WINDOC en Hoofdstuk IV Inhoudsopgave Wat... 2 Vereisten.... 3 Hoofdstuk IV aanvraag tijdens het voorschrijven.... 4 Aanduiding H IV medicatie en te gebruiken formulier.... 4 Opvragen van bestaande aanvragen of maken van een nieuwe aanvraag.... 5 Hoofdstuk IV functie via de menukeuze patiënt(e)... 11 Type aanvraag : Nieuwe aanvraag.... 12 Type aanvraag : Een uitbreiding/verlenging van de toestemming aanvragen.... 16 Type aanvraag : Aanvullende bijlagen.... 16 Type aanvraag : Annulatie... 17 Type aanvraag : Einde... 18
Pagina 2 van 18 Wat Deze dienst is beschikbaar voor de voorschrijvende geneesheer. De voorschrijvende geneesheer stuurt zijn aanvraag via e-health naar het MyCareNet systeem. Het MyCareNet systeem stuurt de aanvraag naar de VI (Verzekerings Instelling) waar de patiënt aangesloten is. Hiervoor baseert MyCareNet zich op het INSZ van de patiënt(e) en op de gevraagde begindatum - aan de hand van deze gegevens komt men te weten waar de patiënt aangesloten is. Indien er zich in de loop van een transmissie naar een VI, een probleem voordoet in het MyCareNet systeem, zal dit een bericht naar de verzender sturen met de foutmeldingen. Het informaticasysteem van de VI ontvangt het bericht en voert de eerste controles uit (geldigheid van het bericht). Indien het bericht foutief is (structureel), wordt dit samen met de foutmelding en de volledige informatie over de fout terug naar afzender gestuurd. Het bericht wordt door de VI behandeld indien het de juiste structuur heeft. - Sommige aanvragen (zonder bijlage) kunnen onmiddellijk aanvaard of geweigerd worden (synchroon). De voorschrijvende geneesheer zal zijn antwoord binnen enkele seconden ontvangen. - Andere vragen zullen een manuele interventie van de adviserende geneesheer vereisen (vb: analyse van de bijlagen). In dit geval, zal de VI onmiddellijk een boodschap naar de voorschrijvende geneesheer sturen waarin staat dat de aanvraag later behandeld zal worden door een adviserend geneesheer. In een volgende fase van dit project, voor de aanvragen die persoonlijk geanalyseerd dienen te worden door de adviserende geneesheer, zal het antwoord binnen enkele dagen naar de voorschrijvende geneesheer verstuurd worden. De beslissing zal steeds per briefwisseling naar de patiënt verstuurd worden Er zijn 5 verschillende types van aanvragen : Nieuwe aanvraag Verlenging Aanvullende bijlage Annulering Einde
Vereisten. Om een aanvraag in kader van Hfdst. IV medicatie te doen moet voldaan zijn aan de volgende voorwaarden: 1. Ingelogd zijn op ehealth. - manueel vanuit het menu item ehealth WINDOC Versie 9.X handleiding Pagina 3 van 18 - of automatisch bij het starten van WINDOC Hebt u verbinding met ehealth dan wordt dat aangegeven onderaan uw Windoc werkblad. 2. Een geldig en uniek RR nummer beschikbaar in het dossier van de patiënt(e). De patiënt moet uiteraard ook uniek geïdentificeerd worden. Let op de schrijfwijze van het rijksregister nummer. Uiteraard kunt u best de eid kaart van de patiënt(e) inlezen.
Pagina 4 van 18 Hoofdstuk IV aanvraag tijdens het voorschrijven. Aanduiding H IV medicatie en te gebruiken formulier. In de voorschrijfmodule toont een Romeinse IV dat het een Hfdst. IV medicatie is. In de linker kolom staat een Adobe PDF icoon indien er voor die medicatie een Bf formulier beschikbaar gesteld is door de producent. Let wel: het is nog steeds toegelaten een aanvraag schriftelijk te doen en dan is dit formulier het te gebruiken document. Via de papieren procedure is de wettelijke bijlage steeds vereist. Wanneer men een elektronische aanvraag doet, dienen er geen wettelijke bijlagen verstuurd te worden, behalve wanneer het gaat om weesgeneesmiddelen. De adviserend geneesheer kan steeds bijkomende informatie vragen aan de voorschrijvende arts. In dat geval kan de voorschrijvende arts deze wettelijke bijlage wél verzenden via een aanvullende bijlage. Indien er een formulier moet aangevuld worden bij het aanvragen van de verhoogde tegemoetkoming dan wordt het door de VI gebuikte formulier aangeboden tijdens de aanvraagprocedure. Wenst u dus een papieren aanvraag te maken klik dan met de rechter muistoets op de verpakkingsvorm en kies <Document>. Tip: info nodig nopens aangeraden dosering klik dan met de rechter muistoets op de verpakkingsvorm en kies <Info>. Selecteer de verpakkingsvorm en kies <Voorschrijven> of dubbelklik op de gewenste verpakking.
