Communicatieplan CO2-Prestatieladder 2016

Transcriptie

1 Marssteden TD Enschede Postbus AL Enschede Telefoon Fax IBAN NL20ABNA BIC ABNANL2A KvK BTW NL B01 ISO 9001 gecertificeerd Communicatieplan CO2-Prestatieladder maart Versie 1.0 Blad 1 van 10

2 2 van 10 Interne goedkeuring Naam Functie Afdeling Handtekening Datum Roel Navis Auteur KAM Roel Wijlens DT-Lid DT

3 3 van 10 Inhoudsopgave 1 Inleiding Uitgangspunten Eisen vanuit Handboek CO2-Prestatieladder Richtlijnen vanuit NEN-EN-ISO 50001: Communicatiedoelstellingen 5 3 Doelgroepen Intern Extern 6 4 Kernboodschappen 7 5 Communicatiemiddelen Intern Intranet Koopmanskoop Medewerkersbijeenkomsten DT Overleg Afdelings-/Werkgroepen-/Commissieoverleg KAM adres Extern Website TBI Duurzaamheid jaarverslag Folders, Koopmanskoop etc Bijeenkomsten, gesprekken, presentaties Persberichten CO 2 -Prestatieladder communicatietabel 9 6 Taken en Verantwoordelijkheden 10

4 4 van 10 1 Inleiding In dit communicatieplan wordt beschreven hoe Koopmans intern en extern gaat communiceren over haar energiebeleid (onderdeel van het KAM- beleid), CO 2 - voetafdruk, reductiedoelstellingen en aanverwante zaken in Effectieve interne en externe communicatie is essentieel en verplicht voor een succesvolle implementatie van het energiemanagementprogramma alsmede van de CO 2 - uitstoot reducerende maatregelen. Koopmans streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het milieuvraagstuk door effectieve en gerichte communicatie. Koopmans wil haar medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren door haar medewerkers uit te dagen. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdragen als optimalisaties binnen de organisatie. 1.1 Uitgangspunten In deze paragraaf worden de achtergronden voor het communicatieplan beschreven. Dit plan geeft invulling aan de interne en extern communicatie voor de CO 2- Prestatieladder, het energiemanagement en beleid van Koopmans Eisen vanuit Handboek CO2-Prestatieladder Vanuit de invalshoek Transparantie worden eisen gesteld aan de interne en externe communicatie van Koopmans in het kader van de CO 2- Prestatieladder. Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de CO 2- Prestatieladder binnen de sector en daarbuiten. In het CO 2 -Prestatieladder handboek wordt de externe communicatie nader gespecificeerd Richtlijnen vanuit NEN-EN-ISO 50001:2011 Vanuit de NEN-EN-ISO staat beschreven dat Koopmans verantwoordelijkheid draagt voor het verzorgen van de communicatie rondom de energieprestaties en het energie management systeem, afgestemd op de omvang van de organisatie. Hier wordt Koopmans geacht een proces vast te stellen en te implementeren waarmee personen die voor of namens de organisatie werken, opmerkingen of suggesties voor verbetering van het energie management systeem kunnen indienen. Koopmans wordt vrij gelaten in de keuze om de communicatie rondom het energiebeleid ook extern te communiceren. Mocht Koopmans besluiten tot externe communicatie, dan moet Koopmans een methode voor de externe communicatie vaststellen en implementeren.

