VBK Groep. Naam document Auteur Datum Communicatieplan V01 I. Hessels

Transcriptie

1 Communicatieplan CO 2 VBK Groep Naam document Auteur Datum Communicatieplan V01 I. Hessels Goedgekeurd H.J. Kloosterman Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van de VBK Groep.

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Interne Communicatie Doelstellingen en doelgroepen Plan van Aanpak Planning Externe Doelstellingen en doelgroepen Plan van Aanpak Planning Evaluatie

3 1. Inleiding De bouwsector is per jaar verantwoordelijk voor ruim de helft van de CO 2 -uitstoot in Nederland. Om de CO 2 -uitstoot te reduceren is een andere manier van bouwen is noodzakelijk. Het terugbrengen van de CO 2 -uitstoot is van belang voor de gehele samenleving. De VBK Groep onderschrijft dit belang en heeft een CO 2 -beleid geformuleerd om haar CO 2 -uitstoot te verminderen. Onder dit beleid valt onder andere het reduceren van het energie- en brandstofverbruik. De doelstellingen worden jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld. Een onderdeel van een goed werkend CO 2 -beleid is het continue informeren van de interne en externe doelgroepen over de voortgang. Dit plan omschrijft de doelgroepen, middelen en plan van aanpak gesplitst naar interne- en externe. Dit plan wordt voor alle werkmaatschappijen ingezet. 2. Interne Communicatie 2.1 Doelstellingen en doelgroepen Doel: Zonder de medewerking van alle s kan de uitstoot van CO 2 niet worden verlaagd. Er dient bij alle s transparant en open gecommuniceerd te worden en duidelijk gemaakt te worden waarom reductie nodig is en hoe zij kunnen bijdragen. Doelstelling: Structureel alle interne doelgroepen informeren over de ontwikkelingen op het gebied van het CO 2- beleid en hoe men zelf kan bijdragen aan de reductie van CO 2 -emissie. Tevens een bewustwording van het belang van reductie creëren in alle lagen van de organisatie. Interne doelgroepen: 1. Directie / Raad van Toezicht; 2. UTA personeel; 3. CAO personeel: Het CAO (uitvoerend) personeel beschikt niet over een werk adres of mobiele telefoon. Deze doelgroep wordt op de traditionele wijze bereikt: per fysieke post; 4. ZZP-ers werkzaam binnen de VBK Groep: Omdat ZZP-ers op het werk samenwerken, voor soms een lange periode, met onze eigen s is het voor onze organisatie belangrijk dat zij op dezelfde wijze met het CO 2- beleid en middelen omgaan als onze eigen s. Deze doelgroep wordt ook per fysieke post bereikt. 2.2 Plan van Aanpak Milieuregelgeving heeft vaak een wollig karakter en is niet altijd even begrijpelijk. Om bij alle lagen van de organisatie het belang duidelijk te maken, wordt er gekozen voor een laagdrempelige manier van. Daarnaast proberen we onze s te stimuleren zelf een bijdrage te leveren. Middelen: De interne doelgroepen worden via diverse middelen bereikt: 1. De Binding, het personeelsblad dat 2x per jaar verschijnt; 2. Samen Bouwen, de nieuwsbrief die 2x per jaar verschijnt; 3. Direct mailing, actiematig; 4. Werkoverleg; 3