Opvragen van bestaande aanvragen of maken van een nieuwe aanvraag. WINDOC Versie 9.X handleiding Pagina 5 van 18 Het knopje <IV> start op de achtergrond meteen een controle op het bestaan van een Therapeutische link tussen u en de patiënt. Aanvragen opvragen. De Hoofdstuk IV module wordt geopend met het tabblad <Overzicht akkoorden> actief. Dit venster wordt niet automatisch aangevuld. Kies onderaan de knop <Aanvragen akkoorden> om de aanvaarde aanvragen ( zijnde de akkoorden) op te halen. De onvolledige aanvragen staan in het tabblad <Onvolledige aanvragen>. Opvragen van de bestaande akkoorden is enkel toegelaten voor artsen die een therapeutische link heeft met de patiënt. Let wel: deze bestaande aanvragen betreffen de patiënt en een paragraaf en niet het medicament van waar vertrokken is in de voorschrijfmodule. De aanvraag is immers voor een paragraaf, niet voor een medicatie. U kunt hetzij <Sluiten> hetzij een <Nieuwe aanvraag> opmaken of het tabblad <Onvolledige aanvragen> openen.
Pagina 6 van 18 Selecteert u een item in het overzicht dan worden de functies <Verlenging> en <Afsluiten> actief. Het tabblad <Onvolledige aanvragen> toont de aanvragen waarvoor nog gegevens of documenten ontbreken. Klik op een lijn om onderaan <Uitbreiding> te kunnen activeren. Nieuwe aanvraag. De knop <Nieuwe aanvraag> toont de naam en het CNK nummer van het medicament waarvoor een hoofdstuk IV aanvraag gemaakt wordt. Kies <Volgende>. De volgende stap is het selecteren van de paragraaf die van toepassing is. Klik op de te selecteren paragraaf. Automatisch wordt de omschrijving getoond. Deze bevat informatie nopens tijdsduur en de van toepassing zijnde procedure. Kies onderaan voor <Volgende>.
Pagina 7 van 18 De volgende stap is de selectie van de Vers. De verzen worden automatisch gevalideerd indien de selectievakjes bovenaan aangevinkt zijn. Aanzien deze validatieregels opgegeven zijn door ehealth en niet altijd even logisch in elkaar zitten, kan u deze omzeilen door de selectievakjes uit te vinken. Let wel dat uw aanvraag alsnog gecontroleerd zal worden op correctheid aan de kant van de VI (verzekeringsinstelling). Deze valideringen dienen enkel om uw aanvraag zo correct mogelijk te laten invullen vooraleer deze te versturen. Het is echter mogelijk dat deze valideringen in bepaalde gevallen moeten uitgeschakeld worden. In de volgende stap kiest u de begindatum. Indien de toelating beperkt is in tijd (zoals in dit voorbeeld) mag u een einddatum opgeven maar dit is niet verplicht. Via een aanklikvakje bij Volledig geeft men aan dat gevraagd wordt de aanvraag reeds in behandeling te nemen aan de kant van de VI. Dit resulteert in het reeds toekennen van een referentienummer. In
Pagina 8 van 18 verdere stappen van de aanvraag kan het noodzakelijk zijn een document in te vullen en elektronisch te bezorgen of andere informatie te leveren zoals bijv. laboresultaten. In dat geval zal de aanvraag terecht komen onder het tabblad <Onvolledige aanvragen> tot u de nodige bijkomende gegevens verzameld hebt. Standaard is het vakje aangevinkt. Kies <Volgende>. Indien er documenten moeten toegevoegd worden kan u deze in de volgende stap binnenhalen en bewerken. Toe te voegen documenten. In een beperkt aantal gevallen worden noodzakelijk bij te voegen documenten aangeboden. Deze moeten ingevuld worden en in elektronische vorm bij de aanvraag gevoegd worden. Klik het document aan en kies <Download> om het document op te halen en te openen. Het opgehaalde document bewerken.
Pagina 9 van 18 Er is geen enkele oplossing voorzien voor de modale computergebruiker om een dergelijk PDF formulier op een gemakkelijke manier ingevuld te krijgen en het nadien terug te koppelen aan de aanvraag. Een optie bestaat er in dit formulier af te drukken, in te vullen en het opnieuw in te scannen, op te slaan als PDF om het dan te kunnen koppelen aan de aanvraag via <Edit documents> <Toevoegen document>, <Toevoegen reglementair document>. Alle noodzakelijke bijlagen worden in PDF bestand aangeboden. Dit kan worden opgeslagen. Eenmaal het bestand opgeslagen is kan het geopend worden met Word en ingevuld om het vervolgens als een PDF bestand op te slaan. De keuze <Toevoegen reglementair document> of <Toevoegen vrij document> openen de Windows verkenner om het ingevulde document te kunnen selecteren. Versturen van een nieuwe aanvraag. Onder de titel Versturen van nieuwe aanvraag krijgt men een overzicht van de gegevens betreffende de aanvraag.
