Communicatieplan [3.C.2] HOOIJER Renkum B.V. HOOIJER Wegenbouw B.V.

Transcriptie

1 Communicatieplan [3.C.2] HOOIJER Renkum B.V. HOOIJER Wegenbouw B.V. Versie d.d Geactualiseerd d.d Geactualiseerd d.d

2 Inhoudsopgave Nr. Titel Pagina 1. Inleiding 3 2. Eisen vanuit de CO2 prestatieladder 3 3. Communicatiedoelstellingen 3 4. Doelgroepen en boodschap Interne doelgroepen Externe doelgroepen 4 5. Communicatiemiddelen Interne communicatie Externe communicatie 5 6. Communicatieplanning Communicatieplanning intern Communicatieplanning extern 7 Communicatieplan - Hooijer doc Pagina 2 van 7

3 1. Inleiding In dit communicatieplan wordt beschreven hoe Hooijer intern en extern gaat communiceren over haar energiebeleid, de CO 2 -footprint, CO 2 -reductiedoelstellingen en aanverwante zaken. Effectieve interne en externe communicatie is essentieel voor een succesvolle implementatie van het energiemanagementsysteem en reductie van de CO 2 -uitstoot. Het communicatieplan heeft betrekking op Hooijer Renkum B.V. en Omdat de bedrijven operationeel één geheel vormen is gekozen voor een gezamenlijke doelstelling. Hooijer streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het energiebeleid. Door effectieve en gerichte communicatie naar de medewerkers wil Hooijer bewustzijn bij iedereen creëren en medewerkers stimuleren om te participeren in het reduceren van het energieverbruik. Hooijer wil de medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdrages als optimalisaties binnen het bedrijf. 2. Eisen vanuit de CO 2 -prestatieladder Vanuit de invalshoek transparantie van de CO 2 -Prestatieladder worden eisen gesteld aan de interne en extern communicatie van Hooijer. Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de CO 2 -Prestatieladder binnen de branche en daarbuiten. In de CO 2 -Prestatieladder wordt extern communiceren nader gespecificeerd. Onderdeel hiervan is het toegankelijk stellen van de activiteiten op het gebied van de CO 2 -Prestatieladder via de website van Hooijer. 3. Communicatiedoelstellingen De communicatiedoelstellingen van Hooijer zijn: Het op transparante wijze informeren van medewerkers over het energiebeleid, de CO 2 -reductiedoelstellingen en de CO 2 -footprint van Hooijer via de werkoverleggen; Het stimuleren van met name de eigen medewerkers, maar waar mogelijk ook externe belanghebbenden om mee te werken aan het verwezenlijken van onze doelstellingen. Opdrachtgevers via de website van Hooijer minimaal 2 keer per jaar informeren over de voortgang van de CO 2 -reductiedoelstellingen en maatregelen die genomen zijn; Overige partijen via de website van Hooijer algemeen informeren over de activiteiten in het kader van de CO 2 -Prestatieladder. 4. Doelgroepen en boodschap De doelgroepen die worden onderscheiden, zijn in te delen naar de interne organisatie (eigen personeelsbestand en partners en/of combinanten) en externe organisatie (opdrachtgevers). 4.1 Interne doelgroepen Binnen Hooijer zijn diverse doelgroepen te onderscheiden. De manier van communiceren is afhankelijk van de functie en de wijze waarop mensen zijn te bereiken. Niet elke medewerker van Hooijer heeft de beschikking over een eigen werkplek. Medewerkers die op projectlocatie werken, kunnen moeilijk met digitale hulpmiddelen worden bereikt. Dit is een aspect waarmee rekening moet worden gehouden. Communicatieplan - Hooijer doc Pagina 3 van 7

4 De interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: Directie en management; Medewerkers op kantoor en in de werkplaats; Medewerkers op projectlocatie. 4.2 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: Algemeen: Opdrachtgevers en onderaannemers; Specifiek: Branche en Overheid. Opdrachtgevers Belangrijke klanten voor Hooijer zijn: Overheden, semioverheden; Projectontwikkelaars; Bedrijven en particulieren. Onderaannemers Onderaannemers kunnen een bijdrage leveren om de CO 2 -uitstoot te reduceren. Om de onderaannemers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren, is het van groot belang een goede relatie te hebben en te onderhouden met de leveranciers. Onderaannemers worden actief geïnformeerd over het energiebeleid van Hooijer. Branche Binnen de branche zijn er organisaties die de belangen behartigen van de aangesloten leden en ook actief zijn op het op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De brancheorganisaties zijn geïnteresseerd in de reductie van de CO 2 -emissies in de keten. Zij zijn tevens bereid, mee te denken bij serieuze plannen om te komen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaam ondernemen. Ze fungeren als klankbord voor Hooijer en het energiebeleid. Het in gesprek zijn met, en informeren over, gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisatie. Belangrijke andere brancheorganisatie of gerelateerde organisaties zijn: Cumula Nederland; VHG; MKB Infra; Bouwend Nederland. Overheid Overheid en overheidsinstellingen behoren tevens tot de doelgroep van Hooijer bestaande uit: Landelijke overheden: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Ministerie van Landbouw en Visserij; Gemeenten: rol als opdrachtgever en als gemeente waar Hooijer is gevestigd; Overheidsinstellingen: Waterschappen, Politie, Brandweer, etc. waar Hooijer als vestiging mee van doen heeft. Projectontwikkelaars Projectontwikkelaars vinden het steeds belangrijker dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernomen wordt. Een CO 2 -Bewust certificaat wordt mogelijk vereist. Bedrijven en particulieren Bedrijven vinden het steeds belangrijker dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernomen wordt. Een CO 2 - Bewust certificaat wordt steeds vaker vereist. Communicatieplan - Hooijer doc Pagina 4 van 7

