Voor onze opdrachtgever, het Oranje Fonds, zijn wij op zoek naar een Het Oranje Fonds Hoofd Financiële Administratie Utrecht Stel je voor. Een wereld waar we niet langs elkaar heen leven, maar klaar staan voor elkaar. Waar eenzame ouderen weer mee doen en waar de buurt je thuis is. Dat lijkt iets van vroeger, maar het Oranje Fonds kent honderden initiatieven die zich hiervoor, ook nu, actief inzetten. Het Oranje Fonds steunt deze initiatieven met geld, kennis, contacten en campagnes en werft daarvoor de middelen. Jaarlijks besteedt zij ongeveer 30 miljoen aan haar doelstelling om de sociale cohesie in het Koninkrijk der Nederlanden te versterken. In 2015 ging het om ruim 9.500 toekenningen. Het Oranje Fonds is een relatief kleine, efficiënte en professionele organisatie (ca. 50 medewerkers). Het Fonds is gehuisvest in Utrecht. Binnen het Fonds heerst een open, informele cultuur waar de lijnen kort en helder zijn. De medewerkers worden gedreven en geïnspireerd door de doelen en de doelgroepen van de organisatie. Vanwege het vertrek van de huidige medewerker is het Oranje Fonds op zoek naar een Hoofd Financiële Administratie. Doel van de functie en plaats in de organisatie Doel Het vertalen van het financieel fondsbeleid naar de inrichting van de financiële administratie en het beheren en bewaken daarvan. Plaats in de organisatie Het hoofd financiële administratie ressorteert onder de directeur en geeft zelf leiding aan de medewerker financiële administratie. Resultaatgebieden Planning & controlcylus Draagt zorg voor tijdige en betrouwbare jaarrekening, meerjarenbegroting en jaarbegroting. Bewaakt de begroting en deelbegrotingen, signaleert afwijkingen en legt deze aan de directeur en/of budgethouder voor. Draagt zorg voor de financiële paragraaf in het jaarverslag en levert een bijdrage aan het opstellen van het jaarverslag. Levert financiële gegevens aan directeur en budgethouders ten behoeve van maand- en kwartaalrapportages. Onderhoudt contacten met de externe accountant en relevante externe partijen. Beheer financiële administratie Controleert de financiële administratie (de hoofdadministratie, de crediteuren- en de debiteurenadministratie) en ziet toe op volledigheid, actualiteit en betrouwbaarheid daarvan. Ziet toe op de juiste aansluiting van de projectadministratie op de financiële administratie en op de bewaking daarvan door de medewerker financiële administratie.
Salarisadministratie Geeft maandelijks de salarismutaties door aan het verwerkend salarisbureau. Controleert de juiste verwerking van de salarismutaties in de salarisadministratie. Controleert de juistheid van de pensioenafrekeningen. Draagt zorg voor de administratieve verwerking van salarissen, pensioenuitkeringen, loonbeslagen, spaarbedragen, verzekeringen en spaarregelingen. Controleert de totaalbedragen loon- en salarisbetalingen, signaleert afwijkingen en lost deze op. Draagt zorg voor de aansluiting van de salarisadministratie op de financiële administratie. Draagt zorg voor de uitbetaling van de salarissen en de afdrachten loonheffing. Toezicht externe vermogensbeheerders Ziet toe op het binnen gemandateerde grenzen blijven door de externe vermogensbeheerders. Controleert en bewaakt de uitvoering middels maandelijkse rapportages en signaleert en rapporteert afwijkingen aan MT of auditcommissie. Geeft praktische uitvoering aan besluiten die ten behoeve van het externe vermogensbeheer zijn genomen. Fungeert als primaire contactpersoon voor de externe vermogensbeheerders. Onderhoudt contacten met de fiduciair beheerder, controleert de rapportages en verwerkt deze in het financiële systeem. Administratie van aan het Fonds verbonden rechtspersonen en fondsen Verzorgt de financiële administratie voor aan het Oranje Fonds gelieerde rechtspersonen. Draagt zorg voor het jaarverslag en de jaarrekening. Organiseert, begeleidt de accountantscontrole en rondt deze af. Draagt zorg voor de financiële verantwoording van de Fondsen Op Naam. Leidinggeven Draagt zorg voor de juiste kwalitatieve en kwantitatieve bezetting binnen de afdeling. Verdeelt taken en werkzaamheden binnen de afdeling. Instrueert, begeleidt en coacht de medewerker financiële administratie. Voert functionerings- en beoordelingsgesprekken. Fungeert als aanspreekpunt voor de afdeling. MT-lidmaatschap Maakt deel uit van het MT en adviseert uit dien hoofde de directeur. Draagt als MT-lid bij aan de totstandkoming van de begroting, het jaarverslag en het meerjarenbeleidsplan. Draagt samen met de overige MT-leden zorg voor een optimale samenwerking tussen afdelingen en afstemming van werkzaamheden. Overig Adviseert projectadviseurs omtrent financiële verantwoordingen van projectaanvragers.
