Zorg goed voor elkaar Communicatieplan 3 decentralisaties

Transcriptie

1 Zorg goed voor elkaar Communicatieplan 3 decentralisaties November 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Nieuwe taken gemeente Doelstellingen Projectdoelstellingen Doelgroepen Communicatiedoelstellingen Communicatiedoelstellingen per doelgroep Communicatiestrategie Fases in communicatie Communicatiemiddelen Bestaande communicatiemiddelen Intern Raad Extern Doelgroep-middelenmatrix Logo Kosten Capaciteit Planning

3 1. Inleiding 1.1 Nieuwe taken gemeente De komende jaren krijgt de gemeente er belangrijke taken bij. In 2015 worden de gemeenten verantwoordelijk voor jeugdhulp, werk en inkomen en hulp aan langdurig zieken en ouderen. Een deel van deze taken voeren wij nu ook al uit, een deel nemen wij over van de Rijksoverheid. Dit heet ook wel 'decentralisatie'. De noodzaak om samen te werken aan vernieuwing en nieuwe verhoudingen is groter dan ooit. Om te zorgen dat de decentralisatie en vernieuwing in onze gemeente soepel verlopen, is het belangrijk daar aandacht aan te geven en gezamenlijk op te trekken. Wij hebben de opdracht om het anders te gaan organiseren. En wel per 1 januari In dit communicatieplan staat welke doelen we nastreven in de communicatie, welke doelgroepen we benaderen en op welke manier. Tot slot vind je een uitgebreide planning: wanneer communiceren we welke boodschap naar welke doelgroep en op welke manier? Het communicatieplan wordt standaard besproken in de projectgroep en de stuurgroep van de drie decentralisaties van beide gemeenten en geactualiseerd. 1.2 Doelstellingen Om aan de slag te gaan met communiceren over de veranderingen (de nieuwe taken van de gemeente) is het belangrijk om in kaart te brengen met welk doel we dit doen. De communicatiedoelstellingen in dit plan zijn afgeleid van de projectdoelstellingen. De projectdoelstellingen vloeien voort uit de visie van de gemeente Oostzaan en Wormerland op het sociale domein: De inwoners van Oostzaan en Wormerland participeren en doen mee in de samenleving. De gemeente streeft naar zoveel mogelijk gebruik van eigen kracht en het beschikbare sociale netwerk van inwoners. Een vraag naar hulp wordt integraal opgepakt volgens het principe 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur 1.3 Projectdoelstellingen Het doel is ervoor te zorgen dat de inwoners van de gemeente Oostzaan en Wormerland zelfredzaam zijn, individueel en gezamenlijk hun verantwoordelijkheid nemen en meedoen in de samenleving. Dit bereiken we door: Het bevorderen van zelfredzaamheid en participatie; Snelle effectieve hulp zo dichtbij mogelijk; Verbinding tussen regelingen en loketten; Lokaal waar dat kan, regionaal waar dat beter of nodig is; Zorg op maat; Ruimte voor professionals; Zo veel mogelijk sturen op resultaat. 3

4 Bron: Koers in het sociaal domein gemeente Oostzaan / Wormerland 2. Doelgroepen We richten onze communicatie globaal op de volgende groepen. Per communicatiemoment specificeren we in overleg met de projectleiders de doelgroep. Intern: Extern Medewerkers OVER-gemeenten Management en stuurgroep College en gemeenteraad Belangenorganisaties (WMO- en cliëntenraden) Verwijzers (School, politie, huisarts) Zorg- en hulpleveranciers Vrijwilligersorganisaties Pers / Media Huidige cliënten Toekomstige cliënten (en begeleiders) Inwoners die geen zorg of ondersteuning nodig hebben (Potentiële) Vrijwilligers en mantelzorgers Werkgevers en werknemers 3. Communicatiedoelstellingen Kennis: Doelgroepen zijn op de hoogte van de komende veranderingen in het sociaal domein (wat, waarom, hoe) en de voortgang hiervan, afgestemd op hun informatiebehoefte De doelgroep inwoners weet wat dit voor hen betekent en waar ze per januari 2015 terecht kunnen voor hulp en ondersteuning Ook weet de doelgroep inwoners wat er gaat veranderen in de maatschappij Doelgroepen weten welke bijdrage er van hen verwacht wordt Houding: Doelgroepen voelen zich erkend in hun zorgen en emoties over de veranderingen Doelgroepen zien ook de positieve kanten van de veranderingen Doelgroepen hebben er vertrouwen in dat de gemeente de nieuwe taken goed organiseert Doelgroepen zijn bereid de bijdrage die van hen verwacht wordt naar vermogen te leveren 4

