Communicatieplan. Conform eisen 1.C.1 1.C.2 2.C.1 2.C.2 2.C.3 3.C.1 3.C.2. van CO₂-Prestatieladder 3.0

Transcriptie

1 Communicatieplan Conform eisen 1.C.1 1.C.2 2.C.1 2.C.2 2.C.3 3.C.1 3.C.2. van CO₂-Prestatieladder 3.0 B&G Hekwerk Industrieweg 187a 5683 CC Best PO Box AB BEST Tel. +31 (0) Versie:

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Stakeholders Interne stakeholders Externe stakeholders Primaire en Secundaire stakeholders 4 3 Communicatiedoelstellingen 5 4 Communicatiemiddelen Uitwerking van communicatiemiddelen Actieplan communicatieactiviteiten 7 5 Evaluatie van geplande communicatieactiviteiten Ideeën-, opmerkingen- en vragenbus 9 2

3 1. Inleiding Dit communicatieplan, in het kader van het managementsysteem CO₂-Prestatieladder, beschrijft de wijze waarop B&G Hekwerk B.V. communiceert naar haar interne en externe stakeholders over reductiedoelstellingen, -maatregelen, -resultaten en de CO₂-voetafdruk (conform eis 3.C.2 CO₂-Prestatieladder 3.0, p. 72). Dit communicatieplan heeft als doel invulling te geven op welke wijze te communiceren naar de betrokken partijen zodat B&G transparant kan communiceren over haar inspanningen op het gebied van duurzaam ondernemen en CO₂-reductie. De communicatieplan krijgt invulling op basis van de volgende vragen:. Wie vraag Wie zijn de verantwoordelijken voor de communicatie? Welke vraag Welke doelgroepen worden benaderd of dienen benaderd te worden? Wat vraag Wat is de boodschap die B&G wil overdragen aan haar doelgroepen? Wanneer vraag Wanneer vinden de communicatie-uitingen plaats en met welke frequentie? Waarom vraag Verantwoording over waarom er gecommuniceerd wordt. Hoe vraag Op welke manier wordt er gecommuniceerd? Het inzetten van instrumenten / middelen; éénmalig of jaarlijks? 3

4 2. Stakeholders B&G Hekwerk B.V. onderscheidt twee doelgroepen interne en externe stakeholders met betrekking tot de communicatie over de doelstellingen, maatregen en ambities ten opzichte van CO₂-beleid. Deze stakeholders hebben een bepaalde mate van belang en invloed die de CO₂-prestaties en ambities van het CO₂-beleid kunnen beïnvloeden. 2.1 Interne stakeholders Directie B&G Hekwerk B.V. Deze stakeholder wordt apart benoemd, omdat hier de besluitvorming zit over de koers die B&G gaat nemen met betrekking tot het CO₂-beleid. van B&G Hekwerk B.V Deze groep bestaat uit het kantoor- en buitenpersoneel. Beide groepen hebben invloed en spelen een rol in het verwezenlijken van de CO₂-reductie binnen B&G. Hen actief informeren en betrekken bij dit managementsysteem zorgt voor een verbetering van en onderlinge bewustwording over CO₂-reductie van Productie Een bedrijfssegment waar de producten van B&G ontworpen, gefabriceerd en gemonteerd worden. Deze doelgroep betrekken in het CO₂-beleid en continu informeren kan leiden tot een vorm van duurzaam werken en brengt ideeën met zich mee. van Logistics Deze medewerkers rijden uitsluitend voor B&G Hekwerk B.V. en Productie. Ze vervoeren materialen/hekwerk naar locaties. 2.2 Externe stakeholders Onderaannemers / ZZP ers B&G heeft diverse onderaannemers. Zij zijn op tijdelijke basis onderdeel van B&G en dit betekent dat we hen ook willen stimuleren om ons milieubeleid te dragen. Klanten / opdrachtgevers Het informeren van potentiële opdrachtgevers over onze CO₂-prestaties en ambities. Geeft deze doel groep een kijkje in de keuken van B&G. Leveranciers Leveranciers hebben de mogelijkheid deel te nemen aan de duurzaamheid waar B&G in ambieert. O.a. door alternatieve producten aan te bieden, bijvoorbeeld groene stroom. Overheidsinstellingen (Lokale) gemeente- en milieu-inspectie. Bevordering van duurzaamheid in de gemeente. Voorbeeldrol voor de gemeente om omliggende bedrijven te stimuleren. Stichting Klimaat & Aanbestedingen Ondernemingen De ontwikkelaar van de CO₂-prestatieladder scherpt het managementsysteem aan. Daarbij is SKAO een middel om in te zetten om ons CO₂-beleid te introduceren en te promoten. Het biedt een platform voor bedrijven om elkaar te ontmoeten en samen te werken in het verwezenlijken van het CO₂-beleid binnen het bedrijf. 2.3 Primaire en Secundaire stakeholders De stakeholders worden ingedeeld in primaire en secundaire stakeholders. Primaire stakeholders zijn de doelgroepen die direct belang en invloed hebben op het CO₂-beleid van B&G. Secundaire stakeholders hebben niet direct belang bij het CO₂-beleid, maar kunnen hier wel invloed op hebben. 4

