Gemeentelijk Verkeer en Vervoer Plan Participatie- en Communicatieplan Titel: Gemeentelijk Verkeer en Vervoer Plan Subtitel: Participatie- en Communicatieplan Versie: 1.3 Plaats: Roermond Datum: 23 februari 2016 Opgesteld door: Gertjan Hanckmann (Adviesbureau Kragten) Marc van Oosterhout
INHOUD 1. Inleiding 1 1.1 AANLEIDING 1 1.2 DOELSTELLING 1 1.3 LEESWIJZER 2 2. Actief Burgerschap 2 3. Participatie 4 3.1 INTERNE DOELGROEPEN 4 3.2 EXTERNE DOELGROEPEN 5 3.3 DOEL EN BOODSCHAP EN MIDDEL 7 3.4 MIDDELEN 10 4. Communicatie 11 4.1. BOODSCHAP 11 4.2. COMMUNICATIEMETHODE 11 4.4. HUISSTIJL EN SOCIALE MEDIA STRATEGIE 12 4.5. DOELGROEPEN MIDDELEN MATRIX 13 4.6. COMMUNICATIE ACTIEPLAN 13 5. Organisatie / samenwerking 14 6. Kosten 15 7. Evaluatie 16 Bijlage 1: Communicatie actieplan fase 2 17
1. Inleiding 1.1 Aanleiding Op 5 juni 2014 is het college van Burgemeester en Wethouders aangetreden met een nieuw coalitieakkoord Mensen maken onze stad. In dit akkoord is een aantal ambities opgenomen op het gebied van verkeer en vervoer. Een nieuw Gemeentelijk Verkeer en Vervoer Plan (GVVP) biedt de mogelijkheid om deze ambities samen met de bewoners en ondernemers van de stad verder uit te werken tot een nieuw verkeers- en vervoersbeleid. Het huidige GVVP is in 2009 door de gemeenteraad vastgesteld met als titel Mobiliteitsplan 2020. De planhorizon van het GVVP is 2020 met 2015 als horizon voor het meerjarenuitvoeringsprogramma (MUP). De maatregelen uit het MUP zijn inmiddels grotendeels uitgevoerd. Op 26 mei 2015 heeft het college van B&W het Plan van Aanpak voor het Gemeentelijk Verkeer en Vervoer Plan vastgesteld. Hierin worden de volgende fases onderscheiden bij het opstellen van het GVVP: Fase 0: Voorbereiding Fase 1: Inventarisatie & evaluatie Fase 2: Opstellen mobiliteitsvisie Fase 3: Opstellen GVVP Fase 4: Implementatie Fase 5: Evaluatie Op 24 juni 2015 heeft de raadscommissie Ruimte aangegeven dat zij zich kunnen vinden in de voorgestelde aanpak. In het Plan van Aanpak is opgenomen dat in het begin van het proces een communicatieplan zal worden opgesteld. Omdat naast communicatie ook burgerparticipatie een onderdeel vormt in het proces worden in dit Participatie- en Communicatieplan beide aspecten behandeld en zijn bij het opstellen nadrukkelijk de Nota Actief Burgerschap en de Communicatievisie betrokken. 1.2 Doelstelling De doelstelling van dit participatie- en communicatieplan is in eerste instantie het bepalen van de belanghebbenden om vervolgens te bepalen hoe participatie en communicatie wordt ingezet om deze belanghebbenden uitgebreid te betrekken bij het opstellen van het GVVP. Daarnaast is een onderliggend doel namelijk het bieden van een zogenaamde 9+ ervaring waarbij we alle belanghebbenden het gevoel willen geven dat ze maximaal meegenomen worden waarbij we ze goed informeren op de juiste momenten op de juiste manier. Dit zullen we ook meten middels tussentijdse evaluaties. Het doel is dat de partners die we bij het beleidsproces betrekken na afloop een positiever oordeel over de Gemeente Roermond hebben dan daarvoor. 1
1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 staat beschreven hoe het proces van het GVVP aansluit bij de Nota Actief Burgerschap. Hoofdstuk 3 gaat in op het vormgeven van het participatieproces waarna in hoofdstuk 4 op de communicatie wordt ingegaan. In de hoofdstuk 5 t/m 7 staat achtereenvolgens een korte toelichting op de organisatie, de kostendekking en de evaluatie. 4