Pagina 10 van 18 <Volgende> toont et resultaat van de aanvraag. Kies <Beëindigen>. U komt terug in het overzicht scherm van de aanvragen om daar de procedure af te sluiten en terug te keren naar de voorschrijfmodule.
Hoofdstuk IV functie via de menukeuze patiënt(e). Open het dossier van de patiënt(e) en kies WINDOC Versie 9.X handleiding Pagina 11 van 18 Het submenu geeft u toegang tot : Hoodstuk 4 : nieuwe aanvragen, overzicht ontvangen goedkeuringen en onvolledige aanvragen Civics : regelgeving opzoeken op paragraaf of op geneesmiddel Overzicht aanvragen : overzicht van aanvaarde, afgewezen en in behandeling zijnde aanvragen Kiest u Hoofdstuk IV dan opent zich onderstaande venster. 1 : Startdatum overzicht 2 : Einddatum overzicht 3 : Paragraaf: voer hier het eventueel gekende paragraafnummer in 4 : Zoek aanvragen : zie verder 5 : Nieuwe aanvraag : zie verder 6 : Gevonden actieve aanvragen welke goedgekeurd zijn. 7 : Onvolledige aanvragen. Voor deze aanvragen wordt er extra info gevraagd. 8 : Sluit het venster
Pagina 12 van 18 Type aanvraag : Nieuwe aanvraag. Bij het maken van een nieuwe aanvraag worden volgende gegevens verstuurd: Identificatiegegevens van de patiënt (INSZ, ) Identificatie- en contactgegevens van de voorschrijvende geneesheer Type akkoord (hoofdstuk IV) en type aanvraag (nieuwe aanvragen) Verwijzing naar de reglementaire basis : paragraaf en vers (zie DB geneesmiddelen - Cevics) Gevraagde periode (begindatum- en einddatum) Referentienummer voorschrijver. Bijlage (voor type 2) Kies in bovenstaande scherm voor Nieuwe aanvraag. Deze keuze geeft onderstaande scherm. 1 : Kies de begin (en einddatum) van de periode op dewelke de aanvraag van toepassing is. 2 : Vink dit vakje aan indien u de aanvragen wenst te beperken tot een bepaalde datum. Geeft u een einddatum, dan telt de begindatum die daar staat, niet mee. 3 : Kies het type aanvraag. Nieuwe aanvraag Uitbreiding: een verlenging van een bestaande toelating. Annulatie van een aanvraag. Afsluiten van een aanvraag. Aanvullende bijlage. 4 : Geef indien gekend het paragraafnummer in. Zoek dit eventueel op via 5 5 : Zoek Civics, opent de zoekmodule om een bepaald medicament of paragraaf op te zoeken. Zie verder. 6 : Indien een aanvraag in behandeling genomen is bij de VI keert o.a. uw referentienummer terug bij het antwoord. 7 : Geeft aan dat de aanvraag volledig is. Het is mogelijk een onvolledige aanvraag in te dienen, bijv. als bijlagen noodzakelijk zijn. Nadien kan die aangevuld worden. 8 : De gekozen vers in de gekozen paragraaf.
Pagina 13 van 18 9 : De keuze Documenten toont u een lijst van documenten die met de aanvraag worden verstuurd. 10: Info in functie van gekozen tabblad Vers of Documenten. 11: Verzenden van de aanvraag. Informatie bij een antwoord van de VI. Als antwoord op een aanvraag worden u volgende gegevens verstuurd De aanvraag wordt herhaald (zonder bijlage) Identificatiegegevens van de patiënt en van de voorschrijvende geneesheer Type akkoord (hoofdstuk IV) en type antwoord ( akkoord, weigering, of in behandeling ) In functie van het type van het antwoord : Akkoord Referentienummer van de beslissing Identificatie- en contactgegevens van de adviserend geneesheer Periode van akkoord (begin- en einddatum) Goedgekeurde hoeveelheid Vb : 365 keer 25 mg Weigering Referentienummer van de beslissing Identificatie- en contactgegevens van de adviserende geneesheer Reden van weigering : code en tekst In behandeling Referentienummer van de aanvraag
Pagina 14 van 18 Civics, opzoeken informatie i.v.m. Hfdst IV Civics is uw informatiebron nopens de regelgeving voor terugbetaling van een medicatie. Tip: Re-klik op de naam van een verpakkingsvorm en kies info om de CNK code van een medicatie te vinden. Bij Omgeving levering staat A: Ambulant H: Hospitaal P: Pharmacy Kiest u hierboven voor Volgende dan bekomt u alle beschikbare info zoals Verse en Verse details en de uitsluitingscriteria.
