Vario Grass B.V. Communicatieplan. Masters in Green. CO2-Prestatieladder Eis: 2.C.1, 2.C.2, 2.C.3 en 3.C.2. Koningslinde 5b 7131 MP, Lichtenvoorde

Transcriptie

1 Communicatieplan CO2-Prestatieladder Eis: 2.C.1, 2.C.2, 2.C.3 en 3.C.2 Vario Grass Masters in Green Organisatie: Adres: Opgesteld door: Vario Grass B.V. Koningslinde 5b 7131 MP, Lichtenvoorde Jasper Eppingbroek Maarten Schurink Datum laatste uitgifte:

2 Inhoudsopgave Definities en afkortingen Inleiding Doelstelling en doelgroepen Interne belanghebbenden (doelgroep 1) Communicatiedoelstellingen (doelgroep 1) Externe belanghebbenden (doelgroep 2) Communicatiedoelstellingen (doelgroep 2) Overzicht externe belanghebbenden(2.c.3) Media Interne communicatie Intern overleg Mededelingen via interne Mededelingen via interne Whats-app groep De bedrijfswebsite Externe communicatie De bedrijfswebsite SKAO website Social Media Digitale nieuwsbrieven Actieve deelname in werkgroepen Uitvoering Stuurcyclus communicatie Planning en evaluatie van communicatie (Plan) Uitvoering van de communicatie (Do) Communicatie op projecten met gunningvoordeel Controle van de communicatie (Check) Bijdragen en terugkoppeling over het CO2-reductiebeleid Corrigerende maatregelen (Act)

3 Definities en afkortingen CI Certificerende Instantie CO2 Koolstofdioxide SKAO Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen Koolstofdioxide Scope 1 Scope 2 Een kleur- en reukloos niet brandbaar gas, dat in lage concentraties aanwezig is in de lucht die we inademen. Koolstofdioxide wordt geproduceerd bij verbranding van elke stof die koolstof bevat. Hoewel koolstofdioxide vooral ontstaat door menselijke activiteiten door de verbranding van fossiele brandstoffen, kan het ook gevormd worden door bepaalde natuurlijke processen. Koolstofdioxide is het belangrijkste broeikasgas dat bijdraagt tot de opwarming van de Aarde. Scope 1 of directe emissies zijn emissies door de eigen organisatie, zoals emissies door eigen gas gebruik (bijv. gas boilers, warmtekrachtinstallaties en ovens) en emissies door het eigen wagenpark. Scope 2 of indirecte emissies zijn emissies die ontstaan door de opwekking van elektriciteit die de organisatie gebruikt, zoals emissies door centrales die deze elektriciteit leveren. SKAO rekent Business Travel tot scope 2. 2

4 1. Inleiding Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op de CO2-Prestatieladder van Vario Grass. Zowel intern als extern geeft het communicatieplan inzicht in het CO2-beleid en de prestaties. Gegevens over de CO2-footprint, de kwantitatieve reductiedoelstellingen, de reductiemaatregelen en -initiatieven evenals de voortgang hiervan worden gecommuniceerd Het document is opgesteld volgens punt 3.C.2 zoals beschreven in het Handboek CO2-Prestatieladder 2.2 uitgebracht door de SKAO. 3