5 Doelgroepen hebben begrip voor wat er gaat veranderen bij de lokale overheid en in de maatschappij. Gedrag: Doelgroepen denken mee over de herinrichting van het sociaal domein. Doelgroepen leveren de bijdrage die van hen verwacht wordt. 3.1 Communicatiedoelstellingen per doelgroep Zie volgende pagina. 5

6 3.1 Communicatiedoelstellingen per doelgroep Doelgroep Wat moeten ze weten? (kennis) Wat moeten ze denken? (houding) Wat moeten ze doen? (gedrag) Intern Medewerkers OVERgemeenten Wat er gaat veranderen. Weten wat dit voor hen betekent. Binnen vakgebied: Meedenken, bijdrage leveren en uitdragen boodschap. Stuurgroep en MT Zijn goed op de hoogte van (concept- )beleid en wat dit betekent voor de uitvoering. Zijn op de hoogte van het voortgang van het totale project. Weten wat dit betekent voor de uitvoering. Zijn op de hoogte van het voortgang van het totale project. Sturen op een goede voortzetting van beslissingstrajecten richting college. MT creëert ambtelijk draagvlak. Strategische besluitvorming nemen. Raad en college Zijn op de hoogte van wat er speelt rondom de 3D s binnen hun rol. Ze weten welke keuzemogelijkheden en scenario s er zijn voor een afgewogen besluit. Staan met vertrouwen in het proces van beleidsvorming. Beleidsmatige besluiten nemen en uitdragen van de visie (kaderstelling en controle). (WMO) adviesraden Zijn goed op de hoogte van de veranderingen rondom de 3D s en van de (beleids-)plannen van de gemeente. Hebben een positiefkritische houding ten opzichte van het beleid van de gemeente. Geven feedback en formeel advies. Ze creëren draagvlak en zorgen voor afstemming en informatieoverdracht met de achterban. Extern Belangenorganisaties Zijn goed op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van de decentralisaties. Hebben een positiefkritische houding ten opzichte van het beleid van de gemeente. Geven feedback en advies. Ze creëren draagvlak en zorgen voor afstemming met de achterban.

7 Verwijzers Kennen de ontwikkelingen van de 3D s binnen hun vakgebied, weten wat dit voor hen betekent en welke ondersteuning waar te krijgen is. Zijn bereid hun rol nader in te vullen en hierover mee te denken over de eigen organisatiegrenzen heen. Ze hebben vertrouwen in andere professionals. Staan open voor samenwerkingsmogelijkheden. Doen wat van hen verwacht wordt in hun rol. Denken actief mee met de gemeente over de invulling van hun rol. Signaleren en doorverwijzen naar het juiste kanaal. Samenwerking zoeken. Zorg- en hulpleveranciers Kennen de ontwikkelingen van de 3D s binnen hun vakgebied, weten welke resultaten van hen verwacht worden binnen de contractafspraken. Zijn bereid hun rol nader in te vullen en hierover mee te denken over de eigen organisatiegrenzen heen. Ze hebben vertrouwen in het beleid van de gemeente. Denken actief mee met de gemeente over de invulling van hun rol. Leveren een actieve bijdrage in de samenwerkingsrelatie met de gemeente. Vrijwilligersorganisaties Zijn op de hoogte van de 3D ontwikkelingen. Zijn bereid hun rol te pakken en mee te denken. Leveren een bijdrage aan de activering en participatie van de kwetsbare inwoners in de gemeente. Pers en media De doelgroep heeft voldoende (achtergrond) informatie om afgewogen artikelen te kunnen schrijven Heeft een positief beeld van de gemeente en de uitvoering van haar taken Afgewogen artikelen schrijven Huidige cliënten Weten dat er veranderingen zijn en wat dit voor hun persoonlijke situatie betekent. Weten waar zij terecht kunnen. Staan open voor eventuele verandering in de persoonlijk te ontvangen hulp Zetten zich in waar mogelijk actief in om op eigen kracht te wonen, leven, werken. Indien noodzakelijk kunnen zij gebruik maken van de aangewezen voorzieningen Toekomstige cliënten / begeleiders Weten waar zij terecht kunnen voor ondersteuning, hulp en/of zorg en wat ze kunnen verwachten. Hebben een positief beeld van de gemeente en de uitvoering van haar taken Zetten zich in waar mogelijk actief in om op eigen kracht te wonen, leven, werken. Indien noodzakelijk kunnen zij gebruik maken van de aangewezen voorzieningen 7