Pagina 15 van 18 Klik het vakje aan dat van toepassing is. Kies vervolgens Finish om de aanvraag af te ronden. Kies Verzenden om de aanvraag te versturen.
Pagina 16 van 18 Type aanvraag : Een uitbreiding/verlenging van de toestemming aanvragen. Een continue verlenging is een aanvraag voor akkoord waarvoor de startdatum van de verlenging de dag is na de einddatum van het te verlengen akkoord. Een niet continue verlenging is een akkoord aanvraag waarvoor er ten minste 1 dag zonder een akkoord tussen de einddatum van het te verlengen akkoord en de startdatum van de verlenging is. Kies Patiënt(e), Hoofdstuk IV en kies vervolgens voor Nieuwe aanvraag. Deze keuze geeft onderstaande scherm. Kies Uitbreiding, geef het referentienummer van de beslissing van het te verlengen akkoord. Kies Verzenden. Bij het antwoord ontvangt u dezelfde gegevens als bij een nieuwe aanvraag. Type aanvraag : Aanvullende bijlagen. Reden voor het verzenden van een aanvullende bijlage. 1. De voorschrijvende geneesheer heeft een onvolledige aanvraag verstuurd en wil deze via een aanvullende bijlage verder vervolledigen. - Verzenden van een aanvullende bijlage bij een aanvraag in behandeling. Opmerking : een aanvraag die incompleet blijft gedurende meer dan 7 kalenderdagen na ontvangst wordt automatisch ter beschikking gesteld voor de adviserende geneesheer ter behandeling. 2. De adviserende geneesheer heeft het akkoord geweigerd bij gebrek aan informatie en vraagt aan de voorschrijvende geneesheer (via weigeringcode 502 + uitleg tekst) om een aanvullende bijlage te versturen. - Verzenden van een aanvullende bijlage op een geweigerde aanvraag
Pagina 17 van 18 - De geweigerde aanvraag zal opnieuw behandeld moeten worden door de adviserende geneesheer 3. De verzending van een aanvullende bijlage is mogelijk in volgende gevallen : - Nieuwe aanvragen en verlengingen (continu of niet continu) - met motief weigering in behandeling of geweigerd (code 502) Gegevens welke verzonden worden bij aanvullende aanvraag. - Identificatiegegevens van de patiënt - Identificatie- en contactgegevens van de voorschrijvende geneesheer - Type akkoord (hoofdstuk IV) en type aanvraag (aanvullende bijlage) - Referentie naar het akkoord of referentie naar aanvraag in behandeling waarvoor de geneesheer één of meer aanvullende bijlagen stuurt. - Referentienummer voorschrijver - Bijlage : reglementair (zie wetgeving) of niet reglementair (Röntgen, protocol, enz ) Het antwoord bevat: Herhaling van de aanvraag (zonder bijlage) Identificatiegegevens van de patiënt en de voorschrijvende geneesheer Type akkoord (hoofdstuk IV) en type antwoord ( in behandeling ) Referentie van de aanvraag Type aanvraag : Annulatie (als begindatum nog niet overschreden is) Reden voor het versturen van een annulatie. De voorschrijvende geneesheer heeft een nieuwe aanvraag of een aanvraag tot verlenging verstuurd en wenst deze te annuleren. Een geneesheer kan zijn aanvraag akkoord of een gegeven akkoord (nieuw aanvraag of verlenging) enkel annuleren als de begindatum van de aanvraag gelijk is aan of later dan de dagdatum van de verzending van de annulatie en enkel indien hijzelf de originele aanvraag ingebracht heeft. Behandeling van de annulatie. De annulatie wordt persoonlijk door de adviserende geneesheer behandeld, indien nodig dient hij de brief betreffende het akkoord terug te vorderen van de patiënt.
Pagina 18 van 18 Type aanvraag : Einde (als begindatum wel overschreden is) Redenen voor een Einde De voorschrijvende geneesheer kan om verschillende redenen een lopend akkoord voor een patiënt vroegtijdig wensen af te sluiten. Een geneesheer kan een aanvraag, aangemaakt door een andere geneesheer, afsluiten (einde inbrengen). Verwerking van einde. De datum waarmee rekening gehouden wordt voor de aanvraag tot einde zal steeds de datum van de dag zijn. (geen terugwerkende kracht) De adviserende geneesheer moet in de mogelijkheid zijn om de brief betreffende het akkoord aan de patiënt terug te vragen alvorens een einde goed te keuren en de einddatum te veranderen in functie van de afleveringen die gebeurd zijn tussen het moment van de aanvraag voor einde en de datum die uiteindelijk toegekend wordt voor het einde.