vervangen door onderstaande tekst: "In verband met het in artikel 1.1a onder II.B van de Bijzondere Bepalingen Netwerkapparatuur bedoelde onderhoud verplicht Leverancier zich regelmatig de Netwerkapparatuur op mogelijke Gebreken te onderzoeken. Indien daarbij Gebreken worden geconstateerd geldt het in artikel 1.1.b onder II.B van de Bijzondere Bepalingen Netwerkapparatuur bepaalde gelijkelijk." Bijzondere bepalingen II B Onderhoud 23 Vraag Paragraaf 2.2: hier staat vermeld dat onderhoud gedurende de acceptatie- en garantieperiode gratis is. In tegenstelling daartoe vermeldt de volgende zin: zolang de Netwerkapparatuur en/of Systeemprogrammatuur niet door de Opdrachtgever is geaccepteerd is hij geen betaling van de onderhoudsbedragen verschuldigd. Met deze laatste zin kunnen wij akkoord gaan. Na acceptatie echter gaan de afgesproken kosten voor het onderhoud in. Dus tijdens de garantieperiode is het onderhoud niet gratis. Wilt u dit aub aanpassen? De tekst in paragraaf 2.2 van de overeenkomst vervalt. Deze wordt vervangen door onderstaande tekst: "Gedurende de acceptatie is het onderhoud gratis. Zolang de Netwerkapparatuur en/of Systeemprogrammatuur niet door de Opdrachtgever is geaccepteerd, is hij geen betaling van onderhoudsbedragen verschuldigd." 24 Vraag paragraaf 16.1: Wij willen voorstellen dat Prijzen, tarieven en vergoedingen zoals genoemd in de offerte geldig zijn gedurende de geldigheidsduur van de aanbieding, zijnde 60 dagen conform het gestelde in paragraaf van de offerteaanvraag. Gedurende de resterende termijn van de Raamovereenkomst gelden de prijzen van de alsdan uit te brengen offertes, gebaseerd op de prijzen van de fabrikant, de dollarkoers en de marge voor de Leverancier. Gaat u hiermee akkoord? Paragraaf 6.1 van de Overeenkomst geeft antwoord op uw vraag. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 25 Vraag Paragraaf 17.1: Mogen wij er van uitgaan dat uitgeleverde opdrachten van de Gemeente waaraan geen Diensten zijn verbonden die een acceptatie vereisen, direct gefactureerd kunnen worden? De acceptatie van leveringen is beschreven in paragraaf 2.4 van de Overeenkomst. II betrekking hebbende op levering van producten 26 Vraag Paragraaf 2.5: gebruiksaanwijzingen en productinformatie, evenals eventuele kwaliteitskeurmerken of -certificaten worden bij de producten doorgaans in de Engelse taal aangeleverd. Gaat u hiermee akkoord? Het is toegestaan om productinformatie, gebruiksaanwijzingen, kwaliteitskeurmerken en certificaten in de Engelse taal aan te leveren mits deze niet in de Nederlandse taal beschikbaar zijn. Zie ook paragraaf 2.2 lid 5 van de offerteaanvraag. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7