2. Actief Burgerschap Een goed en effectief verkeersbeleid is belangrijk voor het goed functioneren van de leefomgeving in de gemeente Roermond. Vele belanghebbenden (bewoners, ondernemers, werkgevers, belangenverenigingen e.d. ) hebben dan ook baat bij het opstellen van een GVVP. Dit GVVP is complex, heeft betrekking op vele facetten van verkeer en vervoer, kent vele belanghebbenden, doelen en mogelijke kansen en bedreigingen. Het is dan ook belangrijk om deze belanghebbenden op een actieve wijze mee te nemen in het proces en daarmee ook het draagvlak voor de uitkomsten van dit proces te vergroten. Dit sluit aan bij de Nota Actief Burgerschap waarin wordt gesteld dat de burger een grotere rol opeist, en tevens wenst om de inrichting van zijn eigen leefomgeving zelf mee te bepalen. Hierbij past een andere rol van de overheid en een andere verhouding van de overheid tot de burger. In deze andere rol vraagt de gemeente echter niet alleen aan de samenleving te participeren in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Ook betekent de nieuwe rol dat ruimte wordt gegeven aan de samenleving om zelf met oplossingen en initiatieven te komen. Het opstellen van een beleidsplan maakt onderdeel uit van het publieke domein waarin dit een duidelijk type 3 proces is. In de type 3 processen draagt de overheid verantwoordelijkheid en wordt de samenleving waar mogelijk via interactief bestuur betrokken bij beleidsvorming- en uitvoering, er is sprake van Burgerparticipatie. Omdat we tevens willen bereiken dat burgers meedenken en zich zelf gaan inzetten bij de uitvoering van het beleid wordt een beroep gedaan op Actief Burgerschap. Voordat we verder ingaan op deze twee componenten (Burgerparticipatie en Actief Burgerschap) en hoe deze toegepast kunnen worden in ons proces wordt kort een visie gegeven op enkele doelstellingen van het GVVP. 2.1. Doelen GVVP Hoofddoel is het opstellen van een GVVP dat een bijdrage levert aan de leefomgeving. Om een dergelijk plan op te stellen zijn er daarom enkele procesdoelen. Eerst zal het GVVP moeten worden opgesteld en door de raad worden vastgesteld. Hiervoor moet een kwalitatief hoogstaand en breed gedragen GVVP worden opgesteld. Vervolgens moet het GVVP worden uitgevoerd. Maatregelen in het nieuwe GVVP zullen niet alleen infrastructurele maatregelen zijn (uit te voeren door de gemeente). Er zullen waarschijnlijk ook maatregelen komen waarin wordt ingezet op een gedragsverandering van weggebruikers. Hier hebben we naast de gemeente ook andere partijen voor nodig om dit te bewerkstelligen. Deze partijen moeten dus bereid zijn om hier een bijdrage aan te leveren. Hiervoor is bewustwording van de gewenste verandering een belangrijk aspect. Bovenstaande procesdoelen (breed draagvlak en bijdrage leveren in de uitvoering) is de relatie met de twee componenten uit de Nota Actief Burgerschap. 2
2.2. Doelen GVVP in relatie tot Nota Actief Burgerschap Actief burgerschap: We streven naar een samenleving waarin burgers, al of niet gezamenlijk, verantwoordelijkheid nemen voor de inrichting van hun eigen leven en leefomgeving. De inzet is om iedereen mee te laten doen in het maatschappelijk verkeer en een versterking van het openbare domein. Als we naar het verkeerssysteem kijken bestaat dit naast de fysieke kant (de infrastructuur en soort vervoermiddel) hoofdzakelijk uit de gebruiker die met zijn gedrag (verkeersgedrag en vervoerswijzekeuze) veel invloed heeft op de bereikbaarheid, veiligheid en leefbaarheid. Het nemen van de eigen verantwoordelijkheid hierin is dan ook belangrijk. Burgerparticipatie We betrekken burgers, al dan niet georganiseerd rond deelbelangen, bij beleidsvorming en - uitvoering. Het gaat daarbij om de inhoudelijke betrokkenheid van belanghebbenden in een zo vroeg mogelijk stadium van het vormen van beleid zodat beïnvloeding nog mogelijk is (naast de juridische inspraak-trajecten). Als positieve effecten daarvan kunnen worden benoemd: 1. Verhogen van de kwaliteit van het beleid; 2. Versterken kwaliteit besluitvorming; 3. Vermeerderen van de creativiteit; 4. Verkleinen van de kloof tussen overheid en samenleving; 5. Bespreekbaar maken van belangen en tegenstellingen; 6. Uitbreiden van het draagvlak van beleid; 7. Bevorderen van de zelfwerkzaamheid van de samenleving; 8. Tijdwinst door