5 2. Doelstelling en doelgroepen Het doel van het communicatieplan is om onze medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers een goed beeld te geven van onze CO2-reducie ambities. Structureel moet ons energiebeleid, de reductiedoelstellingen en maatregelen overgebracht worden. Wij onderscheiden twee doelgroepen in ons communicatieplan interne- en externe belanghebbenden bij CO2-prestaties van Vario Grass Interne belanghebbenden (doelgroep 1) Onze eigen medewerkers moeten op de hoogte worden gehouden over de ontwikkelingen rond het CO2-beleid. Wij nodigen onze eigen medewerkers uit om actief mee te denken over hoe wij onze CO2-uitstoot kunnen reduceren. De intern belanghebbenden bestaan uit de volgende groepen: De directie; Kantoor medewerkers; Buitendienst medewerkers Communicatiedoelstellingen (doelgroep 1) Het doel van de communicatie met de intern belanghebbende is met name: het informeren over ons CO2-beleid, het overtuigen van de noodzaak van CO2-reductie en vervolgens activeren tot CO2- bewust handelen. Wanneer onze intern belanghebbenden niet actief meewerken aan ons CO2-redcutie programma kunnen we onze doelstellingen nooit bereiken. Daarnaast kunnen de intern belanghebbenden een bron zijn van nieuwe ideeën om onze doelstelling te kunnen bereiken. In hoofdstuk 3 staan de communicatiemiddelen beschreven die toegepast worden om onze intern belanghebbenden te bereiken Externe belanghebbenden (doelgroep 2) Externe belanghebbenden zijn partijen die belang hebben bij onze CO2-reductie, en potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie. Dit kan zowel bij de initiatieven van ons bedrijf als bij de maatregelen in projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Onze externe belanghebbenden bestaan uit: (potentiële) Opdrachtgevers; Leveranciers en onderaannemers; 2.4. Communicatiedoelstellingen (doelgroep 2) Het doel van het communicatieplan voor deze doelgroep is om ze te informeren over ons CO2-beleid, het delen van onze kennis met betrekking tot CO2-reductie en het onderhouden van de relatie. In hoofdstuk 3 staan de communicatiemiddelen beschreven die toegepast worden om deze doelgroep te bereiken. 4

6 3. Overzicht externe belanghebbenden(2.c.3) Groep belanghebbenden Belanghebbende Wat is de link met ons CO2-reductiebeleid? (potentiële) Opdrachtgevers Particuliere afnemers Diverse (potnentiële) opdrachtgevers waarderen het dat wij CO2-bewust handelen. NGO s Overheden Daarnaast vragen enkele opdrachtgevers al om MVO en milieu verantwoording. Leveranciers en Hoveniers Mogelijke samenwerking in het reductiebeleid onderaannemers Energiedirect Potentieel leverancier groene stroom Leveranciers materialen / machines Invloed op CO2-uitstoot van de geleverde materialen/machines en mogelijke samenwerking in het reductiebeleid Overig SKAO Als ontwikkelaar en beheerder van de CO2-Prestatieladder Gekozen keteninitiatief Als keten- en sector initiatief en potentiële bron van nieuwe ontwikkelingen en kennis op het gebied van CO2-reductie. 5

7 4. Media Voor de communicatie met de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt Vario Grass de volgende media: Mededelingen tijdens intern overleg; Mededelingen via interne ; Mededelingen via interne Whats-app groep; De bedrijfswebsite Intern overleg Minimaal jaarlijks wordt, tijdens het afdelingsoverleg, het CO2 beleid, de reductiedoelstelling en de voortgang van de reductiemaatregelen besproken met het de medewerkers van de binnen- en buitendienst. In het ideale geval worden deze bijeenkomsten gehouden na het opstellen van de jaarlijkse CO2 footprint en de directiebeoordeling. Deze bijeenkomsten zijn bij uitstek gelegenheden om de medewerkers te vragen naar eventuele nieuwe ideeën die bij kunnen dragen aan het behalen van de reductie doelstellingen Mededelingen via interne De CO2-footprint wordt minimaal eenmaal per half jaar aan de medewerkers gecommuniceerd door middel van een interne . De inhoud van deze interne bevat minimaal: Het geformuleerde energiebeleid. De huidige status van de gerealiseerde reductie in CO2-emissie en energieverbruik. De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO2-reductie. Voortgang ten opzichte van de doelstellingen. Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op project- en persoonlijk niveau. Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren. Trends van energieverbruik en CO2-uitstoot Mededelingen via interne Whats-app groep Vario Grass maakt gebruik van een interne Whats-app groep. Hierin kan op ieder moment de voortgang van het CO2-beleid besproken worden. Wanneer er belangrijke wijzigingen zijn, of wanneer er belangrijke doestellingen zijn behaald die betrekking hebben op het CO2-beleid kan dit hierin worden verstuurd. De inhoud van de berichten wordt bepaald door de directie De bedrijfswebsite Op de website van Vario Grass is een aparte link naar een CO2-Prestatieladder pagina gecreëerd. ( Op deze pagina worden alle projecten in het kader van CO2- en energieverbruikreductie beschreven. Daarbij wordt tevens de voortgang op dit gebied weergegeven. In de nieuwsberichten zal regelmatig naar deze website worden verwezen voor meer informatie. 6

