Communicatieplan Certificering op CO 2 -prestatieladder

Transcriptie

1 Communicatieplan Certificering op CO 2 -prestatieladder CO2-prestatieladder Niveau 3 Auteur(s): De heer W. de Vries De heer H. Kosse (extern adviseur Nedcon Organisatieadvies B.V.) 26 mei 2014 Definitief rapport

2 Inhoud 1. Introductie 3 2. Doelstellingen en doelgroepen Communicatiedoelstelling Overzichtbelanghebbenden 4 3. Media Interne communicatie Medewerkersbijeenkomsten Nieuwsbrieven Internet Externe communicatie Internet Persberichten Actieve deelname in werkgroepen Gesprekken NGO s en overheden 6 4. Uitvoering Doelstellingen en beleid Verantwoordelijkheden Interne communicatie Externe communicatie 7

3 1. Introductie Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op de CO 2 -prestatieladder bij. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2 beschreven in het document CO 2 -prestatieladder Samen zorgen voor minder CO 2 - Handboek 2.2 uitgebracht door SKAO is geregeld, binnen. Interne en externe communicatie over de CO 2 -footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan functionarissen. In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 worden de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven.

4 2. Doelstellingen en doelgroepen 2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO 2 -prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. Communicatie houdt in: Informeren Overtuigen Activeren Relatieonderhoud Om de communicatie vorm te geven zijn diverse acties uitgezet. Deze kunnen per doelgroep verschillend zijn. 2.2 Overzicht belanghebbenden Groep belanghebbenden Wat betekent deze belanghebbende voor ons bedrijf Wat is de link met ons CO 2 -reductiebeleid? Intern Medewerkers Beide vennoten en de ingehuurde/ingeleende werknemers zorgen voor emissie in scope 1 bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Zij zullen zoveel mogelijk carpoolen en bewust om gaan met het materieel dat uitstoot veroorzaakt. Extern (partners die verbandhouden met de projectenportefeuille, die belang hebben bij de reductie van energie en verbruik en partners om mee samen te werken aan CO 2 -reductie) Klanten, afnemers, opdrachtgevers Leveranciers, onderaannemers Overheden en regelgevers Dura Vermeer Infra i.v.m. meerdere projecten. Boogaard Infra B.V. i.v.m. project in Amsterdam Zuid- Oost. Verder: veel particulieren, en voor andere straatmakerbedrijven die werken voor BAM, Heimans of Ooms. Hego als leverancier van stenen. Beitsma transport als leverancier van zand en grond, tevens afnemer van puin en grond(afval). Familie De Vries als eigenaar van het woonhuis waar het kantoor gevestigd is. Nuon i.v.m. stroomleverancier Nuon i.v.m. aardgasleverancier Geen overheden die op dit moment een directe relatie hebben met ons CO 2 -reductiebeleid

5 Concurrenten, branchegenoten Directe omgeving locatie NGO s (die met CO 2 reductie te maken hebben) Media Overig In IJlst geen directe concurrenten, branchgenoten. Nabij in Sneek oa.: Vardar Bestratingen, Monnier Bestratingen, ATS Bestratingen, A.M.S. Bestratingen en Van der Wal Bestratingen Sneek B.V. Daarnaast aangesloten bij OBN, Bouwend Nederland en HBA (hoofdbedrijfschap ambachten). N.v.t. N.v.t. Het bedrijf sponsort de heer R. Hofstra (semi-professioneel darter) Hij zou in de toekomst kunnen uitdragen dat het bedrijf doet aan CO 2 -reductie Banken via jaarverslag 3. Media Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men volgende media: . Website Medewerkerbijeenkomsten Tijdens de werkbesprekingen op de projectlocatie wordt de CO 2 -uitstoot en de voortgang van de doelstellingen als onderdeel besproken en gedeeld met de aanwezigen. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Minimaal eenmaal per half jaar zal er een personeelsbijeenkomst plaats vinden vanaf het moment dat het bedrijf vaste werknemers heeft Internet Op internet ( is op de homepage een ruimte gecreëerd voor Maatschappelijk Verantwoorde Ondernemen. Hier zijn alle documenten, zoals de footprint, te vinden. Op deze pagina worden eveneens alle projecten in het kader van CO 2 - en energieverbruikreductie beschreven. Daarbij wordt tevens de voortgang op dit gebied weergegeven.

6 3.2 Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. De volgende media worden onderscheiden: Internet ( Eventueel persberichten; Actieve deelname aan branche specifieke initiatieven; Gesprekken met NGO s en overheden Internet heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een CO 2 -website ingericht op internet. De website bestaat uit een aantal onderdelen: Informatie: Informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO 2 -uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden is het mogelijk te participeren in initiatieven die door zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO 2 -uitstoot en energieverbruik Persberichten communiceert middels persberichten haar activiteiten op het gebied van CO 2 -emissie en CO 2 -reductie. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijk omgeving waarin de organisatie opereert, zijn er enkele initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Hofstra & de Vries Bestratingen V.O.F. participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van het uitvoeren bestratende gedeelte van projecten voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. hebben een eigen initiatief opgestart om de mogelijkheid te onderzoeken naar elektrische oplaad mogelijkheden op de projectlocaties. Dit heeft als doel om de emissie van materieel te reduceren. Het is tevens een voorwaarde voor het bedrijf om materieel te kunnen vervangen Gesprekken met NGO s en overheden Er gaan op korte termijn gesprekken plaatsvinden met volgende NGO s / overheden: Regionaal gemeenten om te kijken hoe of, en zo ja wanneer CO 2 reductie wordt opgenomen in de bestekken. Doelstelling van de gesprekken is: Het CO 2 -reductiebeleid benoemen en daarbij mogelijkheden in het kader van CO 2 -reductie aan te geven; De geformuleerde punten van zorg bespreken;

7 Daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO 2 - reductie. 4. Uitvoering In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. Verantwoordelijk voor de algehele communicatie is de heer W. de Vries. 4.1 Doelstellingen en beleid Tweemaal per jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een directiebesluit: Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO 2 - reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geactualiseerd (verantwoordelijk: COFfunctionaris): CO 2 -prestatieresultaten scope 1 en 2; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO 2 -uitstoot te reduceren. 4.2 Verantwoordelijkheden Namens is de COF- functionaris algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan. Dit betekent o.a. dat deze persoon controleert of de termijnen en inhoud worden gerealiseerd Interne communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke 1.1 Medewerkers bijeenkomst Minimaal COF- functionaris CO 2 en energie op de agenda halfjaarlijks 1.2 Management overleg CO 2 en energie op de agenda Minimaal halfjaarlijks Vennoot 1.3 Website Minimaal halfjaarlijkse update COF- functionaris

8 4.2.2 Externe communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke 2.1 Internet Update halfjaarlijks COF- functionaris ( 2.2 Persberichten Ad hoc basis Algemeen directeur 2.3 Actieve deelname in werkgroepen Minimaal halfjaarlijks COF- functionaris