uitgebreide consultatie vooraf waardoor risico op langdurige bezwaartrajecten achteraf afneemt; 9. Versterken van sociale cohesie; 10. Kostenbesparing doordat inwoners taken zelf uitvoeren. Deze effecten sluiten goed aan bij de procesdoelen die we nastreven. We willen een kwalitatief hoogstaand plan dat wordt bereikt door effecten 1, 3, en 5. Het brede draagvlak komt overeen met effect 6 en 8 waardoor de raad een beter besluit kan nemen (effect 2). Uiteindelijk kan ook bereikt worden dat andere partijen dan de gemeente een bijdrage gaan leveren in de uitvoering door effect 7 en 10. 3
3. Burgerparticipatie In hoofdstuk twee is bepaald dat in het proces, om te komen tot een nieuwe GVVP, participatie een belangrijk onderdeel vormt. Voordat kan bepaald wordt op welke manier we de diverse partijen daadwerkelijk laten participeren is een stakeholdersanalyse uitgevoerd. Aan de hand hiervan is een aantal doelgroepen bepaald waaraan een niveau van participatie is gekoppeld. Hierbij is gebruik gemaakt van de participatieladder. Om te bepalen in welke trede van de ladder een doelgroep behoort is een aantal stappen doorlopen. Doel daarbij was het bepalen welke belanghebbende als partners aan tafel moeten zitten om draagvlak, gedragsverandering, bewustwording en een optimaal GVVP voor elkaar te krijgen. Als eerste zijn alle stakeholders bepaald die nodig zijn voor het opstellen danwel uitvoeren van het GVVP. Van iedere stakeholder is bepaald welk belang (stake) hij heeft bij het GVVP. Aan deze stake is tevens de mate van belang aangegeven Vervolgens is de mate van invloed bepaald. Deze invloed in combinatie met het belang bepaalt in welke trede een stakeholder komt. Op basis van deze analyse is een keuze gemaakt hoe de diverse stakeholders in een bepaalde trede wordt meegenomen in het proces. Degene die vallen binnen de categorieën coproduceren en adviseren zijn ingedeeld in de hoofdgroep coproduceren en belanghebbenden die vallen in de categorieën raadplegen en informeren zijn ingedeeld in de hoofdgroep informeren. In de volgende paragraven worden de doelgroepen en hun hoofdgroep weergegeven. 3.1 Interne doelgroepen Bestuur o College van burgemeester en wethouders (beslissen) o Leden gemeenteraad (beslissen) o Politieke begeleidingsgroep (coproduceren) Gemeentelijke medewerkers (coproduceren) o Directeur o Afdelingshoofd o Coördinator Verkeer en Vervoer o Beheerder openbare ruimte o Verkeerskundige o Teamleider o Medewerker beleidsondersteuning o Coördinator milieu 2
o o o o o o o o Planoloog Consulent economische zaken Beleidsmedewerker welzijn Strateeg/Innovatieadviseur Financieel adviseur Communicatie adviseur Juridisch adviseur Technisch medewerker milieubeleid 3.2 Externe doelgroepen Bewoners Bewoners worden betrokken omdat zij wonen en werken in de stad Roermond en dus relevante input hebben als het gaat om gebruik en beleving. Daarnaast willen we juist in deze doelgroep bereiken dat ze het nieuwe GVVP omarmen en het gedrag overeenkomstig aanpassen. Belanghebbenden zijn: o Wijkraad binnenstad (coproduceren) o Overige wijkraden (informeren) o Bewoners (informeren) De wijkraad binnenstad wordt op een hoger niveau betrokken (coproduceren) dan de overige wijkraden (informeren). De reden hiervan is dat in de binnenstad meer conflicterende belangen spelen dan in de overige wijken. We willen de vertegenwoordigers van bewoners van de binnenstad daarom op hetzelfde niveau betrekken als de ondernemers en andere belanghebbenden in de binnenstad. Bedrijven/ondernemers Bedrijven en ondernemers brengen specifieke kennis ter tafel omtrent transport en logistiek. Verder hebben zij commerciële belangen bij het GVVP en zijn ze bij uitstek in de positie om personeel (en eventueel bezoekers) te beïnvloeden. De gemeente en bedrijven kunnen dus belangrijke partners zijn in de co-creatie van het GVVP. Belanghebbenden zijn: o BIZ binnenstad (coproduceren) o BIZ centrum Swalmen (coproduceren) o BIZ Retailpark (coproduceren) o BIZ-en bedrijventerreinen (informeren) o Parkmanagement (coproduceren) o Citymanagement (coproduceren) o DOC (coproduceren) o H&T Boulevard (coproduceren) o Parkeerbedrijven (coproduceren) o Top 5 bedrijven (Westrom, Laurentius, Rockwool, UPS en Zorggroep) (coproduceren) 5