5 5 van 10 2 Communicatiedoelstellingen Specifiek voor Koopmans en het behoud van het CO 2- Prestatieladder certificaat niveau 4 is het doel de organisatie te ondersteunen bij het behalen van de doelstelling: Koopmans gaat in jaarlijkse stappen van 2,5% de CO 2 -uitstoot beperken om in 2020 in totaal 15% van de gehele CO 2 -uitstoot ten opzichte van 2015 te hebben gereduceerd. Dit realiseren wij door een optimale afstemming tussen product, proces en organisatie. De communicatiedoelstellingen voor 2020 zijn: Minimaal één keer per jaar de in- en externe doelgroepen informeren over het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de CO 2- voetafdruk van Koopmans. Minimaal twee keer per jaar de in- en externe doelgroepen informeren over de voortgang van de emissie-inventaris en reductiedoelstellingen. Zowel eigen medewerkers als die van derden actief betrekken bij en bewust maken van het belang van CO 2 -reductie en hen stimuleren zich maximaal in te zetten om het elektra- en brandstofverbruik waar mogelijk te reduceren en daarmee de genoemde reductiedoelstelling te halen. Minstens twee maal per jaar een reguliere dialoog onderhouden met belanghebbenden binnen overheid en Niet-Gouvermentele Organisaties (NGO s) over de CO 2 -reductiedoelstelling en strategie voor het bedrijf en de projecten.

6 6 van 10 3 Doelgroepen 3.1 Intern Directie Team: Het is de rol van het DT om medewerkers te stimuleren en activeren om gedragsverandering rondom het reduceren van CO 2 -uitstoot te realiseren. Tevens is het de rol van het MT om te communiceren en te informeren over CO 2 -reductie. Werkgroep Duurzaamheid VGM Commissie: Het is de rol van de VGM Commissie om veiligheid, gezondheid en milieu vorm te geven als beleid en hiervoor alle medewerkers bewust maken van de dagelijkse praktijk van het milieu. KAM Commissie: Het is de rol van de KAM Commissie om kwaliteit, Arbo en milieu vorm te geven als beleid en hiervoor alle medewerkers bewust maken van de dagelijkse praktijk van het milieu. Overige medewerkers van Koopmans 3.2 Extern Opdrachtgevers: zoals ontwikkelaars, woningcorporaties, etc. Partners van Koopmans: bedrijven waarmee Koopmans langdurig samenwerkt volgens de principes van co-creatie. Leveranciers en onderaannemers: levering van materiaal, materieel en diensten. Eindgebruikers: de bewoners van de woningen die Koopmans realiseert. NGO s die actief zijn op het gebied van CO 2 -reductie. Het overkoepelend orgaan van de CO 2 -Prestatieladder, SKAO, alsmede de volgers van dit initiatief (o.a. ProRail, Rijkswaterstaat en de Rijksgebouwendienst) Overheden die betrokken zijn bij CO 2 -reductie.

7 7 van 10 4 Kernboodschappen De kernboodschappen van Koopmans ten aanzien van CO2-reductie zijn: De energiedoelstellingen van Koopmans staan verwoord in het Kwaliteit-, Arbo- en Milieubeleid (KAM). Deze worden intern en extern bekend gemaakt. De CO 2 -voetafdruk van Koopmans in ton/ CO 2 (incl. toelichting op de cijfers) Koopmans streeft naar een reductie van haar CO 2 -uitstoot (gerelateerd aan de omzet) van 15% in de periode 2015 tot De reductiemaatregelen van Koopmans zijn verwerkt in het Energie Management Actieplan Alle medewerkers kunnen/iedereen kan door concrete maatregelen en gedragsverandering bijdragen aan CO 2 -reductie. Dit wordt actief ondersteunt en gestimuleerd om de innovatiekracht van medewerkers te benutten. Koopmans neemt deel aan en initieert diverse initiatieven op het gebied van CO 2 -reductie.

