Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Drimmelen Vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 6 oktober /8

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Kaders voor inkopen & aanbesteden 1.1 Aanleiding 1.2 Wettelijke kaders 1.3 Toepassingsbereik Hoofdstuk 2: Uitgangspunten voor inkopen & aanbesteden 2.1 Doelstellingen 2.2 Efficiënt & economisch en functioneel inkopen 2.3 Duurzaam inkopen 2.4 Lokaal inkopen 2.5 Specifieke doelgroepen & inkopen 2.6 Samenwerken bij inkopen Hoofdstuk 3: Bepalen inkoopprocedures Hoofdstuk 4: Administratieve activiteiten bij inkopen & aanbesteden 4.1 Afwijken van het protocol 4.2 Evaluatie 2/8

3 Hoofdstuk 1: Kaders voor inkopen & aanbesteden 1.1 Aanleiding De gemeente koopt voor een zeer groot deel van de totale begroting in bij externe partijen. Het is begrijpelijk dat de gemeente aan haar burgers, maar ook aan haarzelf, verplicht is deze gelden zo efficiënt en zo effectief mogelijk in te zetten. Om dat te bereiken dienen de inkoop- en aanbestedingsprocessen professioneel uitgevoerd te worden. Er zijn verschillende redenen om tot een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid te komen. Het huidige inkoopbeleid dateert inmiddels al van Sinds de inwerkingtreding ervan is er veel veranderd. De Europese invloed op de inkoopprocessen is toegenomen en ook in de nationale wet- en regelgeving zijn er veel ontwikkelingen geweest. Ook is inmiddels het besef gekomen dat het inkoopbeleid ingezet kan worden om maatschappelijke doelstellingen te ondersteunen. Tot slot heeft de ervaring met het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid geleerd dat ook het beleid veel eenvoudiger en praktischer moet zijn. 1.2 Wettelijke kaders De op dit moment belangrijkste op inkopen en aanbesteden van toepassing zijnde Europese en nationale wet- en regelgeving zijn opgenomen in het inkoopprotocol. De gemeente of een van haar organen kan als publiekrechtelijk orgaan optreden in een inkoopprocedure, maar ook als privaatrechtelijke rechtspersoon. In beide gevallen is de gemeente gehouden zich te gedragen conform de algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht. De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie. Deze beginselen dient een gemeente op al haar inkopen en aanbestedingen toe te passen. 1.3 Toepassingsbereik Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. Voor de definities van levering, diensten en werken wordt verwezen naar het inkoopprotocol. De woorden inkoop en aanbesteding kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord inkoop wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord aanbesteding wordt vaker gebruikt bij werken met een civieltechnisch karakter en bij inkopen boven de EU-drempel. 3/8

4 Hoofdstuk 2: Uitgangspunten voor inkopen & aanbesteden 2.1 Doel van inkopen en aanbesteden Het hoofddoel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het komen tot juridisch, maatschappelijk en inkooptechnisch verantwoord verwerven van benodigde producten, diensten en werken in de benodigde kwaliteit tegen de meest optimale prijs/kwaliteitverhouding. Dit hoofddoel is uit te splitsen in een aantal subdoelstellingen: er wordt efficiënt omgegaan met beschikbare middelen & capaciteit; Europese, nationale en eigen regelgeving worden nageleefd; de integriteit wordt zowel op bestuurlijk en ambtelijk niveau als aan de kant van de opdrachtnemer gewaarborgd; er is oog voor duurzaamheid; er is oog voor lokaal en regionaal ondernemerschap; er is oog voor specifieke doelgroepen; er is oog voor samenwerking; er is oog voor goed opdrachtgeverschap. Wat er precies onder deze doelstellingen wordt verstaan, is uitgewerkt in de volgende paragrafen. 2.2 Economisch, efficiënt en functioneel inkopen De gemeente hanteert als doelstelling dat er economisch, efficiënt en functioneel wordt ingekocht. Enerzijds wordt hiermee bedoeld dat niet meer geld wordt uitgegeven aan het benodigde product, dienst of werk dan nodig is. Anderzijds wordt hiermee bedoeld dat niet meer capaciteit wordt gestoken in het (verkrijgen van het) product, dienst of werk dan nodig is. Met functioneel inkopen wordt bedoeld dat een product voldoet aan de functionele eisen. Er zal altijd eerst dienen te worden nagegaan of het huidige product wellicht nog volstaat of dat een opdracht met eigen mensen en middelen kan worden uitgevoerd. Als dan besloten wordt tot inkopen of aanbesteden zal in ieder geval een functionele specificatie moeten worden opgesteld. Met middelen (geld) zal efficiënt omgegaan moeten worden door het creëren van voldoende marktwerking bij inkopen en aanbestedingen. De meest voor de hand liggende methode om dit te doen is door concurrentie in te brengen. Mocht er in bepaalde situaties toch voor gekozen worden om 1-op-1 zaken te doen met één partij kan de marktwerking bewerkstelligd worden door te onderhandelen. Qua capaciteit van de planning en van de materiedeskundige en de inkoopadviseur zal binnen het inkoopprotocol gekozen moeten worden voor een passende procedure- en contractvorm. Bij een krappe uivoeringstermijn kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een eenvoudigere opzet van een procedure. In zijn algemeenheid zal een opdracht aantrekkelijk gemaakt moeten worden voor marktpartijen en zal op het juiste moment en in de juiste vorm marktkennis moeten worden ingebracht. Dit kan door bijvoorbeeld: marktconsultaties te houden (een toelichting/consultatie vragen van marktpartijen. Dit kan gaan over de behoefte van de gemeente of op de producten of diensten van de marktpartij. Er is hier nog geen sprake van inkopen); de opdracht open te formuleren en op EMVI te gunnen (EMVI = Economisch Meest Voordelige Inschrijving, oftewel naast prijs ook op kwalitatieve criteria beoordelen); innovatieve contractvormen toe te passen (zoals bijvoorbeeld Design & Construct, bouwteam etc.). De gemeente moet de markt (blijven) kennen en indien nodig tijdig deskundige ondersteuning in schakelen en verstandig om springen met het toepassen van deze mogelijkheden. 4/8

5 2.3 Duurzaam inkopen De gemeente hanteert als doelstelling dat er, waar mogelijk, duurzaam wordt ingekocht. Hiermee wordt bedoeld dat de gemeente maatschappelijk verantwoord ondernemerschap toepast. Duurzaam inkopen is namelijk een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaalethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie etc. Bij milieu om de beperking van belasting van milieu en natuur. Om hieraan te voldoen wordt per opdracht stilgestaan bij de mogelijkheden om duurzaamheidscriteria toe te passen, waarbij niet alleen de criteria van AgentschapNL worden toegepast, maar indien mogelijk meer. Zo kunnen er door de gemeente zelf innovatieve duurzaamheidscriteria toegepast worden die AgentschapNL (nog) niet voorschrijft. De duurzaamheidscriteria die AgentschapNL voor verschillende productgroepen heeft vastgesteld worden hierbij als leidraad gebruikt. 2.4 Regionaal inkopen De gemeente hanteert als doelstelling dat er oog is voor regionaal ondernemerschap. Hiermee wordt bedoeld dat daar waar mogelijk, rekening gehouden wordt met regionale ondernemers, oftewel ondernemers in de regio West-Brabant. Met de regio wordt bedoeld het samenwerkingsverband van de 19 gemeenten West-Brabant. (zie onderstaande afbeelding). Indien er geschikte partijen beschikbaar zijn, zal voor een meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal 1 regionale partij uitgenodigd worden om offerte uit te brengen. Om hieraan te voldoen wordt met bepaling van de omvang van opdrachten, daar waar mogelijk, rekening gehouden met de bedrijfsgrootte van de regionale ondernemers. Omdat non-discriminatie een van de grondbeginselen is van de Europese richtlijn voor inkopen & aanbesteden mag het geen beleid zijn om alleen regionale ondernemers uit te nodigen. Aalburg Alphen-Chaam Baarle-Nassau Bergen op Zoom Breda Drimmelen Etten-Leur Geertruidenberg Halderberge Moerdijk Oosterhout Roosendaal Rucphen Steenbergen Tholen Werkendam Woudrichem Woensdrecht Zundert 5/8

6 2.5 Specifieke doelgroepen & inkopen De gemeente hanteert als doelstelling dat er oog is voor specifieke doelgroepen en daarmee social return on investment. Hiermee wordt bedoeld dat, daar waar mogelijk, rekening gehouden wordt met inbreng van werklozen of personen die een indicatie hebben op grond van de Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw). Social return is een investering die de gemeente naast het gewone rendement ook een concrete sociale winst / return kan opleveren. Het hebben van werk is van groot belang bij het bestrijden en voorkomen van armoede. Daarnaast is werk belangrijk voor zelfredzaamheid en het tegengaan van sociaal isolement. Met name zij die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen, behoeven ondersteuning vanuit de gemeentelijke overheid. Om die reden nemen wij in ons inkoopbeleid, daar waar mogelijk, expliciete voorwaarden op om er (mede) voor zorg te dragen dat voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd werk beschikbaar komt c.q. blijft. De leveringen en/of diensten betreffen in hoofdzaak opdrachten met betrekking tot onderhoud in de openbare ruimten (zoals groenonderhoud e.d.), schoonmaak en cateringactiviteiten in gemeentelijke gebouwen en (re-)integratieactiviteiten voor inwoners met een dreigende achterstand tot de reguliere arbeidsmarkt. Hierbij maken wij gebruik van de mogelijkheden die Europese regelgeving ons ter zake biedt waaronder, doch niet uitsluitend, de toepassing van de hieronder in het kort vermelde mogelijkheden. Een nadere uitwerking hiervan is te vinden in het inkoopprotocol. (Quasi in house) inbestedingsmogelijkheden zoals deze voor onze gemeente op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling wordt uitgevoerd in/via het Werkvoorzieningschap WAVA en haar uitvoeringsorganisatie!go. Artikel 18 Richtlijn 2004/18/EG en artikel 17 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) waarin wordt voorzien in het toepassen van een alleenrecht. Artikel 19 BAO waarin wij de deelneming aan procedures voor de gunning van opdrachten willen voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen. Artikel 26 BAO waarin de mogelijkheid is opgenomen voor bepaalde opdrachten in de betreffende bestekken c.q. Programma s van Eisen, de voorwaarde op te nemen dat minimaal 50% van de met uitvoering betrokken medewerkers een Sw-geïndiceerde betreft. In alle hiervoor vermelde situaties zal sprake zijn van een marktconforme prijsstelling waarbij naast prijs ook andere indirecte economische criteria worden gehanteerd zoals besparing op (uitkerings) kosten e.d. Om hieraan te voldoen wordt per opdracht stilgestaan bij de mogelijkheden om specifieke doelgroepen in te zetten. 2.6 Samenwerken & inkopen De gemeente hanteert als doelstelling dat er oog is voor samenwerking bij inkopen en aanbesteden. Hiermee wordt bedoeld dat daar waar dit een toegevoegde waarde heeft voor de gemeente, er wordt samengewerkt. Dit geldt voor samenwerking binnen de eigen organisatie of met andere gemeenten. Samenwerking dient hierbij in de ruime zin van het woord beschouwd te worden en kan resulteren in het delen van kennis, het delen van capaciteit of het vergroten van resultaat of efficiency. 6/8

7 Hoofdstuk 3: Bepalen inkoopprocedure Om te voldoen aan de primaire doelstelling in het inkoopbeleid dient een passende mate van concurrentie te worden toegepast bij inkopen. Dit betekent dat hoe groter de waarde van de te vergeven opdracht is, hoe meer concurrentie er dient te worden toegepast. Om de te volgen inkoopprocedure te bepalen dient de opdrachtwaarde bepaald te worden. Het overzicht voor de inkoopdrempels en de toe te passen procedures is te vinden in het inkoopprotocol. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een lichtere aanbestedingsprocedure te kunnen doorlopen. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en voldoende concurrentie te waarborgen. 7/8

8 Hoofdstuk 4: Administratieve activiteiten bij inkopen & aanbesteden 4.1 Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Afwijken van dit inkoopbeleid dient te gebeuren op basis van in het inkoopprotocol vastgestelde redenen. De Europese richtlijn voor overheidsopdrachten is wettelijk verplicht en dient onverkort toegepast te worden. Indien een opdrachtwaarde boven de drempel van Europees aanbesteden komt is de gemeente dus verplicht een Europese aanbesteding te volgen. Afwijking van het schema inkoopdrempels en toe te passen procedures is alleen mogelijk door middel van een collegebesluit. Het verzoek om afwijking kan worden ingediend door een B&W adviesnota. 4.2 Evaluatie Elke vier jaar, of zoveel eerder als nodig is, zal het gemeentelijke inkoop en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd. De prestaties van de gemeente op het gebied van duurzaam inkopen zullen jaarlijks worden gerapporteerd in de inkoopevaluatie. De prestaties volgend uit inkoop (zoals resultaat, aantal inschrijvers, toepassing duurzaamheid) worden vastgelegd in een inkoopformulier dat na elk inkooptraject ingevuld dient te worden (zie Inkoopprotocol 2.6 voor toepasbaarheid van het inkoopformulier). Alle inkoopformulieren worden centraal verzameld, waarna aan de hand van alle formulieren gemeten kan worden in welke mate er onder andere duurzaamheid toepast wordt in inkooptrajecten. 8/8