8 4.2. Externe communicatie De vorm van externe communicatie is afhankelijk van het type belanghebbende binnen deze doelgroep. Informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2- uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks, of bij grote afwijkingen meerdere keren per jaar. De volgende media worden onderscheiden: De bedrijfswebsite; De SKAO website; Social Media (Twitter, Facebook, LinkedIn); Digitale nieuwsbrieven; Actieve deelname en initiatieven van werkgroepen De bedrijfswebsite Vario Grass heeft voor alle belanghebbenden een CO2-pagina ingericht op haar internetsite. De informatie die via deze link te vinden is omvat ten minste: De CO2-Footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen; De reductiedoelstellingen voor scope 1 en 2 en het plan van aanpak; De naam van het (keten/sector)initiatief, inclusief een korte omschrijving, de initiatiefnemers en de (reductie-)doelstellingen; De voortgang van de reductiedoelstellingen SKAO website De informatie die op deze website te vinden is omvat ten minste de naam van het (keten/sector)initiatief, inclusief een korte omschrijving, de initiatiefnemers en de reductiedoelstellingen. Op de website van SKAO dient elk document een pdf te zijn, met vermelding van een versienummer, een handtekening van de autoriserende verantwoordelijke manager, en de autorisatiedatum. Bij een initiële ladderbeoordeling heeft het bedrijf nog geen pagina op de website van SKAO. Inlogcodes en instructies worden na afgifte van het certificaat toegestuurd Social Media Vario Grass communiceert middels Twitter berichten, Facebook berichten en LinkedIn berichten over haar activiteiten op het gebied van CO2-emissie en CO2-reductie. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn. De inhoud van de berichten op Social Media wordt bepaald door de directie Digitale nieuwsbrieven Wij communiceren middels digitale nieuwsbrieven onze activiteiten op het gebied van CO2-emissie en CO2-reductie aan interne en externe belanghebbenden. Dit gebeurt eens per half jaar. De nieuwsbrief bevat minimaal: Het geformuleerde energiebeleid; De huidige status van de gerealiseerde CO2-emissie en energieverbruik; De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO2-reductie; Voortgang ten opzichte van de doelstellingen. 7

9 Actieve deelname in werkgroepen Er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren binnen de maatschappelijke omgeving waarin Vario Grass opereert. Vario Grass gaat participeren in een initiatief en zorgt door middel van inzet van haar kennis voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Wij gaan communiceren in deze werkgroepen over onze eigen resultaten en geven aan hoe wij beoogt hebben hoe we onze gestelde doelen kunnen bereiken. Het initiatief waar wij aan gaan deelnemen en de voortgang ervan is beschreven in het document Sectoren keteninitiatieven. Dit document wordt gepubliceerd op onze bedrijfswebsite en op de website van SKAO 8

10 5. Uitvoering Stuurcyclus communicatie Om te waarborgen dat de communicatie m.b.t. CO2-beleid van het bedrijf hun doel(en) bereiken is een efficiënte stuurcyclus noodzakelijk. Hieronder zijn de stappen omschreven die bij Vario Grass gevolgd worden om dit te realiseren. De stappen zijn gebaseerd op de Deming cyclus: Plan-Do-Check- Act. Verantwoordelijk voor de complete communicatie is Jasper Eppingbroek Planning en evaluatie van communicatie (Plan) Jaarlijks wordt door de directie het volgende besproken ten aanzien van de communicatie: De externe belanghebbenden en doelgroepen worden (opnieuw) bepaald. Eventuele terugkoppelingen en communicaties aan het bedrijf van belanghebbenden (intern en extern). De frequentie van het communiceren. De actualiteit c.q. geschiktheid van de gebruikte media voor communicatie. Eventuele wijzigingen van de eisen in de CO2-prestatieldder m.b.t. communicatie. De bevindingen van de directie worden vastgelegd in de directiebeoordeling. Naar aanleiding van de beoordeling door de directie kan de inhoud van het communicatieplan gewijzigd worden 9