8 Inwoners die geen zorg / ondersteuning nodig hebben Zijn op de hoogte van de 3D ontwikkelingen en wat dit inhoudt in hun gemeente. Hebben een positieve houding t.o.v. een samenleving die in staat is om zelfstandig en op eigen kracht te leven, wonen en werken. Ze voelen zich actief betrokken bij de kwetsbare inwoners van de gemeente. Zijn betrokken en gemotiveerd om een bijdrage te leveren in de buurt / de gemeenschap. (Potentiële) Vrijwilligers en mantelzorgers Zijn op de hoogte van de 3D ontwikkelingen. Weten welke ondersteuning de gemeente aan henzelf of vanuit mantelzorg kan bieden. Zijn bereid deze rol te pakken en hierover mee te denken. Voelen zich erkend en gewaardeerd. Bieden hulp waar dit nodig en mogelijk is. Werkgevers en werknemers Kennen de ontwikkelingen op het gebied van de participatiewet en wat dit voor hun bedrijf kan betekenen Staan positief en open tegenover het aannemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. En hebben oog voor het talent van deze medewerkers. Voelen zich betrokken als samenwerkingspartner van de gemeente. Stellen hun bedrijf open voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Leveren een actieve bijdrage aan het sociaal ondernemerschap. 8

9 4. Communicatiestrategie De communicatiestrategie laat zien op welke manier we onze communicatiedoelen willen bereiken. De strategie is gebaseerd op het communicatiebeleidsplan Dit betekent dat we vroegtijdig communiceren en inwoners betrekken bij beleidsvorming. We zijn goed bereikbaar en geven snel en goed antwoord. Wij doen dit klantvriendelijk en klantgericht. We zijn realistisch en begripvol naar onze doelgroepen. We zorgen voor begrijpelijke en eenvoudig vindbare informatie. We vermijden vaktermen als decentralisaties, kanteling, sociaal domein en ondersteuningsstructuur. Als dat mogelijk is illustreren we zoveel mogelijk met voorbeelden en beelden. 4.1 Fases in communicatie De boodschap wordt breed en algemeen ingezet met het bereik van een grote doelgroep. Vervolgens wordt de boodschap steeds concreter en specifieker en de doelgroep kleiner (persoonlijke communicatie). De middelen die we gebruiken worden hierop afgestemd. 5. Communicatiemiddelen 5.1 Bestaande communicatiemiddelen We maken zo veel mogelijk gebruik van campagnemiddelen die ontwikkeld zijn (of worden) door het Rijk. Hetzelfde geldt voor middelen uit de regio of middelen die ontwikkeld zijn door andere gemeenten. Je kunt hierbij denken aan webteksten, storytelling, voorbeeld brieven, themapagina s, Q&A s, infografics etc. 5.2 Intern (afdelings- en team-)overleggen en werkgroepen Intranet Yammer Hierop kunnen op onderwerpen informatie uitgewisseld worden; het biedt ook de mogelijkheid om over onderwerpen een discussie te starten. 5.3 Raad De gemeenteraad speelt een belangrijke rol in de drie decentralisaties. Zij moeten de richting aangeven en de kaders stellen in de huidige fase van beleidsontwikkeling voor de drie decentralisaties. (Thema) raadsinformatiebijeenkomsten Raadsinformatie brieven en memo s 5.4 Extern Website Optie 1: pagina inrichten op huidige websites Op de gemeentelijke website wordt een aparte pagina ingericht ( Zorg goed voor elkaar ) met algemene informatie over Jeugd, inkomen en zorg. Om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden plaatsen we hier goede Q&A s op onderwerp. De pagina Zorg goed voor elkaar geeft antwoord op: Wat gaat er gebeuren en wat verandert er voor mij? En daarbij algemene lokale informatie over de toegang (contactinformatie). Op de webpagina Zorg goed voor elkaar komen verschillende links naar: 9

