Trapliften gemeente Barneveld, Ede, Scherpenzeel en Wageningen Aanbestedende Dienst: Gemeente Ede Referentie: 35504

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Trapliften gemeente Barneveld, Ede, Scherpenzeel en Wageningen Aanbesteding Trapliften gemeente Barneveld, Ede, Scherpenzeel en Wageningen Aanbestedende Dienst: Gemeente Ede Referentie: Omschrijving: De aanbestedende dienst wenst trapliften circulair in te kopen (zie ook paragraaf 5.1 en 5.2), binnen de gemeentegrenzen van de opdrachtgever. Hieronder valt: de (her)inzet en terugname; de opslag en/of revitalisatie; de plaatsing en aansluiting (met instructie voor gebruiker); de afkoppeling en demontage; en een full-service garantie/onderhoud** voor de duur van 5 jaar. van 1. bestaande trapliften die eigendom zijn van de opdrachtgever; 2. bestaande trapliften welke afkomstig zijn uit depot(s) van de opdrachtnemer, 3. nieuwe trapliften*, Toelichting: Betreft Pagina 8 1 Vraag Zoals in de marktconsultatie ook aangegeven is zijn de stoelen/units en raildelen van verschillende merken niet onderling uitwisselbaar. De stoel en unit wordt voor hergebruik weer ingezet en de rail wordt klant specifiek gemaakt om de best passende oplossing te realiseren. Hoe ziet de aanbestedende dienst een proces voor zich waar trapliften van diverse merken door 1 opdrachtnemer wordt ingezet? Betreft Pag 8 2 Vraag Het herinzetten van merkvreemde liften is in onze ogen een zeer dure en omslachtige oplossing immers zal het proces vertraagd worden door een extra schakel in de dienstverlening. Is de aanbestedende dienst zich ervan bewust dat deze manier van werken alleen voor een dealer in te regelen is? Betreft pag 8 3 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 5

2 Is de aanbestedende dienst bereid de aanbesteding op te splitsen in 2 percelen: nieuw en hergebruik? Op deze manier kan een leverancier de keuze maken wel of niet in te schrijven voor het herinzetten van merkvreemde liften. Indien nee: is de aanbestedende dienst zich bewust van het feit dat er diverse partijen uitgesloten worden? Wij verzoeken u dringend uitgebreid te motiveren waarom de aanbestedende dienst voor deze uitsluiting van partijen (fabrikanten) kiest? 4 Vraag Een leverancier beschikt alleen over de benodigde onderdelen van de liften in zijn leveringsprogramma en niet van liften van vreemde merken. Het is ook niet bekend welke onderdelen frequent nodig zijn om een bepaalde lift te kunnen repareren. In de praktijk zal een defect onderdeel worden besteld bij de leverancier van de betreffende lift en indien het wordt geleverd overgegaan tot reparatie van de lift waarbij het niet is uit te sluiten dat de lift over een langere periode niet kan worden gebruikt. Bent u bereid dit gevolg te accepteren? 5 Vraag Bij liften van een vreemd merk zal de opdrachtnemer volledig afhankelijk zijn van de leverancier van de betreffende liften. Indien de leverancier niet wil meewerken aan het oplossen van de storing in opdracht van de opdrachtnemer is de gemeente dan bereid opdracht te geven aan de leverancier om de betreffende lift te repareren? En is de aanbestedende dienst zich ervan bewust dat deze procedure zal zorgen voor langere responsetijden? 6 Vraag Door de afhankelijkheid van de opdrachtnemer van de leverancier van de te onderhouden liften zal het onderhouden van liften van een vreemd fabricaat veel kostbaarder zijn dan eigen producten. Deze eis zal tot gevolg hebben dat de kosten van onderhoud zullen stijgen voor alle te leveren liften. Is de aanbestedende dienst zich bewust van deze consequentie voor alle te leveren liften? 7 Vraag Om te kunnen bepalen hoeveel liften er in het depot gaan komen en in de toekomst geplaatst en onderhouden dienen te worden is meer informatie nodig over het huidige bestand van de 4 gemeenten. Minimaal zal er een lijst opgesteld moeten worden van de uitstaande trapliften met daarin: de fabrikant, bouwjaar, installatiedatum, type en uitvoering en de aangebrachte opties van de uitstaande liften alsmede een overzicht van de onderhoudshistorie per traplift. Kunt u dit overzicht aan de nota van inlichtingen toevoegen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 5

3 Betreft Pag Vraag U geeft op dat uitgangspunt bij toekenning is dat er een standaard lift wordt toegepast. Dit is wel een heel summiere omschrijving van de technische specificaties waaraan een traplift moet voldoen. Kunt u dit meer specifiek en uitgebreider beschrijven? Categorie Bewijslast Betreft Pag 17 9 Vraag De aanbestedende dienst stelt in de selectieleidraad onder andere geschiktheidseisen ten aanzien van de technische bekwaamheid van gegadigden. Dikwijls dienen gegadigden aan te tonen dat zij beschikken over bepaalde voor de opdracht benodigde certificaten (zoals VCA en/of ISO 9001) en wordt de technische vakbekwaamheid van gegadigden getoetst aan bepaalde referentie eisen. Tot onze verbazing ontbreekt in deze aanbesteding een referentie eis. Wat is de reden van het ontbreken van deze eis? Betreft Technische eisen/programma van eisen 10 Vraag In uw Aanbestedingsdocument ontbreekt in het programma van eisen/technische bekwaamheid de eis NEN EN 81-40:2008 (met eventueel als toevoeging de Machinerichtlijn 2006/42/EC CE-norm) De NEN EN is een Europese Normering, welke in alle aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen aangezien dit een verplichting is. Kunt u bevestigen dat ook binnen uw aanbesteding deze Europese normering van toepassing is voor alle inschrijvers? Indien u de NEN EN niet als eis stelt kunt u dan beargumenteren waarom de deelnemende gemeenten af wensen te wijken van deze wettelijke normering? Betreft Technische eisen/programma van eisen 11 Vraag Is het juist te veronderstellen dat als de trapliftinstallatie niet hoeft te voldoen aan de NEN EN normering, of een leverancier niet aan deze eis kan voldoen, er per geplaatste traplift (zowel nieuw als hergebruikt en/of herplaatst) een afzonderlijk keuringsrapport opgesteld dient te worden door een daarvoor bevoegde instantie (zoals het Liftinstituut)? Indien uw antwoord 'ja' is kan er dan vanuit worden gegaan dat de kosten voor dit keuringsrapport in de aanschafprijs van de traplift zitten en hiervoor geen extra kosten bij de gemeenten in rekening kunnen worden gebracht? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 5

4 Betreft Onduidelijkheid bestek alsmede beantwoording NvI 1 12 Vraag Het is nog steeds onduidelijk wat u bedoelt met herinzetten/herplaatsing van trapliften. Het Aanbestedingsdocument, vraag 8 in de Nota van Inlichtingen, almede het antwoord, geven onvoldoende handvatten om een concreet antwoord hieruit op te maken. Derhalve stellen wij deze vraag in de 2e Nota van inlichtingen. Bedoelt u met het herplaatsen van een traplift uit depot: het zonder enige aanpassing van de liftinstallatie in gebruik stellen op een ander adres, of; Bedoelt u de traplift uit depot installeren op een nieuw adres en de liftstoel en/of looprail passend maken aan een andere trapsituatie en gebruiker. In de trapliftenbranche zijn drie varianten gebruikelijk: 1. 1 op 1 overzetten (zonder enige aanpassing van de liftinstallatie deze herplaatsen op een ander adres) 2. Hergebruik (de gebruikte liftinstallatie wordt aangepast naar de nieuwe trapsituatie en gebruiker. Aanpassingen zijn bijvoorbeeld: de looprail vermaken, een inschuifbare uitloop op de rail monteren omdat de doorgang onderaan de trap vrij moet blijven, stoelaanpassing links- rechtsdraaiend, een bocht maken omdat de nieuwe situatie één bocht meer heeft dan de situatie waarvan de lift afkomstig is etc. 3. Nieuw levering (liftstoel en rail volledig afgestemd op de situatie) Een traplift uit depot zonder enige aanpassing herplaatsen is vele malen minder arbeidsintensief (dus goedkoper) dan het herplaatsen van een traplift uit depot waarvan de looprail moet worden vermaakt. Aangezien u een bovenprijs hanteert op het prijsopgave formulier is het voor leveranciers van wezenlijk belang welke dienstverlening exact wordt verwacht. Wij vragen u vriendelijk om verduidelijking. Betreft Onvolledigheid antwoord vraag 5 NvI 13 Vraag U schrijft uit te gaan van een professionele houding van leveranciers. U stelt geen enkele eis ten behoeve van een servicedienst, bereikbaarheid van de winnende partij in het geval van een storing, alsmede de reactietijd bij calamiteiten. Dit is uitzonderlijk, omdat deze eisen in Aanbestedingen van trapliften te allen tijde worden opgenomen. Conform uw Aanbestedingsdocument mag de winnende partij maximaal 150,- voor onderhoud en reparatie in rekening brengen. (uitgaande van de maximale inschrijfprijs) Zowel in de marktconsultatie als de NvI wordt kenbaar gemaakt dat leveranciers niet merkoverschrijdend werken. In de praktijk zal de winnende partij een reparatie aan een vreemd merk lift door een leverancier moeten laten verrichten van dat vreemde merk. Deze leverancier zal de daadwerkelijke kosten voor de reparatie in rekening brengen (arbeid, materiaal voorrijkosten avond/weekendtoeslag), hetgeen hoger zal zijn dan het inschrijfbedrag van de winnende partij. Wellicht dat de bereidheid er is, er is nog geen sprake van professionaliteit. Wij willen u vriendelijk verzoeken eisen te stellen aan de servicedienstverlening in het belang van de winnende partij en trapliftgebruikers in de deelnemende gemeenten. Stel dat er sprake is van een calamiteit waarbij een trapliftgebruiker een nacht vastzit halverwege de trap. Dan wilt u niet te horen krijgen van de winnende partij: U heeft in de Nota van inlichtingen bevestigd dat wij uit konden gaan van de professionaliteit van de leveranciers. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 5

5 Betreft n.a. 14 Vraag Wilt u een Excel van het prijsformulier (bijlage 4) toevoegen aan de aanbestedingsdocumenten? Betreft n.a. 15 Vraag Klopt het dat er geen apart gunningscriterium prijs is, waar bijlage 4 dient te worden geupload/ingevuld? Betreft n.a. 16 Vraag In de PRP Matrix wordt om een aantal rechtsgeldig ondertekende verklaringen op briefpapier ter verificatie gevraagd. Dienen deze bij de inschrijving te worden ingediend of achteraf na gunning in de verificatiefase. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 5