handel en administratie bronnenboek, deel 1 basisberoepsgerichte leerweg kaderberoepsgerichte leerweg gemengde leerweg Annie Bosma Paul F.C. Croese Maarten van Esch Hans Kamerbeek Arie Reijn Maarten van der Steeg
colofon Uitgeverij: Auteurs: Redactie: Inhoudelijke redactie: Vormgeving: Edu Actief b.v. Meppel A. Bosma, P.F.C. Croese, M. van Esch, H. Kamerbeek, A. Reijn, J.M. van der Steeg Edu Actief b.v. Meppel J.M. van der Steeg Ontwerpbureau Voltage, Nijmegen Bosma, A. Tendens Handel en administratie, bronnenboek deel 1 ISBN: 90 6053 459x NUR: 161 Trefwoord: Leermiddelen; vmbo Copyright 2005 Uitgeverij Edu Actief b.v. Meppel Postbus 1056 7940 KB Meppel Tel.: 0522-235235 Fax: 0522-235222 E-mail: info@edu-actief.nl Internet: www.edu-actief.nl Eerste druk/eerste oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
inhoud Thema Oriëntatie op de Handel en administratie 5 Taak 1 Kennismaken met de methode Tendens 7 Taak 2 Wat is handel? 9 Taak 3 Kennismaken met administratie 13 Taak 4 Werken in de handel 15 Taak 5 Werken in de administratie 17 Taak 6 Kennismaken met Top Center 21 Taak 7 Indeling van bedrijven 23 Taak 8 Distributievormen 24 Taak 9 Samenwerkingsvormen 28 Taak 10 Ondernemingsvormen 31 Taak 11 Gezond en veilig werken 39 Taak 12 Hygiënisch werken 45 Taak 13 Milieubewust handelen 47 Taak 14 Technologische vernieuwingen 49 Taak 15 Correct taalgebruik 54 Begrippenlijst 55 Thema de afdeling Receptie 59 Taak 1 Inleiding op de Receptie 61 Taak 2 Telefoneren 63 Taak 3 Het telefoonalfabet 66 Taak 4 Telefoonnotitie, faxapparaat en antwoordapparaat 68 Taak 5 Informatiebronnen 72 Taak 6 Sorteren 75 Taak 7 Postverwerking 78 Begrippenlijst 83 3 Thema Uitgaande goederen 0 Taak 1 De afdeling Verkoop 0 Taak 2 De afdeling Verkoop aan het werk 0 Taak 3 De afdeling Magazijn aan het werk 0 Taak 4 De afdeling Facturering 0 Taak 5 Een factuur maken 0 Taak 6 BTW 0 Taak 7 De afdeling Debiteurenadministratie 0 Taak 8 De afdeling Debiteurenadministratie aan het werk 0 Taak 9 Indexcijfers 0 Taak 10 Omzetsnelheid 0 Taak 11 Kostprijs 0 Taak 12 Interest berekenen 0 Taak 13 Bedrijfsrekenen 0 Taak 14 Afschrijving en boekwaarde 0 Taak 15 Interest en afschrijvingen berekenen in Excel 0 Taak 16 Vreemd geld 0 Begrippenlijst 0
Thema Inkomende goederen 0 Taak 1 De afdeling Inkoop 0 Taak 2 Inkopen, dat doe je zo 0 Taak 3 Administratie en archiveren 0 Taak 4 De afdeling Magazijn en expeditie 0 Taak 5 Artikelen en voorraad 0 Taak 6 De artikelen komen binnen 0 Taak 7 De soorten magazijnen van Top Center 0 Taak 8 Voorraadbeheer 0 Taak 9 Kennismaken met de afdeling Crediteurenadministratie 0 Taak 10 Wat doet de Crediteurenadministratie 0 Begrippenlijst 0 Thema de afdeling Boekhouding 0 Taak 1 De balans 0 Taak 2 Veranderingen op de balans van Top Center 0 Taak 3 De grootboekrekening 0 Taak 4 Veranderingen in het grootboek: inkopen 0 Taak 5 Veranderingen in het grootboek: verkopen 0 Taak 6 Nog meer veranderingen 0 Taak 7 Alles door elkaar 0 Taak 8 Afsluiten grootboek, maken eindbalans 0 Begrippenlijst 0 4 Thema Verkopen 0 Taak 1 De winkelformule 0 Taak 2 Je klant leren kennen, je doelgroep 0 Taak 3 De P van Plaats 0 Taak 4 De P van Product 0 Taak 5 De P van Presentatie 0 Taak 6 Artikelpresentatie 0 Taak 7 Commerciële artikelpresentaties maken 0 Taak 8 De P van Prijs 0 Taak 9 De P van Personeel 0 Taak 10 Een verkoopgesprek voeren 0 Taak 11 Afrekenen met de klant 0 Taak 12 BTW-bon schrijven 0 Taak 13 Service, garantie en klachtenafhandeling 0 Taak 14 Derving en lekkage 0 Begrippenlijst 0 Informatie Top Center 0 Artikelbestand Top Center 0 Prijslijst Igorel NV 0 Prijslijst Kompas 0 Prijslijst Nickant BV 0 Prijslijst Tielhelden BV 0 Leveranciers/Crediteuren 0 Klanten/Debiteuren Index 0
thema oriëntatie op de handel en administratie
6
kennismaken met tendens taak 1 Instructie-/werkboek Instructies Opdrachten Verwijzingen naar teksten in het bronnenboek Verwijzingen naar internetopdrachten Verwijzingen naar cd-rom Bronnenboek Teksten Plaatjes Schema s Begrippenlijsten Begrippenindex Informatie Top Center Portfoliomap Internet Cd-rom Hier bewaar je uitgeprinte www.tendenssite.nl Opdrachten opdrachten en Internetopdrachten Filmpjes werkstukken in Games Werkpleksimulatie Kennismaking met de verschillende afdelingen en de werkzaamheden die er voorkomen Ook werken met simulatieprogramma SimSoft Open Simulatie Open Simulatie: echt handelen met andere bedrijven 7 Automatisering Toetsenbordvaardigheid, Windows, Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook De afdelingen Je begint met de Oriëntatie op de Handel en administratie. Daarna werk je steeds op afdelingen binnen het bedrijf Top Center. Die afdelingen komen in het instructie-/werkboek en in het bronnenboek terug. Je komt ze ook tegen bij de simulatie. De receptioniste van Top Center.
De afdelingen zien er dus steeds zo uit. Als voorbeeld de afdeling Receptie. Afdeling Receptie Werkpleksimulatie: kennismaking met de belangrijkste formulieren en werkzaamheden op de afdeling Receptie. Werken met het programma SimSoft op de afdeling Receptie. Je werkt hier als medewerker en voert alle werkzaamheden van een receptiemedewerker achter de computer uit. Instructie-/werkboek en bronnenboek: Hier krijg je nog meer opdrachten over de afdeling Receptie. Het kan gaan over de formulieren die ook in de simulatie voorkomen, maar ook andere onderwerpen kunnen aan bod komen. Cd-rom: Filmpjes, opdrachten en spelletjes. Internet: Ook hier opdrachten en informatie over de afdeling Receptie. Open Simulatie: Ook hier werk je op de afdeling Receptie, nu samen met andere simulatiebedrijven in het land. 8
wat is handel? taak 2 Inleiding Handel betekent geld verdienen aan het kopen en verkopen van producten en het verlenen van diensten. Als ergens een nieuw product gemaakt wordt, probeert de handel dat aan anderen te verkopen. De handel zorgt voor reclame voor het product. Ook het vervoer en de plaats van verkoop wordt door de handel geregeld. Zo kan het gebeuren dat je aardappels uit Groningen, vlees uit Duitsland en groenten uit Nieuw- Zeeland eet. Na het eten drink je koffie uit Brazilië terwijl je kijkt naar de televisie die uit Japan komt. Allemaal dankzij de handel. Er zijn winkels die artikelen uit verschillende branches verkopen. Zo kan een kledingzaak (modebranche) ook schoenen verkopen (schoenenbranche). Het is een winkel met twee branches waarvan de artikelen naast elkaar verkocht worden. Je noemt dat parallellisatie. Parallellisatie: in deze modezaak worden ook schoenen verkocht. 9 De handel regelt ook het vervoer van het product. Branches Er zijn allerlei soorten winkels. De ene winkel verkoopt kleding, de andere bijvoorbeeld levensmiddelen, fietsen of cd s. Winkels die hetzelfde soort artikelen verkopen, vormen samen een branche. Zo kennen we tegenwoordig verschillende branches, zoals de schoenenbranche, de foodbranche en de modebranche. De verkopers die in een branche werken, weten alles van de producten af. Als een winkel artikelen uit één branche verkoopt, spreken we van specialisatie. Het kan zijn dat een winkelier artikelen verkoopt uit meer dan twee branches. Als het meer branches zijn en de klant niet meer kan zien tot welke branche de winkel behoort, noem je dat branchevervaging. In de handel bestaan heel veel verschillende soorten branches. Hieronder zie je een paar voorbeelden van branches: Algemene levensmiddelen Baby- en kinderkleding Brood en banket Doe-het-zelfproducten Drogisterij- en parfumerieartikelen Fietsen Kantoor- en schoolbenodigdheden Speelgoed Tabaksproducten Wonen.
10 De bedrijfskolom De meeste artikelen leggen een lange weg af voordat ze in de winkel liggen. Dat komt omdat er veel mee gebeurt. De weg die een artikel aflegt kun je zichtbaar maken in een bedrijfskolom. De bedrijfskolom van appels kan er als volgt uitzien: Fruitteler (appels) Veiling Groenteboer De groenteboer verkoopt tot slot de appels aan de consument (de klant). Het kan ook uitgebreider: Elk stukje van de bedrijfskolom zorgt voor toegevoegde waarde. De bananenboer heeft ervoor gezorgd dat de bananen konden groeien en rijpen. De exporteur zorgde ervoor dat de bananen konden worden verscheept. De importeur zorgde ervoor dat de groothandelaren op tijd van rijpe bananen werden voorzien. De winkelier presenteert de bananen en maakt het mogelijk dat de bananen per stuk te koop zijn. Activiteiten binnen de bedrijfskolom Soms worden wel eens schakels uit de bedrijfskolom van een product gehaald. Bijvoorbeeld doordat de opkoper ook exporteur wordt of doordat de fabrikant direct aan de detailhandel gaat leveren. Het kleiner maken van de bedrijfskolom door schakels eruit te halen noem je integratie. Fruitteler (bananen) Opkoper Exporteur Importeur Groothandel Groenteboer Fruitteler (bananen) Opkoper Exporteur Importeur Groothandel Groenteboer Integratie. De groenteboer verkoopt tot slot de bananen aan de consument.
handel en administratie Andersom kan ook. Het kan zijn dat een fabrikant het kopen van grondstoffen alleen nog doet via de groothandel. Er is dan een schakel bij gekomen: de groothandel in glas, metaal of plastic. Het groter maken van de bedrijfskolom of het toevoegen van taken noem je differentiatie. het verschil in hoeveelheid het verschil in plaats het verschil in tijd het verschil in kwaliteit het verschil in kennis. Oerproducenten (glas, metaal, plastic) Groothandels (in glas, metaal of plastic) Fabrikant (van wasmachines) Groothandel (in elektrotechnische apparaten) 11 Detailhandel (elektrozaak) Differentiatie. Vraag en aanbod De handel probeert zo veel mogelijk aan de vraag van de klant te voldoen. Zij doet dat door het aanbod van producten daarop af te stemmen. De handel doet dat door het overbruggen van verhoudingsverschillen. De handel zorgt ervoor dat de wensen van de klant en van de aanbieder van het product beter bij elkaar passen. We kennen de volgende verschillen: 1. het verschil in hoeveelheid Een autofabrikant maakt 100.000 precies dezelfde auto s per jaar. De klant wil echter maar één auto. De handel zorgt ervoor dat de auto s over de hele wereld worden verspreid en dat zo veel mogelijk klanten die auto kunnen kopen. 2. het verschil in plaats De fabrikant van de auto s is gevestigd in Japan. De klant woont in Nederland. De handel zorgt ervoor dat de auto bij de klant in de buurt te koop is, zodat hij niet helemaal naar Japan hoeft om de auto te kopen.
3. het verschil in tijd Aardappelen worden tussen mei en oktober geoogst. De klant wil eigenlijk wel het hele jaar door aardappelen eten. Een deel van de aardappeloogst moet dus worden opgeslagen. De aardappelen worden uit voorraad verkocht. 4. het verschil in kwaliteit Een groenteboer verkoopt wel tien soorten aardappelen. De klant heeft nu de mogelijkheid om de kwaliteit van de aardappelen te vergelijken en de soort te kopen die hij wil. De dingen waarop je kwaliteit kunt selecteren zijn bijvoorbeeld smaak, kooktijd of verwerkingsmogelijkheden (frites, salades). 12 5. het verschil in kennis Om de kwaliteit van het product te kunnen beoordelen heb je hulp nodig. Die mag je verwachten van de verkoper. Hij kan informatie geven over het product. Deze informatie heeft hij gekregen van de leverancier of fabrikant.