Slim advies kopen. Een opdrachtnemer aan het woord. PIANOo/NEVI 28 oktober Dirk de Wit

Transcriptie

1 Slim advies kopen Een opdrachtnemer aan het woord PIANOo/NEVI 28 oktober 2008 Dirk de Wit

2 Opdrachtnemer: O&i partners in BPM Advieskantoor gespecialiseerd in het slimmer, beter en gecontroleerder ontwerpen en uitvoeren van bedrijfsprocessen Totaal circa 150 medewerkers; Ruim 50% omzet publieke sector; Binnen publieke domein breed portfolio; ISO-gecertificeerde bedrijfsvoering; Geaccrediteerd bij de Ooa als zelfstandig certificatiebevoegd naar eigen management consultants Participeren regelmatig in tenderprocedures van de overheid 2

3 Orde van organisatiekundigen enadviseurs: Ooa Ooa is de Nederlandse beroepsvereniging voor organisatieadviseurs Ooa kent 1700 leden, waarvan een groot deel opereert als zelfstandig ondernemer of als adviseur binnen een kleiner bureau Ooa hanteert eigen leveringsvoorwaarden Ooa kent eigen gedragsregels en een eigen tuchtrecht Ooa hanteert een eigen professionaliseringsbeleid en certificeert haar leden conform de internationale standaarden van de ICMCI 3

4 Inkoop steeds professioneler Van begin maar op basis globale kosten calculatie Via offerte vooraf Via offertes meervoudig onderhands (in concurrentie) Naar openbaar (Europees) aanbesteden 4

5 Hoe kijken wij aan tegen (openbaar) aanbesteden? Nieuwe kansen: Wij kunnen reflecteren op vragen die wij anders wellicht niet gekregen zouden hebben Wij denken meer na over partnerships Opdrachtgevers denken beter na over de aanvraag Positieve ontwikkeling kwaliteit bestekken 5

6 Hoe kijken wij tegen (openbaar) aanbesteden aan? Potentiële tegenvallers: Kost veel meer tijd, administratieve lasten en bureaucratie Eenduidigheid ontbreekt Geen of nauwelijks klantcontact mogelijk, inhoud raakt ondergesneeuwd bij inkoop Het zijn altijd weer dezelfde grote bureaus die in de selectie boven komen drijven 6

7 Leervoorbeelden vanuit ons perspectief (1) Kies overwogen voor wel of niet openbaar aanbesteden: record: 104 concurrenten; doel en middel onevenwichtig: Europese openbare aanbesteding bij opdracht voor ; op achterstand: reeds gegund op basis van meervoudige onderhandse aanbesteding, intern teruggefloten daarna openbaar aanbesteden. Kies bij niet openbare aanbesteding voor een puntentelling die discrimineert: desillusie: niet door naar tweede ronde na loting. 7

8 Leervoorbeelden vanuit ons perspectief (2) Denk goed na bij mantelcontracten over hoe je het intern organiseert en over het aantal contractanten. enkele bijzondere ervaringen: mantelcontract zonder aanvragen; mantelcontract met 29 percelen; of onduidelijke samenstelling percelen mantelcontract met te weinig bureaus met als gevolg handel in offertes; mantelcontract met de plicht een ander bureau als onderaannemer te nemen; mantelcontract waarbij je gevraagd wordt niet te offreren. 8

9 Leervoorbeelden vanuit ons perspectief (3) Wees duidelijk bij informatie bijeenkomst en/of nota van inlichtingen niet binnen een week na publicatie een informatiebijeenkomst organiseren; geef ruim de tijd tussen nota van inlichtingen en de deadline en kom niet zes dagen voor de deadline met cruciale informatie; geef antwoorden op vragen en niet alleen ja of nee of is aan de bureaus. 9

10 Leervoorbeelden vanuit ons perspectief (4) Eenduidigheid bij CV s en referenties zou ons erg veel werk schelen verschillende formats; verschillende definities voor partner, senior, junior; voorbeeldrapporten opsturen kan niet altijd (vertrouwelijkheid); getekende tevredenheidverklaringen kosten veel tijd en wij kunnen onze klanten niet dwingen; soms te rigide gehanteerd (enkele maanden te kort ervaring of referentie te oud). 10

11 Leervoorbeelden vanuit ons perspectief (5) Geef een uitgebreide toelichting op de keuze en geef de mogelijkheid voor een toelichtend gesprek. Wij willen van elke afwijzing leren! En niet: eenregelig briefje met uitsluitend procedurele informatie; terwijl na een gesprek de benodigde informatie wel te verkrijgen is; niet de mogelijkheid bieden voor een gesprek binnen de periode van 15 dagen na voorlopige gunning. 11

12 Waarom aanbestedingsplicht? Het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten Het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen (Uit Kabinetsvisie op aanbesteden 2002/2003) 12

13 Beginselen aanbestedingsrecht Objectieve en gelijke behandeling Geen (ongerechtvaardigde) discriminatie Transparantie (passende mate openbaarheid) Object van aanbesteding voldoende bepaald Geldt zowel voor opdrachten boven als onder de drempelwaarden! (redelijkheid en billijkheid in pre-contractuele fase) 13

14 Discussie Stelling 1: De kwaliteit van inkoop kan omhoog door zich meer te verplaatsen in de positie van opdrachtnemers. gevolgen van criteria voor concurrentieverhoudingen kleine details met grote gevolgen grootste bureaus hebben lang niet altijd de beste adviseurs 14

15 Discussie Stelling 2: De doelmatigheid van overheidsbestedingen is afhankelijk van een goede balans tussen inkoop en inhoud. goede adviseurs discrimineren elkaar op inhoud en niet op prijs te weinig voorkennis van de inhoud, levert slechte voorstellen tarief kan nooit belangrijker zijn dan resultaat 15

16 Discussie Stelling 3: Meer eenduidigheid inzake categorieën, criteria, formats etc. over alle overheden zal de doelmatigheid van inkoop voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer verbeteren. niet elke keer weer andere standaarden voor hetzelfde wiel biedt basis voor gemeenschappelijke centrale informatiebank vereenvoudigt keuzeproces opdrachtgever en opdrachtnemer 16

17 Nieuwe ontwikkelingen?? Het kabinet (VROM) heeft bepaald dat de inkoop bij de overheid in % duurzaam moet zijn. Voorstel van SenterNovem: Verplichting tot het bijhouden van gereden kilometers,type brandstof en type auto s Verplichting tot bijhouden van energiegebruik eigen gebouwen Verplichting tot bijhouden van eigen papierverbruik Compensatie door het planten van bomen etc. Externe instantie gaat hierop toezicht houden. Hoezo vermindering van administratieve lasten en eerlijke concurrentieverhoudingen?