communicatieplan bouwgrondstoffensector De Hoop NL

Transcriptie

1 B O U W G R O N D S T O F F E N communicatieplan bouwgrondstoffensector De Hoop NL verankerd in de bouw

2

3 B O U W G R O N D S T O F F E N Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland BV Auteur(s): Wesley Priester Afdeling: Communicatie Projectleider: Benno Groeneweg Versie: 1.0 De Hoop Bouwgrondstoffen Postbus 19, 4530 AA TERNEUZEN Duitslandweg 2, 4538 BK TERNEUZEN E: [email protected] Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderzijds zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever of De Hoop Terneuzen bv.

4 4 communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl

5 Inleiding In de bedrijfsprocessen van De Hoop Terneuzen neemt maatschappelijk verantwoord ondernemen al ruim 100 jaar een belangrijk plaats in. De werkwijze zoals van oudsher is ingebakken bij het moederbedrijf, sluit volledig aan bij de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam ondernemen zoals de laatste jaren waarneembaar in Nederland. Maatschappelijk bewustzijn wordt steeds belangrijker, niet alleen voor de sociale aspecten, maar ook op commercieel gebied. Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland onderstreept haar commitment aan CO2-reductie door actief aan de slag te gaan met de CO2-prestatieladder. Het einddoel in 2020 is een reductie van 20% van de CO2-uitstoot ten opzichte van het basisjaar Om dit te bereiken worden diverse maatregelen geïnitieerd, welke moeten zorgen dat er jaarlijks een energiebesparing van 2% wordt gerealiseerd. Dit communicatieplan beschrijft de communicatieactiviteiten van Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland op het gebied van CO 2 -reductie in de periode 2012/2013 en het betreden van trede 3 van de CO 2 -prestatieladder. Omdat er algehele betrokkenheid gewenst is, is het eerste deel van het plan gericht op interne communicatie en het tweede gedeelte op externe communicatie. Doordat de doelgroepen van deze twee disciplines dermate verschillen verdienen beide een eigen aanpak. Deze aanpak wordt beschreven aan de hand van een strategie, doelstelling, doelgroepenbeschrijving, middelen beschrijving en een planning. communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl 5

6 6 communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl

7 Inhoudsopgave 1. Interne communicatie 8 Communicatiestrategie 8 Communicatiedoelstelling(en) 8 Interne doelgroep 8 Communicatiemiddelen 9 Communicatieplanning 9 2. Externe communicatie 10 Communicatiestrategie 10 Communicatiedoelstelling 10 Externe doelgroep(en) 10 Communicatiemiddelen 11 Communicatieplanning Evaluatie 13 communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl 7

8 1. Interne communicatie Communicatiestrategie Intern communiceren over het energiebeleid, doelstellingen, resultaten en maatregelen is van groot belang om betrokkenheid in de eigen organisatie te vergroten. Medewerkers moeten bewust en enthousiast worden gemaakt dat zij zelf een bijdrage kunnen leveren aan het behalen van de reductiedoelstellingen. Door een structurele crossmediale benadering wordt de interne organisatie aangespoord actief mee te denken in het reduceren van de CO 2 -uitstoot. Tweerichtingsverkeer is belangrijk om het enthousiasme en de betrokkenheid te vergroten. Er zal top-down informatie over het beleid worden verstrekt via (digitale) nieuwsbrieven, nieuwsberichten en flyers. Daarnaast zijn er frequente contactmomenten/ mogelijkheden (bottom-up) waarop de medewerkers ideeën en maatregelen kunnen aandragen. Communicatiedoelstelling(en) Het doel van de interne communicatie is met name de betrokkenheid in de eigen organisatie verhogen en medewerkers bewust maken dat zij zelf een relevante bijdrage kunnen leveren aan de CO 2 -reductie. te dragen dat het opgestelde beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd en nageleefd. Directies en management De directies en management van de bedrijven die samen de Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland vormen moeten het beleid, doelstellingen, resultaten en maatregelen rondom CO 2 -reductie frequent en helder richting de medewerkers communiceren. Medewerkers Alle medewerkers van de bedrijven die samen de Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland vormen. Zij dienen actief mee te denken op het gebied van CO 2 -reductie in de vorm van bijvoorbeeld aandragen van maatregelen. Senioren Deze voormalig medewerkers zijn bij de organisatie met pensioen gegaan. Zij kennen de onderneming door een (lange) arbeidsperiode uit het verleden, en daardoor wellicht ook mogelijke verbeterpunten tot het reduceren van de CO 2 -uitstoot. Eind 2012 moet 80% van de interne doelgroep bekend zijn met de doelstelling en gerealiseerde maatregelen van Veel invloed, weinig belang Veel invloed, veel belang Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland omtrent de Medewerkers Directies reductie van CO 2 uitstoot. (Kennis) Senioren Management Medewerkers moeten bewust zijn dat CO 2 -reductie kostenbesparing oplevert en in het belang is van het milieu. Invloed Weinig invloed, weinig belang Weinig invloed, veel belang Raad van Bestuur (Houding) De doelgroep moet geactiveerd zijn om reductiemaatregelen aan te dragen welke bijdragen aan het reduceren van de CO 2 footprint. (Gedrag) Belang Fig. 1 Interne doelgroepenmatrix Interne doelgroep De interne doelgroepen van Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland worden globaal beschreven: Raad van Bestuur (RvB) De RvB van De Hoop Terneuzen is de eindverantwoordelijke voor het beleid rondom de CO 2 -reductie. Dient ervoor zorg 8 communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl

9 Communicatiemiddelen Voor de overdracht van diverse boodschappen omtrent CO 2 -reductie maken wij gebruik van een crossmediale benadering. Bij dit soort benaderingen is het belangrijk dat de verschillende middelen elkaar aanvullen en versterken. Het verzenden van een digitale mailing moet vervolgens tijdens een werkoverleg worden besproken en in artikelen in de personeelsbladen moet altijd het adres vermeld staan. Middel Doelgroep Verschijningsfreq. Boodschap Uitvoering Personeelsblad Alle medewerkers 4x per jaar Beleid, doelstellingen, Communicatie De Hoop in Terneuzen resultaten en maatregelen Nieuwsbrief (intern) Alle medewerkers 2x per jaar Doelstellingen, resultaten en Communicatie maatregelen Poster Alle medewerkers 1x per jaar Stimulans aandragen Communicatie maatregelen Intranet Alle medewerkers Continu Beleid, doelstellingen en VAM-coördinator nieuwsberichten over resultaten en maatregelen adres Alle medewerkers Continu Centraal adres voor digitale VAM-coördinator verstrekking informatie en als verzamelbak voor ideeën Toolbox Alle medewerkers 1 x per jaar Beleid, doelstellingen, resultaten en maatregelen Directie en management Management-overleg RvB, Directie & management 10 x per jaar Beleid, stand van zaken Directie en management CO 2 -footprint Alle medewerkers 1 x per jaar CO 2 -footprint Directie, VAM-coördinator Nieuwjaarsbijeenkomst Alle medewerkers 1 x per jaar Resultaten en maatregelen Directie, RvB Tabel 1 Middelenmatrix interne communicatie Communicatieplanning In de onderstaand weergegeven planning is terug te zien op welke moment in het jaar de verschillende communicatiemiddelen worden ingezet. Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober Novemeber December Personeelsblad De Hoop x x x x Nieuwsbrief (intern) x x Poster x Intranet x x x x x x x x x x x x adres x x x x x x x x x x x x Werkoverleg x x x x Managementoverleg x x x x x x x x x x Co 2 -footprint x Nieuwjaarsbijeenkomst x Tabel 2 Planning interne communicatie communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl 9