11 5.2. Uitvoering van de communicatie (Do) Communicatie/ activiteit Doel groep(en) Frequentie & planning Eis Inhoud van de communicatie Verantwoordelijke uitvoering Bedrijfswebsite Alle, intern en extern 1x per half jaar Actualiseren van de informatie 3.B.1 3.C.1 3.D.1 De CO2 footprint scope 1 & 2, de kwantitatieve reductie doelstellingen en plan van aanpak voor scope 1 & 2 (het Energie management actieplan) Informatie over de actieve deelname aan een keten of sector initiatief Website SKAO Alle, intern en extern 1x per jaar 3.D.1 Informatie over de actieve deelname aan een keten of sector initiatief Directie Intern overleg Interne Whats-App Digitale nieuwsbrief Social Media Twitter Facebook LinkedIn Alle medewerkers intern Alle medewerkers intern Alle medewerkers intern Leveranciers Onderaannemers Opdrachtgevers Alle externe belanghebbenden Directie 1x per jaar 3.C.1 De CO2 footprint scope 1 & 2, de kwantitatieve reductie doelstellingen en plan van aanpak voor scope 1 & 2 Directie 2x per jaar 3.C.1 De CO2 footprint scope 1 & 2, de kwantitatieve reductie doelstellingen en plan Directie van aanpak voor scope 1 & 2 Ad hoc 3.C.1. Energie doelstellingen, maatregelen, inhoud door de directie te bepalen Directie 2x per jaar 3.C.1 De CO2 footprint scope 1 & 2, de kwantitatieve reductie doelstellingen en plan van aanpak voor scope 1 & 2 Directie Ad hoc 1.C.1 Energie reudctiebeleid, inhoud door de directie te bepalen Directie Directie-overleg Directie 2x per jaar 2.C.2 Energie reductiebeleid, doelstellingen, maatregelen, communicatie Directie Actieve deelname werkgroepen Mede initiatiefnemers 2x per jaar 3.D.1 Mogelijkheden voor energie reductiemaatregelen op projecten Directie 10

12 Communicatie op projecten met gunningvoordeel Voor projecten waarop CO2 gerelateerd gunningvoordeel is verkregen wordt een apart communicatieplan opgesteld. Per project wordt bepaald wie de belanghebbenden zijn, welke communicatiemiddelen gebruikt zullen worden, wie verantwoordelijk is voor de communicatie en met welke frequentie gecommuniceerd zal worden. Het projectcommunicatieplan wordt opgesteld door de directie Controle van de communicatie (Check) De directie is verantwoordelijk voor de controle op de juiste uitvoer van de verschillende communicaties volgens het communicatieplan. Halfjaarlijks controleert de directie dat: Alle afgesproken communicaties hebben plaatsgevonden. De inhoud van de communicatie actueel is en alle onderwerpen bevat zoals in dit plan is beschreven is. Indien blijkt dat niet alle communicaties correct of volledig uitgevoerd zijn dan wordt dit door de directie besproken Bijdragen en terugkoppeling over het CO2-reductiebeleid Naar aanleiding van de communicatie over het CO2-reductiebeleid kan het bedrijf bijdragen of terugkoppeling ontvangen van derden. Dit kan bijvoorbeeld een communicatie zijn van een externe belanghebbende (b.v. opdrachtgever) of medewerker van het bedrijf. Bijdragen of terugkoppelingen kunnen bestaan uit (maar zijn niet beperkt tot): ideeën voor maatregelen om tot CO2-reductie te komen, klachten m.b.t. energie verspilling of milieu overlast, wetswijzigingen die invloed kunnen hebben op het CO2-reductiebeleid, (wijzigingen m.b.t.) eisen van opdrachtgevers over het CO2-reductie. Alle bijdragen tot of terugkoppelingen over het CO2-reductiebeleid van het bedrijf worden door de directie verzameld en beoordeeld Corrigerende maatregelen (Act) In de volgende situaties zijn corrigerende maatregelen nodig: Communicatie wordt niet conform de planning uitgevoerd of informatie is inhoudelijk niet correct. De terugkoppeling van derden heeft gevolgen voor of kan gevolgen hebben voor het CO2- reductiebeleid van het bedrijf bijvoorbeeld bij: o Wetswijzigingen o Veranderingen van eisen van opdrachtgevers. o Klachten/berichten over energie verspillingen. De bovenstaande situaties worden door de directie besproken waarna indien nodig een corrigerende maatregel wordt getroffen. 11