10 Betreffende producten in de publieksbalies. Vanuit deze producten wordt ook weer verwezen naar de algemene Zorg goed voor elkaar pagina. Aanvraagformulieren en vragenformulieren Veelgestelde vragen en antwoorden Hoeverandertmijnzorg.nl Infographics Wat verandert er in van de VNG toolkit, per domein uitgesplitst Uitlegfilmpjes landelijk. VNG algemeen filmpje. Contactinformatie Zodra we een mijlpaal bereiken of ander belangrijk nieuws te melden, wordt dit als nieuwsbericht aangemaakt waarin we ook weer verwijzen naar Zorg goed voor elkaar Gemeentenieuws in huis-aan-huisblad (Zaankanter en Kompas) Hierin elke maand een bericht over de ontwikkelingen; op termijn artikelen met goede voorbeelden van de nieuwe werkwijze en ervaringsverhalen. Al deze informatie heeft een praktische insteek: wat betekent dit voor inwoners? Themapagina in huis- aan huisblad (Zaankanter en Kompas) Eenmaal een themapagina met een geruststellende uitleg en de veelgestelde vraag- en antwoordcombinaties. De wethouders met 3D s in de portefeuille schrijven ook een kort stukje in de themapagina Gemeentegids In de volgende gemeentegids staat een paragraaf met algemene informatie over de veranderingen op maatschappelijk gebied Social media Social media wordt ingezet worden bij mijlpalen en nieuwtjes om te informeren. Het gaat hierbij om items met een positieve nieuwswaarde bijvoorbeeld in combinatie met de portefeuillehouder of de burgemeester. Maar kan ook gebruik worden als platform om vragen te stellen en onzekerheden te uiten. Een platform om de discussie aan te gaan met de inwoners. Er wordt hierbij gebruikt gemaakt van de bestaande gemeenteaccounts. Geen aparte accounts Brieven aan inwoners / cliënten / verwijzers Om cliënten of inwoners te informeren over de veranderingen worden gerichte brieven ingezet Persberichten Bij belangrijke mijlpalen worden (regionale en lokale) persberichten digitaal verspreid naar de perslijst met journalisten Folders Er moeten 3 folders per gemeente komen om neer te leggen in publieke gelegenheden. Folders over WMO, Jeugdteam en PGB. Afhankelijk van de oplage en de inhoud kan communicatie dit zelf opmaken en drukken of kan dit naar een drukkerij. De inhoud is veranderlijk en kan in een jaar wijzigen. Daarom kan het beter zijn dit in eigen beheer te houden. Hier moet wel extra tijd voor vrijgemaakt worden. 10

11 5.5 Doelgroep-middelenmatrix Medewerkers OVER Intern werkoverleg x X Management en stuurgroep Raad en College Belangenorganisaties Verwijzers en Zorgleveranciers Pers en media Huidige cliënten Toekomstige Cliënten Inwoners Vrijwilligers en mantelzorgers en - organisaties Intranet x X Yammer x X Raadsinformatie bijeenkomst x Raadsinformatie brieven x Website x X x x x x x Zaankanter/Kompas x X x x x x x Themapagina x X x x x x x gemeentegids x X x x x x x Social media x x x x Brieven extern x x x Persberichten x Folders x X x x x Bijeenkomst x X x x x x x 6. Logo Het project Zorg goed voor elkaar krijgt een herkenbaar logo dat op alle uitingen rondom dit project te vinden is. Zo creëren we eenheid en herkenbaarheid. 1 logo voor beide gemeenten. 7. Kosten De extra kosten die gemaakt moeten worden: Deze extra kosten komen ten laste van projectbudget 3D s. Logo Zorg goed voor elkaar 500,- 6 Folders (afhankelijk van vormgeving, drukwerk, aantal en grootte) tussen 100 en 1500,- Themapagina in Kompas / Zaankanter 500,- 11

12 8. Capaciteit De meeste communicatie-uitingen vallen binnen de bestaande uren en middelen van team communicatie. Hierbij geldt dat de beleidsmedewerkers verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke input. - Publicaties op de website (nieuwsberichten) - Publicaties in Zaankanter of Kompas - Redigeren en schrijven van teksten - Social Media uitingen - Persberichten Hiervoor heeft het team communicatie ca. 4 uur per gemeente per week ter beschikking. 12

13 9. Planning Communicatieplan Logo Intern werkoverleg Intranet Yammer Raadsinformatie brieven / vergaderingen Website algemeen Digitale publieksbalie Presentje Zaankanter/Kompas Themapagina gemeentegids Social media Brieven extern Persberichten Folders Oktober november december januari Wie X X Communicatie Communicatie X X X X Beleidsmedewerker X X X X Communicatie Beleidsmedewerker / Communicatie Beleidsmedewerker X X X X X X X X X X X X Communicatie (input Beleid) Communicatie / webredactie (input X X X X X X X X X X Beleid) X Communicatie X X X X Communicatie (input Beleid) X X Communicatie (input Beleid) X Communicatie Communicatie X X X Beleidsmedewerker / Communicatie Communicatie (input Beleid) X X Communicatie (input Beleid) 13