Weggebruikers Als gebruikers van de openbare ruimte is input van deze doelgroep belangrijk. Daarnaast is deze doelgroep van belang bij de implementatiefase van groot belang. Belanghebbenden zijn: o Bezoekers (informeren) Vervoerders Ook vervoerders hebben specifieke kennis over het gebruik van de openbare ruimte en nemen een belangrijke plaats in als cruciaal onderdeel van het GVVP. Co-creatie met deze doelgroep is zeer belangrijk. Belanghebbenden zijn: o Arriva / Veolia (coproduceren) o NS / ProRail (informeren) o Taxibranche (coproduceren) Scholen Scholieren maken dagelijks gebruik van de openbare weg en dit moet zo veilig mogelijk gebeuren. Hierover kunnen de scholen als geen ander meepraten en tevens gedragsverandering bewerkstelligen binnen hun doelgroep. Belanghebbenden zijn: o Voortgezet onderwijs (via VEVO) (coproduceren) o Basisonderwijs (via VEBO) (coproduceren) Belangenorganisaties Het GVVP is er voor iedereen, maar dient ook gedragen te worden en te leiden tot gedragsbeïnvloeding bij iedereen. Het aanspreken van doelgroepen kan het beste gebeuren door overkoepelende belangenorganisaties. Belanghebbenden zijn: o Fietsersbond (coproduceren) o Gehandicaptenplatform (coproduceren) o Natuur & Milieufederatie (coproduceren) o Seniorenraad (informeren) o TLN / EVO (coproduceren) o Cumela / LLTB (coproduceren) o OML (coproduceren) o LWV (coproduceren) o VVV (coproduceren) o RECRON (coproduceren) 2
Overige Grote organisaties en aangrenzende gemeentes moeten eveneens on board zijn met het GVVP, want het raakt meer dan alleen de gemeente Roermond. De Europese Commissie benadrukt dit eveneens en benoemt het functionele stedelijke gebied waarbinnen samenwerking tussen (overheids)instanties en (deel)gemeenten cruciaal is. 1 Belanghebbenden zijn: o Aangrenzende gemeentes (inclusief Duitse gemeenten) (informeren) o Rijkswaterstaat (informeren) o Provincie Limburg (informeren) o Kamer van Koophandel (informeren) o RMO (informeren) o Hulpdiensten (informeren) 3.3 Doel en boodschap en middel Voordat bepaald wordt hoe de participatie wordt vormgegeven is het belang om het doel en de boodschap te bepalen. Het planproces bestaat uit een aantal fasen. Per fase kan het doel en de boodschap veranderen. Onderstaand wordt per fase en per hoofdgroep (coproduceren en informeren) het doel en de boodschap beschreven. Vervolgens zal afzonderlijk op de in te zetten middelen worden ingegaan. Fase 0: Voorbereiding Voordat het beleidsproces voor het GVVP kan worden opgestart moet een aantal voorbereidende werkzaamheden worden uitgevoerd, waaronder sondering van dit Plan van Aanpak in de commissie Ruimte en de externe ondersteuning In deze fase speelt de participatie nog geen rol. Fase 1: Inventarisatie & evaluatie Tijdens de eerste fase wordt het huidige Gemeentelijke Verkeer en Vervoer Plan geëvalueerd. Ook worden onderzoeken en analyses uitgevoerd om de bestaande situatie op het gebied van verkeer en vervoer in beeld te brengen. Doel: - Verhogen van de kwaliteit van het beleid - Bespreekbaar maken van belangen en tegenstellingen - Uitbreiden van draagvlak van beleid - Tijdwinst door uitgebreide consultatie vooraf Hoofdgroep: Coproduceren Boodschap: Uw inbreng en kennis is belangrijk om een kwalitatief hoogstaand GVVP te maken daarom willen wij uw beleving weten van de huidige verkeerssituatie. 1 COM(2013) 913. 7