5 3. Communicatiedoelstellingen B&G ambieert de volgende doelstellingen in 2016: - Het vergroten van de bewustwording over CO₂-beleid onder de medewerkers. - Het benadrukken van de individuele inspanning van de medewerkers met betrekking tot het CO₂-beleid. - Vordering van bestaande en vermelding van nieuwe reductiemaatregelen. - Informeren en deelname aan CO₂-gerelateerde keteninitiatieven. - Periodieke en structurele communicatie over CO₂-emissies. 5

6 4. Communicatiemiddelen De communicatiemiddelen die B&G Hekwerk B.V. tot haar beschikking heeft, zijn: Directie-overleg Nieuwsbrief intern Nieuwsbrief extern Website B&G Website SKAO Toolbox meetings Open dag / Bedrijven-dag Briefpapier/ handtekening Social Media 4.1 Uitwerking van communicatiemiddelen Nieuwsbrief (intern) Per kwartaal is er een editie van de NieuwsLiner voor de medewerkers. In deze nieuwsbrief bespreekt men o.a. de ontwikkelingen van het bedrijf. Een goede platform om alle medewerkers te informeren, overtuigen en activeren voor het CO₂-beleid. Ondernemingsraad nieuwsbrief Een aantal keer per jaar ontvangen medewerkers een nieuwbrief van de OR. In deze brief komen algemene zaken aanbod. Nieuwsbrief (extern) Derden hebben de optie om zich via de website aan te melden voor een nieuwsbrief die men dan automatisch ontvangt via de mail. Website B&G (bijlage A) De website is het visitekaartje van het bedrijf. Hier vindt men alles over wat B&G te bieden heeft. Hierdoor is de website een goed middel voor het verspreiden van de CO₂-beleid van B&G. Naast dat het een verplichte eis is binnen het managementsysteem biedt het de mogelijkheid om een grote diversiteit aan doelgroepen te benaderen. Website Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) SKAO stelt als eis om de certificaat rechtsgeldig te maken dat bedrijven zich registreren. Door deze registratie heeft iedereen openbaar inzicht in de CO₂-beleid van bedrijven. Dit middel biedt uitkomst voor bedrijven voor het promoten van de CO₂-beleid, maar ook om samen te werken met andere bedrijven in (keten)initiatieven. Directie- en managementoverleg Tijdens deze overleggen wordt de fundering bepaald voor het CO₂-beleid van B&G. Het vaststellen van de doelstellingen en bespreken van (reductie)maatregelen. Daarnaast wordt een strategie ontwikkeld om te kijken wanneer te informeren, te overtuigen en of te activeren. Toolboxmeetings Speciaal georganiseerde meetings met als doel medewerkers te informeren over, te betrekken bij en te overtuigen van bepaalde CO₂-gerelateerde onderwerpen. Eventueel kan dit gecombineerd worden met andere onderwerpen. 6

