Communicatieplan Croon CO2 Footprint

Transcriptie

1 Croon Elektrotechniek B.V. Marketing & Business Development Hoofdkantoor Rotterdam Schiemond EE Rotterdam Postbus AB Rotterdam Telefoon Communicatieplan Croon CO2 Footprint Auteur(s) J.M. (Jan Maarten) Cornet D.E.J. (David) Knops 1 van 12

2 2 van 12 Inhoud 1 Introductie 3 2 Doelstellingen en doelgroepen Communicatiedoelstelling Interne doelgroepen Externe doelgroepen Klanten Leveranciers NGO s (niet-gouvernementele organisaties) Overheden en overheidsinstellingen Partners en TBI 5 3 Media Interne communicatie Intranet Geschreven interne media Externe communicatie Internet Nieuwsberichten Actieve deelname in werkgroepen Gesprekken NGO s en overheden 7 4 Uitvoering Doelstellingen en beleid Communicatieprocedures Verantwoordelijkheden Interne communicatie Externe communicatie 12

3 3 van 12 1 Introductie Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op CO 2- prestatieladder bij Croon. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder eis 3.c.2 zoals beschreven in het Handboek CO 2- prestatieladder 2.2 uitgebracht door SKAO is geregeld binnen Croon Elektrotechniek (verder: Croon). In- en externe communicatie over de CO 2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan functionarissen. Het communicatieplan heeft volgende opbouw: In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 worden de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven.

4 4 van 12 2 Doelstellingen en doelgroepen 2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO 2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. Communicatie houdt in: Informeren Overtuigen Activeren Relatieonderhoud lezer weet lezer vindt lezer doet lezer voelt Om de communicatie vorm te geven zijn diverse acties uitgezet. Deze kunnen per doelgroep verschillend zijn. 2.2 Interne doelgroepen Binnen Croon zijn er diverse doelgroepen te onderscheiden. Het onderscheid zit in de functie en in de wijze waarop mensen worden bereikt. Niet iedereen heeft de beschikking over een elektronische manier om contact te hebben met de bedrijfsomgeving. Hiermee dient rekening te worden gehouden. De volgende doelgroepen worden onderscheiden: Directie en management; Personeel met een zakelijk account; Personeel zonder een zakelijk account. 2.3 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: Klanten; Leveranciers; NGO s; Overheid/wetgever; Partners en TBI-ondernemingen en TBI Holdings Klanten Klanten zullen steeds meer vragen stellen over de CO 2-footprint van Croon. Dit is merkbaar in aanbestedingstrajecten en bij gesprekken met klanten die reeds zeer bewust omgaan met CO 2-emissie. Belangrijke klanten voor Croon zijn: Rijksgebouwendienst (RGD); Rijkswaterstaat (RWS); Andere overheidsinstellingen. Banken/verzekeraars

5 5 van Leveranciers Leveranciers leveren een bijdrage in het reductiebeleid dat Croon heeft ingezet voor haar CO 2-emissie. Om de leveranciers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren is het belangrijk een goede verstandhouding te hebben met de leveranciers. Leveranciers dienen zich aan te sluiten bij de doelstellingen die Croon zich stelt in zake de reductie van CO 2-emissie. Leveranciers zijn te onderscheiden in twee categorieën: Leveranciers van materialen; Leveranciers van niet-materialen (diensten, personeels-inleen, onderaannemers) NGO s (niet-gouvernementele organisaties) NGO s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen. Deze NGO s zijn zowel geïnteresseerd in de activiteiten die Croon doet op het gebied van CO 2-emissiereductie als bereid mee te denken in serieuze plannen om te komen tot een betere samenleving. Het in gesprek zijn en informeren gebeurt zowel individueel als via de branche organisatie. Met de volgende NGO s is vanuit Croon Elektrotechniek proactieve communicatie: Uneto-VNI; De Verkeersonderneming Rotterdam Overheden en overheidsinstellingen Overheden en overheidsinstellingen behoren tevens tot de klantengroep van Croon. Toch is het van belang deze groep naast de klantengroep apart te benoemen. De reden hiervoor is dat, naast de wijze waarop klanten worden geïnformeerd, binnen deze groep een additionele behoefte bestaat contact te hebben met bedrijven die zich actief inzetten voor een beter leefklimaat. Via de branchevereniging worden de gezamenlijke inzichten vormgegeven en de dialoog met de wetgever inhoud gegeven Partners en TBI Croon heeft nauwe relaties met partners en zusterbedrijven uit de TBI-organisatie. Met deze partijen wordt gezamenlijk meegedaan aan aanbestedingen en samengewerkt in projecten waardoor het belangrijk is om deze partijen te informeren en te laten participeren in het CO 2 reductiebeleid van Croon. Dit informeren gebeurt zowel individueel als via de moedermaatschappij TBI Holdings (jaarlijks duurzaamheidsverslag).