Hoofdgroep: Informeren Boodschap: Wij zijn een GVVP aan het opstellen en wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen. Fase 2: Opstellen mobiliteitsvisie In de Mobiliteitsvisie worden de hoofdlijnen en uitgangspunten van het nieuwe verkeers- en vervoersbeleid vastgesteld door de gemeenteraad. De bevindingen uit de inventarisatie- en evaluatiefase gaan we gebruiken als input voor de visie. Doel: - Verhogen van de kwaliteit van het beleid - Versterken kwaliteit besluitvorming - Bespreekbaar maken van belangen en tegenstellingen - Vermeerderen van de creativiteit - Uitbreiden van draagvlak van beleid - Tijdwinst door uitgebreide consultatie vooraf Hoofdgroep: Coproduceren Boodschap: Uw inbreng en kennis is belangrijk om een kwalitatief hoogstaand GVVP te maken, daarom willen wij van u weten wat de belangrijkste speerpunten zijn voor het nieuwe beleid. Daarbij kunt u ook meedenken in de mogelijke maatregelen bij deze speerpunten Hoofdgroep: Informeren Boodschap: Wij zijn een GVVP aan het opstellen en wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen. Fase 3: Opstellen GVVP Nadat de gemeenteraad de Mobiliteitsvisie heeft vastgesteld starten we met het opstellen van het GVVP. Wij stellen een aantal scenario s op waarvan het effect in beeld wordt gebracht. Op dat moment kunnen de effecten daarvan gespiegeld worden aan de uitgangspunten die de gemeenteraad in de Mobiliteitsvisie heeft vastgesteld. Vervolgens wordt een voorkeurscenario bepaald. De beleidsvoornemens worden vervolgens verder uitgewerkt in een beleidsdocument en een bijbehorend meerjarenuitvoeringsprogramma (MUP). Na een formele inspraakronde wordt het GVVP voor besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. Doel: - Verhogen van de kwaliteit van het beleid - Versterken kwaliteit besluitvorming - Bespreekbaar maken van belangen en tegenstellingen - Vermeerderen van de creativiteit - Uitbreiden van draagvlak van beleid - Bevorderen van de zelfwerkzaamheid van de samenleving - Tijdwinst door uitgebreide consultatie vooraf 2
Hoofdgroep: Coproduceren Boodschap: Uw inbreng en kennis is belangrijk om een kwalitatief hoogstaand GVVP te maken, daarom willen wij van u weten wat de belangrijkste maatregelen zijn voor het nieuwe beleid Hoofdgroep: Informeren Boodschap: Wij zijn een GVVP aan het opstellen en uw inbreng is belangrijk om uw knelpunten en wensen in beeld te brengen om daarop samen de juiste keuzes te kunnen maken. U kunt daarin een bijdrage leveren in het zoeken naar de juiste oplossing maar ook nadrukkelijk in de uitvoering. Fase 4: Implementatie Nadat het GVVP en het MUP zijn vastgesteld door de gemeenteraad worden de financiële gevolgen meegenomen bij de behandeling van de begroting 2018. Daarnaast stelt ons college een implementatieplan vast. Hierin geven wij aan op welke wijze wij uitvoering geven aan het vastgestelde MUP. Doel: - Verhogen van de kwaliteit van het beleid - Uitbreiden van het draagvlak van beleid - Bevorderen van de zelfwerkzaamheid van de samenleving - Tijdwinst door uitgebreide consultatie vooraf Hoofdgroep: Coproduceren Boodschap: Het GVVP is in uitvoering en u kunt daar een actieve bijdrage aan leveren. Hoofdgroep: Informeren Boodschap: Het GVVP is in uitvoering en u kunt daar een actieve bijdrage aan leveren. Fase 5: Evaluatie In het implementatieplan geven wij aan op welke wijze het nieuwe verkeers- en vervoersbeleid wordt geëvalueerd. We verwachten dat deze evaluatie gefaseerd moet worden uitgevoerd, synchroon met het uitvoeren van het meerjarenuitvoeringsprogramma. Doel: - Verhogen van de kwaliteit van het beleid Hoofdgroep: Coproduceren Boodschap: Op welke aspecten wordt nog niet het gewenste effect bereikt en wat kunnen we daar samen of met andere belanghebbenden aan doen. Hoofdgroep: Informeren Boodschap: Op welke aspecten wordt nog niet het gewenste effect bereikt en wat kunnen we daar samen aan doen. 9