5 5. Communicatiemiddelen 5.1 Interne communicatie Voor interne communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO 2 worden de volgende communicatiemiddelen gebruikt: Publicatiebord in de kantine Via het publicatiebord wordt het energiebeleid met alle medewerkers gedurende het hele jaar. Om transparant te zijn wordt ook de CO 2 -footprint getoond. Werkoverleg / toolbox Tijdens het reguliere werkoverleg en/of toolbox worden medewerkers met regelmaat door de leidinggevende geïnformeerd over het energiebeleid, de CO 2 -reductiedoelstellingen, CO 2 -reductiemogelijkheden i.v.m. het CO 2 -bewustzijn van de medewerker, ingekomen ideeën en de voortgang van initiatieven. Personeelsbijeenkomst Tijdens de personeelsbijeenkomst wordt de status van de energie- en CO 2 -reductiedoelstellingen besproken en worden de plannen voor de komende periode bekend gemaakt door de directie. Omdat de eigen medewerkers direct bij kunnen dragen aan het verwezenlijken van de ambities worden zij als de belangrijkste doelgroep beschouwd. Daarnaast verwacht de directie van iedere medewerker dat zij het streven om milieuvriendelijk te werken uitdragen naar buiten. 5.2 Externe communicatie Afhankelijk van de doelgroep worden verschillen communicatiemiddelen ingezet. De volgende middelen worden gebruikt. Internet Conform de eisen van de CO 2 -Prestatieladder heeft Hooijer voor haar klanten en andere externe belanghebbenden haar website ingericht op Gecommuniceerd wordt over: CO 2 -footprint: 3.A.1 Periodieke rapportage: 3.A.1 Energie management actieplan: 3.B.2 Communicatieplan: 3.C.2 Communicatie uitingen: 3.C.1 Deelname initiatief: 3.D.1 Wanneer er een nieuwe versie is van een document moet dit met bekwame spoed op de website worden geplaatst (gedurende de hele looptijd van het certificaat). Eveneens wordt het CO 2 -Bewust certificaat op de website getoond. Mailings Omdat het houden van klanten belangrijker is dan het werven van nieuwe klanten heeft Hooijer een actief communicatiebeleid. Dit beleid houdt in dat de voornaamste opdrachtgevers elk halfjaar worden geïnformeerd over de ambities en vorderingen van Hooijer inzake de CO 2 -reductiedoelstellingen. Communicatieplan - Hooijer doc Pagina 5 van 7

6 Inschrijvingen Om werken gegund te krijgen door (potentiële)opdrachtgevers wordt optioneel in offertes of aanbiedingsbrieven een verwijzing gemaakt naar het (nog te behalen) CO 2 -Bewust certificaat. Deelname aan initiatieven Hooijer neemt actief deel aan sector- en keteninitiatieven. In 2013 werd deelgenomen aan het initiatief van Duurzaam Renkum. Ook is deelgenomen aan de bijeenkomst MVO loont van Gemeente Renkum, COS Gelderland en MVO loont. In 2014 is deelgenomen aan de bijeenkomst Nederland CO2 Neutraal. Daarnaast is er in 2013 een keteninitiatief opgestart om samen met een afnemer van groenafval (biomassa) te komen tot optimaal verbruik van de ca ton biomassa met als doel om te voorkomen dat extra gas verstookt moet worden. Verder lopen er contacten met MKB Infra en Cumela Nederland (Brancheorganisatie voor ondernemers in groen, grond en infra) om mee te gaan draaien met sectorinitiatieven. 6. Communicatieplanning 6.1 Communicatieplanning intern Communicatiemiddel Inhoud Planning Verantwoordelijk Website Energiebeleidsverklaring Halfjaarlijks KAM-medewerker Periodieke rapportage Communicatie uitingen (CO 2 -Reductiedoelstellingen & status ontwikkelingen) Deelname initiatief Website Energie management actieplan Communicatieplan Publicatiebord in Energiebeleid kantine Voortgang CO 2 -Reductiedoelstellingen CO 2 -footprint Uitvoerdersoverleg / Energiebeleid toolbox CO 2 -Reductiedoelstellingen MT-overleg Status CO 2 -Reductiedoelstellingen Status CO 2 -initiatieven Personeelsbijeenkomst Energiebeleid Voortgang CO 2 -Reductie doelstellingen, resultaten, plannen Jaarlijks Halfjaarlijks Conform planning Minimaal 2 / jaar Ten minste elk kwartaal Halfjaarlijks KAM-medewerker KAM-medewerker Hoofdbedrijfsbureau Directie Directie Hoofdbedrijfsbureau Communicatieplan - Hooijer doc Pagina 6 van 7

7 6.2 Communicatieplanning extern Communicatiemiddel Inhoud Planning Verantwoordelijk Website Energiebeleidsverklaring Halfjaarlijks KAM-medewerker Periodieke rapportage Communicatie uitingen (CO 2 -Reductiedoelstellingen & status ontwikkelingen) Deelname initiatief Website Energiemanagement Actie Plan Communicatieplan Jaarlijks KAM-medewerker Mailings Energiebeleid Indien wenselijk: Voortgang CO 2 -Reductiedoelstellingen Gesprekken, Energiebeleid aanbiedingen en Indien wenselijk: contracten CO 2 -Reductiedoelstellingen Deelname initiatieven CO 2 -Reductie Kennis & ervaring Doorlopend Doorlopend Conform planning Hoofdbedrijfsbureau Directie of bedrijfsbureau Directie Communicatieplan - Hooijer doc Pagina 7 van 7