8 8 van 10 5 Communicatiemiddelen 5.1 Intern Intranet Op het Intranet is een speciaal deel ingericht om medewerkers (UTA en CAO) te informeren over het beleid van Koopmans en de resultaten ten aanzien van CO 2 reductie. Tevens wordt er geregeld een nieuwsbericht op de homepage geplaatst Koopmanskoop Dit personeelsblad gaat naar alle medewerkers en gepensioneerden van Koopmans. Ook hierin zal regelmatig over dit onderwerp worden gecommuniceerd Medewerkersbijeenkomsten Belangrijke thema s op dit gebied komen indien daarvoor aanleiding is aan bod in centrale bijeenkomsten voor medewerkers DT Overleg Specifiek voor het MT wordt regelmatig een vergadering belegd. Hierin zal CO 2 reductie soms een onderwerp zijn als onderdeel van het vaste agendapunt KAM Afdelings-/Werkgroepen-/Commissieoverleg Functiegroepen, werkgroepen en commissies hebben regelmatig overleg. Hier kan aangeschoven worden om thema s toe te lichten. Bij de KAM-Commissie die maandelijks plaatsvindt is altijd een directievertegenwoordiger aanwezig KAM De afdeling KAM komt om de week bij elkaar om de laatste ontwikkelingen te bespreken. Besluiten of mogelijkheden met betrekking tot CO 2 kunnen hierdoor snel en efficiënt tot de essentie bij de besluitvormers terecht komen adres Koopmans hecht grote waarde aan de individuele bijdrage door medewerkers of relaties en wil de inbreng van initiatieven stimuleren en waar mogelijk steunen. Daarom is er een adres aangemaakt waar iedereen ideeën naar toe kan sturen: [email protected]. 5.2 Extern Website De website van Koopmans is zowel intern als extern toegankelijk en daarom uitermate geschikt om het beleid van Koopmans op het onderwerp milieu uit te dragen. Koopmans heeft speciaal voor het onderwerp CO 2 -Prestatieladder een deel van haar website ingericht. De website is altijd te raadplegen en kan daarom goed dienen als communicatiemiddel. De website kan zowel statische als dynamische informatie bevatten. Dit instrument is een massa mediaal communicatiemiddel TBI Duurzaamheid jaarverslag Dit verslag bevat uitgebreide verantwoordingsinformatie over de duurzaamheidsprestaties van alle TBI-bedrijven op sociaal, milieu- en economisch gebied. TBI rapporteert in dit verslag over onze duurzaamheidsprestaties, als onderdeel van de strategie voor duurzaam ondernemen.

9 Intranet / Website Koopmanskoop Medewerkers bijeenkomsten DT-overleg KAM Commissie adres Website TBI Duurzaamheid jaarverslag Folders, Koopmanskoop, etc. Bijeenkomsten, gesprekken, etc. Persberichten Blad 9 van Folders, Koopmanskoop etc. Koopmans stuurt enkele keren per jaar de Koopmanskoop naar zakelijke relaties. Verder ontwikkelt zij af en toe folders en boekjes over specifieke onderwerpen. Ook het thema CO 2 reductie kan in deze uitingen een keer aan bod komen Bijeenkomsten, gesprekken, presentaties Directieteam-leden en Commerciële Zaken houden regelmatig presentaties bij opdrachtgevers, netwerkbijeenkomsten etc. Hierin kan dit onderwerp opgenomen worden Persberichten Door middel van de media kan een breed publiek waaronder diverse commerciële en maatschappelijke organisaties worden bereikt. Bij belangrijke mijlpalen wordt van dit medium gebruik gemaakt. 5.3 CO 2 -Prestatieladder communicatietabel In de onderstaande tabel is te zien welke boodschap met welk communicatiemiddel intern of extern gecommuniceerd kan worden. Interne communicatie Externe communicatie Milieubeleid X X X X X X X CO2 Footprint X X X X X X X Reductiedoelstellingen en maatregelen X X X X X X X X Input medewerkers X X X X X X X X Deelname initiatieven X X X X X X

10 10 van 10 6 Taken en Verantwoordelijkheden De directie van Koopmans is eindverantwoordelijk voor de communicatie zoals omschreven in dit communicatieplan CO 2 -Prestatieladder. De communicatiemanager verzorgt jaarlijks de interne en externe communicatie over het energiebeleid, het milieumanagement en de reductiedoelstellingen van Koopmans. Dit gebeurt in samenwerking met andere betrokken afdelingen. De afdeling KAM zorgt ervoor dat de communicatiemanager alle relevante informatie ontvangt.