Nota van inlichtingen 9

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen 9 Raamovereenkomst bureaubehoeften print- en kopieerpapier Kenmerk BIZOB-2012-BV-BU-003 Aanvullingen van de opdrachtgever: Nr. Document Paragraaf Aanvulling 1 NVI De nota van inlichtingen is een dynamisch document. Dit wil zeggen dat vragen, antwoorden en aanvullingen op onderstaande momenten zijn gepubliceerd: aanvullingen van opdrachtgever 1 + 2: 17 september 2012; vraag en antwoord 1 t/m 90: 10 oktober 2012; vraag en antwoord 91 t/m 103: 11 oktober 2012; vraag en antwoord 104 en 105: 15 oktober 2012 aanvulling van opdrachtgever 4: 16 oktober vraag en antwoord 106 t/m 113: 12 november 2012 vraag en antwoord 114 en 115: 22 november 2012 In verband met de lijvigheid van het document (NvI) is besloten om de aanvullingen, vragen en antwoorden genoemd onder bullet 1 t/m 3 in dit document NIET meer mee te nemen. Uiteraard blijven deze aanvullingen, vragen en antwoorden onverkort van toepassing op deze aanbesteding. De aanvullingen, vragen en antwoorden genoemd onder bullet 4 en 5 komen oorspronkelijk uit nota van inlichtingen 5 d.d. 15 oktober 2012 en nota van inlichtingen 6 d.d. 16 oktober Nr. Document Paragraaf Aanvulling 2 PvE + aankondiging Rectificatie: In afwijking van het programma van eisen en de aankondiging van de opdracht zijn de volgende data van toepassing: 1. rectificatie aanbesteding 12 november 2012; 2. sluiting dynamische nota van inlichtingen 5 december 2012 tot uiterlijk 12:00 uur; 3. publicatie laatste nota van inlichtingen (streefdatum) 10 december 2012; 4. de uiterste datum voor het indienen van de offerte is gewijzigd in 19 december 2012 tot uiterlijk 11:00 BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 1/10 paraaf:

2 uur (perceel 1 en 2); 5. de uiterste datum voor het indienen van de prijsaanbieding (uitsluitend perceel 1 bureaubehoeften) is gewijzigd in 10 januari 2013 tot uiterlijk 10:00 uur. 6. voornemen tot gunnen afwijzen (streefdatum) 31 januari 2013; 7. definitief gunnen (streefdatum) 18 februari Nr. Document Paragraaf Aanvulling 3 Nota van aanvullingen (NvI 6) d.d Er zijn aanvullende vragen gesteld waar wij enige bedenktijd voor nodig hebben om deze te kunnen beantwoorden. Daarom stellen wij de aanbesteding uit tot 12 november. Wij dragen zorg voor een tijdige beantwoording van deze vragen. Nr. Document Paragraaf Aanvulling 4 Rectificatie: : In afwijking van het programma van eisen, nota van inlichtingen en de aankondiging van de opdracht zal de volgende wijziging worden doorgevoerd ten aanzien van perceel 1: de fictieve totaalsom ten behoeve van het huismerkassortiment is niet meer van toepassing; het generieke kortingspercentage voor huismerkassortiment is niet meer van toepassing. Paragraaf 2.4: Van inschrijver wordt verwacht dat het gehele kernassortiment zowel A-merken als huismerken van inschrijver op basis van de catalogus (zowel hardcopy als e-catalog) bij inschrijving wordt aangeboden. De prijzen voor alle gevraagde kantoorartikelen dient u zonder beperkende voorwaarden aan te bieden en zijn netto en dienen marktconform en realistisch te zijn. Dat wil zeggen dat er niet met 0-tarieven, symbolische of negatieve prijzen mag worden ingeschreven. Daarnaast dienen in de tarieven per eenheid alle kosten te zijn inbegrepen zoals bijvoorbeeld overhead, reisbezorgkosten, algemene kosten, winst en risico, afschrijvingskosten en dergelijke. Inschrijver levert bij zijn aanbieding een maatwerkprijslijst in Excel formaat aan. Deze maatwerkprijslijst dient te zijn ingedeeld per productgroep en verder de volgende informatie te bevatten: artikelnummer, artikelomschrijving, vermelding A-merk of huismerk, bruto prijs, kortingspercentage en netto prijs. Voor alle producten (zowel A-merk als huismerk) zijn de opgegeven bedragen en kortingspercentages maatwerk, afgestemd op het betreffende product. De bij inschrijving ingediende prijslijst is geldig gedurende de looptijd van de raamovereenkomst voor alle hierop vermelde artikelen. Dat wil zeggen dat de genoemde bruto prijzen (met uitzondering van de indexeringsmogelijk conform paragraaf 4.3) en de kortingspercentages gedurende de looptijd van de overeenkomst niet gewijzigd mogen worden. De afname binnen het gehele kernassortiment kan per individuele op- BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 2/10 paraaf:

3 drachtgever verschillen. Na gunning van de opdracht wordt van opdrachtnemer verwacht dat het kernassortiment in overleg met de individuele opdrachtgever wordt samengesteld met als doel dat het kernassortiment eenvoudig (separaat) toegankelijk is in het elektronische bestelsysteem. Dit vereenvoudigd het bestelproces. Uiteraard is opdrachtgever vrij om gedurende de looptijd van de raamovereenkomst het gehele assortiment van opdrachtnemer te bestellen. In overleg met individuele opdrachtgever kan het kernassortiment eenmaal per halfjaar (zo nodig) worden bijgesteld. Daarbij kunnen eventueel weinig tot niet bestelde producten, uit het kernassortiment worden verwijderd en nieuwe artikelen worden toegevoegd. Paragraaf 5.4.1: De inschrijver geeft door middel van het invullen en ondertekenen van een volledig assortimentsprijslijst, bruto prijzen, kortingspercentages en netto prijzen op voor het gehele assortiment kantoorartikelen. Dit wil zeggen voor zowel A-merken als het gehele huismerk assortiment. Een en ander conform opgaaf paragraaf 2.4 in dit programma van eisen. Deze prijslijst wordt eenmalig bij inschrijving verstrekt en dient gezamenlijk met het ondertekende inschrijfbiljet als basis gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Een inschrijver die een onvolledige assortimentsprijslijst indient, wordt uitgesloten van verdere deelname aan het aanbestedingstraject. Het criterium prijs weegt in de beoordeling voor 55% mee en is gebaseerd op een fictieve inschrijfprijs. Deze fictieve inschrijfprijs wordt berekend aan de hand van een representatieve, fictieve order voor een A-merk assortiment en daarnaast een representatieve, fictieve order voor het huismerk assortiment. Beide fictieve orders worden na sluitingsdatum van de aanbesteding bekend gemaakt. Om een volledig transparant en rechtmatig proces te borgen zijn beide fictieve orders voor publicatie van de aanbestedingsdocumenten op tenderned.nl middels een depotakte ondergebracht bij notaris J.A.M. van Kruijsdijk van notarishuys Veldhoven. Nadat de inschrijftermijn is verstreken d.d. 19 december 2012, zullen de betreffende documenten aan inschrijvers worden vrijgeven. Inschrijver krijgt vervolgens tot donderdag 10 januari 2013 uiterlijk 12:00 uur de tijd om de volledig ingevulde (fictieve) orders in te dienen. Deze fictieve orders zijn uiteraard voor alle inschrijvers gelijk en dienen te worden gevuld op basis van de door inschrijver ingediende prijslijst (netto prijzen). De totale fictieve inschrijfsom welke als basis dient voor de beoordeling wordt als volgt bepaald: fictieve totaalsom (netto prijzen) A-merk producten PLUS fictieve totaalsom (netto prijzen) huismerk producten is FICTIEVE INSCHRIJFSOM. Het inkoopteam zal de ingediende orders controleren op compleetheid en of deze zijn ingevuld op basis van de door inschrijver, bij inschrijving ingediende prijslijst. Alle in de fictieve orders vermelde hoeveelheden zijn gebaseerd op vier jarige basis en geven aan in welke verhouding de gezamenlijke opdrachtgevers verwachten producten af te gaan nemen. De fictieve hoeveelheden zijn alleen bestemd voor het berekenen van de BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 3/10 paraaf:

4 inschrijfsom. Aan deze genoemde fictieve hoeveelheden noch de onderlinge verhouding kan op geen enkele wijze rechten worden ontleend. De prijs (fictieve inschrijfsom) wordt beoordeeld op basis van een gewogen gemiddelde van de inschrijfsommen. De gemiddelde inschrijfsom wordt hierbij gesteld op de score 6. Afwijkingen van 1% ten opzichte van het gemiddelde leidt tot een bijtelling of aftrek van 0,1 punt. Gestelde vragen: 104 (vraag 1 NvI 5) PvE vraag 53 Inschrijver herschrijft zijn vraag. Uw antwoord geeft geen uitsluitsel dat de aanbieder met een beperkter of ander assortiment geen concurrentievoordeel heeft. Hij kan immers ongestraft een gelijkwaardig, mogelijk goedkoper product aanbieden zonder uitgesloten te worden. De leverancier met alle producten in zijn assortiment kan dit weliswaar ook. Echter zal in het eerste geval het alternatief product vergeleken worden qua prijs met het origineel gevraagde product bij de 2de leverancier. Gevolg is dus een mogelijk concurrentievoordeel. 105 (vraag 2 NvI 5) PvE vraag 55 U bevestigt dus dat een aanbieder met een reële nettoprijs maar met een kunstmatig opgetrokken brutoprijs en bijgevolg een heel hoog kortingspercentage van u de hoogste score behaalt op de weging huismerkassortiment? Indien niet, hoe moeten we dit dan wel interpreteren? Het alternatief mag enkel worden aangeboden wanneer het A-merk artikel niet in het assortiment zit. We hebben gekozen voor A-merken die vrijwel bij iedereen verkrijgbaar zijn; dit is dus de uitzondering. Dit is correct. Echter uw vraag is niet (meer) relevant. De aanbestedende dienst heeft een essentiële wijziging doorgevoerd, met name ten aanzien van het huismerk assortiment. Voor meer informatie hieromtrent wordt u verwezen naar aanvulling van opdrachtgever nummer PvE 2.7 vraag 48 U geeft aan dat de producten die niet beantwoorden Zie antwoorden vraag 48 en 94. aan agentschap.nl wel in de prijslijst dienen voor te komen echter zonder prijs. Wat wenst u dat de inschrijver BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 4/10 paraaf:

5 doet met producten die niet beantwoorden aan agentschap.nl maar wel voorkomen in uw bijlage M en die bijgevolg deel uitmaken van uw huidige besteding en kernassortiment? 107 PvE 2.7 vraag 48 Wat gaat U doen mbt artikelen in de fictieve order die Van inschrijver wordt verwacht dat er als alternatief een niet aan agentschap.nl voldoen en ook als zodanig worden aangegeven door de inschrijver? mogelijk is dan dient inschrijver deze producten in de vergelijkbaar product wordt aangeboden. Indien dit niet order te laten staan (zie antwoorden vraag 48 en 94). Inschrijver geeft in het prijsveld de tekst in VNADA (voldoet niet aan duurzaamheideis AgentschapNL). In principe zullen deze artikelen voor alle inschrijvers dan niet aan deze eis voldoen. In de totaalsom zullen dergelijke producten voor alle inschrijvers niet worden meegeteld. Uiteraard als na controle blijkt dat deze producten ook daadwerkelijk niet voldoen. Blijkt dat inschrijver artikelen ten onrechte aanmerkt als VNADA dan zal inschrijver worden uitgesloten van verdere deelname aan het aanbestedingsproject. Bij de beoordeling zal het inkoopteam goed controleren of bij alle inschrijvers een gelijk aantal producten is aangemerkt als VNADA. 108 PvE vraag 58 Door de aanbestedende overheid wordt een fictieve totaalsom van de huismerken opgegeven zonder bekend te maken welke producten en hoeveelheden deze totaalsom vormen. Hoe kunnen wij als inschrijver dan beoordelen welke aankoopwaarde tegenover deze producten staat en welk kortingspercentage bijgevolg kan gegeven worden? Uw vraag is niet (meer) relevant. De aanbestedende dienst heeft een essentiële wijziging doorgevoerd, met name ten aanzien van het huismerk assortiment. Voor meer informatie hieromtrent wordt u verwezen naar aanvulling van opdrachtgever nummer 4. BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 5/10 paraaf:

6 109 PvE vraag 58 Klopt het dat er naast de fictieve totaalsom huismerkproducten ook bekend zal gemaakt worden over welke producten en hoeveelheden het gaat? Bijkomende vraag: klopt onze redenering dat het door u bedoelde kortingspercentage op deze fictieve totaalsom bijgevolg kan afwijken van de generieke korting die wij reeds bij indiening van de inschrijving hebben moeten indienen voor alle huismerkproducten en bijgevolg een weerspiegeling is van de reële nettowaarde van uw fictieve totaalsom huismerkproducten? Uw vraag is niet (meer) relevant. De aanbestedende dienst heeft een essentiële wijziging doorgevoerd, met name ten aanzien van het huismerk assortiment. Voor meer informatie hieromtrent wordt u verwezen naar aanvulling van opdrachtgever nummer Bijlage F In uw bijlage F geeft u aan dat de witheid van het printkopieerpapier in de hogere gramgewichten gelijk moet aan te bieden 80 grams papier niets veranderd.. Het aan Akkoord, dat wil zeggen dat aan de Cie waarde van het zijn aan de CIE waarde van het aangeboden NEN 2728 te bieden papier met een hoger gramgewicht dient te papier. De gramgewichten van deze soort lopen van 100 voldoen aan de minimale Cie waarde zoals genoemd in t/m 200 gram. Het door u gebruikte NEN2728 kopieerpapier is voor 30% geproduceerd met gerecyclede vezel, wordt verruimd naar 170 Cie. Voorwaarde is wel dat het het programma van eisen. De maximale Cie waarde wat resulteert in de gevraagde witheid van 163. Deze papier met een hoger gramgewicht, allemaal worden kwaliteit(witheid) is echter niet leverbaar in hogere aangeboden in eenzelfde Cie waarden (eenzelfde lijn). gramgewichten, aangezien hier geen gebruik meer Een gewijzigd inschrijfbiljet (bijlage F) is als bijlage van wordt gemaakt van gerecyclede vezel en dus een hogere witheid heeft. Dit doet ons vermoeden dat u momenwijderd). deze nota van inlichtingen toegevoegd (voetnoot is verteel ook geen gelijkwaardige tint heeft voor het NEN2728 papier en de hogere gramgewichten. Wij zouden de eis van vergelijkbare tint dan ook graag zien vervallen, of alternatief de eis van de witheid verruimen naar max. 170 CIE, zodat wij in staat worden gesteld u een goede aanbieding te doen. BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 6/10 paraaf:

7 111 NvI vragen 53,76,102 en 103 Artikel 23 lid 11 van de BAO luidt als volgt: Een aanbestedende dienst maakt in de technische specificaties geen melding van een bepaald fabrikaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, noch van een verwijzing naar een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, waardoor bepaalde ondernemingen of bepaalde producten worden bevoordeeld of geëlimineerd, tenzij dit door het voorwerp van de overheidsopdracht gerechtvaardigd wordt. Door in uw fictieve order alleen A-merken uit te vragen bent u in strijd met bovenstaand artikel. Immers, door het vragen naar A-merken worden bepaalde ondernemingen of bepaalde producten geëlimineerd. Door uw bevestiging d.d. 15 oktober 2012 dat Artikel 23 lid 11 van Bao alleen van toepassing is op de aanbestedingsprocedure spreekt u zichzelf tevens tegen. Bij de beantwoording van vraag 102 geeft u aan dat u geen specifieke merknamen vraagt om de uitvoering mee te realiseren,maar uitsluitend om prijzen/aanbiedingen met elkaar te kunnen vergelijken. In uw aanbesteding worden dus de niet A-merken geëlimineerd (wat u bevestigt in de beantwoording van vraag 53) wat in strijd is met de wet. 112 NvI vraag 2 In de beantwoording van deze vraag bevestigt u dat Inschrijvers met een reële nettoprijs, maar met een kunstmatig opgetrokken brutoprijs en bijgevolg een heel hoog kortingspercentage van u de hoogste score be- Inschrijver blijft bij de eerder genoemde antwoorden en ziet niet in hoe deze antwoorden nog verder kunnen worden verduidelijkt. Aanvullend kan worden gemeld dat de aanbestedende dienst een essentiële wijziging heeft doorgevoerd, met name ten aanzien van het huismerk assortiment. Voor meer informatie hieromtrent wordt u verwezen naar aanvulling van opdrachtgever nummer 4. Zie aanvulling van opdrachtgever nummer 4. De fictieve totaalsom in combinatie met het generieke kortingspercentage ten behoeve van het huismerkassortiment is niet meer van toepassing. De aanbestedende dienst BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 7/10 paraaf:

8 haalt op de weging huismerkassortiment. Met deze bevestiging geeft u Inschrijvers ruimte om de aanbesteding te manipuleren wat een oneerlijke aanbesteding in de hand werkt. Uw bevestiging van deze vraag staat dus haaks op de grondbeginselen van het aanbesteden. heeft voor een andere methode van uitvragen gekozen waardoor de door u geschetste situatie zich niet meer kan voordoen. 113 U geeft in de beantwoording van vraag 102 aan dat er geen specifieke merknamen gevraagd worden om de uitvoering mee te realiseren, maar uitsluitend om prijzen/aanbiedingen met elkaar te kunnen vergelijken. Wilt u bevestigen dat u na eventuele gunning, conform artikel 23 lid 11 van de BAO, akkoord gaat met de levering van een functioneel gelijkwaardig artikel indien er een A-merk besteld wordt? Dit bevestigen wij niet. Artikel 23 Bao is van toepassing op de aanbestedingsprocedure en niet op de contractfase. Het staat de gemeenten vrij om zelf de order samen te stellen met daarop de artikelen die de betreffende gemeente op dat moment geleverd wil hebben. 114 RMOVK + NVI Inschrijver doet u in de voorgaande Nota van Inlichtingen het voorstel de aansprakelijkheid voor directe schade verder te beperken dan het door u voorgestelde bedrag van euro per gebeurtenis dan wel euro per jaar. Deze bedragen zijn niet in verhouding tot de jaarlijkse omzetwaarde van de opdracht, ook gezien de aard en inhoud van de opdracht (levering van kantoorartikelen). Bent u bereid deze bedragen te verlagen, zodat de bedragen in verhouding zijn met de omzetwaarde, aard en inhoud van de opdracht? Inschrijver doet hiervoor nogmaals volgende tekstvoorstel: De aansprakelijkheid van leverancier, in alle gevallen waarin leverancier ten opzichte van de gemeente gehouden is tot betaling van schadevergoeding, is be- Wettelijk gezien wordt er geen onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte schade. Schade wordt enkel beperkt door redelijkheid en billijkheid. Derhalve blijft eerder gegeven antwoord 8 en 32 onverkort van toepassing. Wel is de aanbestedende dienst bereid eerder genoemde bedragen aan te passen naar het volgende: De (in)directe schade wordt bij deze aangepast naar een dekking van minimaal 1 miljoen per gebeurtenis en maximaal 2.5 miljoen per jaar. Daarnaast dient de verzekering dekking te geven aan materiële en letselschade. BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 8/10 paraaf:

9 perkt tot de door de gemeente bij leverancier gegenereerde kwartaalomzet van het betreffende kwartaal waarin de schade werd veroorzaakt. Indien de schade gedekt is door een verzekering van leverancier, zal de schadevergoeding bovendien nooit hoger zijn dan het bedrag dat in het betreffende geval daadwerkelijk door de verzekeraar wordt uitgekeerd. Leverancier is nooit aansprakelijk voor gevolgschade en (andere) indirecte schade, tenzij er sprake is van grove schuld of opzet van leverancier. Mocht u hiertoe niet bereid zijn, kunt u dan aangeven waarom en tevens waarom er zulke hoge bedragen worden gehanteerd? Daarnaast is aansprakelijkheid voor indirecte schade niet gebruikelijk en vormt tevens voor inschrijver een onaanvaardbaar risico. Graag daarom nogmaals het verzoek de aansprakelijkheid voor indirecte schade uit te sluiten. Gaat u hiermee akkoord? De huidige clausules aangaande aansprakelijkheid kunnen reden vormen voor Inschrijver om niet deel te nemen aan deze aanbesteding, gezien het eerder aangegeven risico dat Inschrijver daardoor zou lopen. 115 NVI vraag 44 en PvE par. 2.4 Kan u bevestigen dat, indien blijkt dat er door een aanbieder op lijnniveau een product onder aankoopprijs werd aangeboden, dit tot uitsluiting van deze aanbieder zal leiden? Het is door de aanbestedende dienst ondoenlijk te controleren of een product onder aankoopprijs wordt aangeboden. Zoals aangegeven in antwoord vraag 44 zal de aanbestedende dienst bij vermoeden van inschrijven met onrealistische prijzen, de inschrijver verzoeken om het tegendeel te motiveren. Indien deze motivatie de ontstane twijfel(s) bij de aanbestedende dienst niet kan wegnemen dan KAN inschrijver worden uitgesloten. BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 9/10 paraaf:

10 Verder zijn er geen vragen gesteld. Aldus opgemaakt te Oirschot d.d. 22 november Met vriendelijke groet, B. Verbeek Concern inkoper Bijlage(n) - gewijzigd inschrijfbiljet (bijlage F). BIZOB-2012-BV-BU-003 pagina 10/10 paraaf: