Bijlage D: Model Overeenkomst

Transcriptie

1 Bijlage D: Model Overeenkomst Raamovereenkomst voor levering ICT-Hardware Perceel 1(Werkplekken, supplies en mobiele devices) Perceel 2(Server, storage en actieve netwerkcomponenten) concept juli 2014 Partijen: Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer W. Werumeus Buning, directeur,hierna te noemen Opdrachtgever, En <invullen: naam bedrijf/organisatie. Ook de rechtspersoonlijkheid vermelden, bijv. Stichting/ B.V/ Firma/ V.O.F. enz. >, statutair gevestigd te <invullen: plaatsnaam>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <invullen: naam ondertekeningsbevoegde> in zijn/haar hoedanigheid van <invullen: functie>, hierna te noemen Opdrachtnemer, nemen in aanmerking dat: - Opdrachtgever heeft een Europese openbare aanbesteding doorlopen voor de aanbesteding voor de levering van ICT-Hardware Perceel <perceelnr(s).> - naar aanleiding van deze aanbestedingsprocedure kwam Opdrachtnemer als een van drie beste Inschrijvers naar voren; - Opdrachtnemer voldoet aan alle door Opdrachtgever gestelde eisen en criteria; - Opdrachtnemer bereid is de door Opdrachtgever gewenste levering van ICT-Hardware Perceel <perceelnr(s).>; - partijen de voorwaarden waaronder de levering zal geschieden zijn overeengekomen; - partijen deze voorwaarden schriftelijk wensen vast te leggen in een Raamovereenkomst; en verklaren het volgende te zijn overeengekomen: Artikel 1 Aard van de Raamovereenkomst 1.1 Gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst is Opdrachtnemer verplicht voor Opdrachtgever tot leveren van ICT-Hardware Perceel <perceelnr(s).> Raamovereenkomstig de naar aanleiding van de Offerteaanvraag van Opdrachtgever, kenmerk , opgestelde offerte van Opdrachtnemer d.d. <invullen: datum> en de voorwaarden en bepalingen van deze Raamovereenkomst, inclusief de bijlagen. 1.2 Voor zover de Raamovereenkomst, de algemene inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever of de overige bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, geldt bij de interpretatie van de Raamovereenkomst de navolgende rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1. de Raamovereenkomst 2. het verslag van het afstemmings- en verificatiegesprek d.d. Pagina 1 van 8

2 <invullen: datum> 3. de Nota van Inlichtingen d.d. <invullen: datum> 4. Offerteaanvraag met kenmerk de Algemene Rijksvoorwaarden voor IT-overeenkomsten (ARBIT 2013) 6. de offerte van Opdrachtnemer d.d. <invullen: datum> 7. overige relevante stukken, tekeningen, overzichten e.d., format beoordelingsformulier 1.3 De in het vorige lid onder 1 tot en met 7 genoemde documenten worden als bijlagen bij deze Raamovereenkomst gevoegd en maken daarvan deel uit. Artikel 2 Looptijd van de Raamovereenkomst 2.1 Deze Raamovereenkomst wordt van kracht op <invullen: datum> Deze Raamovereenkomst kent een looptijd van drie jaar en eindigt van rechtswege op <invullen: datum> zonder dat daartoe opzegging vereist is. 2.3 Met een optie van eenmaal een verlenging met één jaar. 2.4 Nvt 2.5 Deze Raamovereenkomst kan op ieder moment worden beëindigd indien partijen daar wederzijds overeenstemming over bereiken. 2.6 N.v.t. 2.7 Opdrachtgever kan deze Raamovereenkomst per aangetekende brief beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, indien beoordelingen van het kwaliteitsniveau van de dienstverlening in een tijdvak van 12 maanden leiden tot drie of meer achtereenvolgende slecht. Hiertoe wordt het begeleidende beoordelingsformulier gebruikt, en minimaal 1x per 6 maanden ingevuld. Mocht er aanleiding toe zijn, zal het formulier vaker worden ingevuld. (zie bijlage 6) Artikel 3 Tijdsplanning 3.1 De dienstverlening vindt plaats conform de afgesproken procedure zoals vastgelegd in het verslag van het afstemmings- en verificatiegesprek d.d. <datum>. 3.2 Indien de controle op de dienstverlening onvoldoende aangeeft, verplicht Opdrachtnemer zich op kortst mogelijk termijn, maar in ieder geval binnen één werkdag na binnenkomst rapportage (bij Opdrachtgever), de gebreken te herstellen. 3.3 De Leverancier is verplicht de bij order en/of Raamovereenkomst gestelde termijnen na te komen en op de daarbij gestelde plaats af te leveren. Bij niet voldoening van de Leverancier aan deze verplichting is de Leverancier zonder ingebrekestelling in verzuim. De Opdrachtgever is dan gerechtigd zonder ingebrekestelling of rechtelijke tussenkomst en onverminderd de verdere rechten van de Opdrachtgever (zoals ondermeer vordering tot schadevergoeding) de order en/of Raamovereenkomst te annuleren respectievelijk te ontbinden, zonder dat de Opdrachtgever tot enige schadevergoeding is gehouden. De Opdrachtgever heeft het recht zonder nadere ingebrekestelling een boete te heffen, indien de Leverancier zijn product niet of niet binnen de afgesproken levertijd aflevert. De boete bij niet tijdige aflevering bedraagt 1% van de overeengekomen prijs van het te laat geleverde voor elke dag vertraging, tot een maximum van 10% van die Pagina 2 van 8

3 prijs. Bij gehele of gedeeltelijke niet-aflevering bedraagt de boete 10% van het niet geleverde. De boete laat de overige rechten van de Opdrachtgever, waaronder eventuele rechten op schadevergoeding onverlet. Artikel 4 Prijzen 4.1 Van toepassing is het maximale Opslag Percentage zoals vermeld in de offerte. 4.2 Nvt Artikel 5 Facturering 5.1 De facturering van de werkzaamheden/ levering/ werk dient te geschieden: De facturen dienen verzonden te worden aan: Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard T.a.v. afdeling Cluster ICT-Beheer. Postbus AB Rotterdam 5.2 Opdrachtnemer vermeldt op de factuur ten minste: - het inkoopordernummer, (wordt na gunning verstrekt) - de periode waarop de factuur betrekking heeft; - de datum van de dienst of levering; - de budgetcode en plaats van vestiging alsmede de naam, - het nummer en het aantal geleverde artikelen, voorzien van stuksprijzen en totaalbedrag en BTW. Artikel 6 Dienstopdrachten/ bestellingen en opdrachtbevestigingen 6.1 Dienstopdrachten/ bestellingen worden uitsluitend geplaatst door de daarvoor bevoegde medewerkers van Opdrachtgever onder vermelding van een ordernummer als referentie. Opdrachten/ bestellingen worden per post, per fax of per verzonden. 6.2 Opdrachtnemer controleert opdrachten die geplaatst zijn op juistheid van prijzen, omschrijving, kortingspercentages en levertijden, en zendt de opdracht ondertekend retour ter bevestiging. Artikel 7 Contactpersonen 7.1 Contactpersoon voor Opdrachtgever is <invullen: functie>; contactpersoon voor Opdrachtnemer is <invullen: naam>, of diens plaatsvervanger(s) of opvolger(s). Artikel 8 Slotbepalingen 8.1 Op deze Raamovereenkomst zijn uitsluitend van toepassing de de Algemene Rijksvoorwaarden voor IT-overeenkomsten (ARBIT 2013), voor zover daarvan in deze Raamovereenkomst niet wordt afgeweken. De (eventuele) algemene voorwaarden van Opdrachtnemer zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. 8.2 Wijzigingen van deze Raamovereenkomst zijn niet eerder van kracht nadat zij schriftelijk zijn overeengekomen. De wijzigingen worden in de vorm van een addendum aan deze Raamovereenkomst toegevoegd. Pagina 3 van 8

4 Bijlagen (worden toegevoegd bij de definitieve Raamovereenkomst) Bijlage 1 Het verslag van het afstemmings- en verificatiegesprek d.d. <invullen: datum> (Dit verslag moet door beide partijen voor akkoord worden ondertekend.) Bijlage 2 De Nota van Inlichtingen d.d. <invullen: datum> Bijlage 3 De Offerteaanvraag met kenmerk Bijlage 4 De Algemene Rijksvoorwaarden voor IT-overeenkomsten (ARBIT 2013) Bijlage 5 De offerte van Opdrachtnemer d.d. <invullen: datum> Bijlage 6 Relevante stukken, tekeningen, overzichten e.d.: format beoordelingsformulier Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend: Voor Opdrachtgever, Rotterdam Datum:.. Naam:... Functie: Directeur Voor Opdrachtnemer, Plaats:. Datum:. Naam:.. Functie:... Pagina 4 van 8

5 Bijlage 6 Format beoordelingsformulier Leverancier Beoordeling Formulier Waterschappen voor Leveringen en Diensten Model: 2014 [[LOGO]] Naam leverancier: Ingevuld door: Datum: Plaats: Unit / afdeling: Betreft: Levering Dienst Deel A Algemene informatie over opdracht of contract Korte omschrijving opdracht of contract 1 : Duur opdracht / contract Aanvang: Einde: Toelichting: Deel B Kwaliteit, service & proces Beoordeling van: het geleverde ten opzichte van de (contract) afspraken continuïteit van de kwaliteit vakkennis van de leverancier verbeteracties n.a.v. het verbeterplan (indien van toepassing) Prestatie-indicator kwaliteit Zeer Matig Slecht N.v.t. Toelichting Beoordeling van: bereikbaarheid van de leverancier(*) pro-activiteit van de leverancier oplossingsgerichtheid van de leverancier klantvriendelijkheid van de leverancier Prestatie-indicator service Zeer Matig Slecht N.v.t. Toelichting leveringsbetrouwbaarheid 1 Vermeld hier of het een eenmalige opdracht of raamovereenkomst of andere overeenkomst is. Pagina 5 van 8