3.4 Middelen Op basis van de verdeling in hoofdgroep, het doel per fase en de daarbij behorende boodschap kan het juiste participatiemiddel worden ingezet. Voorafgaand aan iedere fase zal een participatie- en communicatieactieplan worden opgesteld. Dit is een dynamisch plan dat continue aangepast worden. In de bijlage treft u, als voorbeeld, het actieplan aan zoals die voor fase 2 is opgesteld. De hoofdgroep Coproduceren krijgt echter een specifieke rol in het proces doordat deze een belangrijke bijdrage moeten leveren in het bereiken van de doelen. Daarom spreken we bij deze groep van Partners in het proces. Deze partners worden uitgenodigd om deel uit te maken van een Externe Begeleidingsgroep. Deze groep wordt gedurende iedere fase actief betrokken in het proces. De rol en inbreng van de hoofdgroep Informeren verandert per fase en heeft geen vaste structuur waarin zij betrokken worden in het proces. Dit zal dan ook per fase bepaald worden. 2
4. Communicatie In de vorige hoofdstukken is nadrukkelijk ingegaan op het participatieproces. Daarin is bepaald wie in welke hoofdgroep zit en hoe deze mee worden genomen in het gehele proces van het opstellen van het GVVP. Vervolgens moet bepaald worden hoe met alle partijen gecommuniceerd gaat worden. Hier wordt in dit hoofdstuk nader op ingegaan. 4.1. Boodschap De boodschap is per fase in hoofdstuk 3 beschreven. 4.2. Communicatiemethode Gekozen wordt voor een zoveel mogelijk multimediale aanpak via verschillende media als communicatiemethode binnen het GVVP. Hierbij wordt gebruik gemaakt van reeds bestaande en modernere communicatiemiddelen, zoals sociale media. Door deze aanpak zal een groot deel van de doelgroepen worden bereikt. Dit grote bereik betekent ook een grote hoeveelheid informatie die gefilterd moet worden en omgang met zogenaamde bijvangst. 2 Gebruik van sociale media betekent ook bewustwording van de mogelijkheden en gevaren ervan. Anno 2015 wil ook de gemeente Roermond hier gebruik van maken om zo relevante belanghebbenden te bereiken. Met de afdeling communicatie zal hiervoor gezocht worden naar de beste invulling van dit platform 3 waarbij duidelijk de rollen, taken en verantwoordelijkheden van een ieder aan bod komen. 4.3. Communicatiemiddelen In grote lijnen kunnen de in te zetten communicatiemiddelen worden onderverdeeld in indirecte massa media met een groot, maar indirect bereik, directe (massa) media met een gemiddeld bereik en fysieke communicatie. Gekoppeld aan de communicatiedoelen, de boodschap en de doelgroepen zullen verschillende middelen ingezet worden. Sommige middelen zijn interactief en vragen om terugkoppeling van de gemeente Roermond en andere halen voornamelijk informatie binnen (denk hierbij aan online enquêtes via Survey Monkey). Dit zal ingezet worden voor externe communicatie. Voor interne communicatie wordt Int-Ro en gerichte communicatie gebruikt. Indirecte massa media Sociale media (bv Facebook, Twitter, LinkedIn). Internetpagina GIS webtool 2 Onder bijvangst wordt verstaan: terugkoppeling vanuit belanghebbenden waarop de gemeente Roermond actie moet ondernemen, maar wat niet relevant is voor het GVVP. Bijvoorbeeld de melding dat verkeerslicht niet goed werkt. 3 Er bestaan studies, specifiek voor de inzet van sociale media bij het opstellen van stedelijke mobiliteitsplannen en gemeentelijke verkeer en vervoer plannen. 11
Directe (massa) media / communicatie Survey Monkey Digitale nieuwsbrief Gemeente Roermond Traditionele media E-mail / telefoon / brief Fysieke communicatie De straat op Aansluiten bij evenementen/bijeenkomsten Organiseren (informatie/brainstorm) bijeenkomsten 4.4. Huisstijl en social media strategie Consequent gebruik zal worden gemaakt van de huisstijl van de gemeente Roermond. Online stijl wordt overgenomen, bijvoorbeeld bij de koppeling van een speciale GVVP webpagina aan die van de gemeente Roermond. Een sociale media strategie wordt opgesteld waarin wordt vastgesteld hoe omgegaan wordt met online en sociale media communicatie (vorm, inhoud, duur waarbinnen