10 2. Externe communicatie Communicatiestrategie Extern communiceren over het energiebeleid, doelstellingen, resultaten en maatregelen is van belang voor een gezamenlijke aanpak van CO 2 -reductie. Daarnaast kunnen we hiermee de maatschappelijke betrokkenheid van de organisatie uitdragen. Leveranciers Een belangrijke partij binnen ons CO 2 -beleid aangezien zij een indirecte bijdrage leveren aan onze uitstoot. Op termijn moeten we steeds meer met deze partijen gaan samen werken op het gebied van CO 2 -reductie. Dit willen we bereiken door ook met de externe doelgroepen tweerichtingsverkeer te creëren. Door een structurele crossmediale benadering wordt informatie gegeven over ontwikkelingen binnen ons CO 2 -beleid. Daarnaast kunnen we externe partijen motiveren mee te denken en samen te werken op het gebied van CO 2 -reductie. Communicatiedoelstelling Het doel van de externe communicatie is informeren over ontwikkelingen in ons CO 2 -beleid. Door een heldere en frequente manier van informeren willen we externe doelgroepen motiveren om mee te denken of samen te werken op het gebied van CO 2 -reductie. Overheidsinstellingen Vanuit het bestuurlijk gezag van overheden hebben we continu met deze doelgroep te maken. Zij geven richtlijnen aan waarbinnen wij als organisatie ons moeten begeven. Brancheorganisaties Hieronder bezien wij de diverse brancheorganisaties die de belangen van de bedrijven binnen de Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland behartigen. Media De media is een belangrijke doelgroep om informatie over nieuwe maatregelen cq. initiatieven te communiceren. Externe doelgroep(en) De externe doelgroepen van Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland worden globaal beschreven: Veel invloed, weinig belang Overheidsinstellingen Brancheorganisaties Veel invloed, veel belang Dochterondernemingen De Hoop Dochterondernemingen De Hoop Terneuzen (excl. bedrijven binnen Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland): Deze bedrijven worden gezien als interne klant. Het zijn zusterbedrijven buiten de Bouwgrondstoffensector De Hoop Nederland. Met deze partijen wordt geregeld gedacht over de optimalisatie van processen voor het reduceren van CO 2 -uitstoot. Klanten (opdrachtgevers) Het is belangrijk de informatie op een helder en toegankelijke wijze richting deze doelgroep aan te bieden. Zij stellen continu strengere eisen aan ons CO 2 -beleid bij de verstrekking van opdrachten. Invloed Weinig invloed, weinig belang Weinig invloed, veel belang Branchegenoten Klanten Leveranciers Media Belang Fig. 2 Externe doelgroepenmatrix Branchegenoten Dit zijn ondernemingen binnen dezelfde branche waarin wij acteren. Tijdens branchevergaderingen zijn zij sparringpartners over o.a. dit onderwerp. 10 communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl

11 Communicatiemiddelen Ook voor de communicatie richting externe doelgroepen maken we gebruik van een crossmediale benadering. Met de informatieverstrekking via met name de website wordt de externe doelgroep geïnformeerd over ons CO 2 -beleid, maar ook over resultaten en (nieuwe) maatregelen die we treffen. Daarnaast proberen we via de nieuwsbrief en presentaties deze doelgroepen te motiveren om mee te denken of samen te werken op het gebied van CO 2 -reductie. Middel Doelgroep Verschijningsfreq. Boodschap Uitvoering Internet Alle Continu Beleid, doelstelling, maatregelen, resultaten VAM-coördinator, Communicatie Nieuwsbrief Leveranciers, opdrachtgevers, overheidsinstellingen 2 x per jaar Doelstelling, maatregelen en resultaten VAM-coördinator, Communicatie en brancheorga- nisaties Presentaties Leveranciers en opdrachtgevers Ad hoc Maatregelen en resultaten Directie en management Persberichten Media Ad hoc Nieuwe maatregelen VAM-coördinator, Communicatie CO 2 -footprint Alle doelgroepen 1 x per jaar CO 2 -footprint Directie, VAM-coördinator Deelname branche Branchegenoten Periodiek Doelstelling, wisselwerking Directie overleggen branchegenoten Directeurendag Dochterondernemingen 1 x per jaar Doelstelling, maatregelen Directie, RvB De Hoop Tabel 3 Middelenmatrix externe communicatie Communicatieplanning In de onderstaand weergegeven planning is terug te zien op welke moment in het jaar de verschillende communicatiemiddelen worden ingezet. Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober Novemeber December Internet x x x x x x x x x x x x Nieuwsbrief x x Presentaties Ad hoc Persbericht Ad hoc CO 2 -footprint x Branche overleg Periodiek Directeurendag x Tabel 4 Planning externe communicatie communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl 11

12 3. Evaluatie Om de gewenste reductie te behalen is goed communiceren van essentieel belang. Daarom is het belangrijk om tijdens evaluatiemomenten te controleren of de communicatie het gewenste effect heeft. Dit evaluatiemoment vindt jaarlijks aan het eind van het jaar plaats. Er wordt dan gekeken of de geplande communicatieactiviteiten zijn uitgevoerd en de doelstellingen zijn behaald. 12 communicatieplan bouwgrondstoffensector de hoop nl

13