Rapport Tussen de regels. Michel Geertse 28 juni 2016

Transcriptie

1 Rapport Tussen de regels Michel Geertse 28 juni 2016

2 Achtergrond rapport opdracht van rijksadviseur Koen van Velsen aan Architectuur Lokaal gericht op traditionele architectenselecties focus op opdrachtgeverschap van RVB vergelijking met vier andere professionele partijen: Amsterdam, Rotterdam, Hevo, ICS kleine 30 selectieprocedures binnenstebuiten gekeerd (1 april zomer 2015) inzicht verschaffen over wettelijke verplichtingen en mogelijke toepassingen op basis waarvan aanbevelingen gedaan worden om praktijk te verbeteren

3 Wat moet, wat mag, wat kan beter? Referentietermijn architectendiensten: Wet: 3 jaar Hevo: 5 jaar Rotterdam: 10 jaar

4 Opzet rapport Selectieproces opgeknipt in fasen, per fase belangrijkste keuzemomenten benoemd. Het gaat om een selectie van keuzemomenten, niet een uitputtende lijst

5 Voorbereidingsprocedure (wanneer aanbesteden) Wet: Verplicht aanbesteden boven EU drempelwaarde Onder drempel niet verplicht, wel inkoopbeleid ontwikkelen Aandacht voor proportionaliteit & toegang MKB Maatschappelijke doelen Praktijk: Slechte of geen afstemming tussen inkoopbeleid en architectuurbeleid (inkoopbeleid meestal generiek) Alleen (EU) aanbesteden als het moet, anders meervoudig onderhands Uitnodigingsbeleid voor onderhandse procedures?

6 Uitzondering: gemeente Rotterdam Protocol Ontwerpersselecties: Koppeling architectuurbeleid en inkoop Expliciet uitnodigingsbeleid Bewuste keuze voor (voorgeprogrammeerde) procedures

7 Toetsen geschiktheid (referenties) Wet: Opgave meest relevante diensten over afgelopen drie jaar (korter mag, langer niet: GP) Straks oprekken referentietermijn met oog op voldoende concurrentie expliciet toegestaan (v.a 1 juli?) Toetsen adhv kerncompetenties (één referentie per competentie (GP) Proportionaliteitsbeginsel!!!! Praktijk: Grote verschillen per opdrachtgever, opdrachtgevers lang niet altijd consequent (administratieve lasten, vergrote kans op leesfouten ) Regelmatig zeer specifieke kerncompetenties, ook wel gestapelde kerncombinaties, icm specifieke voorwaarden (beperking marktwerking). Maar ook: slimme vondsten die mededinging bevorderen. Rigide toepassing wettelijke referentietermijn (3 jaar); maar ook ruimere termijnen: 5 jaar (werken) en 10 jaar (beroep op marktomstandigheden)

8 Kansen voor verbetering (aanbevelingen) Ontwikkel specifiek inkoopbeleid met oog op standaardisatie en pas dit consequent toe Stel geen referentie-eisen (vraag eerst in nadere selectie om referenties, dan gelden wettelijke referentietermijnen niet) Ga flexibel om met wettelijke referentietermijn, zoek aansluiting bij werken en marktomstandigheden Ontwikkel inkoopbeleid om voldoende marktwerking in te kaderen Vraag om referenties van projectarchitect in plaats van bureau (= ander bewijsmiddel, nml. CV) Benut slimme vondsten van andere opdrachtgevers (o.a. projectomvang als kerncompetentie ipv voorwaarde, vergelijkbare complexiteit ipv letterlijke referenties vragen)

9 Beoordelen mate geschiktheid (nadere selectie) Wet: Beperken aantal te selecteren geschikte gegadigden met objectieve, nietdiscriminerende criteria of regels Handreikingen voor referentie-eisen gelden in beginsel ook voor selectiecriteria Praktijk: Grote verschillen per opdrachtgever, opdrachtgevers lang niet altijd consequent (administratieve lasten, vergrote kans op leesfouten ) Drie smaken: inhoudelijke beoordeling met selectiecriteria, loting, of combi van selectiecriteria en loting (wildcards) Loting heeft niet voorkeur bij marktpartijen Selectiecriteria hebben betrekking op beoordeling van referenties en/of bureauvisie/beschrijving werkwijze. Bij beoordeling van referenties spelen dezelfde issues als bij referentieeisen. Het sorterend effect van visies & beschrijvingen valt vaak tegen Meestal worden usual suspects geselecteerd (tenzij loting)

10 Kansen voor verbetering (aanbevelingen) Ontwikkel specifiek inkoopbeleid met oog op de keuze voor selectiemethodiek en standaarden voor referenties en visies/beschrijvingen Zuivere loting is ongewenst Toekennen wildcards naast selectie op criteria vergroot toetredingskansen Hanteer ruime referentietermijnen (driejaarstermijn niet verplicht in nadere selectie) Overweeg CV projectarchitect als alternatief voor bureaureferenties Vermijd een zuiver kwantitatieve evaluatie van referenties (vierkante meters en aantal functies, labels), evalueer de kwaliteit van de geleverde prestatie Vraag naar een inhoudelijk verhaal (visie/beschrijving) en zorg dat dit voldoende SMART/projectspecifiek is.

11 Beoordeling inschrijvingen (gunningsfase) Wet: Gunningscriteria EMVI of laagste prijs Geen specificatie mogelijke deliverables, gevraagde moet wel voldoende verband houden met uitvoering opdracht Redelijke vergoeding als deel opdracht moet worden uitgevoerd (GP)

12 Beoordeling inschrijvingen (gunningsfase) Praktijk: Vrijwel altijd EMVI Prijs dominant, maar niet doorslaggevend. Invloed prijs beperkt door te werken met vaste prijs, marges (geboden prijs relateren aan gemiddelde prijs, prijsplafond en -bodem) en lage wegingsfactor. RVB werkt als enige met gunnen op meerwaarde (monetariseren) In veel gevallen wordt niet volledige schaal benut bij kwalitatieve criteria (zodat prijs feitelijk zwaarder weegt) Meestal wordt om visiepresentatie/document en/of plan van aanpak gevraagd als (een van de) deliverable(s), incidenteel ontwerp Omvang deliverables (aantal pagina s; tijd) meestal helder gespecificeerd, uitwerkingsniveau vaak niet. Vaak geen of slecht handhaafbare sancties op meer werk leveren dan gevraagd Gunningscriteria sturen vaak aan op gedetailleerdere uitwerking Inschrijfvergoedingen laag, vaak afwezig

13 Kansen voor verbetering (aanbevelingen) Ontwikkel specifiek inkoopbeleid met heldere definities van deliverables of sluit aan bij ontwikkelingen in de markt. BNA, Architectuur Lokaal en ICS werken aan de Richtlijn Gezonde Architectenselecties, die heldere definities geeft. Pas de heldere definities van deliverables consequent toe en stel sancties op het niet naleven. Zorg dat de gevraagde deliverables en de gunningscriteria op elkaar afgestemd zijn. Overweeg een redelijke inschrijfvergoeding voor te leveren ontwerpwerk (zie ook Richtlijn Gezonde Architectenselecties). Kies een gunningmethodiek, die prijsduiken ontmoedigt (vaste prijs, marges, bodemprijs) Beoordeel prijs en kwaliteit gescheiden Overweeg een anonieme beoordeling van het kwalitatieve deel Benut de volledige schaal bij de beoordeling van het kwalitatieve deel Vermijd onnodig ontwerpwerk Houd het simpel

14 Richtlijn Gezonde Architectenselecties