gereageerd wordt, uit naam van (en wie), et cetera). Het doel is verleiden om mee te doen aan het opstellen van het GVVP. Samen met de partners wordt een pakkende slogan verzonnen waardoor de wens om te participeren getriggerd wordt. Naast een pakkende slogan willen we een wervende stijl gebruiken. Dus geen standaard uitnodigingen middels een brief maar meer flyer stijl. Bij het implementeren van de maatregelen uit de Parkeernota is een beeldmerk ontwikkeld. Dit beeldmerk is ook zeer geschikt om in te zetten bij de communicatie over het GVVP, Dit beeldmerk zal in de communicatie gebruikt worden naast het logo van de Gemeente Roermond. 2
Interne doelgroepen Bewoners Bedrijven Weggebruikers Vervoerders Scholen Belangenorganisatie Overige Participatie- en Communicatieplan GVVP 4.5. Doelgroepen middelen Matrix In de onderstaande doelgroepen middelen matrix wordt inzichtelijk gemaakt welke communicatiemiddelen voor welke doelgroep ingezet kunnen worden. Owned (indirecte) media Facebook X X + X X + YouTube X X X X + Twitter X X + X + LinkedIn X X X + X + Internetpagina X X X X + X X + GIS webtool X X X Directe (owned) media Survey Monkey X X + Digitale Nieuwsbrief + X X X X E-mail / telefoon / brief / flyers X + X + + X + + Niet-owned media Traditionele media (krant) + X X X X Fysieke communicatie De straat op X X Aansluiten bij evenementen Organiseren bijeenkomsten + X X + X + Interne middelen Int-Ro X Instructies aan medewerkers X Legenda: X = primaire doelgroep / + = secundaire doelgroep 4.6. communicatie actieplan Zoals in hoofdstuk 3 is beschreven zal per fase een participatie en communicatieactieplan worden opgesteld. Het plan voor fase 2 is in de bijlage bijgevoegd. 13
5. Organisatie / samenwerking In het Plan van Aanpak Gemeentelijk Verkeer en Vervoer Plan staat de projectorganisatie voor de totstandkoming van het GVVP omschreven. Voor de uitvoering is een projectgroep bestaande uit deskundigen op het vakgebied van verkeer en vervoer samengesteld. De leden van de projectgroep dragen ieder vanuit hun eigen rol inhoudelijk of procesmatig bij aan de totstandkoming van het GVVP. De communicatieadviseur wordt geconsulteerd door deze projectgroep. De communicatietaken worden opgepakt door deze projectgroep. Binnen de projectgroep wordt een werkgroep communicatie samengesteld die voor uitvoering van de communicatie zorgt. In het communicatieactieplan (zie bijlage 1) is weergegeven wie welke communicatiemiddelen uitvoert. 2
6. Kosten Veel participatie- en communicatieactiviteiten kunnen zonder inzet van financiële middelen worden uitgevoerd. Dit zijn bijvoorbeeld de inzet van de website, social media, Persberichten, etc. Voor enkele communicatieactiviteiten, zoals de webtool en het organiseren van bijeenkomsten zijn wel financiële middelen nodig. Deze kunnen worden gedekt uit het projectbudget. Personele inzet is reeds opgenomen in het vastgesteld projectplan. 15
7. Evaluatie Bij de evaluatie van het nieuwe verkeers- en vervoersbeleid zal ook het aspect participatie en communicatie worden meegenomen. Essentieel voor toekomstige doeleinden is om te evalueren of de participatie- en communicatiedoelstellingen zijn behaald. Daarnaast is het belangrijk om in het kader van de 9+ ervaring veel tussentijdse evaluatiemomenten in te lassen waarbij de belanghebbenden feedback kunnen geven die ook meteen opgepakt wordt. Tevens is het belangrijk om de impact en het bereik van onze communicatie te meten om zo in de gaten te blijven houden of we onze doelen bereiken en om te zien of we binnen bepaalde terreinen van ons communicatiebeleid verbeteringen moeten toepassen. Daarnaast zullen we de communicatie gebruiken als een middel om informatie te vergaren en stellingen te poneren (testen). Dan is het van belang dat we weten in wat voor aantallen op deze stellingen gestemd/gereageerd wordt. 2
Bijlage 1: Communicatie actieplan fase 2 17