6 Beoordeling van: nadere offertes; meerminderwerk uitvoeringsinformatie en planning conform afspraken Beoordeling van: omgaan met prijsindexering omgaan met meerminderwerk(*) snelheid van de facturering correctheid van de facturen Prestatie-indicator proces Zeer Matig Slecht N.v.t. Toelichting Prestatie-indicator prijs & facturering Zeer Matig Slecht N.v.t. Toelichting Beoordeling van: Geeft leverancier invulling aan de (aanvullende) gunningscriteria, die behoren bij de opdracht/ het contract? Deel C - Leverancier specifiek Zeer Matig Slecht N.v.t. Toelichting (zelf in te vullen) (zelf in te vullen) Deel D - Verbeterplan of - acties Het verbeterplan dient te worden opgesteld door de leverancier zelf, naar aanleiding van het beoordelingsgesprek en dient zoveel mogelijk SMART 2 gemaakt te worden. Verbeterplan of verbeteracties gewenst (*) zie Algemene toelichting in Bijlage) 2 Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden. Pagina 6 van 8

7 ALGEMENE TOELICHTING Bijlage KWALITEIT HET GELEVERDE: GELDT VOOR ZOWEL PRODUCTEN ALS DIENSTEN. CONTINUÏTEIT: BLIJFT DE KWALITEIT VAN HET GELEVERDE STABIEL DOOR DE TIJD HEEN? VAKKENNIS LEVERANCIER: IS DE LEVERANCIER UP TO DATE ALS HET GAAT OM ZIJN KENNIS VAN ZIJN MARKT EN PRODUCT? VERBETERACTIES: ALS ER EEN VERBETERPLAN IS AFGESPROKEN, VOERT DE LEVERANCIER DE VERBETERACTIES DAN OOK BINNEN DE AFGESPROKEN TIJD UIT? SERVICE Bereikbaarheid: Pro-activiteit: Oplossingsgerichtheid: telefonische en digitale bereikbaarheid, responstijd. komt de leverancier uit zichzelf met goede ideeën, nieuwe producten en kwaliteitsverbeteringen en signaleert de leverancier voortijdig problemen? gaat de leverancier bij problemen serieus op zoek naar een oplossing? Klantvriendelijkheid: houding en gedrag van de werknemers, hoe word je als klant behandeld? LEVERINGSBETROUWBAARHEID: LEVERT OF PRESTEERT LEVERANCIER VOLGENS AFSPRAAK? PROCES Offertes: Uitvoering: Uitvoeringsinfo: Planning: Offertes: hoe is het werk, de levering of dienst uitgevoerd? Was het compleet en op tijd? info over tijdstip, impact, evt. te nemen maatregelen, evt. wijzigingen over het werk, levering of dienst. En wordt deze info op tijd geleverd? ontvang je evt. tussentijdse offertes binnen de afgesproken tijd? Zijn ze volledig? Prijs en facturering Correctheid factuur: klopt de factuur met het geleverde, de contractafspraken en is de codering juist? Stappenplan en toelichting Leverancier Beoordeling Formulier 1 Ga na of de leverancier die je gaat beoordelen al eens eerder beoordeeld is. 2 Nodig de leverancier uit voor een evaluatiegesprek. 3 Maak het formulier leverancier specifiek. 4 Vul het beoordelingsformulier in. Toelichting Leverancier Beoordeling Formulier Zo ja, neem in de komende beoordeling de eerdere beoordeling mee. Stuur met de afspraakbevestiging een blanco beoordelingsformulier mee, met het verzoek aan de leverancier om het formulier in te vullen betreffende zijn eigen dienstverlening aan het waterschap. Vul hiervoor Deel B van het formulier aan met specifieke contractafspraken waarvan het belangrijk is dat deze getoetst worden. Ken de scores toe (van zeer goed slecht) aan alle onderdelen. Vergeet niet om in de velden voor de toelichting te omschrijven waarom je een bepaalde score toekent. Let ook goed op de definities van de begrippen waarover een beoordeling gevraagd wordt, deze staan uitgelegd achterop het Pagina 7 van 8

8 5 Bespreek de beoordeling met de leverancier. 6 Plan eventuele vervolgstappen. formulier. Tijdens het evaluatiegesprek bespreek je (de verschillen tussen) het formulier dat je zelf hebt ingevuld en degene die de leverancier heeft ingevuld. Indien nodig kan je tijdens het gesprek nog kleine aanpassingen doen in de beoordeling, waarna je de definitieve beoordeling vast stelt. Wanneer er naar aanleiding van het gesprek wordt geconcludeerd dat de leverancier moet verbeteren op een of meerdere vlakken, dan dient de leverancier (op basis van het gesprek) zelf binnen 10 werkdagen een verbeterplan op te stellen dat SMART (Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) dient te zijn. Gebruik voor het verbeterplan de daarvoor bestemde ruimte in het beoordelingsformulier, zodat de gegevens van de beoordeling gebundeld blijven in één document. 7 Evaluatie. Na de afgesproken termijn evalueer je het stappenplan met de leverancier. 8 Afronding Bepaal of (en wanneer) een volgende beoordeling zal plaatsvinden. Versie maart 2014/RvH. Pagina 8 van 8