Kennisniveau De kandidaat acteert op HBO / academisch niveau, heeft een afgeronde financieel/administratieve opleiding. Kerncompetenties Vakmanschap Biedt een excellent niveau van dienstverlening vanuit het eigen werkgebied. Toont zich deskundig in zijn of haar vakgebied. Heeft kennis van (nieuwe) ontwikkelingen in het vakgebied en gebruikt deze informatie effectief bij de uitvoering van het eigen werk. Affiniteit met processen en ICT-ontwikkeling. Faciliterend Is er in zijn handelingen en contacten op gericht het de ander gemakkelijker te maken. Denkt actief mee en biedt actief hulp aan. Past dit toe in een juiste balans met prioriteiten en belangen in het eigen werk. Enthousiasme Werkt met overtuiging en enthousiasme. Focust zich op oplossingen en niet op problemen. Aantoonbare interesse en belangstelling met de doelgroep van het fonds en de achterliggende doelstellingen. Stabiele, evenwichtige persoonlijkheid die persoonlijke ambities in lijn weet te brengen met de doelstelling van de organisatie. Groepscompetenties Kwaliteitsgerichtheid Hanteert hoge kwaliteitsnormen en streeft naar voortdurende verbeteringen en borging van kwaliteit. Levert kwalitatief goed werk. Stelt verbeteringen voor. Geeft helder en expliciet aan welke kwaliteit verwacht wordt. Controleert regelmatig of het eigen werk of dat van het team voldoet aan de gestelde kwaliteitsnormen. Stimuleert het team aandacht te geven aan kwaliteitsaspecten van het geleverde werk. Integriteit Houdt zich aan de normen, waarden en omgangsregels die gelden voor de functie en voor de cultuur waarin men werkt; is niet vatbaar voor frauduleuze handelingen. Maakt geen misbruik van macht of voorkennis. Beschermt vertrouwelijke informatie. Komt gemaakte beloften na. Geeft openheid van zaken indien dit van belang is voor anderen binnen de organisatie.
Functie specifieke competenties Onafhankelijkheid Onderneemt acties en doet uitspraken die getuigen van een eigen visie of mening; praat anderen niet naar de mond. Handhaaft eigen kwaliteitsnormen bij het leveren van diensten, ook als anderen deze niet belangrijk vinden. Neemt besluiten en vormt een eigen mening op basis van eigen analyses en eigen inzichten. Durft van mening te verschillen. Laat zich onder druk niet verleiden om diensten te leveren die tegen de eigen overtuiging indruisen. Resultaatgerichtheid Onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen. Stuurt gericht op het behalen van resultaten. Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet resultaat (meetbaar resultaat, voorzien van een deadline). Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling. Stuurt op regelmatige basis het proces bij, gericht op de doelstellingen. Mobiliseert mensen en middelen, ook wanneer anderen hiertoe eerst overtuigd moeten worden. Voortgangscontrole Bewaakt de voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers en de eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Gaat planmatig te werk (beheert de eigen tijd goed). Stelt duidelijke deadlines voor anderen. Hanteert administratieve procedures (of een vaste systematiek) ter controle van de voortgang van werkzaamheden Toetst regelmatig hoe de voortgang van de werkzaamheden verloopt. Sollicitatie Indien deze functie u aanspreekt en u meent aan de gestelde kwalificaties te voldoen, dan zien wij uw reactie graag tegemoet. U kunt direct solliciteren via dit formulier op onze website. In het veld Opmerkingen geeft u aan Financiën Oranje Fonds. Meer informatie? Voor meer inhoudelijke informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Piet Hein de Sonnaville van Schaekel & Partners (www.schaekel.nl). De contactgegevens zijn: Piet Hein de Sonnaville: 06 51390179 E-mail: pietheindesonnaville@schaekel.nl
Over Schaekel & Partners De beste mensen worden gevonden Bedrijven en organisaties die de ambitie hebben de beste mensen aan te trekken, werken met Schaekel & Partners. In onze visie wordt de beste kandidaat voor een positie namelijk gevonden, deze meldt zich niet vanzelf. Schaekel & Partners kent hen of vindt hen. Wij bieden bedrijven een objectieve keuze van kandidaten. Dat is onze kracht. Wij richten ons op management- en specialistische functies rondom de bedrijfsvoering. De invulling van een functie is situatie-afhankelijk en kan in verschillende vormen: tijdelijk of vast of bijvoorbeeld project-gebaseerd. De situatie bepaalt de vorm. Schaekel & Partners is opgericht in 1987 en gevestigd in Utrecht.