7 Open dag / Bedrijven dag Eens per jaar is er een netwerkdag waarvoor verschillende klanten/leveranciers uitgenodigd worden om B&G te bezoeken. Dit biedt kansen om de CO₂-beleid te promoten en samenwerking te bevorderen. Briefpapier / / Visitekaartjes (speciale verwijzingen naar duurzaamheid) Vermeldingen over B&G (duurzame)prestaties en ambities. Daarnaast overtuigen en aantonen dat B&G duurzaam aan het ondernemen is. Social Media Social media met platformen als LinkediN, Facebook en Twitter zijn plekken waar op hoge snelheid gecommuniceerd worden. B&G is zelf ook actief op deze social media en kan hiermee verschillende groepen direct informeren over het CO₂-beleid. 4.2 Actieplan communicatieactiviteiten Het gaat om structurele en periodieke communicatie voor De tabel is onderverdeeld in bestemde doelgroep, de inhoud van de communicatie, de communicatiemiddelen, de frequentie van uitvoering en verantwoordelijke voor de communicatie. Middel Doelgroep Frequentie Implementatie 2016 Inhoud van communicatie Beoogd resultaat Verantwoordelijke Nieuwsbrief Nieuws Liner Ondernemersraad Bedrijfs website B&G Productie Logistics B&G Productie Logistics Allemaal intern en extern Ad Hoc Editie 2016 In april en juli Het CO₂beleid; Ambitie, doelstellingen, bestaande en nieuwe maatregelen, deelname aan individuele of keten initiatieven. Altijd 2x per jaar April 2016 oktober 2016 Bij het personeel interesse opwekken om met CO₂reductie aan de slag te gaan Ad Hoc Editie z.s.m. Aangeven van de mogelijkheid om deel te nemen / ideeën door te geven voor de bevordering van het CO₂beleid en CO₂reductie Onderwerp bespreek baar maken in OR en dit leefbaar maken binnen B&G CO₂-Footprint scope 1&2, de reductiedoelstellingen, de communicatie en keteninitiatieven Voortgang en groei te zien van B&G met milieubeleid + reductie van CO₂uitstoot Marketing en Communicatie ** Marketing en Communicatie Marketing en Communicatie ** 7

8 Directieoverleg Toolbox meeting Website SKAO Bedrijve ndag Directie, KAM- Coördinator en overigen Directeur en KAMcoördinator Medewerker B&G Medewerker Productie Medewerker Logistics Afdelingshoofden Branchegenoot, opdrachtgever en leverancier Kennis opdoen en aanbieden, gezamenlijk werken aan CO₂reductie Uitdragen en benadrukken van het milieubeleid van B&G Opdrachtgever / leverancier (Initiatief) Duurzaam leverancier Opdrachtgever / leverancier Min. 1x per jaar Ad Hoc Altijd Ad Hoc Min 2x per jaar 26 februari : exacte datum nog te bepalen Bij het behalen van certificaat april / mei 2016: Exacte datum nog te bepalen. April 2016 Oktober 2016 Resultaten CO₂-emissies, verbeteren managements ysteem en vaststellen van reductie doelstellingen Informeren (kennis), verbeteren (houding) en activeren (gedrag) van medewerkers met duurzaamheid en CO₂reductie Deelname keteninitiatieven, uitdragen van milieubeleid Promoten van CO₂-beleid. Uitdragen van CO₂-beleid. Door footprint, doelstellingen, etc. te presenteren Het managementsysteem een integraal onderdeel maken van B&G Gedrag beïnvloeden van het personeel om CO₂bewust te werken KAM coördinator Marketing en Communicatie KAM/Directie ** KAM-coördinator is verantwoordelijk voor het actualiseren van CO₂-Footprint en verbruiksgegevens. 8

9 5. Evaluatie van geplande communicatieactiviteiten Ten einde van het jaar vindt een evaluatie plaats van de communicatie uitingen die in 2016 zijn gedaan. Geëvalueerd of deze communicatie momenten hebben plaatsgevonden. De bevinden zullen in de voortgangsrapportage 2016 van het nieuwe jaar plaatsvinden. Bijzonderheden inzake communicatie worden dan apart benoemd. De bevindingen en conclusies worden mee genomen in de nieuwe communicatieplan ter bevordering van de interne en externe communicatie over het CO₂-beleid. Stuurcyclus voor de communicatieplan (PDCA) van Deming. Bijstellen Communicatiec activiteiten Act Plan Vaststellen communicatieplan Evalueren van c Communicatieactiviteiten Check Do Uitvoeren van communicatieactiviteiten 5.1 Ideeën-, opmerkingen- en vragenbus en derden hebben de mogelijkheid mee te denken en te doen in de ontwikkeling van CO₂-beleid en bijkomende strategie. Heeft u ideeën vragen of opmerkingen over de communicatieplan kunt u dit aan ons doorgeven via de ideeco₂@bghekwerk.nl. 9