6 6 van 12 3 Media Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men volgende media: Croon.net (Intranet). Geschreven via maandberichten op papier en digitaal; Intranet Als basis voor onze communicatie gebruiken we de externe website: croon.nl. Reden hiervoor is dat dit voor iedereen toegankelijk is. Nog niet alle medewerkers van Croon kunnen op het Intranet (croon.net). In alle communicatie wordt dan ook ook zoveel mogelijk naar croon.nl verwezen Geschreven interne media Middels verschillende bestaande communicatiekanalen naar medewerkers worden collega s geïnformeerd over de doelstellingen en de voortgang van de CO2 reductie van Croon.

7 7 van Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. De volgende media worden onderscheiden: Internet (croon.nl/co2); Nieuwsberichten; Actieve deelname en initiatie van werkgroepen; Gesprekken met NGO s en overheden Internet Croon heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een pagina CO 2 op haar website ingericht. Deze pagina bestaat uit een aantal onderdelen: Informatie: informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO 2-uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden is het mogelijk te participeren in initiatieven die door Croon zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO 2- uitstoot en energieverbruik; Nieuwsberichten Croon communiceert middels persberichten haar activiteiten op het gebied van CO 2-emissie en CO 2-reductie. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijke omgeving waarin Croon opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Croon participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van elektrotechniek en CO 2-emissiereductie in het kader van processen in de installatiebranche voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Croon heeft zich aangesloten bij volgende initiatieven: Rotterdam Climate Initiative: middels actieve inbreng van kennis; Deelname aan het initiatief H 2-economie van Wolter & Dros door actieve participatie in de werkgroep. Dit is uitgebouwd met Croon intiatieven. Croon neemt deel aan " CO 2-reductie op de bouwplaats" initiatief van J.P. van Eesteren. Croon neemt deel aan het intitiatief van WTH Skooter KOO. Elektrische scooter op basis van cradle2cradle materialen toepassing en volledige arbeid uit NL Gesprekken NGO s en overheden Er vinden gesprekken plaats met volgende NGO s: Uneto-VNI; De Verkeersonderneming Rotterdam.

8 8 van 12 Doelstelling van de gesprekken is: de door de NGO geformuleerde punten van zorg te bespreken; datgene wat Croon doet in het kader van CO 2-reductie aan te geven; het eigen initiatief van Croon bespreken; daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO 2-reductie. Overheden Via de branchevereniging worden de gezamenlijke inzichten vormgegeven en de dialoog met de wetgever inhoud gegeven.

9 9 van 12 4 Uitvoering In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. Verantwoordelijk voor de algehele communicatie is Manager Marketing en Business Development. 4.1 Doelstellingen en beleid Ieder jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een MT-besluit: Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO 2-reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geüpdatet (verantwoordelijk: Manager Marketing en Business Development): CO 2-prestatieresultaten scope I, II en III; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO 2-uitstoot te reduceren. 4.2 Communicatieprocedures Onderstaande communicatieprocedures worden gehanteerd: (zie figuur 1 t/m 4) Figuur 1: communicatieprocedure interne nieuwsbrief

10 10 van 12 Intranet Vastgesteld energiebeleid reductiedoelstellingen CO2prestatie resultaten scope 1, 2 en 3 Vastgestelde verantwoordelijkheden Cijfers Opstellen communicatie -onderwerp -vorm Minimaal 2x per jaar Update van de content Figuur 2: communicatieprocedure intranet Figuur 3: communicatieprocedure internet en persberichten

11 11 van 12 Figuur 4: communicatieprocedure actieve deelname

12 12 van Verantwoordelijkheden Namens Croon Elektrotechniek is de Manager Marketing & Business Development, algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan. Dit betekent o.a. dat deze persoon checkt of de termijnen en inhoud worden gerealiseerd Interne communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke Intranet (croon.net) Minimaal MVO officer halfjaarlijkse update Maandberichten Minimaal halfjaarlijks MVO officer Externe communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke Internet (croon.nl/co2) Update halfjaarlijks Manager Marketing & Business Development Nieuwsberichten Ad hoc basis Manager Marketing & Business Development Actieve deelname in werkgroepen Minimaal halfjaarlijks MVO officer