4 5. Interne memo s; 6. CO 2 ideeënbox; 7. Intranet; 8. Website. 2.3 Planning Middel Omschrijving Onderwerp Richting Planning Verantwoordelijke De Binding Personeelsblad. Interne voortgang en maatregelen Top-down en Bottom-up 2x per jaar Algemeen directeur Samen Bouwen Direct Mailing Werkoverleg: - Directie-overleg - Regio-overleg - Vestigingsoverleg - Stafoverleg - Toolboxmeeting - KAM overleg - Bedrijfsbureau overleg - Bedrijfsleidersoverleg - Uitvoerdersoverleg - Werkgroep CO 2 CO 2 ideeënbox Memo Intranet Website Nieuwsbrief (zowel intern als extern). Brief om actuele informatie te behandelen. Tijdens deze vergaderingen wordt de huidige stand van zaken behandeld. Van alle vergaderingen wordt een schriftelijke verslaglegging gedaan welke centraal wordt gedocumenteerd. Mailbox voor intern gebruik om alle personeelsleden een loket voor te bieden voor het stellen van vragen en voor het geven van suggesties. Daarnaast wordt vanaf dit e- mailadres nieuws over CO 2 verspreid. Informeren over actuele stand van zaken. Centraal loket waar alle personeelsleden de halfjaarlijkse rapportages kunnen terugvinden. Is tevens onderdeel van het KAM systeem. Documentatie die in relatie staat tot de CO 2 prestatieladder is op een aparte pagina terug te vinden. Op de pagina Korte algemene informatie. Actuele informatie zoals het behalen van doelstelling. Interne regelgeving omtrent CO 2. Maatregelen en hoe doorvoeren. Besparingsmo gelijkheden. Actuele informatie zoals het behalen van doelstelling. Actuele informatie zoals het behalen van doelstelling. Beleidsplan, plan, procedures en richtlijnen. Beleidsplan, certificaat, plan, energieplan en Top-down 2x per jaar Marketing en Top-down Ad hoc Marketing en Top-down Top-down en Bottom-up Zie overlegschema Continue KAM manager Marketing en Top-down Ad hoc Algemeen directeur Top-down 2x per jaar KAM manager Top-down Continue Marketing en 4

5 Nieuws zijn de laatste ontwikkelingen te volgen. keteninitiatief. Voor alle middelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Een deel van middelen wordt ingezet na de periodieke rapportage zodat de meest actuele gegevens worden behandeld. 3. Externe 3.1 Doelstellingen en doelgroepen Doel: Een voorbeeldfunctie zijn voor onze opdrachtgevers en leveranciers om zodoende hen te inspireren hun CO 2 -uitstoot te willen verminderen. Doelstelling: Structureel de externe doelgroepen informeren over de ontwikkelingen binnen de VBK Groep op het gebied van CO 2. Het promoten van zuinig omgaan met energie/grondstoffen. Externe doelgroepen*: 1. Opdrachtgevers, bestaande uit zorginstellingen, bedrijfsleven, projectontwikkelaars, overheid en de particuliere sector; 2. Potentiële opdrachtgevers; 3. Bemiddelende partijen, zoals architecten en bouwadviesbureaus, ingenieursbureaus; 4. Leveranciers; 5. Onderaannemers; 6. Overheid; 7. NGO s (niet-gouvernementele organisaties): NGO s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die hun invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen. Een van de partijen waar de VBK Groep veel mee samenwerkt, is Bouwend Nederland; 8. Partners / hoofdaannemers. * van alle doelgroepen bestaan mailinglijsten. Deze worden beheerd door de marketing en en verkregen uit een centraal systeem (Navision). 3.2 Plan van Aanpak Middelen: Externe gebeurt op formele wijze. 1. Website; 2. Persberichten; 3. Samen Bouwen, een extern relatieblad dat 2x per jaar verschijnt; 4. Netwerkbijeenkomsten. 3.3 Planning Middel Omschrijving Onderwerp Richting Planning Verantwoordelijke Website Documentatie die in relatie staat tot de CO 2 prestatieladder is op een aparte pagina terug te Beleidsplan, certificaat, plan, energieplan en Top-down Continue Marketing en 5

6 Persberichten Samen Bouwen Netwerk bijeenkomsten vinden. Op de pagina Nieuws zijn de laatste ontwikkelingen te volgen. Indien er actueel nieuws is omtrent het CO 2 beleid, wordt hier een persbericht voor verzonden. Nieuwsbrief (zowel intern als extern). Kennis opdoen en delen. keteninitiatief. Bv nieuw keteninitiatief, het behalen van de doelstellingen, etc. Korte algemene informatie. Trends en ontwikkelingen op het gebied van CO 2. Top-down Ad hoc Marketing en Top-down 2x per jaar Marketing en Top-down en Bottomup Continue Algemeen directeur, Technisch directeur en Bedrijfsleiding Voor alle middelen geldt dat zij worden ingezet na goedkeuring van directie. Een deel van middelen wordt ingezet na de periodieke rapportage zodat de meest actuele gegevens worden behandeld. 4. Evaluatie De evaluatie van het plan is onderdeel van de evaluatie van het beleidsplan. Periodiek wordt bekeken of de gestelde planning ook behaald is. Indien de reductiedoelstelling niet bereikt is, wordt de daar waar nodig aangepast. Input en voortgang worden bewaakt tijdens de het reguliere overleg. 6